王巖

摘? 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟(jì)、文化到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時(shí)檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問(wèn)題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對(duì)以計(jì)算機(jī)為代表的信息化在檔案管理中的應(yīng)用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;趨勢(shì)

前言

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

一.檔案信息化發(fā)展的影響因素

1.息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門高層對(duì)檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對(duì)其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進(jìn)程中，因?yàn)槠錂n案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對(duì)檔案信息實(shí)施了搜集，并無(wú)法實(shí)施較為具體的處理與使用，無(wú)法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無(wú)法實(shí)施其存在意義。

2.檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，因?yàn)槭艿绞嘏f和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會(huì)致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門具有較好的高科技技術(shù)和計(jì)劃，但是，其操作人員在實(shí)際操作的過(guò)程中難以把技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作高效的進(jìn)行結(jié)合，僅僅把這些機(jī)器設(shè)備應(yīng)用于平時(shí)的操作中。

3.實(shí)現(xiàn)了資源的共享

檔案的傳統(tǒng)人工手動(dòng)操作管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，這樣不僅會(huì)讓檔案資源的利用率大大降低，還會(huì)降低檔案資源的利用價(jià)值。而且由于檔案資源的無(wú)法共享，也會(huì)給信息和文件的查找?guī)?lái)很大的障礙。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件的信息化管理技術(shù)，則是將每個(gè)單獨(dú)的信息檔案目錄和內(nèi)容進(jìn)行分類匯總，使之成為一個(gè)體系，這樣會(huì)大大提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

二.推動(dòng)檔案管理信息化的措施

1.檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化

傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息化建設(shè)的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)依然是最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。

2.配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備

各單位各部門各自為政，信息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過(guò)程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別，自動(dòng)轉(zhuǎn)化、自動(dòng)編目和檢索、自動(dòng)全文存儲(chǔ)、自動(dòng)上載，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)，統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供保障。

3.培養(yǎng)信息化檔案人才

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護(hù)檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

4.落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

在檔案的信息化過(guò)程當(dāng)中，隨著電子技術(shù)的參與，越來(lái)越多的工作可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，因此注重檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全性是十分必要的。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)安全措施，檔案管理人員也應(yīng)該提高警惕，采取防范措施包括數(shù)據(jù)備份、身份認(rèn)證等，避免和減少黑客對(duì)信息系統(tǒng)的危害。落實(shí)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障可以防止病毒和黑客的惡性攻擊，提高了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。為了保證硬件設(shè)備的安全，要定期檢查檔案信息化中用到的硬件設(shè)備，檢查服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行狀態(tài)。完善數(shù)據(jù)備份，避免由于外界條件的變化而造成的數(shù)據(jù)的損失或者丟失。重視網(wǎng)絡(luò)安全，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上可以設(shè)置在線報(bào)警系統(tǒng)，并且及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，強(qiáng)化防火墻等措施來(lái)確保檔案信息應(yīng)用的安全性。相關(guān)的技術(shù)人員要設(shè)置用戶使用權(quán)限，避免用戶越權(quán)限的操作行為，落實(shí)身份認(rèn)證工作。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案管理信息化對(duì)每個(gè)企業(yè)或是對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)都有非常重要的意義，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今的社會(huì)需求。當(dāng)今時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、是信息化時(shí)代，在以迅雷不及掩耳的速度快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理要想與時(shí)俱進(jìn)，必須要與先進(jìn)的信息化技術(shù)相結(jié)合，使之得到快速、有效、合理、科學(xué)的管理，從而保護(hù)信息資源的有效性、科學(xué)性和完整性，確保企業(yè)檔案朝著數(shù)字化管理方向健康發(fā)展。

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