趙琳紅

【摘要】檔案管理是辦公發(fā)展的重要組成部分，它記錄著相關(guān)主體發(fā)展的歷史進程，客觀反映了問題處理、決策、建設、研究和發(fā)展的過程和結(jié)果。隨著辦公室改革的不斷推進，如何提高檔案管理水平，及時、準確、完整地提供檔案信息，滿足需求，適應新的發(fā)展形勢，是檔案工作面臨的新課題。本文介紹了辦公自動化環(huán)境下檔案管理的優(yōu)勢和存在的問題，以及提升檔案管理水平的建議。

【關(guān)鍵詞】文件;檔案管理;辦公自動化

當前社會已經(jīng)正式進入信息化時代，信息化技術(shù)滲透到各個行業(yè)，在計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)處理技術(shù)的推動下，辦公室檔案管理已經(jīng)擺脫傳統(tǒng)文檔管理模式的束縛，當前檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)信息化、自動化、便捷化。辦公自動化是辦公室文化發(fā)展的必然趨勢，在新的信息化技術(shù)推動下，如何有效提升辦公室檔案管理效率是辦公室運營效率提升的關(guān)鍵所在。

一、辦公自動化在檔案管理中的優(yōu)勢

（一）高效便捷的備案率。強大的信息處理能力是計算機給辦公自動化帶來的巨大優(yōu)勢。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，最大限度地將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繁瑣程序信息化，并進行了相關(guān)的歸檔工作。這些優(yōu)勢可以有效地保證資源的更好利用。

（二）全面高效地實現(xiàn)資源共享。檔案管理在辦公自動化環(huán)境中可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，有效地實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)，方便快捷地實現(xiàn)資源共享、閱讀和檢索。同時，網(wǎng)絡和信息傳輸技術(shù)的推廣，使電子檔案管理能夠根據(jù)不同的情況進行檢索、分類、整理、優(yōu)化和過濾，有利于加強檔案管理，發(fā)揮傳輸速度快、速度快等優(yōu)勢，使用能力強，信息量大。它還可以共享資源。尤其是政府機關(guān)和事業(yè)單位，信息的利用更為全面和高效。

（三）儲存更穩(wěn)定。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)進行存儲和傳輸，如DVD光盤、U盤、移動硬盤、存儲卡等。這些設備的優(yōu)點是不易受對象環(huán)境的影響，而且具有存儲時間長、信息量大、穩(wěn)定性強的特點。通過網(wǎng)絡工具直接傳遞文檔資源，大大提高了文檔的穩(wěn)定性和安全性。

（四）辦公自動化環(huán)境下的檔案管理更為簡單。傳統(tǒng)的檔案管理有一個復雜的過程，從文獻信息的收集、分類、整理、歸檔到結(jié)束。每一步不僅需要大量的人力、物力，而且容易出錯。但是在辦公自動化的環(huán)境下，計算機的輔助使復雜的工作變得簡單，操作不需要太多的時間和精力，而且提高了文檔的質(zhì)量，減少了時間和空間。

二、檔案管理辦公自動化存在的主要問題

（一）電子文檔的安全性降低。電子文件與紙質(zhì)文件最大的區(qū)別是電子文件沒有固定的形式，易于改變，即使經(jīng)過修改也沒有痕跡。但是，一旦修改了紙質(zhì)文件，痕跡就很明顯了。因此，電子文件的保密性不如紙質(zhì)文件，使一些保密性較高的文件變得較弱，不利于文件信息的安全管理。目前，雖然一些相關(guān)技術(shù)可以防止其他技術(shù)增加、刪除或更改原始偽造文件，但無法有效識別原始文件。紙質(zhì)匯票可以通過印章或簽名。這些都是在安全方面受嚴格測試的電子文件。在另一個詞中，電子文件的安全存在風險。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不足。辦公自動化系統(tǒng)在檔案管理中的應用需要加強檔案人員的素質(zhì)。有關(guān)檔案管理的理論、方法和技術(shù)還不夠，需要優(yōu)秀的計算機技術(shù)。因此檔案管理人員不僅需要達到一定的知識水平，還需要掌握現(xiàn)代高新技術(shù)和處理相關(guān)問題的能力。目前，大多數(shù)檔案管理人員在技術(shù)、相關(guān)理論知識、辦公自動化設備使用的主動性等方面存在不足，不利于檔案管理的電子化。

（三）網(wǎng)絡環(huán)境下的文檔信息存在安全隱患。由于文檔在計算機中生成，通過網(wǎng)絡進行傳輸和處理，因此容易受到來自計算機和網(wǎng)絡的多種威脅。一方面，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問是無法量化的，防火墻不可能防范黑客大師;另一方面，內(nèi)部人員經(jīng)常通過USB閃存驅(qū)動器、WIFI調(diào)諧解調(diào)器、智能手機、藍牙適配器、數(shù)字音樂播放器，對文檔信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行未經(jīng)授權(quán)的散布，紅外傳輸、電子郵件、FTP等方式。在內(nèi)外兼有的惡劣網(wǎng)絡環(huán)境下，文檔信息不能自我隔離，文檔管理文件信息的真實性鑒定和維護變得越來越困難，檔案的本質(zhì)屬性是載體的原始記錄，而紙質(zhì)文件的載體則離不開記錄的筆跡、簽名、印章等外部特征。電子文件受保密限制。電子文檔不僅易于修改、不留痕跡，而且可以在不同的計算機和載體之間進行傳輸和復制。雖然有些技術(shù)可以防止電子文件在原稿中增加、剪切或復制，但其內(nèi)容比紙質(zhì)文件更容易改變。人們無法區(qū)分原始文件和手寫文件，也無法區(qū)分每一份文件的印章或簽名，因此他們無法通過印章或簽名來確定什么是原始電子文件。以上問題都是對電子文件真實性、可靠性、保密性的嚴峻考驗。

三、辦公自動化環(huán)境下檔案管理的幾點建議

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設和輸入入手，不斷改善人員檔案的硬件環(huán)境和業(yè)務技能。只有增加現(xiàn)代化的硬件設施，檔案人員才能認識這些設備，學會提高業(yè)務技能，提高管理水平。二是“自學、培訓為輔”的模式逐步形成終身教育機制，保證了檔案工作者的素質(zhì)與時俱進。不斷學習獲取知識是提高質(zhì)量的根本途徑，因此建立單位人員的激勵機制，將檔案服務學習作為績效考核的一部分。三是加強檔案部門之間的合作，擴大溝通。通過交流，學習兄弟單位的成功經(jīng)驗和方法，利用網(wǎng)絡和現(xiàn)代通信拓展檔案管理信息源和創(chuàng)新思路。

（二）努力解決電子檔案管理的標準化問題。辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，給檔案的形成帶來了巨大的變化，如發(fā)文、提醒、歸檔等過程都是在計算機和通信線路上進行的。因此檔案必須是可讀的檔案，其管理模式與紙質(zhì)載體檔案有很大的區(qū)別，文件工作者將面對更多的機器可讀表單文件。建立規(guī)范、開放、服務、共享的檔案管理體系，規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務是電子文檔管理的必要前提。

（三）建立統(tǒng)一的標準。在辦公自動化環(huán)境下進行檔案歸檔管理，必須從以下幾個方面著手。一是建立規(guī)范的文件管理制度。目前，許多單位的檔案管理和檔案管理是分開的，屬于不同的管理部門。檔案部門往往難以進行早期控制，這一點一不小心就成了“越權(quán)”。因此，必須從管理制度上加以規(guī)范，對本單位的文件管理和檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導和統(tǒng)一規(guī)劃。檔案管理的指導和控制由檔案部門負責，確保檔案的形成、處理、歸檔管理、查閱等工作在檔案部門的監(jiān)督下進行。在系統(tǒng)設計中，采用兼容性強、應用性能好的軟件系統(tǒng)，規(guī)范相關(guān)的技術(shù)參數(shù)和技術(shù)標準，包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準和不同類型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標準，保證不同類型的子文件順利從辦公自動化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)的安全管理。

（四）制定相應的檔案管理法。檔案管理過程的自動化越來越快，也是未來檔案管理的大趨勢，利用計算機管理檔案的優(yōu)勢非常明顯。與舊的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有很大的發(fā)展?jié)摿?。管理者應積極主動地解決相應的制約因素，我國是法治國家，一切都應按照相關(guān)法律規(guī)定進行，也為檔案管理的未來發(fā)展服務。電子檔案的修改容易，查找困難，有關(guān)部門應制定相應的法律規(guī)范電子檔案的管理。只有法律規(guī)范電子檔案管理的各項細節(jié)，電子檔案才能更好地發(fā)展。此外，還應對違法人員進行相應的處罰，要堅決執(zhí)行有關(guān)法律措施。電子檔案法應符合國家法治理念，對電子檔案管理的發(fā)展具有十分重要的價值。

四、結(jié)論

總之，要在辦公自動化環(huán)境下更好地開展檔案管理，必須轉(zhuǎn)變觀念，用科學的思想提高管理水平，與時俱進，不斷把新技術(shù)應用到檔案管理中。同時，應采取多種方式克服辦公自動化帶來的弊端，提高文檔的利用率，更好地為日常工作和管理決策層服務。

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