孫先國(guó)

0 引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)正逐漸從勞動(dòng)成果向生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展正逐漸將人類從大量煩瑣、細(xì)碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)，特別是對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)而言，其技術(shù)資料的保存、生產(chǎn)日志的管理、人員信息的采集和調(diào)用往往消耗了管理者大量時(shí)間和精力。因此企業(yè)檔案管理工作走向數(shù)字化建設(shè)，是適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)營(yíng)管理持續(xù)發(fā)展和新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要[1]。

1 檔案管理現(xiàn)狀與分析

1.1 檔案管理體系與現(xiàn)狀

檔案管理是一項(xiàng)專門的管理門類，具有專業(yè)要求高、規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)，同時(shí)其在搜集、儲(chǔ)存、借閱、歸檔等方面龐大的工作量對(duì)管理人員的身體和心理素質(zhì)提出了較高的要求。從國(guó)際范圍來看，俄羅斯的檔案工作歷時(shí)較久，并且有專門從事檔案管理政策和法規(guī)的研究機(jī)構(gòu)，他們采取的是統(tǒng)一集中的管理規(guī)劃，檔案管理具有層次性，其煤炭檔案按照建設(shè)的規(guī)模、建設(shè)的性質(zhì)、主管單位的不同，由中央到地方進(jìn)行分級(jí)管理，此外，檔案管理人員的素質(zhì)較高，提高了檔案管理的效率，同時(shí)有助檔案管理的開發(fā)和利用[2]。

美國(guó)的檔案管理體系不同于俄羅斯，其檔案管理是分散式的管理體系，檔案管理制度的主要特點(diǎn)是全局分散、中央集中。美國(guó)的檔案管理從制度到權(quán)限都很嚴(yán)格，并且具有規(guī)范的人才培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)用人方面要求嚴(yán)格，檔案工作者必須是歷史學(xué)、圖書館學(xué)、信息學(xué)的碩士[3]。

圖1 文件檔案數(shù)量比例圖

受行業(yè)管理方式的限制，多年以來，煤炭等基礎(chǔ)行業(yè)均使用人工管理的方法保存相關(guān)檔案文件。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)時(shí)間的推移，歸檔檔案的數(shù)量和種類均在逐年的遞增，造成了檔案管理工作的工作量和工作難度的逐步增加。在進(jìn)行日常管理和相關(guān)工藝系統(tǒng)改造和升級(jí)過程中，往往需要查閱大量土建圖紙、設(shè)備清單、系統(tǒng)工藝流程等檔案資料，由于缺乏數(shù)字化檔案管理帶來的查詢困難和對(duì)人員工作強(qiáng)度要求高的問題越來越嚴(yán)重。檔案查詢工作耗時(shí)，費(fèi)工、費(fèi)力且難以獲得準(zhǔn)確結(jié)果，較大程度上影響了工作效率。某選煤廠集中人力物力對(duì)現(xiàn)有存檔檔案進(jìn)行了精細(xì)化整理和電子錄入，經(jīng)過分類整理，共總結(jié)出四大類10 小類檔案材料，歸檔確認(rèn)總檔案數(shù)量為5728 份，其中生產(chǎn)日志2520 份，占總檔案比例的44%；生產(chǎn)技術(shù)文件1260 份，占總檔案比例的22%；人員信息檔案916 份，占總檔案比例的16%；其他管理文件802 份，占總檔案比例的14%，各種類檔案占比如圖1 所示。

1.2 企業(yè)檔案數(shù)字化分析

在檔案整理的過程中經(jīng)過研究明確了進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的四個(gè)要點(diǎn)：首先應(yīng)明確企業(yè)檔案管理的必要性，就是為工業(yè)企業(yè)特別是勞動(dòng)密集型企業(yè)做好轉(zhuǎn)企業(yè)管理、提升生產(chǎn)效率服務(wù)的。傳統(tǒng)工業(yè)行業(yè)在計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的儲(chǔ)備和實(shí)踐方面相對(duì)于新興產(chǎn)業(yè)有著先天的不足，面對(duì)制造業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的大潮和逐漸興起的無紙化、快速化辦公要求，需要企業(yè)的技術(shù)文件、生產(chǎn)日志等材料在短時(shí)間內(nèi)能夠被準(zhǔn)確查找并查詢相關(guān)信息。紙質(zhì)檔案由于其物理屬性關(guān)系難以在現(xiàn)有的生產(chǎn)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，因此數(shù)字化檔案管理體系和管理軟件的研究與開發(fā)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)快捷辦公、快速信息傳遞的基本要求，企業(yè)辦公和生產(chǎn)效率才能進(jìn)一步提升，因此進(jìn)行數(shù)字化檔案堅(jiān)實(shí)有十足的必要性。

其次應(yīng)明確企業(yè)數(shù)字化檔案管理的指導(dǎo)思想，檔案對(duì)于企業(yè)最重要的意義是保存技術(shù)文件和生產(chǎn)日志，便于查閱以掌握企業(yè)生產(chǎn)的情況，同時(shí)保證人事和干部的管理。因此檔案的管制制度要從封閉走向開放，要讓檔案資料活起來，在日常生產(chǎn)和管理中發(fā)揮作用，而不是僅僅為了保存而保存。因此要塑造高效、便捷的檔案查詢與查閱途徑，鼓勵(lì)管理和生產(chǎn)人員養(yǎng)成查詢檔案的良好習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供重要依據(jù)。讓儲(chǔ)藏的信息資源能能夠更好地提供給各方面的需求者。

再次要正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化檔案管理應(yīng)采用的技術(shù)路線，生產(chǎn)企業(yè)由于其行業(yè)范圍、組織架構(gòu)、管理辦法的不同往往難以找到一種普適性的數(shù)字化檔案管理辦法，在進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)和管理的過程中應(yīng)因地制宜地開展。針對(duì)煤炭行業(yè)生產(chǎn)企業(yè)其在數(shù)字化檔案管理方面的投入力度往往難以形成完善的體系化管理平臺(tái)，因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過程中應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，避免大而不當(dāng)，針對(duì)某選煤廠應(yīng)用訴求，確定了其能夠快捷方便地查閱，能夠在管理人員有限的情況下提升管理效率、降低管理成本使其檔案數(shù)字化的核心訴求。因此在進(jìn)行數(shù)字化檔案系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)過程中需要實(shí)現(xiàn)較高水平的自動(dòng)化功能，即通過權(quán)限管理的方式歸類檔案材料，按崗定需大大提升了管理和使用檔案的效率。

最后應(yīng)明確企業(yè)數(shù)字化檔案管理的手段，推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，其管理手段分為人員和軟件兩方面。一方面企業(yè)檔案數(shù)字化包含了檔案工作的各個(gè)方面和工作環(huán)節(jié)，要全面提高檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合能力，以使其能夠站在全局角度進(jìn)行檔案的合理管理。另一方面，需要在軟件上重點(diǎn)是抓好數(shù)據(jù)庫和搜索方式的選擇。在實(shí)際使用過程中數(shù)據(jù)庫和搜索方式很大程度上決定了數(shù)字化檔案使用、維護(hù)和管理護(hù)的效率，也決定了使用者的使用體驗(yàn)，因此應(yīng)重點(diǎn)開發(fā)和建設(shè)可靠的數(shù)據(jù)庫技術(shù)管理和檔案資料搜索系統(tǒng)。建立數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)，要經(jīng)過檔案由規(guī)范化向微機(jī)化管理邁進(jìn)，再由微機(jī)化管理向數(shù)字化管理邁進(jìn)，是一項(xiàng)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程。

2 現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)實(shí)踐

因此檔案管理系統(tǒng)軟件應(yīng)具用版面布局合理、操作界面簡(jiǎn)單，文字錄入方便、快捷、易于操作等特點(diǎn)，且有文書管理及歸檔檔案的自動(dòng)生成轉(zhuǎn)換，查詢快捷、結(jié)果準(zhǔn)確，存檔數(shù)據(jù)輸出自動(dòng)生成電子表格及打印，軟件登錄密碼保護(hù)、數(shù)據(jù)自動(dòng)備份、資源共享等功能。利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，解決文件資料歸檔及資料查詢困難的矛盾，降低檢索查詢工作量節(jié)省時(shí)間，提高辦公效率和檔案管理水平及利用價(jià)值。

通過設(shè)置不同的人員登錄權(quán)限和管理員賦權(quán)，公告發(fā)布和用戶間的檔案交互極大提升了檔案查詢的管理能力和管理水平，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)建立了數(shù)字化檔案庫和快速搜索系統(tǒng)，依據(jù)統(tǒng)一的檔案分類規(guī)范管理、采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫和分布式文件庫，引進(jìn)數(shù)字化標(biāo)簽識(shí)別技術(shù)、可視化庫房技術(shù)和智能化快速采集技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的統(tǒng)一儲(chǔ)存和集中檔案數(shù)據(jù)庫支持提供檔案借閱歸還、檔案庫存統(tǒng)計(jì)、檔案研制與銷毀等操作，使管理人員能夠及時(shí)掌握檔案情況，使用者能夠快速查詢檔案，為快速和精細(xì)化管理能力的提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)論

經(jīng)過檔案數(shù)字化建設(shè)富強(qiáng)選煤廠從傳統(tǒng)的年度整理立卷歸檔轉(zhuǎn)為所有文件資料隨辦隨歸模式，大幅度地提高企業(yè)辦公文職人員的辦公效率，節(jié)省大量時(shí)間和人力物力，并且做到了方便、快捷、高效，為企業(yè)各項(xiàng)決策提供了大量翔實(shí)資料，節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)。