馬偉建 李春艷

摘 要：文件檔案管理是醫(yī)院辦公室系統(tǒng)重要的基礎(chǔ)性工作，辦公室文書檔案的管理工作在醫(yī)院發(fā)展中起到了重要作用，是各項(xiàng)工作順利開展的保證。針對文書檔案的綜合性、專業(yè)性、保密性、階段性等特點(diǎn)，分析其在醫(yī)院的管理模式、人員管理等相關(guān)角度問題，提出醫(yī)院文書檔案管理工作應(yīng)注重規(guī)范化管理，要抓好抓細(xì)抓實(shí)人員能力和文書質(zhì)量，切實(shí)提升醫(yī)院辦公室文書檔案的信息化管理水平，促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;完善;對策

1 醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全。檔案管理需要專門的管理制度

目前，在我國醫(yī)院的管理工作中，各醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部制定了較為健全的管理制度和各部門工作職責(zé)，然而文書檔案管理的制度、職責(zé)卻相對不健全，還沒有一個統(tǒng)一的建檔管理制度，一些相關(guān)的制度和檢查考核措施等也都有待于進(jìn)一步地改進(jìn)和完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長的路要走。

1.2 辦公自動化程度不高

檔案信息檢索一直是檔案管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一，而醫(yī)院目前的檔案管理自動化程度也是普遍不高。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決數(shù)據(jù)的查詢和共享。辦公自動化系統(tǒng)可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.3 檔案文書存檔利用率不高

目前相當(dāng)一部分醫(yī)院文書檔案管理意識不強(qiáng)，認(rèn)識不到文書檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。然而，辦公室文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，對各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，不僅涉及醫(yī)院本身歷史的記錄和實(shí)力的提升，更關(guān)系到社會百姓的健康。

1.4 文書檔案管理人員在技能和素養(yǎng)方面有所欠缺

文書檔案管理是一項(xiàng)流程縝密且細(xì)致的系統(tǒng)工作，但相當(dāng)部分文書檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平有限，個人素質(zhì)有所欠缺，思想認(rèn)識程度不夠，無法根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)部需要對各種文書檔案進(jìn)行電子化保存和數(shù)字化處理，無法滿足高效率、信息化、電子化檔案管理體系建設(shè)的需要，導(dǎo)致無法構(gòu)建完善的管理機(jī)制。

2 完善辦公室檔案管理工作的對策

2.1 正確認(rèn)識檔案管理工作

檔案是歷史和發(fā)展的真實(shí)記錄，匯集著重要的信息。文書檔案管理，則是單位管理工作的重要基礎(chǔ)。文書檔案立卷工作是檔案管理工作的一項(xiàng)主要內(nèi)容，其質(zhì)量好壞直接關(guān)系到文書檔案質(zhì)量的優(yōu)劣，對檔案管理質(zhì)量起著決定性的影響，因此，要實(shí)現(xiàn)案卷質(zhì)量的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須抓好文書檔案的立卷工作。而很多醫(yī)院對文書檔案的管理工作卻沒有給予充分重視，對檔案管理投入嚴(yán)重不足，導(dǎo)致文書檔案管理人力、物力缺乏，文書檔案整理歸檔質(zhì)量和技術(shù)創(chuàng)新得不到保障。為改善這一現(xiàn)象，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識，對醫(yī)院檔案歸檔工作給予審度重視，加大人力和物力投入，從而快速提升醫(yī)院文書檔案管理。

2.2 強(qiáng)化文書檔案質(zhì)量管理

各行業(yè)有不同的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合自身工作實(shí)際和行業(yè)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)制定科學(xué)有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，以便從容實(shí)現(xiàn)文書檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、檢索和利用。在文書檔案進(jìn)行歸檔、利用時(shí)，若出現(xiàn)錯誤信息或信息核對不實(shí)，管理人員應(yīng)及時(shí)尋找相應(yīng)責(zé)任管理部門，對信息進(jìn)行核實(shí)和整改，避免造成日后檔案查詢時(shí)的信息錯誤，保證檔案的安全管理。隨時(shí)為醫(yī)院業(yè)務(wù)需要和科學(xué)研究提供及時(shí)準(zhǔn)備的依據(jù)，為醫(yī)院的精神文明建設(shè)和發(fā)展建設(shè)積極服務(wù)。

2.3 實(shí)現(xiàn)自動化管理，加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用

伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公室文書檔案管理工作有了新的要求，早日實(shí)現(xiàn)辦公自動化成為管理工作的新目標(biāo)。這要求醫(yī)院信息科、設(shè)備處等部門必須要充分發(fā)揮信息技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的優(yōu)勢，建立系統(tǒng)完善的信息化管理體系，利用先進(jìn)的辦公系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源，積極開發(fā)更多的信息資源，爭取在提高文書檔案管理效率的同時(shí)，也能實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新和工作效率的提升。此外，工作人員還可以通過OA辦公系統(tǒng)和建立微信群保障溝通的即時(shí)性和及時(shí)性，使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享，并對先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和方法進(jìn)行傳播，以此為強(qiáng)化文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率提供有利的條件，為文書檔案管理工作的與時(shí)俱進(jìn)提供支持和保障?？梢约皶r(shí)充分利用檔案信息資源向醫(yī)院及上級主管部門提供各種數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)審計(jì)、項(xiàng)目建設(shè)、質(zhì)量評價(jià)、醫(yī)護(hù)教研和論文的撰寫等提供信息資料。

2.4 提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)細(xì)致的工作，而辦公室人員是開展文書檔案管理工作的主體，管理人員從檔案的收集到整理、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要付出艱辛的勞動，是一項(xiàng)單調(diào)、乏味、枯燥的工作。文書檔案工作應(yīng)選派業(yè)務(wù)技術(shù)熟練、政治覺悟高、個人素養(yǎng)好、工作踏實(shí)一絲不茍、并有責(zé)任心的黨員同志負(fù)責(zé)。同時(shí)還必須按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。文書檔案管理員要自覺地掌握計(jì)算機(jī)知識理論的運(yùn)用能力，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，具備良好的信息獲取能力。為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，要努力拓展新領(lǐng)域?qū)W習(xí)新技術(shù)新知識，主動引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，經(jīng)常到醫(yī)院各科室進(jìn)行業(yè)務(wù)管理指導(dǎo)，指導(dǎo)各科室認(rèn)真按文書檔案規(guī)范行文，通過邊學(xué)習(xí)、邊實(shí)踐，不斷提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一場技術(shù)革新，需要引起醫(yī)院管理層的高度重視、積極投入和精心管理，需要醫(yī)院各部門各科室密切協(xié)作，需要文書檔案管理人員提升水平、提高修養(yǎng)，以此，共同為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研等工作，為醫(yī)院更好更快發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的信息保障和牢固的基礎(chǔ)保障。

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