黃麗

[摘 要]文章通過(guò)對(duì)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義進(jìn)行深入闡述，結(jié)合當(dāng)前相關(guān)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和不足，通過(guò)完善管理機(jī)制，推動(dòng)信息化建設(shè)，推動(dòng)社會(huì)保障機(jī)制的科學(xué)完善，為退休職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 退休人員 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

企業(yè)退休人員是社會(huì)保障機(jī)制的重要對(duì)象，相關(guān)檔案資料是對(duì)其在職期間工作經(jīng)歷和思想政治水平的直觀展示，是為退休人員提供相應(yīng)保障的關(guān)鍵憑證，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，是社會(huì)主義建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)的重要保障。在當(dāng)前的檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，影響到管理工作的高效開(kāi)展，主管機(jī)構(gòu)和企業(yè)要形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，推動(dòng)管理水平的提升。

一、企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

退休職工為企業(yè)的壯大和社會(huì)的進(jìn)步奉獻(xiàn)了青春、貢獻(xiàn)了力量，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)退休保障制度的建設(shè)正在穩(wěn)步推進(jìn)，已經(jīng)成為社會(huì)保障的關(guān)鍵部分。為退休人員提供有效的保障和服務(wù)，是傳承和弘揚(yáng)中華敬老美德、推進(jìn)中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。其中檔案工作是為退休人員享受相應(yīng)待遇的關(guān)鍵依據(jù)，為企業(yè)退休保障制度的發(fā)展提供有效的支持[1]。

二、我國(guó)企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理機(jī)制不健全

隨著社會(huì)保障機(jī)制改革的不斷推進(jìn)，退休人員的管理已經(jīng)成為保障制度的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，其中的相關(guān)資料作為管理活動(dòng)的主要依據(jù)，對(duì)管理活動(dòng)的高效推進(jìn)起到了關(guān)鍵作用。但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，檔案管理機(jī)制不夠健全，不能對(duì)檔案的形成、移交、保存和調(diào)用等各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，容易導(dǎo)致管理活動(dòng)的混亂。同時(shí)對(duì)檔案工作缺乏有效的認(rèn)識(shí)，使得企業(yè)不能嚴(yán)格按照制度規(guī)范對(duì)資料進(jìn)行全面、細(xì)致地收集和整理，使得信息的可靠性得不到提升，對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)的工作造成了嚴(yán)重制約，不能進(jìn)行工作的科學(xué)推進(jìn)，導(dǎo)致退休人員的相應(yīng)福利、服務(wù)等權(quán)利不能全面落實(shí)。同時(shí)在管理過(guò)程中缺乏有效的監(jiān)管，無(wú)法保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)切實(shí)執(zhí)行，特別是在檔案移交環(huán)節(jié)中，由于企業(yè)人事部門和檔案管理機(jī)構(gòu)的管理標(biāo)準(zhǔn)存在差異，使得檔案管理工作不能得到有效的延續(xù)，不利于社會(huì)保障體系的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，容易出現(xiàn)檔案資料管理漏洞或是錯(cuò)誤[1]。

（二）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺乏

現(xiàn)階段，相關(guān)部門對(duì)檔案管理的重要性不能形成正確的認(rèn)識(shí)，很多工作人員由其它部門職工兼任，不具備相應(yīng)的檔案資料的收集和整理技能，使得檔案形成過(guò)程中容易出現(xiàn)問(wèn)題。社會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)與企業(yè)人事管理部門只是進(jìn)行業(yè)務(wù)上的往來(lái)，缺乏有效的溝通和信息共享，不能對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)。而企業(yè)工作人員缺乏有效的管理意識(shí)和能力，不能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的工作流程。同時(shí)，由于檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏對(duì)檔案的科學(xué)管理和使用的意識(shí)，只是進(jìn)行整理和保管工作，并提供相應(yīng)的查詢服務(wù)，不能對(duì)相關(guān)資料實(shí)現(xiàn)有效的復(fù)核和科學(xué)的處理，管理形式較為落后，導(dǎo)致管理水平較低，不能為整體保障工作提供有效的數(shù)據(jù)支持[2]。

（三）信息化水平落后

在退休人員檔案管理過(guò)程中，主要以紙質(zhì)形式進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，容易造成損壞，對(duì)管理流程和存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高，需要投入大量資源。雖然職能部門已經(jīng)基本完成了工作流程的智能化轉(zhuǎn)變、提供有效的查詢調(diào)用等服務(wù)，但是信息化水平較低，不能對(duì)資料進(jìn)行完善高效的整理，嚴(yán)重影響資料收集和整理效率。同時(shí)，缺乏基礎(chǔ)信息設(shè)備的配置，使得管理工作的信息化轉(zhuǎn)變受到一定的制約，不能對(duì)相關(guān)的紙質(zhì)資料進(jìn)行有效的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，增大了管理難度：既要對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行有效的保管，又要對(duì)現(xiàn)有的電子資料實(shí)現(xiàn)妥善保存。而工作人員普遍不具備相應(yīng)的技能，相關(guān)規(guī)范得不到嚴(yán)格的執(zhí)行。同時(shí)，信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，各級(jí)機(jī)構(gòu)將缺乏有效的溝通，無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，管理系統(tǒng)不能進(jìn)行有效的對(duì)接，嚴(yán)重影響管理效率。

三、新時(shí)期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析

（一）加強(qiáng)重視

檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加大對(duì)管理活動(dòng)的投入，優(yōu)化人員配置，積極引進(jìn)專職管理人員和信息技術(shù)人才，逐步改進(jìn)和完善管理的過(guò)程。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，提升服務(wù)意識(shí)，為社會(huì)保障體系的高效運(yùn)行提供有效的數(shù)據(jù)支持和服務(wù)，與各個(gè)職能部門進(jìn)行科學(xué)的協(xié)作，保證工作對(duì)象能夠及時(shí)得到合理的權(quán)利保障。通過(guò)對(duì)相關(guān)資料的科學(xué)分析和使用，為社會(huì)保障體系和改革的高效推進(jìn)起積極作用。同時(shí)要注重對(duì)管理人員思想水平的培養(yǎng)，推動(dòng)服務(wù)意識(shí)的提升，增強(qiáng)責(zé)任心，通過(guò)對(duì)黨中央指導(dǎo)思想的深入學(xué)習(xí)領(lǐng)悟，保證相關(guān)的政策方針能夠得到貫徹執(zhí)行[2]。

（二）完善檔案管理機(jī)制

管理部門要考慮到當(dāng)前工作中出現(xiàn)的不足，進(jìn)行管理機(jī)制的有效完善，通過(guò)對(duì)管理流程的全面調(diào)研，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的管理漏洞，進(jìn)行管理過(guò)程的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的提升。要建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料的收集、整理，檔案的形成、保存和使用等各個(gè)流程進(jìn)行全面的規(guī)范，使管理活動(dòng)能夠得到有序推進(jìn)。同時(shí)要建立完善的監(jiān)管機(jī)制，保證管理流程能夠符合相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)的要求，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和漏洞，進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)和優(yōu)化。同時(shí)要健全考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)工作人員的相關(guān)活動(dòng)實(shí)現(xiàn)公正客觀的評(píng)價(jià)，制定完善的量化考核標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與工作人員的薪資待遇和崗位晉升進(jìn)行有效的結(jié)合，推動(dòng)管理水平的科學(xué)提升。以此制定完善的激勵(lì)政策，創(chuàng)建良好的管理氛圍，推動(dòng)管理機(jī)制的科學(xué)完善。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念

工作人員要通過(guò)學(xué)習(xí)和了解先進(jìn)的管理理念和技能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路和方式，結(jié)合自身的工作實(shí)際，進(jìn)行管理方式方法的科學(xué)創(chuàng)新。明確管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類。對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的分析，進(jìn)行科學(xué)的比對(duì)復(fù)核，保證檔案資料的真實(shí)性，并結(jié)合退休人員保障制度的規(guī)定，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行詳細(xì)的整理，并為需求者提供便捷的查詢調(diào)閱服務(wù)[3]。

四、現(xiàn)階段企業(yè)退休人員檔案信息化建設(shè)分析

（一）完善信息化管理機(jī)制

退休人員檔案管理信息化建設(shè)，要對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行深入調(diào)研，形成科學(xué)的管理機(jī)制，對(duì)信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范，制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息的收集、錄入進(jìn)行嚴(yán)格的審查和復(fù)核，保證資料的真實(shí)性，建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)要對(duì)企業(yè)檔案交接過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，保證管理工作的延續(xù)性。對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的錄入，并利用信息技術(shù)進(jìn)行準(zhǔn)確的比對(duì)復(fù)核。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行科學(xué)保存，并進(jìn)行定期檢查，及時(shí)排除安全隱患。

（二）完善檔案管理系統(tǒng)

建立完善的信息管理平臺(tái)，對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的自動(dòng)化運(yùn)行，提升管理效率。加強(qiáng)與上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源的共享。開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)渠道，使用者能夠根據(jù)自身權(quán)限完成對(duì)檔案的查詢和調(diào)用等相關(guān)操作，為退休人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，利用信息技術(shù)對(duì)安全威脅和漏洞進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和處理[3]。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)信息設(shè)備的配置

管理部門要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施配置，保證信息化管理流程的高效運(yùn)行。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)通信體系的完善，為檔案信息的流轉(zhuǎn)提供高效的通道，提升管理效率。加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的信息化監(jiān)控，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)保存環(huán)境信息進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)管和調(diào)節(jié)，對(duì)實(shí)體檔案的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行跟蹤，保證檔案安全。

五、結(jié)語(yǔ)

退休人員檔案管理工作的高效推進(jìn)，關(guān)系到退休人員的切身利益。管理部門要加強(qiáng)對(duì)退休人員檔案管理的重視，完善管理機(jī)制，推動(dòng)信息化建設(shè)，為退休人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

肖才慧.基于新時(shí)期的企業(yè)退休人員檔案管理問(wèn)題探究[J].探索科學(xué)，2016（9）：345-345.

范振君.試析企業(yè)離退休人員檔案與社會(huì)化管理工作 [J].群文天地，2012（12）：284-285.

周緒棟.企業(yè)離退休職工檔案管理工作完善途徑研究[J].經(jīng)濟(jì)視野，2014（10）：160-160.