宋宗兵

【摘要】本文根據(jù)醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足，對(duì)檔案管理創(chuàng)新思路進(jìn)行了思考，如重視醫(yī)院檔案管理工作、加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度、建立健全工作制度等，希望為未來的醫(yī)院檔案管理工作提供合理參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新思路

近幾年我國(guó)大范圍地開展了醫(yī)改工作，隨之產(chǎn)生的還有大量的檔案資料，在醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案資料的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。創(chuàng)新檔案管理工作方法，不僅是當(dāng)下醫(yī)院的客觀要求，也是提升醫(yī)院整體管理工作質(zhì)量的主要途徑。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足

（一）對(duì)檔案管理重視度不足。目前，我國(guó)大部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作重視度普遍不高，部分醫(yī)護(hù)人員認(rèn)為檔案管理工作屬于后勤。實(shí)際上醫(yī)院的檔案管理工作與護(hù)理治療工作具有同樣重要的意義，醫(yī)院的大部分檔案記載的內(nèi)容是患者就診情況，對(duì)后續(xù)治療和醫(yī)學(xué)研究有極其重要的價(jià)值，但由于醫(yī)院不重視此項(xiàng)工作，導(dǎo)致檔案難以發(fā)揮其真正價(jià)值。

（二）管理人員缺乏專業(yè)能力。在醫(yī)院發(fā)展中，過于重視醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療水平，而忽視對(duì)于檔案管理人員工作能力的培養(yǎng)。甚至部分醫(yī)院的檔案管理人員由其他部門工作人員兼任，難以確保醫(yī)院檔案管理工作整體質(zhì)量。

（三）檔案管理機(jī)制不完善。檔案管理需要合理的工作機(jī)制支撐，但目前大部分醫(yī)院缺少完善的工作制度。部分醫(yī)院的檔案管理工作主觀隨意性大，因此相關(guān)的檔案管理和查詢都比較混亂，未給醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)環(huán)境。

（四）信息化管理水平有待提高。信息化辦公形勢(shì)下，醫(yī)院的信息化檔案管理工作應(yīng)隨時(shí)代變化，但目前許多醫(yī)院的信息化管理方法落后，大量檔案以紙質(zhì)形態(tài)保存，電子檔案中信息錯(cuò)誤或缺失的情況常見，對(duì)醫(yī)院整體管理和醫(yī)療服務(wù)都造成了不利影響。

（五）缺乏獨(dú)立的檔案管理部門?，F(xiàn)階段，醫(yī)院檔案數(shù)量大且管理工作復(fù)雜，因此需要獨(dú)立的檔案管理部門進(jìn)行分類整理。但目前許多醫(yī)院未設(shè)立單獨(dú)的檔案管理部門，由各部門分別管理檔案，導(dǎo)致信息流通不暢，很難實(shí)現(xiàn)信息共享，且檔案查詢難度大。

二、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新思路探索

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。工作態(tài)度決定工作質(zhì)量，因此為推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與進(jìn)步，醫(yī)院需要由上至下提升對(duì)檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院可以從提升檔案管理人員的管理意識(shí)入手，通過合理的引導(dǎo)和要求促使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作的重要性，在此基礎(chǔ)上以飽滿的精神和積極的態(tài)度面對(duì)檔案管理工作。醫(yī)院提升員工對(duì)該工作的重視程度，具體可以召開會(huì)議、演講等方式，同時(shí)向醫(yī)院各個(gè)部門，尤其是檔案管理部門普及相關(guān)工作不到位的嚴(yán)重后果，切實(shí)幫助醫(yī)護(hù)人員提升檔案管理意識(shí)。同時(shí)，督促所有醫(yī)護(hù)人員參與到檔案管理工作當(dāng)中，促使該工作的每項(xiàng)環(huán)節(jié)都處于平穩(wěn)進(jìn)行的狀態(tài)。檔案管理的重視程度提升還包括管理人員工作觀念從傳統(tǒng)到信息化管理模式的轉(zhuǎn)化，醫(yī)院決策人員需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，促使相關(guān)工作能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流與實(shí)現(xiàn)新舊工作觀念平穩(wěn)銜接。工作人員對(duì)管理工作的重視程度是最終工作能否順利落實(shí)的關(guān)鍵，由此可見提高管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作有重要推動(dòng)作用，同時(shí)也能促使工作人員保持工作積極性，為醫(yī)護(hù)人員和患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。如：某醫(yī)院決策人員為提升檔案管理人員對(duì)相關(guān)工作的重視程度，在員工會(huì)議上向檔案管理人員宣傳了《檔案法》內(nèi)容，對(duì)其中關(guān)于檔案管理工作重要性的部分進(jìn)行了詳細(xì)分析，要求各部門醫(yī)護(hù)人員積極配合檔案管理工作展開，全面提升醫(yī)院整體的檔案管理意識(shí)。此外，該醫(yī)院在幫助員工轉(zhuǎn)換管理模式和工作觀念前還會(huì)對(duì)新舊兩種觀念進(jìn)行對(duì)比權(quán)衡，根據(jù)醫(yī)院自身實(shí)際情況判斷是否有必要更新工作觀念，待權(quán)衡得到肯定結(jié)果后，再將新的觀念逐個(gè)部門推廣。該醫(yī)院的做法切實(shí)提升了其整體對(duì)檔案管理工作重視程度的認(rèn)識(shí)。

（二）幫助工作人員提升檔案管理能力。醫(yī)院檔案管理工作最終落實(shí)需要管理人員進(jìn)行，檔案管理人員作為工作的直接落實(shí)者和參與者，其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量及效率產(chǎn)生重要影響。因此，醫(yī)院必須幫助檔案管理人員提高實(shí)際工作能力，主要可以從三方面入手：首先，面向社會(huì)和高校招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)提升招聘門檻，要求應(yīng)聘人員具有相應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn)或畢業(yè)于相關(guān)專業(yè)院校。其次，醫(yī)院可以采用試崗的方式招聘新員工，允許檔案管理人員正式入職前在管理部門進(jìn)行試崗，最終根據(jù)其試崗成績(jī)決定是否簽訂聘任合同。最后，醫(yī)院對(duì)于已經(jīng)在崗的檔案管理人員應(yīng)定期組織培訓(xùn)，引導(dǎo)其不斷進(jìn)行相關(guān)工作能力和技巧的學(xué)習(xí)，在培訓(xùn)中幫助員工建立理論知識(shí)體系，促使管理人員能夠更加順利地進(jìn)行相關(guān)工作。且在培訓(xùn)過程中，檔案管理人員的思想道德意識(shí)和工作態(tài)度也需要提升，醫(yī)院應(yīng)幫助工作人員端正工作態(tài)度，使管理人員形成對(duì)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度。除此之外，隨著信息化辦公技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員需要具備相應(yīng)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，同時(shí)可以熟練操作電子辦公軟件，提升軟件在醫(yī)院檔案管理工作中的使用率。為促使管理人員主動(dòng)進(jìn)行相關(guān)工作能力的學(xué)習(xí)，醫(yī)院可以建立合理的薪酬晉升調(diào)整機(jī)制，配合不定期開展的檔案管理能力考核，將考核結(jié)果作為晉升和調(diào)薪等機(jī)制的參考數(shù)據(jù)，激發(fā)員工工作積極性，達(dá)到提升員工檔案管理能力的目的。如：某醫(yī)院對(duì)檔案管理人員工作能力較為注重，自新員工招聘開始就對(duì)其工作能力進(jìn)行考核，入職前需要對(duì)檔案管理工作的相關(guān)問題進(jìn)行作答，達(dá)到70分以上方能進(jìn)入醫(yī)院試崗。試崗結(jié)束正式簽訂勞動(dòng)合同后，檔案管理人員也需要加強(qiáng)對(duì)工作技能的學(xué)習(xí)，并積極參加醫(yī)院組織的培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理技巧，包括電子檔案歸檔以及醫(yī)院檔案系統(tǒng)的日常維護(hù)等。該醫(yī)院的做法不僅最大限度地保障了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，也能為工作人員謀求更好的職業(yè)發(fā)展道路。

（三）健全合理且完善的檔案管理機(jī)制。醫(yī)院的檔案數(shù)量大，且管理工作復(fù)雜，因此醫(yī)院為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理需要建立健全相應(yīng)的工作制度。工作制度的建立可按照醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和檔案管理工作特點(diǎn)進(jìn)行，以提高服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)以為患者提供高效便捷的醫(yī)療服務(wù)為目的，在已有的工作制度上進(jìn)行完善優(yōu)化，也可以引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理工作制度，但要注意新舊制度的銜接工作平穩(wěn)展開。合理的檔案管理工作制度對(duì)醫(yī)院整體管理的規(guī)范化以及檔案保管、借閱等一系列工作展開都有積極作用。醫(yī)院必須對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中切實(shí)存在的問題進(jìn)行研究，可以與其情況相似的醫(yī)院展開討論，通過經(jīng)驗(yàn)交流獲取新的管理思路和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。同時(shí)完善的檔案管理機(jī)制需要承擔(dān)任務(wù)分配工作，將檔案管理工作的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，避免由于推卸責(zé)任導(dǎo)致檔案管理工作效率低的情況存在。除此之外，監(jiān)督部門也是檔案管理制度中的一環(huán)，醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案管理工作制定合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，將工作質(zhì)量和效率等細(xì)節(jié)納入考核范圍，對(duì)工作優(yōu)異者給予鼓勵(lì)，同時(shí)懲戒批評(píng)違規(guī)操作的檔案管理人員，達(dá)到監(jiān)督和促進(jìn)檔案管理工作切實(shí)落實(shí)的效果。如：某醫(yī)院在保障原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)的工作機(jī)制進(jìn)行了優(yōu)化，要求檔案管理人員定期清點(diǎn)和整理檔案，同時(shí)要求檔案嚴(yán)禁隨意借閱，進(jìn)入電子檔案庫(kù)查看和修改檔案必須提交檔案管理人員以及檔案借閱人員的兩個(gè)工作證號(hào)。此外，借閱紙質(zhì)文檔需要進(jìn)行登記，登記內(nèi)容為借閱時(shí)間、歸還時(shí)間以及借閱人簽名，同時(shí)紙質(zhì)檔案借閱盡量避免借出原件，可以使用復(fù)印件。該醫(yī)院規(guī)范化檔案管理機(jī)制一經(jīng)建立使用，其內(nèi)部檔案管理工作便更加有序，同時(shí)醫(yī)院整體管理工作的開展也得到了有力的保障。

（四）進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平。我國(guó)各行業(yè)的辦公都進(jìn)入信息化時(shí)代，醫(yī)院的檔案管理工作也不例外，在信息化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理模式應(yīng)隨著時(shí)代發(fā)展不斷更新。我國(guó)科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理信息化技術(shù)也逐漸創(chuàng)新，醫(yī)院應(yīng)順應(yīng)潮流，積極改進(jìn)檔案管理方式，促使檔案管理整體水平始終處于領(lǐng)先地位。提升醫(yī)院檔案的信息化管理水平也是醫(yī)護(hù)人員和患者的實(shí)際需求。信息化檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)在于以下幾點(diǎn)：第一，可以降低檔案存儲(chǔ)所需的空間，同時(shí)更加方便對(duì)檔案內(nèi)容的搜索和查閱。第二，有利于降低醫(yī)院在檔案管理工作中的人力、物力以及資金的成本投入。第三，當(dāng)下患者和醫(yī)護(hù)人員需要更加迅速和高效的檔案服務(wù)，通過提升檔案管理信息化的方式，患者可以直接使用移動(dòng)客戶端等方式直接查詢所需信息，極大優(yōu)化了就醫(yī)體驗(yàn)?？傊?，醫(yī)院檔案采用信息化方式進(jìn)行管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。除此之外，檔案管理信息化還能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案不易保存的缺陷，電子檔案不容易受保存環(huán)境及外力破壞等因素影響，對(duì)于重要的資料能夠起到更加全面的保護(hù)作用。同時(shí)在使用信息化手段進(jìn)行檔案管理時(shí)，醫(yī)院需要注意檔案使用權(quán)限的控制，避免無關(guān)人員隨意查看和篡改檔案，并做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，避免軟件損壞給醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴(yán)重?fù)p失。如：某醫(yī)院聯(lián)合當(dāng)?shù)貛准裔t(yī)院建立了醫(yī)療信息共享平臺(tái)，將患者病例在平臺(tái)上共享，打破信息的鎖閉，通過信息化檔案管理的方式實(shí)現(xiàn)信息共享，患者不論在哪個(gè)醫(yī)院就醫(yī)，只需輸入身份證號(hào)碼，醫(yī)護(hù)人員即可獲得患者的既往病史，及時(shí)制定適當(dāng)?shù)闹委煼桨浮?/p>

（五）建立獨(dú)立的醫(yī)院檔案管理部門。為切實(shí)保障醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，醫(yī)院可以著手建立獨(dú)立的檔案管理部門，將檔案分門別類由專業(yè)管理人員單獨(dú)整理。檔案管理部門的建立也可以促使醫(yī)院其他部門的醫(yī)護(hù)人員有更多精力進(jìn)行本職工作，同時(shí)責(zé)任到人，制度可以更加順利地落實(shí)。

三、結(jié)語

總而言之，對(duì)醫(yī)院檔案展開規(guī)范化管理能夠使醫(yī)院的整體經(jīng)營(yíng)效率得到提升。完整的醫(yī)院檔案能為后續(xù)醫(yī)療工作提供有力參考，同時(shí)還可以豐富醫(yī)院的內(nèi)部文化建設(shè)。因此，創(chuàng)新檔案管理思路是檔案管理的首要任務(wù)。

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