董慶利

【摘 ?要】火電建設項目檔案本身是火電工程建設項目從立項開始直到最后運行過程的重要記錄，能夠維護企業(yè)的合法權益，并且圍繞項目的管理要求，切實做好信息化和資源化的管控。為了有效提升檔案管理水平，就需要明確項目檔案管理的新要求，確保企業(yè)各項活動始終處于嚴格的管控范圍之內(nèi)。

【關鍵詞】火電;EPC項目;檔案管理

引言

我國經(jīng)濟快速發(fā)展使得對電力的需求量明顯增加，各種電源建設工作穩(wěn)步推進，火電建設項目因此得到了快速發(fā)展。作為項目管理工作中的核心組成部分，檔案管理水平嚴重影響到電力建設項目的整體工作質(zhì)量，而火電建設項目是一項知識密集和多專業(yè)性的大型綜合工程檔案管理工作，也需要從多個角度進行全方位保障。

1.項目檔案管理的具體要求

1.1 檔案監(jiān)督機制

建立健全檔案工作監(jiān)督機制，要從管理組織體系架構的角度制定各項檔案管理原則和組織內(nèi)部的職責劃分，依據(jù)確定項目檔案工作和綜合管理的核心組成內(nèi)容。由公司項目管理部門進行全面地統(tǒng)籌，工程部和其他職能部門各自作為項目負責主體，共同構建完善的檔案工作體系，將這項工作納入企業(yè)的年度規(guī)劃或信息建設規(guī)劃當中，必要時也可以將其納入績效考核環(huán)節(jié)。具體監(jiān)督內(nèi)容主要包括檔案歸檔范圍、檔案整理規(guī)則、檔案審核依據(jù)等各項內(nèi)容，對不同類型和不同載體的檔案作出詳細的規(guī)定，在工作中不斷補充和完善可能存在的問題，從而實現(xiàn)持續(xù)性加強質(zhì)量改進[1]。

例如，在照片檔案的收集和歸檔工作中，要嚴格按照照片檔案管理規(guī)范的基礎進行編寫，對火電建設項目需要拍攝的范圍和部位進行規(guī)定之后，將項目建設過程中的工程照片和重要節(jié)點照片與紙質(zhì)照片一起歸檔;電子文件收集和歸檔則要明確電子文件的收集范圍與文件信息類型，確定電子文件的保管方案，同時要增加與工程質(zhì)量有關的檔案收集與整理內(nèi)容，將其作為書面分析報告的佐證材料。與工程質(zhì)量相關的實物整理和保管期限，要在國家和行業(yè)有關標準的要求下進行，并且建立與施工記錄或?qū)嶒瀳蟾嫦嚓P的材料信息。綜合來看項目文件的整理和監(jiān)督機制建設是檔案工作中最重要的基礎環(huán)節(jié)，是對檔案實體進行系統(tǒng)化分類和組合排列的主要措施，無論是項目前期文件還是項目后期的工程文件，都可以作為關鍵的施工記錄和證明信息。

1.2 項目檔案質(zhì)量標準

項目檔案質(zhì)量標準要從多個角度進行全過程控制，在前端控制方面做好合同約束和多方咨詢管理，對EPC合同中有關檔案歸檔的內(nèi)容和質(zhì)量要求提出明確規(guī)定，特別是有關項目文件的移交責任、整理信息的檔案管理和工程保持同步。企業(yè)內(nèi)部則要加強業(yè)務培訓和認知教育培訓工作，針對檔案的完整性和系統(tǒng)性要求進行全方位的落實，對總承包單位或施工單位的人員展開綜合調(diào)度。這樣一來，既可以發(fā)揮總承包項目優(yōu)勢，采取全程跟蹤方式確保項目文檔文件的準確性和完整性，又可以按照工程階段和責任進行合理地分解，確保每個文件對應的作業(yè)環(huán)節(jié)和責任人形成動態(tài)管理機制，進一步保障歸檔文件的系統(tǒng)化和科學性。與此同時，綜合管理檔案小組還可以針對常見問題形成項目整改措施，按照清單內(nèi)的信息做好專項檢查和統(tǒng)計。并且各個參建方都可以了解與檔案相關的現(xiàn)場施工進度和同步情況，以便于展開后續(xù)的階段性質(zhì)量評估。例如，在竣工驗收階段竣工文件會由施工單位和總承包技術檔案人員進行提議檢驗收，對存在的問題進行預檢之后，有針對性地提出具體的整改措施和整改時間，在問題閉合預驗通過之后再進行竣工文件質(zhì)量審核，從而以點帶面，確保竣工文件達到質(zhì)量標準[2]。對于一些存在問題的地方，還可以采取獎懲激勵措施，采取穩(wěn)定的約束手段促進問題的整改質(zhì)量的提升。

1.3 多方多層次管理體系

多方多層次管理體系指的是經(jīng)過多方研究和咨詢，讓檔案管理工作實施總承包過程管理和監(jiān)督檢查體系，建立多方管理程序文件的標準化框架。這樣一來可以明確建設方承包方和分包方等不同單位對項目文件和竣工文件應該負有的基本職責，強化文件質(zhì)量控制要求制定統(tǒng)一的項目文件管理體系?；痣娊ㄔO項目涉及到多個方面的具體工作，例如土建工作電氣工作的各個專業(yè)有著相應的技術標準，編制整個項目的清單和表格信息之后，可以在檔案信息查詢的過程當中，按照新的標準對清單內(nèi)容進行審核實現(xiàn)管理流程的全方位信息共享，建立健全數(shù)字化平臺完成在線歸檔和電子數(shù)據(jù)管理匯總等。

1.4 信息化建設與技術標準

檔案信息化主要指的是在檔案管理工作中利用信息技術對歸檔文件和數(shù)據(jù)信息自然進行采集、維護和利用服務的工作方式，也是未來檔案工作管理的基本趨勢。這說明檔案信息化需要從檔案管理角度配備各類管理軟件或技術手段，建立完善的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫[3]。與此同時，檔案信息化建設要與企業(yè)的信息化建設保持同步，讓企業(yè)在后續(xù)實踐環(huán)節(jié)圍繞火電建設項目的具體要求，在新的標準過程中進行雙向量化，引入更多的技術標準元素。例如可以根據(jù)國家重大建設項目文件的歸檔要求，確定檔案信息的管理范圍，列出主要檔案與項目文件清單，讓檔案工作人員可以了解哪些項目文件需要進行歸檔，做好雙向量化。技術人員也應該參與到新的標準建設過程當中，確保檔案標準和技術標準深度融合，必要時還可以在新標準的設計過程中增加執(zhí)行標準項目。

2.結語

火電建設項目本身具有顯著的系統(tǒng)性和復雜性特征，因此檔案工作要符合行業(yè)標準要求，具有信息化和智能化水平，始終伴隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和社會的和諧穩(wěn)定，進一步提升工作質(zhì)量，充分地發(fā)揮檔案管理的重要作用，促進我國火電建設水平的不斷提升。

參考文獻：

[1]周錦敏. 試論EPC總承包模式下火電工程建設檔案管理的難點與對策[J]. 辦公室業(yè)務，2016（06）：142-143.

[2]李建勇. 基于EPC總承包模式下火電工程建設檔案管理的難點與對策[J]. 南方農(nóng)機，2017（12）：130+138.

[3]王紅娟，張曉輝. 基于大數(shù)據(jù)的火電EPC項目檔案知識服務研究[J]. 卷宗，2019，09（31）：125.

（作者單位：中電投電力工程有限公司）