馬雪群

【摘?要】事業(yè)單位是我國(guó)具有服務(wù)性、公益性的職能部門，作為社會(huì)服務(wù)的重要組織事業(yè)單位，事業(yè)單位承擔(dān)著教育、科技、文化等諸多方面的任務(wù)，因而具有廣泛的日常工作范圍，形成的檔案也十分豐富。檔案是各種活動(dòng)的記錄、依據(jù)和地位，隨著因特網(wǎng)的普及和應(yīng)用，檔案管理工作也發(fā)生了新的變化，如檔案管理載體增多，檔案資源豐富、檔案利用日益豐富等。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化管理的必要性

在檔案工作的許多方面，信息化改變了檔案工作，而檔案管理的最大變化是檔案集體渠道的擴(kuò)大、檔案事業(yè)單位的增多、檔案保存資源的豐富、檔案利用的增多。因此，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、電子化管理，成為一個(gè)復(fù)雜而豐富的檔案實(shí)體所必需，提高行政效能，促進(jìn)事業(yè)單位檔案利用和發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)的形成、儲(chǔ)存、管理等工作都需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，新時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案工作的數(shù)字化建設(shè)提出了更高要求。教育要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化，就必須對(duì)其進(jìn)行新的要求。利用信息技術(shù)收集、傳遞、整理、分析事業(yè)單位檔案管理工作中的資料，非常方便。不僅可以提高信息安全保障工作的效率，而且可以為事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供重要的參考資料，是一項(xiàng)重要的工作指標(biāo)，這一工作十分重要，要求各部門通力合作，各司其職，各負(fù)其責(zé)，而科學(xué)的檔案管理則是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化的意義

（一）有利于推動(dòng)無(wú)紙化辦公

現(xiàn)代、電子化的事業(yè)單位檔案管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮庸芾恚瑯O大地推動(dòng)了辦公信息化、事業(yè)單位電子化的進(jìn)程。傳統(tǒng)的事業(yè)單位以紙本文件為主，既浪費(fèi)了紙張，又積聚了大量的文件、空間和時(shí)間問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化辦公。

（二）推動(dòng)電子政務(wù)發(fā)展

事業(yè)單位檔案管理，主要是針對(duì)行政管理部門取得的檔案。在事業(yè)單位的日常管理工作中，存在著文字、圖片、錄像等多種信息形式，政府在其中發(fā)揮了重要作用。整理、歸類、篩選這些資料，并在事業(yè)單位行政網(wǎng)站上有選擇性地予以公布，既能充分發(fā)揮檔案管理在促進(jìn)電子政務(wù)發(fā)展中的作用，又能使部分資料通過(guò)電子郵件在網(wǎng)上公布，屬于電子檔案。

（三）有助于開發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)見(jiàn)證，對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展有著非常重要的參考價(jià)值。但是，很多事業(yè)單位為了方便管理，只對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的保存和管理，使檔案資源變得沒(méi)有價(jià)值。檔案員不僅能完成檔案的收集、整理、儲(chǔ)存工作，還能進(jìn)行檔案資源的系統(tǒng)開發(fā)。

（四）檔案查閱突破時(shí)間和空間限制

傳統(tǒng)的檔案管理工作，要經(jīng)歷一系列煩瑣的操作。要得到這些數(shù)據(jù)，需要經(jīng)歷一個(gè)困難的過(guò)程，而管理這些數(shù)據(jù)是非常復(fù)雜的，無(wú)論是數(shù)據(jù)歸檔，還是數(shù)據(jù)訪問(wèn)，都是如此，如果要查找的是檔案，只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞即可完成信息檢索，極大地突破了檔案時(shí)空限制。

三、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案內(nèi)容復(fù)雜，管理難度大

伴隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的深入發(fā)展，事業(yè)單位所面臨的發(fā)展壓力日益增大，體制改革的壓力尤為突出。在這種壓力下，事業(yè)單位要實(shí)施管理創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要，但由于自身體制和業(yè)務(wù)范圍的變化，使其檔案管理的內(nèi)容更廣、覆蓋面更廣、更復(fù)雜、管理難度更大。

（二）更重視檔案保存，忽視檔案利用

作為日常管理的一部分，事業(yè)單位更注重業(yè)務(wù)發(fā)展，檔案管理成為檔案資料收集工作中的重要環(huán)節(jié)。但是從實(shí)際工作的角度來(lái)看，檔案管理人員往往只注重檔案的保存，而忽略了對(duì)其開發(fā)利用，他們認(rèn)為保存好的檔案資料是自己的責(zé)任，不會(huì)再考慮如何利用、如何創(chuàng)新、如何實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是，實(shí)際上，一些事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)代化、電子化的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)自己在檔案管理方面的優(yōu)勢(shì)和作用認(rèn)識(shí)不足，因此，對(duì)相關(guān)建設(shè)措施的認(rèn)識(shí)不足，而且，還有更多的事業(yè)單位把重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)工作上，檔案保存很好，沒(méi)有考慮進(jìn)行信息化建設(shè)，挖掘價(jià)值更深。

（三）管理效率不高

事業(yè)單位隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷壯大，工作內(nèi)容不斷增加，工作范圍不斷擴(kuò)大。就提交和執(zhí)行合理化管理和移交職權(quán)等政策而言，整個(gè)組織和事業(yè)單位都發(fā)生了重大變化，這意味著需要將更多內(nèi)容納入檔案管理，以適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展和創(chuàng)新的變化。隨著檔案管理難度的加大，檔案保密工作在一定程度上受到嚴(yán)格制度的限制。與此同時(shí)，電子檔案的信息安全也面臨著很大的風(fēng)險(xiǎn)，容易導(dǎo)致信息泄露，而我們又不重視電子檔案的存儲(chǔ)，一旦出現(xiàn)故障，無(wú)法及時(shí)保存檔案，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，嚴(yán)重地影響檔案的管理。

（四）不重視長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

許多事業(yè)單位已開始建立起具有現(xiàn)代化水平和信息化水平的檔案。但是，由于這些項(xiàng)目在長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃方面存在缺陷，僅僅考慮了短期發(fā)展，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化、電子化管理的重要性和作用，更注重眼前利益，把計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理是片面的，片面地理解電子設(shè)計(jì)和現(xiàn)代化是片面的。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，有的事業(yè)單位選擇了電子化系統(tǒng)，僅僅是為了促進(jìn)本事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展，沒(méi)有考慮到今后發(fā)展的需要，更注重檔案工作對(duì)長(zhǎng)期發(fā)展的系統(tǒng)性作用。

四、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、電子化的優(yōu)化措施

（一）做好檔案安全管理

保證檔案安全、實(shí)施安全管理是事業(yè)單位檔案工作的首要前提。計(jì)算機(jī)設(shè)備要加強(qiáng)抗病毒、抗木馬等防火墻技術(shù)，防止病毒在信息傳遞與接收過(guò)程中的入侵，確保檔案信息安全。做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理工作，常常是一種畏懼心理，如果及時(shí)地對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化更新，就會(huì)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)的所有問(wèn)題都能及時(shí)地得到解決，保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，并定期地保存好檔案，盡量保證檔案的安全。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化保存

事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化、電子化管理是其基礎(chǔ)和前提。事業(yè)單位以前都是用紙來(lái)存儲(chǔ)檔案，不僅占用空間大，成本也高，要想普及現(xiàn)代化、電子化管理，就必須實(shí)現(xiàn)所有檔案的無(wú)紙化存儲(chǔ)。體制必須利用新的電子媒體，將舊的和新的文檔數(shù)字化，各事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了所有檔案信息的數(shù)字化，方便查詢交流，提高工作效率。

（三）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

現(xiàn)代、電子事業(yè)單位檔案管理工作需要基礎(chǔ)設(shè)施、建筑和設(shè)備支持。第一，加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。每臺(tái)設(shè)備應(yīng)配備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，以控制存儲(chǔ)環(huán)境和溫度、濕度和通風(fēng)。第二，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案信息平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)，全面收集檔案信息，確保檔案的獨(dú)立性和獨(dú)立性，引進(jìn)專業(yè)軟件和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子存檔、錄入和保存，提高檢索效率。利用先進(jìn)的軟件實(shí)現(xiàn)了檔案的動(dòng)態(tài)更新，可隨時(shí)獲取最新檔案信息，做好電子保密工作。要運(yùn)用信息化技術(shù)，檔案科學(xué)錄入、歸類、結(jié)構(gòu)和分類，建立科學(xué)的查檔體系，拓寬檔案應(yīng)用領(lǐng)域。

（四）整合信息化檔案資源

各部門要加強(qiáng)檔案資料的收集整理，實(shí)行科學(xué)編目、分類管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行綜合利用。由于各事業(yè)單位提供的服務(wù)范圍很廣，來(lái)自不同地區(qū)，由其他事業(yè)單位共同提供，有時(shí)也需要：從這些地區(qū)或其他事業(yè)單位傳送資料，因此要將檔案資源整合到不同地區(qū)或其他事業(yè)單位，改善檔案的基本前提條件，以便發(fā)揮其基本功能，另一方面，要根據(jù)服務(wù)社會(huì)的要求，優(yōu)化檔案資源的配置和處置，只有通過(guò)檔案資源的整合，才能真正把檔案工作作為一項(xiàng)工作，為事業(yè)單位提供利用價(jià)值和信息服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化的發(fā)展，是事業(yè)單位發(fā)展的必然前提。為了適應(yīng)事業(yè)單位在新形勢(shì)下的發(fā)展，檔案需要重新設(shè)計(jì)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)行現(xiàn)代化的電子管理，以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，促進(jìn)事業(yè)單位更好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵立雙. 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化、電子化發(fā)展分析[J]. 城建檔案，2021（2）：86-87.