摘 要：事業(yè)單位檔案管理是當(dāng)前事業(yè)單位管理體系中的基礎(chǔ)部分。同時(shí)也是事業(yè)單位管理的基石。當(dāng)前，事業(yè)單位經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)忽略檔案管理工作的問題，檔案管理模式較為陳舊。隨著時(shí)代變化，事業(yè)單位要想發(fā)展就一定要?jiǎng)?chuàng)新，創(chuàng)新不僅僅包含事業(yè)單位制度上的創(chuàng)新，它還涉及事業(yè)單位的管理體制以及管理方法上的創(chuàng)新。只有這樣，才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展創(chuàng)造更多價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;改革;對(duì)策

1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案運(yùn)行機(jī)制價(jià)值

1）提高檔案資源利用率。優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行機(jī)制，可以明確檔案管理人員的責(zé)任，確定具體的檔案管理工作崗位，促進(jìn)檔案管理人員按照職責(zé)要求履行具體的責(zé)任[1]。尤其是標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)致化、創(chuàng)新性的檔案管理運(yùn)行機(jī)制的影響下，檔案管理流程更加標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的內(nèi)容更加細(xì)致豐富，既可以滿足檔案高速共享的需要，又可以解決檔案運(yùn)轉(zhuǎn)復(fù)雜的問題，達(dá)到高質(zhì)量進(jìn)行檔案管理的目標(biāo)，全面解決檔案管理的現(xiàn)實(shí)問題，達(dá)到提高檔案管理水平目標(biāo)。

2）輔助提高工作的效率。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，優(yōu)化事業(yè)單位檔案收集、制作、存儲(chǔ)與使用程序，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行向應(yīng)用運(yùn)用，可以更好的體現(xiàn)事業(yè)單位檔案的應(yīng)用價(jià)值，通過事業(yè)單位的各種檔案促進(jìn)各部門工作的順利運(yùn)行。總而言之，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行體系，可以降低檔案管理成本，整合檔案管理工作力量，全面提高檔案管理的科學(xué)性、有效性、互動(dòng)性和系統(tǒng)性。

3）提高檔案資源的質(zhì)量。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作涉及收集、整理、鑒定、保管、檢索、研究與利用等環(huán)節(jié)，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作體系，可以提高事業(yè)單位檔案的服務(wù)屬性，同時(shí)保證檔案管理遵循一定的規(guī)章制度，不僅可以做到檔案資料齊全，而且提高檔案資源的運(yùn)行效率，可以在傳統(tǒng)的人工管理階段向著系統(tǒng)化與數(shù)據(jù)庫(kù)化管理的升級(jí)，更好的處理各種檔案信息，達(dá)到豐富和提高檔案質(zhì)量目標(biāo)。完善事業(yè)單位檔案運(yùn)行體系，對(duì)于合理配置檔案管理人員，有效協(xié)調(diào)分工管理檔案工作，更好的發(fā)現(xiàn)展示檔案資源的價(jià)值有重要價(jià)值。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的缺陷

1）事業(yè)單位對(duì)檔案管理不重視。很多事業(yè)單位由于工作繁忙，都忽視檔案的管理，在處理完近期的工作任務(wù)后，總認(rèn)為本階段的任務(wù)完成了可以不用去管它了，應(yīng)該認(rèn)真準(zhǔn)備下一階段的工作任務(wù)，從而造成了對(duì)于上一階段的工作材料和總結(jié)只是隨意擺放在檔案室。同時(shí)由于單位之間的競(jìng)爭(zhēng)激烈，很多單位認(rèn)為工作重心應(yīng)該放在業(yè)務(wù)上面，這樣才能夠體現(xiàn)本單位的工作質(zhì)量突出，讓本單位能夠在眾多事業(yè)單位當(dāng)中脫穎而出。有的時(shí)候由于單位的資金分配不均勻，在檔案管理層面投入較少，也會(huì)造成檔案管理不完善[2]。

2）檔案管理方式陳舊。有的事業(yè)單位雖然會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是管理的過程中仍然是沿用老套的管理辦法，只是利用老套陳舊的管理辦法將檔案放置于書架上，然后再用紙質(zhì)標(biāo)簽對(duì)其進(jìn)行歸類，因此我們經(jīng)常見到很多單位的檔案室非常陰暗潮濕，有的年代久遠(yuǎn)的檔案都已經(jīng)出現(xiàn)了破損，這不利于工作人員對(duì)檔案的查找。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，這種檔案管理方式顯得非常陳舊，大大降低了管理的效率。

3）檔案管理人員素質(zhì)有待考量。很多單位對(duì)檔案的管理都是讓員工利用空閑時(shí)間進(jìn)行管理，或者聘請(qǐng)社會(huì)上的兼職人員，認(rèn)為檔案管理只是需要對(duì)其進(jìn)行整理就好，不需要聘請(qǐng)專業(yè)人才，但是非專業(yè)人員的工作能力不高、工作熱情低下，這也是造成很多事業(yè)單位檔案管理不完善的主要原因[3]。當(dāng)由于某項(xiàng)工作需要查找以前的檔案時(shí)，由于檔案管理人員辦事能力的不足，就會(huì)導(dǎo)致花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案管理上面，大大降低了工作效率。

3 事業(yè)單位檔案管理改革的對(duì)策

1）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理模式的建設(shè)。為了加快事業(yè)單位檔案管理的效率，我們應(yīng)該建立數(shù)字化檔案管理模式。當(dāng)前，最具有代表性的數(shù)字化管理模式包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，紙質(zhì)檔案資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案資料后可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長(zhǎng)久保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)更新、整合、補(bǔ)充和查閱等。檔案資料作為事業(yè)單位的發(fā)展歷程資料和工作報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)可以有效為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案自動(dòng)化管理模式的建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化改革，我們必須要將自動(dòng)化管理模式滲透其中。當(dāng)前我國(guó)最常見的自動(dòng)化技術(shù)主要包括：數(shù)碼掃描識(shí)別、二維碼識(shí)別、電子標(biāo)簽、OCR識(shí)別以及指紋識(shí)別技術(shù)等。通過將自動(dòng)化技術(shù)滲透于事業(yè)單位的檔案管理中，管理人員可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理，主要包括：檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)搜集、自動(dòng)整理、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等，從而高效找到自己所需要的檔案資料。自動(dòng)化檔案管理模式運(yùn)用于事業(yè)單位的檔案管理，可以高效實(shí)現(xiàn)檔案資料的整合、查找、批量處理等功能。

3）加強(qiáng)對(duì)檔案互動(dòng)化管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，每一個(gè)檔案只是用一個(gè)檔案袋包裝，檔案與檔案之間沒有連接和交流，導(dǎo)致檔案之間缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，檔案之間互動(dòng)交流有利于事業(yè)單位工作人員將不同時(shí)期的工作進(jìn)行對(duì)比研究，以便于發(fā)現(xiàn)工作中的不足和哪些地方是長(zhǎng)期以來一直犯的錯(cuò)誤，同時(shí)通過比較不同的工作人員的檔案，有利于事業(yè)單位的人事篩選與調(diào)動(dòng)。

4）檔案管理業(yè)務(wù)流程重構(gòu)。事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，主要是在信息化背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行重新審視，并對(duì)其中的職能設(shè)計(jì)和運(yùn)行效率進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在管理工作當(dāng)中所存在的問題，并進(jìn)一步的優(yōu)化升級(jí)空間，從而通過運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)重新規(guī)劃和整合升級(jí)。信息化改革對(duì)社會(huì)的影響是本質(zhì)的和徹底的，所以事業(yè)單位的檔案管理業(yè)務(wù)流程重構(gòu)也同樣要觸及到本質(zhì)，并需要不斷的深入，從而使管理流程能夠更好的符合信息化改革的趨勢(shì)。

5）檔案管理服務(wù)能力拓展。事業(yè)單位開展檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，而其實(shí)際價(jià)值的體現(xiàn)也同樣來源于服務(wù)。所以事業(yè)單位應(yīng)該提高自身的服務(wù)水平，從而有效的促進(jìn)檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點(diǎn)，首先應(yīng)該擴(kuò)展服務(wù)功能，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及的服務(wù)職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)一步的擴(kuò)展其功能。通過開發(fā)先進(jìn)的功能模塊，從而有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)規(guī)避、篩選和對(duì)比。其次應(yīng)該進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位所提供的服務(wù)內(nèi)容十分被動(dòng)，而管理者僅僅只是作為一個(gè)數(shù)據(jù)信息的管理倉(cāng)庫(kù)，而在信息化改革模式下，則可以進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，使其完成由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，為需求者提供更有針對(duì)性和個(gè)性的服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)今信息時(shí)代不僅僅為事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展帶來了前所未有的機(jī)遇，同樣蘊(yùn)藏著非常巨大的挑戰(zhàn)，對(duì)于存在的挑戰(zhàn)，不可以畏縮不前，也不能夠莽撞出擊，而是應(yīng)該緊緊的跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷的改變檔案管理思維，積極的進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新，使其能夠?yàn)槭聵I(yè)單位管理工作保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)

[1]趙清賀.事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行機(jī)制的改革[J].才智，2019（17）：216.

[2]劉莎.探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：111-112.

[3]郝曉旭.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新模式探析[J].黑河學(xué)刊，2019（03）：169.

作者簡(jiǎn)介

朱大鑫（1982-），男，山東省棲霞人，?？?，畢業(yè)于山東省委黨校，初級(jí)助理館員，研究方向：檔案管理。