康子瑜

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)企業(yè)的發(fā)展也迎來(lái)了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。人力資源管理是企業(yè)管理工作的重要一環(huán)，而人事檔案管理又是人力資源管理的重要組成部分，做好這項(xiàng)管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文就現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人才;檔案管理

人事檔案是用人單位在了解人、使用人的過(guò)程形成的能得到組織認(rèn)可的文件材料，是記錄人才信息的重要載體，人事檔案也能為核實(shí)和評(píng)價(jià)一個(gè)人提供最基本且最權(quán)威的依據(jù)，同時(shí)人事檔案也會(huì)如影隨形般跟隨當(dāng)事人一生，其重要性對(duì)個(gè)人而言不言而喻，人事檔案對(duì)于企業(yè)的重要性也亦如此，因?yàn)樗芸陀^的幫助人力資源工作者和企業(yè)管理層更好的管理人才、挖掘人才以及調(diào)配人才，進(jìn)而對(duì)企業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)大動(dòng)力。

1 現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不足

對(duì)人事檔案進(jìn)行管理是非?？菰餆o(wú)味的，相關(guān)人員沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)和了解人事檔案管理的重要性，相比于其他的人事部門(mén)檔案管理的業(yè)績(jī)和工作性質(zhì)不同，造成人事檔案管理人員在管理過(guò)程中產(chǎn)生消極的情緒;一些人事檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有重視檔案管理工作，由于檔案管理只是整理文件、記錄文字，沒(méi)有技術(shù)性，所以導(dǎo)致很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案管理工作無(wú)法順利展開(kāi)。

1.2 信息登記歸檔不夠規(guī)范

企業(yè)人事檔案集中登記了職工的基本履歷信息，工作經(jīng)歷通常記錄在崗位調(diào)整上，卻沒(méi)有其對(duì)業(yè)績(jī)表現(xiàn)和評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，這使得人事檔案不能作為職工工作經(jīng)歷的完整依據(jù)。職工調(diào)動(dòng)、晉升、任免和入黨前考察需要查閱其人事檔案，難免會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)無(wú)檔可查、無(wú)檔可依的狀況。在人事檔案管理過(guò)程中，一些企業(yè)不及時(shí)將材料登記歸檔，造成斷檔;一些企業(yè)登記信息不全或失真，造成檔案內(nèi)容空洞;還有一些企業(yè)記錄職工的獎(jiǎng)勵(lì)而不記錄其處罰，造成檔案失去客觀性。

1.3 人事檔案管理工作信息化程度有待提高

在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，這也促使人事檔案管理工作中引入了信息技術(shù)，有效地提高了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但在當(dāng)前健全企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，雖然也進(jìn)行了人事檔案信息化建設(shè)，但投入不足，仍以實(shí)體檔案管理作為人事檔案管理的重心，人事檔案管理工作信息化水平低，工作效率不高，也不利于人事檔案管理質(zhì)量的提升。

2 新時(shí)期提升企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

2.1 重視人事檔案管理工作

若要促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展，必須做好企業(yè)人事檔案管理工作。首先，企業(yè)需要重視人事檔案管理工作，加大人事檔案管理強(qiáng)度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的意義，及其對(duì)企業(yè)發(fā)展的價(jià)值和重要性，并樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)。其次，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要加強(qiáng)對(duì)員工的人事檔案管理培訓(xùn)工作，保證檔案管理人員在管理過(guò)程中認(rèn)真填寫(xiě)資料信息，嚴(yán)格做好員工入職工作，按照真實(shí)情況填寫(xiě)檔案信息。

2.2 規(guī)范人事檔案登記歸檔管理，提升工作質(zhì)量

新時(shí)期社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化改革，這對(duì)企業(yè)人才考核和考察也有了更高標(biāo)準(zhǔn)，而這些工作都要進(jìn)行調(diào)閱人事檔案材料。企業(yè)人事檔案專(zhuān)管人員要確保對(duì)各種材料認(rèn)真登記、收集、整理和歸檔，嚴(yán)格保證人事檔案的準(zhǔn)確性、權(quán)威性和及時(shí)性，第一時(shí)間防止不當(dāng)材料亂入。執(zhí)行過(guò)程中，必須秉承“登記有據(jù)、入檔有效、舍材合理”的原則，堅(jiān)持實(shí)事求是，做好人事檔案管理工作，確保人事檔案客觀、真實(shí)和完整，這樣才能夠提升這項(xiàng)管理的工作質(zhì)量。

2.3 企業(yè)加大對(duì)人事檔案人力財(cái)力投入，對(duì)人事檔案分類(lèi)管理

企業(yè)要認(rèn)識(shí)到目前人事檔案管理存在的問(wèn)題，并在一定程度上增加對(duì)人事檔案管理的投入。首先，加大對(duì)檔案管理人員的投入，加大培訓(xùn)力度，引進(jìn)高素質(zhì)、高能力的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平;其次，加大對(duì)其硬件和軟件設(shè)施的投入，保證檔案管理工作人員可以結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案工作進(jìn)行信息存儲(chǔ)和查找，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，以此來(lái)方便人事檔案的利用，提升檔案查找的工作效率。

2.4 建立人事檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，加快人事檔案管理信息化進(jìn)程

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，為了全面提高企業(yè)人事檔案管理工作的水平，需要加快建立人事檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)錄入人事檔案信息，并針對(duì)企業(yè)人員信息變動(dòng)情況，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，確保人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息與企業(yè)的實(shí)際情況保持一致性。豐富企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)信息的同時(shí)，能夠進(jìn)一步擴(kuò)大數(shù)據(jù)檢索范圍，提高人事檔案信息查詢(xún)的準(zhǔn)確性和便捷性。將企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫連接，能夠發(fā)揮人事檔案的重要作用，使其更好地服務(wù)于企業(yè)人力資源管理工作。另外，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息的高效開(kāi)發(fā)利用，企業(yè)還要加快推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索，并借助于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的查詢(xún)和更新，確保人事檔案信息的完整性，進(jìn)一步提升人事檔案信息的利用效率。

2.5 推行責(zé)任管理制度

想要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，需要積極落實(shí)責(zé)任追究制，把人事檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，比如說(shuō)在分類(lèi)管理檔案的過(guò)程中，如果產(chǎn)生了分類(lèi)混亂的問(wèn)題，造成檔案無(wú)法被順利地查閱，就需要進(jìn)行問(wèn)責(zé)，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，進(jìn)行處罰。另外，相關(guān)的用人單位一定要合理的進(jìn)行檔案室的設(shè)置，并且保證檔案室的環(huán)境大小能夠達(dá)到使用的具體要求，并且設(shè)置相應(yīng)的防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫設(shè)備，確保人事檔案管理的完整、準(zhǔn)確和安全性。

2.6 不斷提升專(zhuān)管人員業(yè)務(wù)能力，為人事檔案管理保駕護(hù)航

新時(shí)期人事檔案專(zhuān)管人員是企業(yè)發(fā)展中必不可少的力量，企業(yè)要注重培養(yǎng)作風(fēng)正派、思想素質(zhì)高和業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人事檔案專(zhuān)管人員。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給人事檔案管理工作配備足夠的人力資源，人手充足才能保證工作質(zhì)量，工作人員的業(yè)務(wù)能力才有足夠的提升機(jī)會(huì)。其次，加強(qiáng)對(duì)人事檔案專(zhuān)管人員的定期培訓(xùn)，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)先進(jìn)管理理念或方法，提升其業(yè)務(wù)能力。再次，強(qiáng)化對(duì)人事檔案專(zhuān)管人員的思想教育，使其保持良好的工作作風(fēng)。最后，人事檔案專(zhuān)管人員自身也要虛心學(xué)習(xí)，接受新的事物，確保業(yè)務(wù)能力不斷提升。

2.7 結(jié)合信息化技術(shù)管理檔案，注重安全性

企業(yè)人事檔案管理工作需要跟上信息化時(shí)代的腳步，利用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案工作進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)相應(yīng)的智能管理信息軟件，確保軟件應(yīng)用的安全性，防止黑客盜取企業(yè)員工的數(shù)據(jù)信息，提高企業(yè)人事檔案的使用價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的管理模式，保證人事檔案管理的安全性。

3 結(jié)語(yǔ)

在新世紀(jì)加強(qiáng)檔案管理具有非常重要的意義，需要進(jìn)一步對(duì)檔案查驗(yàn)和收集制度進(jìn)行完善，并且與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合，加強(qiáng)檔案的管理以及資源的共享。

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