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        為水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展筑牢檔案之基

        2020-07-29 12:33:36戴霞
        檔案與建設 2020年6期
        關鍵詞:管理處編研水利

        戴霞

        2017年以來,江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處(以下簡稱“管理處”)以創(chuàng)建檔案工作“五星級規(guī)范單位”為目標,堅持檔案管理和業(yè)務發(fā)展相結(jié)合的方式,持續(xù)推進檔案管理工作規(guī)范化、制度化建設,認真籌劃、細致落實,全力加強檔案基礎業(yè)務管理、全心做好檔案的開發(fā)利用和服務工作,不斷提高檔案管理的規(guī)范化和制度化水平,有效發(fā)揮了檔案資源的價值,助推水利工程管理高質(zhì)量發(fā)展。

        一、檔案創(chuàng)建工作的主要舉措和成效

        (一)加強組織領導,強化檔案基礎保障工作

        管理處黨委高度重視檔案工作,對檔案實行集中管理,設立了處綜合檔案室,由辦公室具體牽頭負責檔案管理工作。為保障創(chuàng)五星級工作的順利開展,從四個方面落實措施,加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào),確保檔案基礎保障工作到位。

        一是組織力量保障。管理處主要領導親自過問檔案工作,分管領導親自督查檔案工作,根據(jù)管理處機構(gòu)設置成立相應的檔案管理和鑒定領導小組,把檔案工作納入領導崗位職責,納入單位專職檔案人員和部門兼職檔案人員的工作職責,納入全處工作計劃和年終考核,使全體人員充分認識檔案工作的重要性,組織力量得到了有效保障。

        二是人才隊伍保障。健全專、兼職檔案管理網(wǎng)絡,加強隊伍建設,定期組織機關人員、基層干部和檔案人員學習《檔案法》《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī),開展檔案專題講座,提升檔案收集、整理和鑒定等業(yè)務能力。經(jīng)過培訓,所有檔案管理人員均取得上崗資格,提高了隊伍業(yè)務水平。檔案人員熟悉室藏,并能夠利用檔案管理軟件,熟練準確調(diào)閱檔案。除此之外,檔案人員能及時準確地提供檔案利用服務,根據(jù)單位年度工作安排提供檔案利用服務計劃和下基層指導業(yè)務,服務效能顯著提升。

        三是硬件設施保障。在管理任務逐年增加,辦公用房緊張的情況下,管理處仍然保證檔案管理設施到位,堅決保證檔案庫房、閱檔室、辦公室三分開,辦公用計算機與檔案管理系統(tǒng)所用計算機分開,檔案保管設備齊全。

        四是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)保障。通過強化工作部署,加強檢查考核、檔案宣傳等工作,提高了全處對檔案管理重要性的認識,檔案管理工作得到處屬各單位(部門)的大力支持和配合,尤其在檔案整理、編研資料撰寫過程中,各單位(部門)提供了大量的原始圖片、數(shù)據(jù)、文件等資料,為檔案室的編研工作打下了較好基礎。

        (二)健全管理制度,強化檔案標準化建設意識

        在日常檔案管理工作中,管理處積極貫徹落實檔案管理工作各項制度,出臺、細化檔案管理相關規(guī)范,明確檔案考核管理細則,確保檔案工作有章可循。

        根據(jù)檔案管理要求,管理處在已有的檔案管理制度基礎上,修訂完善了《管理處檔案管理辦法》《檔案立卷歸檔制度》《檔案保管制度》等規(guī)章制度,規(guī)范完善檔案的收集、整理、保管、利用等工作。認真做好《檔案利用效果登記簿》《檔案借閱登記簿》《檔案庫房溫濕度登記簿》的記錄工作,及時完成水利檔案統(tǒng)計年報。制定了《檔案管理人員崗位職責》,明確檔案管理人員的職責任務和工作要求,規(guī)范檔案人員的管理行為,并編制了《檔案利用效果事例》匯編。此外,要求檔案人員積極參加管理處項目驗收及工程管理達標驗收等活動,通過親身參與獲得第一手資料,確保收集到的檔案資料準確、完整、系統(tǒng)。

        (三)推進信息化建設,提升檔案服務能力和效率

        管理處注重檔案信息化建設規(guī)劃,在現(xiàn)代化規(guī)劃、“十三五”規(guī)劃中均考慮了檔案信息化建設。一是在管理處網(wǎng)站上設立“檔案管理”工作專欄,內(nèi)有工作動態(tài)、檔案資訊、政策法規(guī)、檔案傳播等子板塊。二是在綜合檔案室配備了計算機、光盤刻錄機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等檔案信息化設備,為檔案管理系統(tǒng)部署了專門服務器、防火墻。三是積極開發(fā)網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng),并按照全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準和國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的要求進行了銜接,在辦公自動化系統(tǒng)(OA)中可以通過單點登錄,進入檔案管理系統(tǒng)。兩者無縫對接,實現(xiàn)了在線歸檔,并具有編目、統(tǒng)計、借閱利用等數(shù)字化管理功能。四是歸納并整理了建處30年以來儲存的檔案,對全部檔案進行了全文數(shù)字化管理,建成室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫,有案卷級目錄7060條,文件級10360條,并對永久、長期、30年保存的檔案實現(xiàn)了數(shù)字化運用。

        為適應管理處改革和現(xiàn)代化建設要求,宣傳展示建處以來的水利建設成果、開展水科普知識教育,建設完成了面積為69.2平方米的展示廳,運用圖片、實物、影像及聲光電等現(xiàn)代化展示手段,以準確的數(shù)據(jù)、全面的內(nèi)容,展現(xiàn)了管理處服務經(jīng)濟社會等方面,保障太湖流域可持續(xù)發(fā)展的歷年成果,太湖水利人良好的精神面貌以及在水安全、水資源和水環(huán)境等方面做出的貢獻。管理處下屬管理單位目前已成功創(chuàng)建三個省一級水利工程管理單位、一個省二級水利工程管理單位,管理處也先后獲得全國水利文明單位、江蘇省文明單位、全國水利系統(tǒng)模范職工小家、江蘇省五一勞動獎狀等榮譽稱號。這些成績的取得,離不開檔案管理工作的基礎性保障作用。

        (四)扎實做好檔案編研,促進檔案成果開發(fā)與利用

        充分利用檔案資源,認真選材選題,將經(jīng)常需要查閱的文件匯編成冊,將“引江濟太”等方面的常用數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總,分析處理,以備利用。完成了續(xù)寫組織機構(gòu)沿革、續(xù)編大事記、續(xù)編全宗指南、單位常用文件的匯編、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等十幾種資料匯編工作,匯編整理的資料利用率較高,無論是對機關行政管理還是工程管理,都發(fā)揮了重要作用,使檔案利用達到了事半功倍的效果。

        二、當前檔案管理與建設中存在的主要問題

        客觀地講,近年來管理處在推進檔案管理和建設方面,進行了積極探索,創(chuàng)新了有效載體,完善了各類軟硬件設施,取得了明顯成效,但在具體實踐中也遇到了一些困難和問題。

        一是工作力量待加強。雖然當前管理處持續(xù)推進人才隊伍建設,但其基層單位配備的檔案員仍多為兼職,無法專心投入檔案工作,僅靠現(xiàn)有人員全面完成檔案收集、整理、查檔利用等工作比較困難,且由于工作性質(zhì)等原因基層職工會經(jīng)常調(diào)動,檔案交接和培訓很難及時全面完成,導致工作上力不從心,有時甚至會影響到檔案管理工作正常開展。

        二是檔案編研內(nèi)容待拓展。單位現(xiàn)有的檔案編研內(nèi)容仍然以組織沿革、大事記和一些基礎水利數(shù)據(jù)的匯編為主,編研的內(nèi)容和形式都較為單一,缺乏載體創(chuàng)新,成果不夠顯著。

        三是檔案信息化建設水平待提升。為進一步提高檔案服務效率,管理處重視信息化建設,實現(xiàn)儲存檔案全文數(shù)字化,但現(xiàn)有的數(shù)字化不能實現(xiàn)全文檢索,這為查檔增加了難度。

        三、新時代推進檔案現(xiàn)代化建設的對策建議

        太湖水利檔案是水利文明和水文化的重要載體,對江蘇省推進太湖地區(qū)水利工作的高質(zhì)量發(fā)展具有重要指導作用。新時代對檔案工作提出了新要求,加快推進檔案管理現(xiàn)代化是太湖水利事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要,必須加以切實的重視。

        一是進一步強化組織力量保障。檔案工作在管理處是一個系統(tǒng)工程,需要各個單位、部門的大力支持,提供保障。管理處應該把檔案工作規(guī)劃建設納入整個水利“十四五”規(guī)劃建設之中,統(tǒng)籌安排部署,從資金、人才、場地、設備等方面創(chuàng)造條件,為檔案工作提供更有力的支撐。針對工作人員嚴重不足的實際,可以通過定向培養(yǎng)、在職進修、短期培訓等多種途徑,培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務、能獨立完成檔案工作的復合型人才,為檔案文化建設提供人才保障。

        二是創(chuàng)新編研工作方法。可以積極借助管理處水利宣傳、黨務工作、河湖管理、工程管理等部門力量,圍繞“引江濟太”“大運河文化帶建設”“河長制湖長制”等特色工作,共同編纂檔案編研資料,共同創(chuàng)新檔案文化服務,最大限度地挖掘檔案潛力,凸顯自身檔案特色。

        三是提升信息化水平。采用信息化技術(shù)進行水利檔案管理,既是融入智慧水利建設的管理需要,也是推動水利檔案管理工作更具網(wǎng)絡化和智能化的需要。要不斷完善檔案管理系統(tǒng),推進檔案數(shù)字化工作,實現(xiàn)全文檢索,提升檔案數(shù)據(jù)化和管理智能化水平,不斷滿足太湖水利檔案個性化服務的新要求。

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