孫文剛

吉林省第四地質(zhì)調(diào)查所，吉林 通化 134001

1 要深刻理解計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)地質(zhì)資料檔案管理的重要作用

從20 世紀(jì)80 年代開始，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的發(fā)展和應(yīng)用，給地質(zhì)檔案管理帶來前所未有的沖擊。首先，利用計(jì)算機(jī)的超大容量和運(yùn)算快捷的特點(diǎn)，將地質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)輸入計(jì)算機(jī)之中，全面提高了檔案檢索的質(zhì)量和速度。其次，由于地質(zhì)電子檔案的大量涌現(xiàn)，促使傳統(tǒng)的固態(tài)檔案錄入了計(jì)算機(jī)，建成數(shù)字檔案館，為地質(zhì)檔案管理工作開拓了一個(gè)全新的領(lǐng)域和課題。第三，為了適應(yīng)地質(zhì)資料檔案的快捷查找，也促進(jìn)了各地勘單位各種類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)站的建立。其次，地質(zhì)檔案載體的變化，逐漸替代了以紙張為介質(zhì)傳遞信息的傳統(tǒng)模式。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來儲(chǔ)存、查找檢索和利用信息，服務(wù)范圍得到拓展，改善了服務(wù)環(huán)境，使地質(zhì)檔案信息得到更好的利用，順應(yīng)了時(shí)代的要求。這主要表現(xiàn)在：

（1）計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于地質(zhì)資料檔案管理的收集，存儲(chǔ)以及檢索和保護(hù)等各方面作用的實(shí)現(xiàn)。在地質(zhì)資料檔案管理中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)掃描或者手工錄入的方式將傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理信息轉(zhuǎn)換為能夠被計(jì)算機(jī)所識(shí)別的，并且能夠自動(dòng)處理信息的管理模式，并方便快捷的將地質(zhì)資料檔案信息壓縮輸入到計(jì)算機(jī)中，刻錄成光盤實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中的運(yùn)用主要是以電子文件的圖形和圖像模式為主，因此，可以通過計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢測(cè)和編目功能來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作。總之，通過計(jì)算機(jī)的掃描和光盤存儲(chǔ)，既節(jié)省了空間，同時(shí)又容易保存，并且對(duì)于提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理具有非常重要的意義。

（2）計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理信息的系統(tǒng)化管理。在地質(zhì)資料檔案管理中，傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理對(duì)于數(shù)量龐大，種類繁多的信息，往往很難提高管理效率，而計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中則能夠通過對(duì)信息的接受和檢索，實(shí)現(xiàn)高效率的信息管理；同時(shí)利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的相關(guān)軟件快速的實(shí)現(xiàn)接受、登記以及分類的處理等職能的實(shí)現(xiàn)。相對(duì)于傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理而言，計(jì)算機(jī)在文字處理，表格處理以及聲像等各個(gè)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，因此，通過計(jì)算機(jī)建立應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的自動(dòng)化檢索，充分發(fā)揮入庫排架等作用，通過多角度的綜合分析，為科學(xué)的管理和決策服務(wù)，充分實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理。

（3）計(jì)算機(jī)技術(shù)為地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)提供充分的技術(shù)依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到地質(zhì)資料檔案管理中，為實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的數(shù)字化提供了充分的技術(shù)依據(jù)。首先，分布式計(jì)算機(jī)體系的成功實(shí)現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的集成化管理和集成服務(wù)提供了機(jī)會(huì)和支持；其次，數(shù)字化設(shè)備的迅猛發(fā)展，為地質(zhì)資料檔案管理提供了先進(jìn)的管理設(shè)施和服務(wù)。

2 要充分認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理的應(yīng)用中存在的問題。

（1）從目前的地質(zhì)資料檔案管理分析來看，大多都把計(jì)算機(jī)當(dāng)做是一種被動(dòng)的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以地質(zhì)資料檔案信息為核心，其工作對(duì)象不是現(xiàn)有的地質(zhì)資料檔案信息，往往都是一些紙質(zhì)材料。在具體的地質(zhì)資料檔案管理中，計(jì)算機(jī)這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計(jì)算機(jī)在地質(zhì)資料檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。

（2）地質(zhì)資料檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫之后，導(dǎo)致原有的數(shù)據(jù)庫規(guī)模變小，標(biāo)準(zhǔn)化程度降低，而且在通過計(jì)算機(jī)建立數(shù)據(jù)庫的過程中，大部分都是低水平的重復(fù)建設(shè)，而且其服務(wù)范圍狹窄，嚴(yán)重影響著地質(zhì)資料檔案信息數(shù)據(jù)庫的利用率和效率。

（3）在通過計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化的地質(zhì)資料檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質(zhì)有待提高的問題。一方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)資料檔案管理的現(xiàn)代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)地質(zhì)資料檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時(shí)間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求；另一方面，作為地質(zhì)資料檔案管理人員，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立現(xiàn)代化地質(zhì)資料檔案管理的過程中，相關(guān)人員不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，必須深刻的認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)的重要作用，還要熟練掌握自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，這也是對(duì)新時(shí)期下的地質(zhì)資料檔案管理人員提出的新的要求。

3 要進(jìn)一步完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中的應(yīng)用措施

在我們的信息系統(tǒng)中，地質(zhì)檔案信息作為一種重要的信息資源而占有特殊的地位和作用。檔案電子化是目前地質(zhì)檔案管理工作必須實(shí)施的重要工作，這已經(jīng)成為我們的共識(shí)，而且在地質(zhì)檔案的管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用確實(shí)帶來了非常顯著的成績。在地質(zhì)檔案信息管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢(shì),如存儲(chǔ)量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點(diǎn),這些優(yōu)點(diǎn)可以大大提高檔案管理的效率,也是地質(zhì)檔案管理部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理的重要條件。但是目前地質(zhì)檔案管理工作仍然存在有人工管理或半人工管理狀態(tài),檔案的信息功能不能得以充分發(fā)揮。所以,為了適應(yīng)地質(zhì)信息處理技術(shù)發(fā)展的要求,必須進(jìn)一步完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中的應(yīng)用措施，提高地質(zhì)檔案信息現(xiàn)代化管理水平,讓計(jì)算機(jī)技術(shù)這種新興的技術(shù)手段,在地質(zhì)檔案信息管理中得到更加廣泛的應(yīng)用。

（1）要充分重視計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。首先，檔案管理部門以及相關(guān)的檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)在地質(zhì)資料檔案管理中的意義和價(jià)值，形成使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的意識(shí)；其次，重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的投入和使用從財(cái)力、物力、人力以及配置等各方面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，加大計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入。

（2）要注重人才的培養(yǎng)，重視對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)。一方面，重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)，安排在計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用方面具有專業(yè)水平的人員，提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)的使用效率；另一方面，重視對(duì)專業(yè)人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)力度。

（3）重視創(chuàng)新，提升管理水平?，F(xiàn)代化的地質(zhì)資料檔案管理更需要?jiǎng)?chuàng)新，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也依賴于創(chuàng)新，一方面，檔案管理人員在現(xiàn)代化的地質(zhì)資料檔案管理工作中，不僅要具備基本的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要具備創(chuàng)新的思維，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性的工作，使計(jì)算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)資料檔案管理中得到更有效的發(fā)揮；另一方面，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，必須制定一套有效的、規(guī)范的工作制度，采用現(xiàn)代化的、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，建立一個(gè)完整的管理系統(tǒng)，保證整個(gè)地質(zhì)資料檔案管理的有序進(jìn)行，這也要求地質(zhì)資料檔案管理人員必須不斷的努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，綜合提高自身的工作能力。