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        辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院發(fā)文管理中的應(yīng)用

        2020-08-08 08:39:40
        辦公室業(yè)務(wù) 2020年14期
        關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化發(fā)文辦公

        醫(yī)院行政管理工作一直以來是服務(wù)臨床、保障醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的重要組成部分。近年來,醫(yī)院業(yè)務(wù)持續(xù)增加,行政管理工作持續(xù)高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn),因此提高行政效率、改進(jìn)工作流程尤為重要,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng))不僅體現(xiàn)了辦公便捷的功能,還成為工作人員之間協(xié)作的重要載體。醫(yī)院發(fā)文是醫(yī)院傳達(dá)重要通知、向上級(jí)部門報(bào)告請(qǐng)示的重要載體,但當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)模式管理院級(jí)發(fā)文,利用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理較少,文章以某三甲醫(yī)院OA系統(tǒng)發(fā)文管理為例,探討如何在辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上改進(jìn)工作流程,為各醫(yī)院提升發(fā)文管理工作效率提供參考。

        一、發(fā)文管理系統(tǒng)建設(shè)

        醫(yī)院OA發(fā)文管理系統(tǒng),于2015年啟用,運(yùn)行4年以來,不斷進(jìn)行改進(jìn)和完善。在現(xiàn)有OA系統(tǒng)中,根據(jù)醫(yī)院公文管理規(guī)定,設(shè)立發(fā)文管理欄目,主要分為“發(fā)文擬稿、發(fā)文管理、發(fā)文查詢”三大類別,根據(jù)操作方便,增設(shè)“發(fā)文待辦”“發(fā)文修訂”“我參與的發(fā)文”等欄目。公文發(fā)起處室是第一責(zé)任部門,處室負(fù)責(zé)人是第一責(zé)任人。各類別主要功能如下:

        (一)發(fā)文擬稿。用作發(fā)文起草,進(jìn)入發(fā)文流程,發(fā)文擬稿模塊與辦公軟件Word相結(jié)合,根據(jù)實(shí)際需求修改文件內(nèi)容,不受外界影響。擬稿人添加“發(fā)文擬稿”選項(xiàng),填寫發(fā)文首頁(yè)相關(guān)信息,在“編輯正文”中根據(jù)擬發(fā)文類型選擇相應(yīng)模板,按照模板格式撰寫公文。撰寫完畢提交系統(tǒng),系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至處室負(fù)責(zé)人審核。處室負(fù)責(zé)人審核完畢后提交系統(tǒng),系統(tǒng)將依次至黨委院長(zhǎng)辦公室(以下簡(jiǎn)稱“黨院辦”)發(fā)文管理員、副主任、主任分別對(duì)公文的格式及辦文流程規(guī)范性進(jìn)行審核。在核稿中,對(duì)于不符合發(fā)文規(guī)定或問題較多的文稿,黨院辦可將文稿退回至發(fā)起人修改。以上環(huán)節(jié)全部審核通過后,由黨院辦發(fā)文管理員依照醫(yī)院公文管理規(guī)定,對(duì)公文進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)、印制公文首頁(yè),報(bào)送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。對(duì)于修改較多的文稿,黨院辦與發(fā)起部門溝通一致后再送簽。院領(lǐng)導(dǎo)提出需要進(jìn)一步協(xié)商的文稿,由黨院辦提出意見,退發(fā)起部門修改或重辦。院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,黨院辦發(fā)文管理員印制公文、用印、分發(fā)、存檔,并在系統(tǒng)中提交。至此,發(fā)文管理系統(tǒng)流程完畢。

        (二)發(fā)文查詢??赏ㄟ^發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、公文種類、科室,對(duì)已完成的發(fā)文進(jìn)行查詢,作為線上的文件存檔功能。采取自動(dòng)化辦公后,發(fā)文的日常整理以及資料的查找便可以依靠計(jì)算機(jī)自身強(qiáng)大的記憶功能進(jìn)行信息的提取、保存,降低文書查找的難度。

        (三)發(fā)文管理??赏ㄟ^發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文狀態(tài)、起草部門、起草人、起草日期,對(duì)當(dāng)前已提交至系統(tǒng)中的發(fā)文進(jìn)行瀏覽,與發(fā)文查詢功能不同,管理功能可對(duì)發(fā)文狀態(tài)進(jìn)行查看,即“未發(fā)起”“處理中”“暫存”“完成”。

        二、醫(yī)院工作人員對(duì)發(fā)文管理OA系統(tǒng)的調(diào)查

        (一)基本情況。醫(yī)院發(fā)文管理系統(tǒng)用戶為34人。采用全樣本調(diào)查,發(fā)出問卷34份,收回31份,回收率91%。被調(diào)查人員中,男性占25.8%,女性占74.2%;35歲及以下人員占77.4%,35歲以上人員占22.6%;工作年限5年及以下占19.3%,5年以上10年及以下占54.8%,10年以上占25.9%;學(xué)歷方面,博士占12.9%,碩士占61.3%,本科占25.8%。

        (二)滿意度調(diào)查。被調(diào)查者對(duì)發(fā)文管理整體情況較為滿意(各項(xiàng)滿意度均大于70%)。其中滿意程度最高的是,有85.81%的人員認(rèn)為與無管理系統(tǒng)時(shí)相比發(fā)文管理系統(tǒng)對(duì)管理工作更加有幫助;79.35%的人員對(duì)發(fā)文管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題后的解決情況滿意;78.71%的人員對(duì)發(fā)文管理系統(tǒng)的及時(shí)性滿意;對(duì)工作態(tài)度滿意度較高,分別有79.35%和78.06%的人對(duì)發(fā)文審批部門和發(fā)文執(zhí)行部門工作態(tài)度滿意。相較以上方面,工作人員對(duì)發(fā)文審批和發(fā)文執(zhí)行的工作效率滿意度較低,為71.61%和72.26%。詳見“表1”。

        三、系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)分析

        在醫(yī)院發(fā)文管理系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后,根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),行政辦公流程更加清晰,信息化的優(yōu)勢(shì)逐漸凸顯,調(diào)查結(jié)果顯示,行政人員對(duì)信息化辦公系統(tǒng)在發(fā)文管理中起到的作用滿意程度較高。傳統(tǒng)管理模式下,醫(yī)院公文處理主要依靠人力完成,這種方式不僅效率低,而且很容易出錯(cuò)。與紙質(zhì)公文相比較,將辦公自動(dòng)化運(yùn)用至發(fā)文管理中,可有效提高工作人員的辦公效率,審批時(shí)間減少,避免了未按流程審批、文件遺失、傳送不及時(shí)等諸多問題,同時(shí)查找方便,省去人員大量翻閱資料的時(shí)間精力等,主要有以下4點(diǎn)優(yōu)勢(shì):

        表1 發(fā)文滿意度整體情況

        (一)發(fā)文格式規(guī)范化。具有高度自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)辦公系統(tǒng),并非僅是將傳統(tǒng)線下的操作流程照搬到自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上,而是要通過將自動(dòng)化與醫(yī)院行政辦公業(yè)務(wù)流程結(jié)合到一起,以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的無縫隙化,如此方有助于打破傳統(tǒng)。醫(yī)院將發(fā)文模板以word形式嵌入系統(tǒng)中,強(qiáng)化了格式的規(guī)范性,即使是未經(jīng)過專業(yè)公文培訓(xùn)的工作人員,也可根據(jù)模板的提示完成公文寫作。同時(shí)在填寫發(fā)文首頁(yè)時(shí),系統(tǒng)設(shè)置了必填項(xiàng),若漏填則在提交時(shí)會(huì)有系統(tǒng)提示。通過對(duì)發(fā)文規(guī)范性的系統(tǒng)設(shè)置,可有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)文審批過程中的缺少要素、發(fā)文首頁(yè)遺漏項(xiàng)目、發(fā)文格式不正確等基本問題。調(diào)查發(fā)現(xiàn),發(fā)文管理系統(tǒng)的易用性、及時(shí)性以及穩(wěn)定性均得到了工作人員的認(rèn)可,且使用發(fā)文模板后,可更加直觀了解公文格式要求,省去因不細(xì)致導(dǎo)致的細(xì)小問題,如版式、頁(yè)碼、字體格式等。

        (二)審批過程留痕。將word辦公軟件嵌入發(fā)文系統(tǒng)中,除可直接編輯、規(guī)范格式外,還設(shè)置了默認(rèn)修訂模式,因此在層層審批的過程中,各部門的修改痕跡會(huì)留在系統(tǒng)中,下一環(huán)節(jié)審批者,可看到前序所有審批者的修改內(nèi)容,直至在最終節(jié)點(diǎn)印制發(fā)文時(shí)接受修訂。此舉可更加清晰直觀了解到各部門對(duì)文件的修改意見,有助于各環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)。

        (三)審批效率提高。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用至發(fā)文管理中,可有效提高辦公效率。一是時(shí)間減少,傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)簽?zāi)J?,時(shí)間成本較高,若相關(guān)人員不在無法簽字,時(shí)間周期將被拉長(zhǎng),而采用辦公自動(dòng)化的形式,系統(tǒng)將第一時(shí)間遞送至下一節(jié)點(diǎn)審批者,減少了傳統(tǒng)送文件的時(shí)間,同時(shí)審批者可使用VPN隨時(shí)隨地登錄系統(tǒng)審批,避免存在因出差或休假而耽誤重要緊急文件的審批時(shí)間。二是文件的到達(dá)系統(tǒng)將在首頁(yè)進(jìn)行提示,退回時(shí)系統(tǒng)會(huì)發(fā)短信至發(fā)起人,此舉也可很好地起到提醒作用。三是有效防止了因?yàn)榧堎|(zhì)版的遺漏、丟失、更新不及時(shí)等問題導(dǎo)致的發(fā)文版本錯(cuò)誤等問題,利用辦公自動(dòng)化,可實(shí)時(shí)查看最新版發(fā)文。

        (四)儲(chǔ)存查找便捷。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有良好的儲(chǔ)存功能,可儲(chǔ)存大量文件和信息。自發(fā)文管理系統(tǒng)使用后發(fā)布的公文均可在系統(tǒng)中儲(chǔ)存,大大提高了工作的便捷程度。各部門發(fā)文管理員均可下載查看科室內(nèi)部的既往發(fā)文,黨院辦發(fā)文管理員可下載查看全院既往發(fā)文,查詢時(shí)輸入標(biāo)題關(guān)鍵字或文號(hào)等信息,就可快速查詢到所需文件。此項(xiàng)功能也對(duì)查找相關(guān)系列文件、修訂新文件提供了便利。

        (五)后臺(tái)支持全面。辦公自動(dòng)化是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),醫(yī)院利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)步伐,進(jìn)而不斷提高醫(yī)院管理者的信息管理與決策能力,完善醫(yī)療服務(wù)水平。近年來,各醫(yī)院對(duì)信息化系統(tǒng)的重視程度逐漸提高,均聘請(qǐng)專業(yè)人員、信息化公司進(jìn)行醫(yī)院辦公系統(tǒng)建設(shè)。上級(jí)單位對(duì)醫(yī)院的評(píng)價(jià)考核體系中,亦含有如建立合同管理系統(tǒng)等的考評(píng)細(xì)則。研究醫(yī)院聘請(qǐng)專業(yè)公司團(tuán)隊(duì)配合信息中心工作人員進(jìn)行日常維護(hù),在運(yùn)行過程中,科室遇到問題及后臺(tái)修改需求,可及時(shí)進(jìn)行處理和反饋,調(diào)查也發(fā)現(xiàn),工作人員對(duì)發(fā)文管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題后的解決情況較為滿意。

        四、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能最大化的保障措施

        為實(shí)現(xiàn)發(fā)文系統(tǒng)的功能最大化,醫(yī)院采取一系列措施保障系統(tǒng)的順利運(yùn)行。同時(shí)為進(jìn)一步加強(qiáng)系統(tǒng)功能,醫(yī)院也將繼續(xù)探索改進(jìn)方向,提升工作效率。

        (一)人員層面。一是醫(yī)院加強(qiáng)行政部門公文規(guī)范性培訓(xùn),系統(tǒng)推行需要大量培訓(xùn),將公文寫作培訓(xùn)及系統(tǒng)操作培訓(xùn)加入新員工培訓(xùn)之中,避免由于行政辦公人員更替頻繁造成的發(fā)文系統(tǒng)的操作難以普及問題。二是加強(qiáng)草擬階段的溝通,高學(xué)歷、高年資人員多對(duì)新工作人員進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn),可嘗試與工作績(jī)效結(jié)合,減少退回次數(shù),提高行政效率和行政服務(wù)水平,避免發(fā)文人員對(duì)公文的撰寫規(guī)范、格式規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn),對(duì)系統(tǒng)使用不熟練,造成反復(fù)修改、后續(xù)審批操作人員工作量增加等問題。三是繼續(xù)加強(qiáng)線下溝通,避免對(duì)辦公系統(tǒng)過分依賴、流程進(jìn)展緩慢、效率低的問題。

        (二)系統(tǒng)層面。由于各類系統(tǒng)難以避免存在一定的局限性,難以滿足全體工作人員的使用習(xí)慣,對(duì)此,醫(yī)院不斷加強(qiáng)工作溝通和調(diào)研,優(yōu)化OA發(fā)文系統(tǒng)。例如模板設(shè)置方面,使用更符合人群辦公習(xí)慣的辦公系統(tǒng)解決方案,改進(jìn)發(fā)文模板設(shè)置,使工作人員一目了然在何處撰寫相關(guān)內(nèi)容;流程方面,簡(jiǎn)化流程及信息系統(tǒng)內(nèi)程序,各流程形成閉環(huán)管理,閉環(huán)管理為每個(gè)流程提供雙向反饋的機(jī)制,提高行政效率;流程中各節(jié)點(diǎn)方面,各節(jié)點(diǎn)權(quán)責(zé)分明,標(biāo)有查看時(shí)間及處理時(shí)間,如實(shí)反映客觀情況,有利于行政辦公各環(huán)節(jié)進(jìn)行考核及評(píng)價(jià)。

        (三)支持層面。當(dāng)前,將辦公自動(dòng)化運(yùn)用至發(fā)文管理中并未完全普及,各醫(yī)院各自總結(jié)經(jīng)驗(yàn),探索適合本醫(yī)院的信息化辦公系統(tǒng),缺乏交流溝通,無成型的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和模式;同時(shí),系統(tǒng)建設(shè)需要人力物力支持,經(jīng)濟(jì)投入較大,辦公系統(tǒng)是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的,醫(yī)院發(fā)文為重要的內(nèi)部資料,系統(tǒng)安全性、保密性仍需要進(jìn)一步提高。因此,醫(yī)院使用了有先進(jìn)理念的大平臺(tái)大公司,選擇有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的辦公系統(tǒng)解決方案,將未來可能存在的風(fēng)險(xiǎn)、挑戰(zhàn)考慮進(jìn)去,應(yīng)對(duì)日新月異的信息環(huán)境變化,運(yùn)用科技手段確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定,建立防護(hù)機(jī)制和預(yù)警機(jī)制,同時(shí)每年對(duì)辦公系統(tǒng)管理公司進(jìn)行績(jī)效考評(píng),各部門工作人員對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià),以更好監(jiān)督與促進(jìn)辦公自動(dòng)化的運(yùn)維。

        五、總結(jié)

        現(xiàn)階段,辦公自動(dòng)化是提高行政效率的重要方式和趨勢(shì),醫(yī)院可利用OA系統(tǒng)改進(jìn)醫(yī)院發(fā)文管理流程,不斷開創(chuàng)醫(yī)院行政管理的新模式,讓行政管理工作更加便捷、高效,更好地服務(wù)于臨床工作。未來,醫(yī)院將繼續(xù)探索合適的方式方法,將創(chuàng)新與傳統(tǒng)發(fā)文模式相結(jié)合,完善管理流程和方式,提高醫(yī)院發(fā)文管理水平。

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