袁曉琳

【摘要】運(yùn)用現(xiàn)代化管理理念與信息化管理手段是快速收集整合與綜合利用文書(shū)檔案的基礎(chǔ)，也是提高文書(shū)檔案信息資源真實(shí)完整性與時(shí)效性的主要途徑，對(duì)事業(yè)單位信息化建設(shè)成果以及服務(wù)質(zhì)量等產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。本文簡(jiǎn)要介紹文書(shū)檔案管理瓶頸、管理重點(diǎn)及管理紀(jì)律，提出一些具有較強(qiáng)實(shí)踐性與合理性的新措施來(lái)助推管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;文書(shū)檔案;檔案管理;策略

文書(shū)檔案是事業(yè)單位檔案管理體系中最基礎(chǔ)的部分，對(duì)行政管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、部門(mén)職能作用的正常發(fā)揮及社會(huì)歷史文化研究的深入等都產(chǎn)生了積極推動(dòng)作用，但是因紙質(zhì)檔案規(guī)模龐大、檔案內(nèi)容廣泛、書(shū)寫(xiě)方式及用詞習(xí)慣的變化等多種因素的影響，文書(shū)檔案資源只發(fā)揮其部分作用。應(yīng)促使管理人員在發(fā)揮其借鑒引導(dǎo)作用的基礎(chǔ)上，深入挖掘其歷史文化及科研價(jià)值，嘗試用現(xiàn)代化辦公軟件設(shè)備及系統(tǒng)技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代信息化發(fā)展目標(biāo)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理核心內(nèi)容

文書(shū)檔案是由事業(yè)單位行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文書(shū)中篩選出的一部分具有較強(qiáng)保存價(jià)值與歷史研究?jī)r(jià)值的文書(shū)，包含了會(huì)議記錄、通知以及工作總結(jié)等多種類(lèi)型，另外，文書(shū)檔案又根據(jù)保管期限的長(zhǎng)短分為永久、定期兩大類(lèi)型。文書(shū)檔案來(lái)源途徑、內(nèi)容目標(biāo)、格式要求等具有較強(qiáng)的共性。文書(shū)檔案常用的管理方法有保管期限—年度分類(lèi)法、保管期限—年度—問(wèn)題分類(lèi)法、年度—保管期限分類(lèi)法、年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類(lèi)法等等。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理模式的不足之處

（一）相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案管理不重視。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及文書(shū)檔案管理相關(guān)人員并沒(méi)有準(zhǔn)確理解文書(shū)檔案管理工作的核心內(nèi)容與職能作用，對(duì)文書(shū)檔案管理工作存在輕視心理，將文書(shū)檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書(shū)檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書(shū)檔案管理的資金技術(shù)投入，壓縮文書(shū)檔案管理人員編制，其他部門(mén)工作人員缺少檔案管理意識(shí)，甚至認(rèn)為沒(méi)有義務(wù)配合文化檔案管理工作。

（二）文書(shū)檔案整體質(zhì)量不高。部分事業(yè)單位繼續(xù)沿用以往的文書(shū)檔案管理機(jī)制與管理流程，造成了文書(shū)檔案管理機(jī)制與事業(yè)單位職能作用轉(zhuǎn)變的脫節(jié)。另外，以往文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及文書(shū)處理要求并不統(tǒng)一，文書(shū)格式并不規(guī)范，比如，文書(shū)裝訂格式各異等。降低了對(duì)文書(shū)檔案管理質(zhì)量的要求，進(jìn)而造成了文書(shū)檔案內(nèi)容繁雜以及整體質(zhì)量不高的現(xiàn)狀。

（三）文書(shū)檔案管理隊(duì)伍職業(yè)能力有待提升。文書(shū)檔案管理工作較為繁瑣與困難，既要根據(jù)文書(shū)內(nèi)容的重要性、影響力以及適用范圍等將其劃進(jìn)行分類(lèi)歸檔，又要對(duì)其進(jìn)行妥善保管與合理使用。缺少文書(shū)分類(lèi)與檔案管理相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)技能，崗前培訓(xùn)內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，崗位職業(yè)技能培訓(xùn)頻率較低，其工作側(cè)重于文書(shū)檔案的保存，而很少對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)或更新，加劇了文書(shū)檔案管理效果的不理想化。

（四）文書(shū)檔案管理設(shè)施不完善。電子文書(shū)檔案在文書(shū)檔案總量中所占的比例較小，提高了文書(shū)檔案管理工作對(duì)檔案室規(guī)模、管理環(huán)境等要求，雖然部分檔案室因安全防護(hù)措施沒(méi)有具體落實(shí)到位，檔案發(fā)霉、蟲(chóng)咬等事情偶有發(fā)生，加劇了文書(shū)檔案信息資源的不完整性?，F(xiàn)代化檔案管理設(shè)備以及軟件系統(tǒng)等的綜合利用率較低，造成了事業(yè)單位資源的浪費(fèi)。也有少數(shù)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理設(shè)備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發(fā)生率較高，降低了設(shè)備技術(shù)對(duì)提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量的助推作用。

三、提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理水平的措施

（一）轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案管理理念。管理人員不應(yīng)只看到文書(shū)檔案管理工作取得的成績(jī)，還應(yīng)冷靜客觀地評(píng)價(jià)我國(guó)管理現(xiàn)狀與西方發(fā)達(dá)國(guó)家管理水平的差距，分析當(dāng)前管理理念、管理方法及管理設(shè)備技術(shù)等方面存在的不合理之處，既不能照搬其他國(guó)家或地區(qū)的管理理念、管理模式，也不能繼續(xù)使用漏洞百出的管理模式延續(xù)陳舊落后的管理理念，而是要在參考網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的管理方法，借鑒其他國(guó)家地區(qū)失敗或成功的管理經(jīng)驗(yàn)，分析管理特征及管理訴求等基礎(chǔ)上來(lái)提高管理理念的指導(dǎo)性、時(shí)代性及合理性，主動(dòng)推行不同管理方法及管理系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)或試行活動(dòng)的開(kāi)展，從中找出經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)的效果較好的管理方法，提高管理人員積極主動(dòng)工作與努力創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)。另外，管理人員還應(yīng)從思想上認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作對(duì)自身及他人、單位及社會(huì)等的影響力，將其當(dāng)作事業(yè)來(lái)看待，而非是賺取工資的方式。在認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成本職工作基礎(chǔ)上，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)活動(dòng)、提升學(xué)歷等方式來(lái)掌握更多與之相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，主動(dòng)配合其他管理人員的工作。

（二）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度。管理人員專(zhuān)業(yè)能力的高低會(huì)影響其工作方法及工作效率，其綜合素質(zhì)的高低則會(huì)影響其職業(yè)規(guī)劃能力及人生發(fā)展目標(biāo)，因此，相關(guān)部門(mén)分別從思想與職業(yè)技能兩方面來(lái)對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性的教育培訓(xùn)。思想上，要求管理人員利用內(nèi)部線上培訓(xùn)平臺(tái)及專(zhuān)業(yè)app等來(lái)自主學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，了解文書(shū)檔案發(fā)展歷史及發(fā)揮的作用，認(rèn)識(shí)到管理工作對(duì)單位及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，從而提高其對(duì)本職工作的認(rèn)可度與滿意度。職業(yè)技能方面則需要詳細(xì)介紹該項(xiàng)工作相關(guān)的各種規(guī)章制度及法律法規(guī)，靈活利用案例講解、探討分析等多種教育培訓(xùn)方法，結(jié)合去年文書(shū)檔案管理工作總結(jié)來(lái)調(diào)整教育培訓(xùn)內(nèi)容，延長(zhǎng)職業(yè)技能實(shí)踐培訓(xùn)時(shí)間，促使管理人員掌握最新的公文檔案管理技巧，主動(dòng)利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與軟件系統(tǒng)來(lái)完成文書(shū)檔案篩選歸檔與運(yùn)用能力，強(qiáng)化其公文檔案管理意識(shí)與能力。利用定期考核與不定期抽查的方式來(lái)給予管理人員適當(dāng)?shù)木o張感與壓力，這有助于促使其利用業(yè)余時(shí)間來(lái)學(xué)習(xí)新知識(shí)技能，避免出現(xiàn)只說(shuō)不學(xué)等情況。部分管理人員因?qū)n案管理相關(guān)法律條文不熟悉，經(jīng)常無(wú)意識(shí)之間做一些違反相關(guān)規(guī)章制度或法律的事情，比如，因個(gè)人原因造成檔案丟失或損壞等等。因此，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)將與該項(xiàng)工作相關(guān)的規(guī)章制度、法律等整理成冊(cè)，要求管理人員每天下班前學(xué)習(xí)半小時(shí)法律條文，以此來(lái)促使管理人員意識(shí)到自身所肩負(fù)責(zé)任的重大，提高了自身對(duì)各種經(jīng)濟(jì)或美色誘惑的抵抗力，降低了其泄露檔案內(nèi)容等情況的發(fā)生率。

（三）提高文書(shū)檔案管理機(jī)制的完善性。文書(shū)檔案管理機(jī)制應(yīng)隨著檔案管理目標(biāo)、事業(yè)單位職能作用等的變化而變化，相關(guān)部門(mén)既要在檔案管理相關(guān)法律條文變更時(shí)主動(dòng)調(diào)整管理機(jī)制，也要在行政管理職能、內(nèi)部框架及管理目標(biāo)等發(fā)生變化時(shí)來(lái)調(diào)整管理流程與管理制度，更要在新管理系統(tǒng)設(shè)備研發(fā)成功并廣泛運(yùn)用時(shí)，管理人員職業(yè)素養(yǎng)相關(guān)的規(guī)定也要發(fā)生改變，只有這樣才能提高管理機(jī)制的科學(xué)合理性與時(shí)代發(fā)展性，才不會(huì)讓其成為管理工作的約束力。另外，還應(yīng)聘請(qǐng)檔案管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研發(fā)等領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者對(duì)其管理機(jī)制進(jìn)行客觀分析與專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)，提高文書(shū)檔案管理流程的簡(jiǎn)單化與統(tǒng)一性，提升文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的一致性，降低文書(shū)格式不規(guī)范等情況的發(fā)生率。比如，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》

《省檔案條例》等相關(guān)規(guī)律法規(guī)來(lái)提高文件材料歸檔機(jī)制的明確性與先進(jìn)性，準(zhǔn)確劃分文件材料歸檔與不歸檔的范圍、不同類(lèi)型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，對(duì)所有的文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。最后，還應(yīng)對(duì)文件資料內(nèi)容格式等進(jìn)行統(tǒng)一要求，比如要求統(tǒng)一字號(hào)、字體、顏色等，避免出現(xiàn)文件檔案資料格式內(nèi)容混亂的局面。

（四）加快文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)力度。購(gòu)買(mǎi)當(dāng)前更先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及系統(tǒng)，及時(shí)淘汰陳舊落后的檔案管理設(shè)備，完善檔案室安全措施，降低檔案管理設(shè)備故障檔案室火災(zāi)等意外情況的發(fā)生率，有效避免重要檔案的損壞。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)力度，將紙質(zhì)公文檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，完善文書(shū)檔案管理系統(tǒng)防火墻等防護(hù)措施，提高對(duì)黑客攻擊、病毒等的應(yīng)變能力，提高文書(shū)檔案信息資源庫(kù)的完善性以及共享性。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)人員網(wǎng)絡(luò)技能方面的培訓(xùn)，表?yè)P(yáng)主動(dòng)學(xué)習(xí)和運(yùn)用最新軟件設(shè)備辦公的管理人員，通過(guò)談話等方式來(lái)讓管理人員意識(shí)到現(xiàn)代信息化是檔案管理必然趨勢(shì)的現(xiàn)狀，促使其成為檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的動(dòng)力。

（五）完善文書(shū)檔案保管保密措施。文書(shū)檔案保管保密措施主要包括人員保密與系統(tǒng)安全兩部分，根據(jù)《檔案法》

《保密法》等相關(guān)法律條文來(lái)提高保管保密規(guī)章制度的全面完整性，要求管理人員將文件資料劃分為公開(kāi)、機(jī)密、保密等不同等級(jí)，對(duì)于屬于絕密和機(jī)密的文件資料可以通過(guò)辦理更為嚴(yán)格的查閱手續(xù)、規(guī)定查看地點(diǎn)、簽署保密協(xié)議等方式避免絕密材料的泄露。同時(shí)，還應(yīng)完善檔案鑒定銷(xiāo)毀機(jī)制與流程，通過(guò)申請(qǐng)銷(xiāo)毀、領(lǐng)導(dǎo)審批、同級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案、檔案鑒定等流程之后銷(xiāo)毀超出保管時(shí)間期限的文件資料，也就是說(shuō)管理人員不能隨意銷(xiāo)毀文件資料。另外，該部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全防護(hù)系統(tǒng)的檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的漏洞，定期更新升級(jí)防護(hù)系統(tǒng)，從而提高其面對(duì)黑客攻擊及病毒等的應(yīng)對(duì)能力。

四、總結(jié)

辯證看待檔案管理、行政職能及社會(huì)發(fā)展等的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，從人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、管理方法及管理技術(shù)系統(tǒng)等層面來(lái)助推檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，加快文書(shū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)力度，為擴(kuò)大其對(duì)事業(yè)單位乃至經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用奠定了基礎(chǔ)。

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