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        工程項目實行財務(wù)共享的問題及應(yīng)對措施

        2020-07-26 14:23:36郭志雄
        財會學(xué)習(xí) 2020年20期
        關(guān)鍵詞:工程項目問題

        郭志雄

        摘要:目前,越來越多的建筑施工企業(yè)開始了財務(wù)共享的探索之路,但是新的管理模式在執(zhí)行過程中必然會存在一些問題。本文主要是從建筑企業(yè)工程項目基層財務(wù)人員的角度,對實行財務(wù)共享后發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題及應(yīng)對措施進行探討。

        關(guān)鍵詞:工程項目;財務(wù)共享;問題;應(yīng)對措施

        引言

        2013年12月6日財政部頒布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》第三十四條明確指出子(分)公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中,逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。共享服務(wù)即是將分散的、重復(fù)性高且易于標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)集中并重新進行流程再造和標(biāo)準(zhǔn)化,有利于企業(yè)統(tǒng)一的戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、信息分享,加強流程可視度及風(fēng)險管理。由此可見,財務(wù)共享服務(wù)中心會給建筑施工企業(yè)帶來業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、財務(wù)行為規(guī)范化、降低各種風(fēng)險、強化資金管控等一系列優(yōu)勢,所以越來越多的建筑施工企業(yè)開始了財務(wù)共享的探索之路,但是新的管理模式在執(zhí)行過程中必然會存在一些問題。

        一、工程項目實行財務(wù)共享后存在的問題

        (一)項目內(nèi)部溝通、學(xué)習(xí)成本提升,部分員工存在抵觸情緒

        實行財務(wù)共享之前,工程項目員工的報賬手續(xù)較為簡單,員工只需要將審批單附上合法合規(guī)的票據(jù)并經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批后交由財務(wù)部門核算支付即可。以上流程容易掌握,但是實行財務(wù)共享后員工需用自己的共享系統(tǒng)賬戶填寫和發(fā)起業(yè)務(wù)的表單,所填表單涉及會計科目、支付方式、資金計劃類別引入、票據(jù)類型、稅率、摘要等一系列內(nèi)容,這些內(nèi)容的填列在財務(wù)共享的初期給非財務(wù)人員帶來了不小的挑戰(zhàn)。由于施工企業(yè)人員流動性較大、年齡結(jié)構(gòu)不一致以及文化層次不同,導(dǎo)致員工操作起來比較困難且容易出錯,即使表單填列正確,還需要掃描報銷資料并進行編號上傳至財務(wù)共享中心,這些報銷流程走下來會給項目財務(wù)工作帶來較為消極的評價,部分人員會認為項目財務(wù)報銷流程過于麻煩及煩瑣,以至于在業(yè)務(wù)開展時會存在消極怠慢的情況,尤其是涉及需要員工事先墊付部分資金的業(yè)務(wù)。項目財務(wù)人員針對以上出現(xiàn)的情況,一是需要花費足夠的耐心和時間給非財務(wù)人員進行溝通和解釋;二是需經(jīng)常組織非財務(wù)人員對相關(guān)共享業(yè)務(wù)進行培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致學(xué)習(xí)成本的上升。

        (二)項目基層財務(wù)人員與共享中心人員在遠程業(yè)務(wù)的溝通成本較高

        在財務(wù)共享的模式下,項目財務(wù)人員作為一線人員,直接與現(xiàn)場業(yè)務(wù)人員接觸,對分包結(jié)算付款、材料采購、機械租賃、竣工結(jié)算等信息掌握得更為全面。但共享財務(wù)人員遠離現(xiàn)場,且需按照既定的流程節(jié)點來操作各項業(yè)務(wù),使得有些較急的付款、賬務(wù)調(diào)整等業(yè)務(wù)處理需要現(xiàn)場財務(wù)人員花費較多時間與共享財務(wù)進行及時溝通和詳細解釋,這些都會給工程項目基層財務(wù)人員帶來較高的溝通成本。

        (三)財務(wù)共享模式下部分業(yè)務(wù)的審批流程較多,操作復(fù)雜

        建筑施工企業(yè)實行財務(wù)共享中心的目的之一是有利于提高企業(yè)財務(wù)工作的效率、降低財務(wù)工作的成本,但就當(dāng)前工程項目基層財務(wù)工作來看,財務(wù)共享中心部分業(yè)務(wù)的審批流程較多,操作較為復(fù)雜。現(xiàn)以項目安全生產(chǎn)費支出的業(yè)務(wù)結(jié)算為例,在實行財務(wù)共享之前,一項安全生產(chǎn)費結(jié)算的入賬需要合約部從協(xié)作單位取得發(fā)票,并附上相對應(yīng)的安全生產(chǎn)費結(jié)算單及安全生產(chǎn)費投入清單,依次由協(xié)作單位負責(zé)人、安全部、合約部、財務(wù)部、項目經(jīng)理等簽字就可以交到項目財務(wù)作為入賬依據(jù)。但是實行財務(wù)共享之后,以前的全套紙質(zhì)版資料依然需要提供,并且需掃描提單到財務(wù)共享中心,在這個過程中要生成一筆安全生產(chǎn)費結(jié)算的憑證需要經(jīng)過如下流程:

        合約部門制單員在共享系統(tǒng)填寫安全生產(chǎn)費結(jié)算表并提交→掃描資料并根據(jù)編號命名上傳至共享系統(tǒng)→提交項目財務(wù)初審→合約部門主管審核→財務(wù)主管審核→項目安全負責(zé)人審核→項目經(jīng)理審核→共享中心稽核→共享中心復(fù)核→生成憑證。

        以上流程中的每一個節(jié)點都需要相關(guān)人員進行操作,其實這筆安全生產(chǎn)費的結(jié)算,項目部相關(guān)部門負責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)在紙質(zhì)版文件會簽并審核過,但是實行財務(wù)共享后還需在財務(wù)共享流程上再審核一遍,造成一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批流程重復(fù)化。又比如在項目部月末、季末、年末出具報表時,根據(jù)完工百分比法確認收入、成本也都需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和項目經(jīng)理審批,由于此類業(yè)務(wù)處理的專業(yè)性,在成本已經(jīng)確定的情況下,確認期間主營業(yè)務(wù)收入和成本是項目基層財務(wù)人員的職責(zé),項目財務(wù)人員提單,共享中心審核即可。

        (四)基層財務(wù)人員在基礎(chǔ)工作方面耗費較多的時間和精力

        實行財務(wù)共享的目的之一就是能較大幅度的提升財務(wù)工作的效率,讓基層財務(wù)人員從煩瑣、重復(fù)的事務(wù)性工作中解脫出來進行更深層次的財務(wù)管理工作,從而進一步提升財務(wù)人員的價值創(chuàng)造?,F(xiàn)以某財務(wù)共享中心2019年9月份付款時效性舉例(見表1):

        2019 年 9 月,某財務(wù)共享中心完成資金付款單、通用報銷單及差旅費報銷單付款共計 4385 筆,付款流程平均總時間為 8.33 天。單據(jù)流程的時效性會影響原始憑證整理歸檔的時效性,一筆單據(jù)發(fā)起后原始資料就已經(jīng)給到了項目財務(wù),隨著時間的推移,由于記賬憑證沒能及時生成導(dǎo)致原始資料不好整理歸類,造成原始憑證越積越多,財務(wù)人員后期需要耗費較大精力來整理憑證。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)有誤中途被共享中心退單則會比較麻煩,需要財務(wù)人員從原始資料中找出對應(yīng)附件給單據(jù)發(fā)起人進行補充掃描,實際操作過程中更多的情況是財務(wù)人員幫忙實現(xiàn)這個任務(wù),一是因為要求項目部業(yè)務(wù)人員從施工現(xiàn)場趕回來補掃不現(xiàn)實,二是因為需補掃情形及出現(xiàn)的問題,項目財務(wù)人員更清楚,由財務(wù)人員操作效率會更高。如是退單情形,項目財務(wù)人員則需要把附件資料全部找出來退回單據(jù)發(fā)起人,重新走共享流程。

        所以,基層財務(wù)人員在繁重的資料上報、掃描、單據(jù)流程跟進、原始資料及會計憑證的整理歸檔中耗費了大量的時間和精力,難以進行深層次的財務(wù)管理工作,不利于企業(yè)和個人的發(fā)展。

        二、工程項目財務(wù)共享的應(yīng)對措施

        (一)鼓勵沖突領(lǐng)域的對話和全員參與,加強人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)

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