曾露

摘 要：檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，記載著無(wú)數(shù)的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，而檔案利用就是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務(wù)活動(dòng)，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，成為現(xiàn)在檔案管理人員需要認(rèn)真考慮解決的問(wèn)題。因此，本文對(duì)目前檔案利用中的特點(diǎn)和遇到的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的特色，制定提升利用效率的新策略。

關(guān)鍵詞：檔案;利用;管理;策略

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，記載著無(wú)數(shù)的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，而檔案利用就是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的基本手段，所以如何借助檔案利用和服務(wù)活動(dòng)，最大限度發(fā)揮檔案的價(jià)值，成為現(xiàn)在檔案管理人員需要認(rèn)真考慮解決的問(wèn)題。因此，本文對(duì)目前檔案利用中的特點(diǎn)和遇到的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的特色，制定提升利用效率的新策略。

1 檔案利用的內(nèi)涵及意義

檔案利用是指檔案機(jī)構(gòu)依托所保管的檔案，采取一定的方式向檔案利用者提供檔案及其信息、滿足利用者的不同需求，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。檔案利用是檔案管理的重要環(huán)節(jié)之一，其重要意義主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，對(duì)于檔案本身來(lái)說(shuō)，檔案利用是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值或者說(shuō)發(fā)揮其作用的基本手段。其次，對(duì)于檔案用戶和社會(huì)大眾來(lái)說(shuō)，檔案利用是滿足其廣泛利用需求的基本途徑。最后，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，檔案利用是自身工作的最終目的，是自身存在價(jià)值的重要證明，也是塑造自身社會(huì)形象的最佳手段。

2 檔案利用管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

在現(xiàn)階段，大多數(shù)檔案管理人員還是被傳統(tǒng)思維模式因素限制，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也不給予重視，投入的經(jīng)費(fèi)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，使得檔案數(shù)字化建設(shè)的遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的步伐。因此，在檔案利用管理過(guò)程中，就暴露了不少的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

2.1 檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)和意識(shí)不到位

在檔案管理中任職的管理人員，很多都是跨行業(yè)，半路出家而來(lái)的，很多管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)就上崗。如今，檔案信息與廣大人民群眾的關(guān)系越來(lái)越密切，檔案資料調(diào)用會(huì)越來(lái)越頻繁，由于管理人員工作業(yè)務(wù)不熟練，這樣就會(huì)導(dǎo)致工作效率和工作質(zhì)量大大降低。一些檔案館上級(jí)管理部門和一線的檔案工作者對(duì)檔案自身的文化使命認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)于檔案事業(yè)缺乏足夠的理解信任，對(duì)于檔案文化價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，惰性對(duì)待自已的文化職責(zé)，采取回避和得過(guò)且過(guò)的態(tài)度對(duì)待工作。檔案館努力摸索獲得的寶貴經(jīng)驗(yàn)也沒(méi)有得到認(rèn)真的總結(jié)并廣泛推廣。

2.2 重保管、輕利用，檔案的價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮

不少檔案管理工作者一直存在重保管輕利用思想，覺(jué)得安全保管好檔案才是自已的主要職責(zé)，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到建檔管檔的根本目的是在用檔，這樣會(huì)使得很多有價(jià)值的檔案被束之高閣，有價(jià)值的檔案資源無(wú)法及時(shí)的充分利用。對(duì)外宣傳服務(wù)的重視不夠，有效的信息化服務(wù)平臺(tái)尚未搭建完整或還僅僅只是一個(gè)框架結(jié)構(gòu)，這樣無(wú)形中使檔案工作與社會(huì)隔離開來(lái)，由于開放程度不高，利用手續(xù)煩瑣，導(dǎo)致公眾的檔案利用認(rèn)知和熱情度較低。社會(huì)對(duì)于檔案文化價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)，多數(shù)公眾不清楚檔案館的文化性質(zhì)，不了解自已的檔案權(quán)益，不熟悉如何從檔案部門中獲得文化服務(wù)。

3 加強(qiáng)檔案利用管理的對(duì)策

3.1 樹立文化服務(wù)觀念

檔案文化價(jià)值作為社會(huì)主義核心價(jià)值體系中的重要一員，時(shí)代要求我們必須把檔案文化價(jià)值觀念融入檔案工作方方面面，滲透到檔案文化資源保護(hù)、開發(fā)、利用、產(chǎn)業(yè)性轉(zhuǎn)化等各個(gè)組成部分中。檔案事業(yè)的一切建設(shè)與運(yùn)行用的都是納稅人的稅款，所以滿足社會(huì)公眾的直接文化需求，是檔案館最主要服務(wù)對(duì)象和服務(wù)方式。貼近實(shí)際、貼近生活、貼近群眾，是有效實(shí)現(xiàn)檔案利用館服務(wù)職能的唯一辦法，比如，云南省檔案信息網(wǎng)站開辟“云南記憶”、四川省檔案局網(wǎng)站“天府文化”、廣東省檔案信息網(wǎng)“南粵春秋”等網(wǎng)上文化綜合平臺(tái)，他們的成功經(jīng)驗(yàn)，向我們展示了檔案館網(wǎng)站所蘊(yùn)含的無(wú)限潛力。各檔案館應(yīng)根據(jù)自已地方或單位的風(fēng)俗人情，人物歷史，推行出有自已特色的檔案館相關(guān)網(wǎng)站，在人們?cè)诳臻e時(shí)上網(wǎng)站隨時(shí)一目了然了解歷史、人物、地方志、網(wǎng)上展覽館或博物館等，讓檔案走進(jìn)普通老百姓的生活中，記憶中。

3.2 適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值

檔案管理過(guò)程中更應(yīng)該重視質(zhì)量，同時(shí)也要提高工作效率，在發(fā)展水平面上積極處理好檔案管理等相關(guān)工作，要與科技發(fā)展同步，要與時(shí)代發(fā)展同步，同時(shí)相關(guān)工作人員素質(zhì)也要積極提高，強(qiáng)化業(yè)務(wù)水平，通過(guò)基礎(chǔ)技能與綜合素質(zhì)提高，不斷為檔案工作提供有效支持，檔案管理工作人員也要具有鮮明的政治意識(shí)，有開拓精神，保持積極的政治敏銳性，這樣不斷完善自我，做一名具有綜合業(yè)務(wù)水平的檔案管理人員，通過(guò)推動(dòng)相關(guān)工作人員工作積極性與人才培養(yǎng)、引入高水平人員，提高檔案管理利用效率，為人們提供更加全面、及時(shí)、主動(dòng)的檔案資源服務(wù)。

3.3 建立完善的檔案管理制度

檔案管理過(guò)程中，需要提高管理的高效水平，以此，必須完善有效的管理政策，包括制定符合本檔案部門發(fā)展的基礎(chǔ)制度，讓檔案管理步入有法可依的軌道，這樣也進(jìn)一步提高對(duì)于檔案管理的意識(shí)，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理入庫(kù)流程，積極提高各個(gè)環(huán)節(jié)檔案的收集整理能力，以便日后為相關(guān)人員提供查找的便利性，同時(shí)也可以建立有效的預(yù)警機(jī)制，檔案管理方面的預(yù)警包括對(duì)于檔案信息儲(chǔ)存的安全性，要明確風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，尤其在信息時(shí)代，在信息化管理過(guò)程中，要重視對(duì)外界信息的凈化，提高防范水平，為當(dāng)年管理制定有效利用方式，包括個(gè)人與企業(yè)等等利用過(guò)程中，都要明確責(zé)任制度，當(dāng)檔案資源被破壞時(shí)，也要通過(guò)相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格進(jìn)行判定處罰，檔案管理過(guò)程中也應(yīng)該明確推行責(zé)任制度，從領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)層面做起，樹立鮮明的責(zé)任規(guī)劃與分配機(jī)制，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都要有所責(zé)任定位，明確相關(guān)責(zé)任制度的細(xì)節(jié)內(nèi)容，可以結(jié)合檔案部門實(shí)際發(fā)展與工作水平，積極制定有效的管理方案。這樣一旦發(fā)現(xiàn)檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行處理，以此提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理的有效性，提高檔案管理與利用價(jià)值。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著文化建設(shè)高潮的到來(lái)，檔案館也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加快腳步進(jìn)行創(chuàng)新與改革，對(duì)檔案文化價(jià)值加以最大限度開發(fā)利用，讓檔案館在社會(huì)文化領(lǐng)域做出自已應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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