龍東波　郭曉斐　李寧

新冠肺炎疫情發(fā)生以來，習近平總書記先后多次作出重要指示，對我國疫情防控工作提出明確要求[1]。各級檔案部門認真學習、貫徹習近平總書記重要指示精神和國家的決策部署，統(tǒng)一思想認識，牢記初心使命，把疫情防控作為檔案部門當前最重要、首要的工作。

一、背景

疫情就是命令，防控就是責任。新冠肺炎疫情爆發(fā)以來，各級檔案部門按照國家統(tǒng)一部署，積極參與到疫情防控工作中，堅決服從各級黨委政府的統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)和調(diào)度，積極主動創(chuàng)新工作方法，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出檔案部門的貢獻。

國際檔案理事會聯(lián)合國際信息專員會議于近日發(fā)表名為《新冠疫情昭示：危機時刻記錄職責愈發(fā)重要不能停擺》的聲明，得到了聯(lián)合國教科文組織世界記憶和世界數(shù)據(jù)系統(tǒng)、文件管理者和行政管理者國際協(xié)會、國際數(shù)據(jù)科學委員會、研究數(shù)據(jù)聯(lián)盟、數(shù)字保存聯(lián)盟等國際組織的大力支持[2]。

二、各級檔案部門在行動

1.國家高度重視

新冠肺炎疫情蔓延全球的嚴峻態(tài)勢下，檔案管理工作也面臨著諸多問題。國家檔案局于2月7日發(fā)出《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，為各級檔案部門點亮指路明燈。

2.各級檔案管理部門積極響應，抗疫行動在一線

各級檔案部門在疫情防控工作中，主動作為、腳踏實地，自覺扛起責任，積極統(tǒng)籌開展疫情防控期間檔案工作。各級檔案部門堅決貫徹落實習近平總書記重要指示精神，充分發(fā)揮檔案管理部門的先鋒模范作用，積極投入到疫情防控工作之中，繃緊思想之弦，落實“戰(zhàn)時機制”，為全力打好疫情阻擊戰(zhàn)提供檔案服務，為醫(yī)院各項工作開展、決策部署提供有力支撐。

各級檔案局、檔案館積極發(fā)揮檔案資政的重要作用，根據(jù)疫情防控工作實際需要，組織檔案編研人員，深入挖掘館藏檔案資源，將黨和政府應對疫病疫情、自然災害等突發(fā)事件檔案資料，特別是2003年抗擊“非典”疫情的重要資料，匯編成參考材料，及時報各級領導參閱，為疫情防控職能部門提供重要參考。針對保障重大事項、疫情防控需開展查檔業(yè)務的，各級檔案部門響應國家號召，特事特辦，在落實防控工作的同時，及時高效提供檔案查閱利用服務。

3.抗擊疫情過程中，檔案發(fā)揮重要作用

疫情防控期間，各級檔案部門為增強疫情防控工作的針對性、實效性，迅速反應，為新冠肺炎疫情防控提供重要資料支持。雷神山醫(yī)院的快速建立、方艙醫(yī)院的火速設立，充分顯示出檔案的重要作用，為疫情防控爭取了寶貴時間。2003年“非典”檔案發(fā)揮了重要的資政作用。

三、疫情防控期間中國醫(yī)學科學院腫瘤醫(yī)院檔案管理實踐

中國醫(yī)學科學院腫瘤醫(yī)院（下稱醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院）原名日壇醫(yī)院，始建于1958年，1983年更名為中國醫(yī)學科學院腫瘤醫(yī)院腫瘤研究所，1996年通過三級甲等醫(yī)院評審，成為我國第一批三級甲等醫(yī)院。醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院是國家腫瘤臨床醫(yī)學研究中心、國家腫瘤規(guī)范化診治質(zhì)控中心、國家食品藥品監(jiān)督管理局認證的國家藥物臨床研究中心所在地，全方位開展腫瘤相關基礎研究和臨床診治的國家標志性腫瘤?？漆t(yī)院。擁有包括3名中國科學院院士、4名中國工程院院士在內(nèi)的國內(nèi)一流的專家團隊，集醫(yī)、教、研、防于一體，擁有5個國家級重點學科、3個國家臨床重點專科、1個北京市重點學科。年均門診量84萬余人次，年均出院量5.3萬余人次，年均手術量2萬余臺次[3]。

1.緊急響應，積極貫徹國家號召

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院檔案管理部門，積極主動扛起防疫責任，精心組織，嚴密防控，將醫(yī)院各項防控措施抓實、抓細、抓落地，提高檔案部門疫情防控的科學性和有效性。加強檔案室的日常檢查和安全防護工作，確保檔案人員防疫安全，確保檔案實體及信息絕對安全。

醫(yī)院檔案管理部門緊急響應國家衛(wèi)生健康委員會號召，以強烈的歷史責任感積極貫徹《關于做好衛(wèi)生健康系統(tǒng)新冠肺炎疫情防控工作文件資料收集記錄工作的通知》精神，制定本院疫情防控工作資料收集工作規(guī)范，做好疫情防控文件資料收集記錄工作，安排專人，按照檔案管理相關規(guī)定，將具有保存價值的文件資料和實物進行收集、整理、歸檔。疫情防控期間的檔案業(yè)務交流、一般性查檔和信息公開等服務，在保證檔案安全的前提下，可通過網(wǎng)絡和電話等方式進行，盡量避免人員聚集，減少不必要的人員接觸。

2.“應收盡收”，確?？挂哔Y料真實全面

疫情突發(fā)，我院作為醫(yī)療救護的先鋒軍，沖在醫(yī)療救護的第一線。充分利用現(xiàn)代通訊技術，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、微信、移動客戶端、短信等適宜方式，加強對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務指導，積極將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應收盡收、應歸盡歸。

根據(jù)國家衛(wèi)生健康委檔案歸檔工作要求，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院檔案部門牽頭各部門及時開展新冠肺炎疫情防控相關資料收集工作，將上級制度要求、醫(yī)院醫(yī)療救治、應急處突、院感防控、門診管理、護理管理、疫情防控、后勤保障、安全保密、科研教育、人員管理等全方位資料及時收集、適時歸檔。為醫(yī)院的科學決策、處突應急等提供有力支撐。

3.完善制度建設，提高檔案管理科學化、制度化、規(guī)范化水平

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院一直積極響應國家要求，建立健全檔案管理相關規(guī)章制度，嚴格按照國家衛(wèi)生健康委員會、國家檔案局、中國醫(yī)學科學院等上級主管部門的要求，逐步完善醫(yī)院檔案管理制度建設，使檔案管理相關各項工作“有法可依”。如醫(yī)院檔案管理部門將檔案管理相關法律法規(guī)編制成冊，供本單位檔案管理員內(nèi)部學習交流;每年定期開展檔案相關工作培訓;提高檔案管理相關執(zhí)行水平，進一步提高檔案管理工作的科學化、制度化、規(guī)范化水平。

四、啟示與展望

我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化，公立醫(yī)療機構發(fā)展步伐逐步加快，這對公立醫(yī)院的檔案管理提出了更高要求。檔案管理是衡量醫(yī)院管理水平的重要標準之一，是醫(yī)院工作的重要組成部分。做好檔案管理工作是提升醫(yī)院綜合管理素質(zhì)的重要途徑之一，對促進醫(yī)院借鑒經(jīng)驗、提高管理能力均具有重要意義。

1.加強宣傳，提高對檔案工作重視度

各級醫(yī)療機構應抓住“國際檔案日”的宣傳時機，充分宣傳醫(yī)院檔案工作，利用多種宣傳途徑，如醫(yī)院官網(wǎng)、微信、微博、滾動大屏幕等多種方式宣傳檔案的重要性，通過組織各類展覽、圖片展、院史館等形式，傳播檔案文化，展示醫(yī)院檔案資源魅力，使大家認識到檔案的珍貴價值，提高對檔案工作的重視。為提高相關處室對檔案管理工作的重視，可將部門檔案管理工作執(zhí)行情況作為職能部門績效考核指標之一，提高部門領導的重視，從而推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

2.加強人才隊伍建設，推進學科建設

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要助力。人才隊伍建設是目前醫(yī)療機構面臨的重要挑戰(zhàn)之一。檔案專業(yè)人才在醫(yī)療機構如何發(fā)揮專業(yè)作用，如何加強檔案從業(yè)人員的培訓，均需提上議程。在加強現(xiàn)有檔案人員專業(yè)培訓的同時，要有針對性地吸引檔案管理專業(yè)人才，同時應與檔案專業(yè)智庫機構合作，聽取其先進的檔案管理經(jīng)驗和檔案專業(yè)學科發(fā)展，補足短板，相信有了專業(yè)人才的加入，定能促進醫(yī)院檔案管理事業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。

3.健全預警響應機制，完善檔案管理應急預案

人民安全是國家安全的基礎和重要任務之一。公立醫(yī)院要強化底線思維，增強憂患意識，時刻防范衛(wèi)生健康領域重大風險。檔案部門在此過程中要切實發(fā)揮資政功能，在健全預警響應機制、構建強大公共衛(wèi)生體系、提升防控和救治能力等方面，檔案均需充分發(fā)揮作用。

各級醫(yī)療機構應從此次疫情防控中汲取教訓，自覺完善突發(fā)公共衛(wèi)生事件時檔案工作流程及制度，真正實現(xiàn)“檔案的資政服務功能”。在貫徹執(zhí)行檔案管理相關制度的同時，應審時度勢，建立《檔案工作突發(fā)事件應急預案》等，以應對各類突發(fā)事件，及時開展檔案工作。

4.加快檔案信息化建設進程

檔案信息化建設是大數(shù)據(jù)時代推進檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，也是實現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的助推器。將檔案信息長期保存戰(zhàn)略融入我國信息化建設有利于檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。數(shù)字化檔案管理方式的出現(xiàn)使得原本的綜合檔案管理效率顯著提升，同時也是實現(xiàn)綜合檔案資源化的前提[4]。美國、加拿大等發(fā)達國家的數(shù)字化圖書館建設我國的檔案事業(yè)發(fā)展有重要借鑒意義。建議應從國家層面加大對檔案信息化建設的重視，不斷加強對檔案信息化的重視，加大資金投入，提高管理水平與使用效率，提高對醫(yī)療機構各類檔案的重視，推進醫(yī)療機構檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

5.提高安全意識，完善檔案安全管理

檔案安全問題始終備受各國、各部門關注，各國對其檔案都高度重視[5]。中華人民共和國成立后，檔案載體種類繁多，信息技術高速發(fā)展，在檔案領域中廣泛應用，在為檔案管理工作提高效率的同時，檔案安全受到嚴峻考驗。檔案安全已從只重實體檔案逐漸發(fā)展為實體檔案、數(shù)字檔案并重。

新冠肺炎疫情突發(fā)，是對我國乃至全球各行各業(yè)嚴峻的考驗。事實證明，我們應積極提高應急處突能力。醫(yī)療機構檔案管理部門應重視此次考驗，及時查漏補缺，落實責任，真抓實干，將各項工作做實做細，為疫情常態(tài)化防控工作做好充足準備，堅決打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。

參考文獻：

[1] http：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202002/fd8abfed55c54443a8a71214fbe42e5d.shtml國家檔案局-關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》.

[2] http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202005/5422fa5525e34ee48084a6970a34a413.shtml國家檔案局-《危機時刻記錄職責愈發(fā)重要不能停擺國際檔案理事會等國際組織發(fā)表聯(lián)合聲明》.

[3] http：//www.cicams.ac.cn/Html/Hospitals/Main/Description.html 中國醫(yī)學科學院腫瘤醫(yī)院官網(wǎng)---院所介紹.

[4] 盧永平.數(shù)字化環(huán)境下的醫(yī)院綜合檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2020（04）：122-123.

[5] 劉爽，周耀林.檔案安全制度建設研究[J].中國檔案，2017，0（8）：62-64.

基金項目：中國醫(yī)學科學院北京協(xié)和醫(yī)學院腫瘤醫(yī)院管理研究課題專項基金（項目編號LC2017D10，課題名稱：《中國醫(yī)學科學院腫瘤醫(yī)院檔案精準化管理研究與實踐》）

作者單位：國家癌癥中心 國家腫瘤臨床醫(yī)學研究中心 中國醫(yī)學科學院北京協(xié)和醫(yī)學院腫瘤醫(yī)院