徐娜

【摘要】目前，信息技術已經在各個領域中得到廣泛應用，對推動產業(yè)升級、行業(yè)轉型以及促進社會現代化發(fā)展作出了重要的貢獻。在信息化背景下，檔案管理的信息化建設不斷加快且已經成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。文章主要對事業(yè)單位文書檔案管理現階段存在的問題進行了分析，并探討了信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新策略。

【關鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案管理;信息技術

檔案是人類在各種社會活動中形成的具有保存價值的、形式多樣化的原始記錄，文書檔案是事業(yè)單位在日?；顒又杏赏ㄓ梦淖洲D化的檔案，包括報告、決定、指示等，較為復雜，文書檔案管理的難度較大。新時期，有效應用信息技術來開展文書檔案管理，有利于提高文書檔案管理效率與質量，這對于事業(yè)單位綜合實力的增強及持續(xù)健康發(fā)展有著重要的意義。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現階段存在的問題

（一）不夠重視信息化建設。就現階段來說，一些事業(yè)單位缺乏對檔案信息化建設的重視，其原因在于事業(yè)單位領導很多依然存在落后、陳舊的思想觀念，因循守舊，缺乏創(chuàng)新意識，依然沿用傳統(tǒng)紙質檔案、人工管理的模式。也有一些事業(yè)單位在開展檔案工作的時候已經應用了一些信息手段，但是沒有積極、主動地開展檔案信息化建設，只是抱著遵循時代發(fā)展潮流的想法，在技術投資、相關設施引進等方面存在不足，信息化建設只是徒有虛表，沒有得到切實落實，無法為文書檔案管理提供有效的支持，導致文書檔案管理止足不前，不能得到創(chuàng)新發(fā)展。

（二）文書檔案管理人員不夠專業(yè)。信息化背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理人員，既要具備檔案管理方面的專業(yè)理論知識，還要掌握相應的信息技術、網絡技術，同時也要熟練掌握計算機的一些基礎功能。但就現階段來說，事業(yè)單位中這種復合型人才相對缺乏，很多檔案員專業(yè)能力較差、綜合素質較低，并非專業(yè)人員，或者是知識結構落后、思想觀念落后、接受新事物的能力較差，只會按部就班、機械性地重復工作，不能對文書檔案管理工作進行創(chuàng)新與優(yōu)化，這就給文書檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新帶來了一定的阻礙。

（三）無法保障電子檔案的安全性。相比較于紙質化檔案，電子檔案有著易存儲以及使用方便等諸多優(yōu)勢，但卻存在著信息容易泄露的缺點，這是影響檔案信息化建設的主要因素。目前在事業(yè)單位中，還存在著一些問題，導致電子檔案的安全性無法保證，如比較重視文書檔案的收集、文書檔案的歸檔，不夠重視保密工作，沒有應用防火墻對電子檔案進行有效保護等。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新文書檔案管理理念。信息化背景下，事業(yè)單位若想要實現文書檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新，首先要改變傳統(tǒng)思想觀念，正確認識到檔案管理信息化建設的必要性，在單位年度計劃中納入檔案信息化建設，突顯領導對檔案信息化建設的重視，提升全體人員對文書檔案管理及檔案信息化建設的重視。同時，針對檔案信息化建設，應加大投資力度，對相關硬件、軟件設施進行完備，積極引進新型檔案管理系統(tǒng)，加大對文書檔案資料數據庫的開發(fā)，加快檔案信息化建設步伐，為文書檔案管理工作提供良好的支持。

（二）有效應用信息技術。信息化背景下，事業(yè)單位文書檔案管理中，應對信息技術進行有效應用，以實現管理模式的優(yōu)化，即由以往紙質檔案、人工管理的模式轉變?yōu)殡娮訖n案數字化、自動化管理模式，這種新型檔案管理模式有著明顯的優(yōu)勢，主要體現在以下幾點：首先，有利于保護檔案的安全性與完整性。與傳統(tǒng)文書檔案管理模式相比，采取信息化管理模式可對檔案資料進行統(tǒng)一記錄、管理，并可以借助相關軟件，將所有操作記錄保存下來，還可以對檔案資料進行備份，從而可以保障檔案原始資料的安全性與完整性。其次，有利于實現檔案管理工作效率的提升。雖然檔案管理大多數工作內容比較簡單，但檔案資源較多、信息量較大，采取人工管理模式的時候需要花費大量的時間，且容易發(fā)生失誤。信息化背景下，檔案資料越來越復雜，單純依靠人工很難高效識別有價值的信息，而通過應用信息技術，便可以將人員從復雜、繁瑣的勞作中解放出來，可有效降低檔案管理的人力成本，也有利于提高檔案管理工作的效率，還可以避免人為因素而導致的失誤。最后，可以實現對檔案信息的高效利用，有利于實現檔案信息資源共享。在以前，事業(yè)單位的文書檔案僅供事業(yè)單位使用，同時紙質檔案具有一定的局限性，檢索、查閱的手續(xù)繁瑣，導致檔案的利用率不高。信息化背景下，數字信息技術的應用，改變了檔案信息資源的保存方法，使檔案信息能夠以數字化的形式存儲起來，便于檢索、使用，同時互聯網也為檔案資源的共享提供了有效的平臺。

（三）健全文書檔案管理機制。事業(yè)單位具有服務性、公益性的特征，文書檔案管理對事業(yè)單位的決策、發(fā)展方向等產生著重要的指導作用?；谶@樣，事業(yè)單位應根據國家相關法律法規(guī)的要求，對文書檔案管理機制進行建立與完善。首先，應明確文書檔案管理的具體職責，完善責任制度，將責任落實到人，從而做到責任明確、權責分明，使事業(yè)單位內部全體人員各司其職，并可以相互監(jiān)督、相互合作。其次，應完善文書檔案收集制度、文書檔案歸檔制度、文書檔案保管制度、文書檔案借閱制度等文書檔案管理制度體系，實現對文書檔案資源的統(tǒng)一、規(guī)范化管理，使全體人員均能依章辦事，促進文書檔案的收集、文書檔案的整理、文書檔案的歸檔、文書檔案的存儲、文書檔案的利用、文書檔案的服務等工作，均能有序完成。最后，建立健全文書檔案管理人員的監(jiān)督機制，對文書檔案管理人員的日常工作情況進行監(jiān)督管控，并將其納入績效考核中去，完善激勵制度、獎懲制度，從而有效調動文書檔案管理人員的工作積極性，并以此來促進文書檔案管理效率的提高。

（四）加強對文書檔案管理人員的培訓。對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作來說，文書檔案管理人員專業(yè)能力的優(yōu)劣、綜合素質的高低，對其產生著直接的影響。只有切實提高文書檔案管理人員的綜合素質，才能更好地推動文書檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新?；诖耍聵I(yè)單位應注意對文書檔案管理人員專業(yè)能力、綜合素質的培養(yǎng)?？梢圆扇I(yè)培訓、學歷教育、進修學習等手段，來提升文書檔案管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務水平，使其能夠做好本職工作。同時，也要開展信息技術的相關培訓，使文書檔案管理人員掌握信息化辦公設備，使其熟練掌握相關信息技術。此外，文書檔案管理人員也要加大對相關法律法規(guī)的學習，尤其是關于檔案信息公開、保密的相關規(guī)定，保障檔案信息的安全性。

（五）保障文書檔案的安全性與完整性。文書檔案對事業(yè)單位來說非常重要，事業(yè)單位應注意做好對文書檔案的安全保障，加大投資力度，設置專業(yè)防火墻。電子檔案主要依賴于計算機，因此，事業(yè)單位應做好對電子檔案存貯規(guī)格、運行環(huán)境的管理，對文書檔案管理相關軟件及操作系統(tǒng)進行規(guī)范，統(tǒng)一電子文件的存儲載體、存儲格式，以便于文書檔案的存儲、管理。針對受損的文書檔案信息，也要做好修復處理，事業(yè)單位應引進電子信息存儲載體的修復技術、數據庫修復技術等修復技術，并要做好對文書檔案的備份，以確保文書檔案資料的安全性、完整性。

四、結語

綜上所述，事業(yè)單位目前存在不夠重視信息化建設、文書檔案管理人員不夠專業(yè)、無法保障電子檔案的安全性等問題，給文書檔案整理工作帶來了一些不利影響。信息化背景下，事業(yè)單位應通過創(chuàng)新文書檔案管理理念、有效應用信息技術、健全文書檔案管理機制、加強對文書檔案管理人員的培訓、保障文書檔案的安全性與完整性等方面，來對文書檔案整理工作進行優(yōu)化。

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