李占峰

（中國石化集團國際旅行社有限責任公司，北京 100728）

自20世紀始，國外企業(yè)（如BP、IBM等）對商旅服務進行集中采購和綜合管理，實現(xiàn)了降本減費，提升了企業(yè)商務旅行品質(zhì)。隨著國內(nèi)商旅支出的增長，企業(yè)對差旅的費用管控、成本管理意識也日益提高，差旅集中管理和集中采購漸成企業(yè)差旅全流程管理的必然趨勢。同時，在企業(yè)成本控制中，差旅費已然成為除人工成本外的第二大可控費用。因此，實施規(guī)范、統(tǒng)一、高效的差旅管理服務平臺建設一直是中國石化推進“兩化融合”的重要內(nèi)容，也必將成為國有企業(yè)深化改革、提高企業(yè)治理體系和治理效能的重要舉措。

1 中國石化差旅平臺建設的背景與意義

1.1 貫徹落實“八項規(guī)定”要求，規(guī)范管理差旅行為

2012年12月，中共中央政治局出臺“八項規(guī)定”，各級黨委政府貫徹落實的實施細則也相繼推出，公務差旅進一步規(guī)范化、制度化。2014 年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)文件，規(guī)范國有企業(yè)負責人履職待遇和業(yè)務支出，其中明確規(guī)范了國有企業(yè)領導人員差旅行為。為嚴格貫徹中央“八項規(guī)定”精神、落實中國石化“從嚴管理”要求，全面提升中國石化差旅管理水平，2016年啟動差旅平臺建設。就中國石化企業(yè)內(nèi)部管理而言，針對企業(yè)差旅管理現(xiàn)狀、財務報銷結算及員工差旅體驗等方面的問題和痛點，開展了差旅業(yè)務的全流程優(yōu)化設計，力求通過規(guī)范管理、整合資源、提高工作效率，實現(xiàn)差旅業(yè)務全流程一體化管控和服務，以利于提升中國石化整體差旅管理效能及差旅管理的信息化水平，為中國石化的改革轉型發(fā)展提供有力科技支撐。

1.2 加強內(nèi)部成本管控，提升企業(yè)管理水平

建立中國石化統(tǒng)一的差旅平臺，對差旅行為進行集中統(tǒng)一管理、全過程適時監(jiān)測記錄，能夠?qū)崿F(xiàn)對差旅行為的事前預算、事中控制和事后分析。利用大數(shù)據(jù)分析，可以精確掌握石化企業(yè)的管理行為與運營動態(tài)，對未來經(jīng)營情況進行精準預測。同時，基于差旅基礎數(shù)據(jù)庫平臺建設，制訂精確、科學的差旅預算方案，有助于發(fā)揮中國石化的企業(yè)規(guī)模優(yōu)勢，有效提升議價能力，獲得更加優(yōu)惠的價格，從而降低差旅總成本。以BP、西門子、IBM、微軟等國際知名企業(yè)為例，通過對差旅需求的整合，它們均實現(xiàn)整體議價降低采購成本，有效節(jié)約了差旅支出。據(jù)測算，一般可降低企業(yè)10%～20%的差旅成本，前景非常可觀，

1.3 加強資源整合，提高員工差旅質(zhì)量

中國石化下屬企業(yè)眾多，分布在全國各地，規(guī)模都相對較大，多年來積累了很多優(yōu)質(zhì)差旅資源。長期以來，由于企業(yè)間各自獨立運營，所以大量優(yōu)質(zhì)資源未得到有效利用。通過建設統(tǒng)一的差旅平臺，優(yōu)化并集中供應渠道，有利于整合自有差旅資源，提高資源的利用率，發(fā)揮規(guī)模效應，為員工提供一站式的服務體驗，提高員工的滿意度。同時，通過差旅平臺，未來還能夠加強對服務商的篩選考核，提高服務質(zhì)量。而且，還可以通過發(fā)揮既有的信息資源優(yōu)勢，提供天氣、航班、交通、安全提示，增設航班、飛機、酒店點評功能，優(yōu)化行程安排，為客戶提供定制化服務，滿足員工多元化、個性化的差旅需求。

2 中國石化差旅平臺建設的目標與舉措

構建統(tǒng)一的差旅平臺不是在一張白紙上做全新設計，而是既要體現(xiàn)集團的整體規(guī)范性，又要充分考慮各企業(yè)管理現(xiàn)狀和運營模式。中國石化按照“互聯(lián)網(wǎng)+平臺經(jīng)濟”的思路，基于云計算、大數(shù)據(jù)等技術，通過智能化差旅平臺建設，整合內(nèi)外部資源，優(yōu)化精簡流程，為各企業(yè)和員工提供出差申請、交通和住宿產(chǎn)品預訂、資金墊付、對賬結算、差旅數(shù)據(jù)分析等一站式服務，逐步拓展員工及家屬因私出行服務。

中國石化差旅平臺建設立足規(guī)范管理、降本減費、服務員工三大核心目標，致力于為員工提供專業(yè)高效、安全便捷的優(yōu)質(zhì)商旅服務，為企業(yè)提供有效的差旅監(jiān)控、分析及管理，為集團規(guī)范管理、防控風險、降低成本、提升員工滿意度提供有力支持。

2.1 更新管理理念，助推資源整合

中國石化是國家能源骨干企業(yè)，成立已有30多年，下屬上百家企業(yè)，分布在不同行業(yè)，擁有近百萬名員工，組織架構復雜，層級結構多維。既有自動化程序較高的煉油、化工企業(yè)，也有勞動密集型的開發(fā)、工程、銷售企業(yè)，還有技術、人才密集型的科研、設計企業(yè)。各板塊、各單位彼此間歷史沿革不同、管理模式存在較大差異，管理理念、認識觀念也多不相同。為此，若實施標準、統(tǒng)一的管理理念、操作流程、核算方式、結算方案，必然會受到傳統(tǒng)慣性思維的影響。同時，新平臺建設是對原差旅采購服務體系的一次理念更新和機構重塑。差旅服務商的數(shù)量、技術、資金和服務也都將面臨一次資源整合與質(zhì)量提升。因此，在中國石化差旅平臺建設和推廣中，需要加強宣傳引導，促進基層企業(yè)的管理理念、思想觀念轉變，減少平臺建設推廣的外部阻力。

2.2 規(guī)范管理制度，優(yōu)化業(yè)務流程

差旅管理服務平臺建設涉及中國石化下屬所有企業(yè)，根據(jù)差旅管理制度，各企業(yè)遵循“出差事前有審批、事后報銷有審核”的原則，針對不同的職務或職稱、出差區(qū)域制定了相應的差旅標準，企業(yè)間報銷制度、報銷標準、考核制度、結算制度等均存在一定差異。差旅平臺應用推廣中，按照集團統(tǒng)一規(guī)范的制度標準，各單位需要結合自身特點、需求，優(yōu)化、完善本單位差旅制度、報銷流程和記賬方式。既考慮平臺的統(tǒng)一規(guī)劃和設計，又有針對性地考慮現(xiàn)有制度要求并兼顧業(yè)務流程的延展性，實現(xiàn)業(yè)務流程的規(guī)范性和整體性。

差旅采購和采購管理是差旅管理的兩大工作流程。其中，差旅采購具有較強的個性化、碎片化特征，而采購管理則具有規(guī)范化、可操作性等特征。在中國石化差旅平臺建設中，需要深入研究差旅業(yè)務流程重組（BPR），實現(xiàn)差旅管理相關系統(tǒng)的功能集成和差旅申請、預訂、結算、報銷等業(yè)務上的職能集成。但是，通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，中國石化總部機關、油田、煉化、銷售、工程、科研、專業(yè)公司等各個板塊之間，甚至各個單位之間，在差旅工作流程上都存在一定差異。因此，平臺建設中，需要解決好過去結算方式不統(tǒng)一、結算流程不規(guī)范、差旅費用不透明等問題，將差旅申請?zhí)釄蟆⑵眲疹A訂、費用報銷等多個系統(tǒng)進行整合或溝通，最大限度地實現(xiàn)技術上的功能集成和管理上的職能集成，確保差旅管理在成本、質(zhì)量、服務和效率等方面的明顯改善。

2.3 簡化結算方式，提升平臺效能

現(xiàn)有結算方式是差旅行為結束后，企業(yè)按照30+30的賬期（含總部）與服務商進行結算。按照財務報銷制度要求，員工在報銷后方可結算，大部分企業(yè)也按照此口徑操作。但是，由于部分單位費用報銷流程長，回款速度慢，有的企業(yè)員工報銷周期為3～6個月，最長的達一年，造成結算流程長，資金占用壓力大，由此對服務商造成了重大財務壓力，甚至令其面臨資金鏈斷裂的風險。因此，需要進一步簡化結算方式，力爭緩解各方壓力，真正體現(xiàn)平臺的優(yōu)勢。同時，差旅平臺效能的實現(xiàn)也有賴于差旅主體工作模式和業(yè)務習慣的變革。在差旅預訂、費用報銷中，需要將原來手工作業(yè)升級為信息化作業(yè)；在平臺設計上，要充分考慮人性化、便利化的要求，提供充分指導，減少員工的學習成本；在推廣使用中，要加強宣傳，充分溝通，通過學習、培訓、調(diào)整和適應，提高中國石化差旅平臺的優(yōu)勢和效能。

3 中國石化差旅平臺建設的運營模式與業(yè)務流程

根據(jù)中國石化差旅平臺建設工作規(guī)劃，平臺分兩期建設。一期主要實現(xiàn)機票、酒店、火車票差旅產(chǎn)品在線預訂及服務商的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)員工差旅從申請、預訂到報銷的一站式全流程服務，并完成所有在京單位的實施。二期要完成全集團推廣差旅平臺，優(yōu)化完善平臺差旅功能及差旅服務產(chǎn)品（如租車、組合產(chǎn)品），提供增值服務。

一是確定主業(yè)務流程，實施系統(tǒng)架構搭建。根據(jù)內(nèi)外部企業(yè)及行業(yè)的調(diào)研情況，結合中國石化多樣化需求現(xiàn)狀和平臺的長遠發(fā)展， 按照“分層建設、交管分離”的原則，分為申請、審批、預訂、報銷、結算、統(tǒng)計分析六大主業(yè)務流程，實現(xiàn)資源接入、產(chǎn)品管理、運營管理、業(yè)務交易、用戶應用五大子系統(tǒng)，可支持用戶在PC端及手機APP端完成主業(yè)務流程操作。

二是確定結算方案，實現(xiàn)與集團相關系統(tǒng)集成。按照財務部確定的“企業(yè)與服務商直接結算、平臺對賬審核”的方案，與費用報銷系統(tǒng)等相關系統(tǒng)共同完成系統(tǒng)集成工作。

三是整合產(chǎn)品資源，實現(xiàn)酒店及機票在線預訂。目前已經(jīng)接入多家酒店服務商和機票服務商，同時直接接入中國石化自有酒店。平臺的部分產(chǎn)品和功能已經(jīng)在集團總部及29家在京單位陸續(xù)上線。

3.1 運營模式

中國石化差旅平臺上線初期采用“撮合模式”（見圖1），主要提供商旅產(chǎn)品線上預訂，企業(yè)與供應商、服務商自行對賬結算，平臺不參與交易過程，不承擔對賬結算工作。實際運行中，這種模式暴露出兩大問題。一是對賬結算問題。全集團推廣應用后，共有2100多個核算主體，隨著平臺上商旅資源的不斷豐富，可能面對幾十個酒店集團、航空公司，企業(yè)對賬結算工作量很大。由于平臺不承擔對賬結算工作，所以對賬結算過程爭議多、進程慢，服務商墊資壓力大。如逾期不支付，可能出現(xiàn)斷供風險，影響員工出差。二是客戶體驗問題。由于平臺供應商、服務商比較分散，無法提供統(tǒng)一客服，客戶體驗無法保證，所以平臺難以持續(xù)推廣和運營。針對上述問題，在對中國移動、國家電網(wǎng)、中國石油、華為等企業(yè)差旅平臺采用的運營模式進行調(diào)研的基礎上，經(jīng)過綜合考察和對比分析，最終采取運服一體的“自營模式”（見圖2），即平臺統(tǒng)一采購差旅產(chǎn)品資源，統(tǒng)一與企業(yè)對賬結算，提供統(tǒng)一客服。

圖1 中國石化差旅平臺初期模式（撮合模式）

圖2 大型企業(yè)集團通行模式（自營模式）

3.2 業(yè)務流程

第一，差旅申請及審批流程?？蛻艨稍谌N渠道［PC端、APP端、ERS（費用報銷系統(tǒng)）］中提報差旅申請。企業(yè)須在ERS中啟用事前申請及審批功能。差旅申請分為常規(guī)申請和緊急申請：常規(guī)出差按差旅規(guī)定提交申請，經(jīng)審批后進行產(chǎn)品預訂；緊急出差也須提交申請，可在直屬領導審批后先行預訂產(chǎn)品，報銷時必須在申請審批后通過方可進行報銷。各企業(yè)依據(jù)企業(yè)內(nèi)控管理要求自行配置審批流程，配置完成后在PC端和APP端完成申請審批。

第二，差旅預訂流程。本流程實施差標核驗。即員工在差旅平臺選擇產(chǎn)品后，平臺依據(jù)預先配置的差旅標準自動校驗。若合規(guī)，可正常提交訂單；若超標，依據(jù)企業(yè)設置的強制性或建議性控制規(guī)則分別處理。一是實施強制性規(guī)則。將嚴格限制員工超標預訂，不允許提交訂單。二是建議性規(guī)則。將給出超標提醒，員工填寫超標理由，可繼續(xù)預訂產(chǎn)品。三是實施出行提醒。平臺根據(jù)員工預訂產(chǎn)品，及時提醒員工行程即將開始，以免耽誤行程。

第三，差旅報銷流程。出行結束后，差旅平臺將員工的行程訂單推送到ERS，并自動生成影像信息，員工按要求進行報銷，不再提交原始發(fā)票（由平臺創(chuàng)建電子單據(jù)推送ERS作為入賬依據(jù)），員工核實后，僅填寫線下發(fā)生的費用信息（如打車票）進行報銷。

第四，差旅結算流程。企業(yè)與平臺按約定的結算賬期，根據(jù)差旅平臺中員工已報銷的訂單完成對賬發(fā)起、確認、結算工作，減少線下人工核對工作量，提高結算工作效率。首先，平臺按與企業(yè)約定的結算周期，以員工已報銷為條件，自動完成平臺、ERS、ERP/AIC三方對賬，對賬無誤后自動生成月度對賬賬單。其次，平臺根據(jù)對賬賬單按稅號自動發(fā)起關聯(lián)交易，企業(yè)確認通過后，系統(tǒng)自動完成結算掛賬憑證的生成。最后，關聯(lián)交易完成付款流程后，系統(tǒng)自動生成支付憑證。

4 中國石化差旅平臺建設的經(jīng)驗展望

推進差旅平臺建設是中國石化提高管理效率、降低差旅成本、提供專業(yè)服務的重要工作，是一項系統(tǒng)工程，涉及方方面面，必須嚴謹細致規(guī)劃，持之以恒、循序漸進推進。

4.1 堅持改革創(chuàng)新，體現(xiàn)以人為中心的服務理念

嚴格遵循差旅管理制度，最大限度地降低差旅成本、方便員工、服務到位，是差旅管理服務平臺建設的關鍵。解放思想，實事求是，堅持改革創(chuàng)新，突破思維局限，一切有利于提高管理效率、提升服務質(zhì)量的措施，都可以大膽研究探索。同時，推進技術創(chuàng)新，積極引進人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術，進一步優(yōu)化、簡化工作流程，規(guī)范業(yè)務操作，提高系統(tǒng)易用性，降低系統(tǒng)處理的復雜度，保證系統(tǒng)高效運行，最終建成技術領先、功能完善、全面覆蓋的中國石化差旅管理服務平臺，并力爭在將來圍繞平臺經(jīng)濟、共享經(jīng)濟和數(shù)字經(jīng)濟的建設，做強做大做優(yōu)，構造中國石化差旅產(chǎn)品服務生態(tài)圈。

中國石化差旅平臺目前主要是為企業(yè)員工服務，后期還將逐步擴大至員工家屬及退休員工等人群。進一步加強系統(tǒng)易用性、穩(wěn)定性、便利性建設，關注用戶的體驗和需求。完善功能細節(jié)，便于員工操作，從性能、速度上滿足要求，讓財務處理更高效，服務主體更舒心。未來，中國石化差旅平臺將始終堅持以人為中心的服務理念，切實提升服務質(zhì)量，提高競爭實力，力爭建成具有國際領先、國內(nèi)一流、石化特色的專業(yè)差旅管理服務平臺。

4.2 堅持循序漸進，實現(xiàn)系統(tǒng)資源優(yōu)化升級的建設目標

差旅平臺建設是持續(xù)改進、不斷完善的過程，不能急于求成、貪大求全，而要緊密結合集團實際，持續(xù)完善改進。確立大系統(tǒng)的觀念，與集團的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營的管理有機結合起來，從上至下進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設、統(tǒng)一管理。

一是遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施”的原則，邊建設、邊推進、邊提升，整體考慮平臺定位及發(fā)展方向。通過運營主體與內(nèi)部機構的通力合作，差旅平臺提前規(guī)劃和考慮差旅制度與上線企業(yè)的匹配性、適應性。盡力避免并及時彌補上線后因制度缺陷出現(xiàn)的管理漏洞。

二是在嚴格遵守中國石化差旅制度規(guī)范的前提下，充分尊重試點企業(yè)的業(yè)務現(xiàn)狀及其特殊性，積極配合，制訂科學合理的上線推廣方案，保證試點推廣的順利進行。

三是通過試點，進一步擴大推廣企業(yè)范圍、推進運營模式優(yōu)化和客服團隊建設，不斷提升平臺服務水平和核心競爭力，最終實現(xiàn)走向市場、服務社會、實現(xiàn)盈利的目標。

同時，差旅管理服務系統(tǒng)涉及的差旅產(chǎn)品數(shù)據(jù)處理復雜，需要與其他業(yè)務系統(tǒng)實現(xiàn)集成以獲取差旅產(chǎn)品信息，面對海量數(shù)據(jù)，需要采取積極措施保證用戶對信息的及時、有效的獲取。加強與平臺技術廠商溝通，借鑒行業(yè)的成熟技術和業(yè)務處理方式，學習有關管理系統(tǒng)的先進思路、科學方法以及成功案例。必要時引進國內(nèi)專業(yè)的信息技術服務商，充分借助“外腦”，最大限度地利用外部技術力量，確保平臺的先進性，使之走在時代發(fā)展前列，滿足企業(yè)和員工的需求。