曾超

【摘要】近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，而信息技術(shù)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中起著一定的支撐和推動(dòng)作用，信息技術(shù)對(duì)于人們的生活也很重要。信息技術(shù)的原理是利用編輯功能較強(qiáng)的軟件和小范圍的微電子技術(shù)來實(shí)現(xiàn)其作用，這種技術(shù)在很多領(lǐng)域都被用到。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，信息技術(shù)的作用更是不容小覷，只有真正地了解了信息技術(shù)的內(nèi)涵，對(duì)信息技術(shù)做到真正掌握，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能使信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，并且實(shí)現(xiàn)更加高效便捷的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用

一、現(xiàn)代化的信息技術(shù)

信息技術(shù)的主要做法是利用計(jì)算機(jī)和科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，來實(shí)現(xiàn)軟件的開發(fā)和應(yīng)用，各類信息因?yàn)橛辛诵畔⒓夹g(shù)，能實(shí)現(xiàn)更好的處理及應(yīng)用，這便加快了信息技術(shù)的發(fā)展腳步，然而信息技術(shù)的發(fā)展必須要軟件技術(shù)和微電子技術(shù)的同時(shí)作用，這樣才能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。軟件技術(shù)在發(fā)展中，最主要的要素就是語言的編輯，不論處在哪個(gè)編輯的環(huán)節(jié)，在信息技術(shù)中，軟件技術(shù)作為軟肋存在，是不可或缺的元素，而且在高級(jí)軟件上的研發(fā)更有利于創(chuàng)新發(fā)展;微電子技術(shù)在國(guó)家發(fā)展中扮演著重要的角色，時(shí)代在不斷地進(jìn)步和發(fā)展，微電子技術(shù)也在不斷地經(jīng)歷著發(fā)展和創(chuàng)新，在發(fā)展過程中不斷改進(jìn)，集成度也越來越高，而且逐步實(shí)現(xiàn)了低成本、低損耗的發(fā)展。時(shí)代在進(jìn)步，技術(shù)在發(fā)展，新時(shí)代的代名詞成為速度化，它代表著信息技術(shù)在時(shí)代發(fā)展中的重要意義。如今我國(guó)的事業(yè)單位對(duì)于各方面的要求也越來越高，因此信息技術(shù)需要不斷創(chuàng)新才能順應(yīng)大局，而新技術(shù)的開發(fā)離不開更多專業(yè)人員的支撐，才能實(shí)現(xiàn)更全面的發(fā)展。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用

（一）信息技術(shù)的云儲(chǔ)存和備份。對(duì)于檔案管理中信息技術(shù)而言，首先要做的就是將紙質(zhì)文件進(jìn)行人工錄入或者掃描的方式將其轉(zhuǎn)化為電子版的文件，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行信息輸入，同時(shí)還要將其備份保存，這種方法能彌補(bǔ)傳統(tǒng)方法的不足。大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)全面到來，我國(guó)也不例外，大數(shù)據(jù)的技術(shù)被更多的領(lǐng)域所推廣和使用，當(dāng)然大數(shù)據(jù)技術(shù)也在不斷走向完善。因此，我們正好可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。在檔案管理運(yùn)用到大數(shù)據(jù)時(shí)，專業(yè)人員可以將紙質(zhì)的文件信息變?yōu)殡娮拥臄?shù)字化信息，同時(shí)利用云端來存儲(chǔ)。毋庸置疑，有了大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，檔案可以被更好地管理，工作人員也能更全面地對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)識(shí)，提高檔案管理工作效率。專業(yè)人士也能更好地研究大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷地積累知識(shí)。

（二）借助計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理。如今社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已越來越先進(jìn)，在檔案管理工作可以利用計(jì)算機(jī)的有關(guān)專業(yè)程序。我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理時(shí)可以利用優(yōu)化的程序，例如可以利用程序來更正檔案中的差錯(cuò);可以迅速調(diào)出檔案信息等等。這些做法大大減少了人工接觸檔案的概率，使檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)得到降低，保證了檔案信息的安全完整。然而這個(gè)功能要想實(shí)現(xiàn)它的價(jià)值，就要求工作人員有較高的素質(zhì)。因此在對(duì)檔案管理工作的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行改進(jìn)的同時(shí)也要保證專業(yè)人員的培訓(xùn)工作。由于科學(xué)發(fā)展更新?lián)Q代速度過快，所以應(yīng)該及時(shí)組織人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，保證時(shí)效性，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)真正的信息化。

（三）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)。對(duì)于檔案管理工作而言，信息技術(shù)發(fā)展中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是重要的手段。在我國(guó)，很多事業(yè)單位在檔案管理工作都只是對(duì)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行簡(jiǎn)單的利用，使信息技術(shù)不能充分地發(fā)揮作用。因此應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的信息網(wǎng)絡(luò)。才能使檔案管理工作更加成熟化，尤其是實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的高效化和便利化。

（四）共享管理云技術(shù)。共享管理云技術(shù)現(xiàn)在已成為相對(duì)成熟和完善的一項(xiàng)技術(shù)。我國(guó)的科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，手機(jī)和電腦都逐漸實(shí)現(xiàn)云端傳送。在事業(yè)單位檔案管理工作中，云終端的作用也很重要，應(yīng)被充分的發(fā)掘。云共享想必大家都不陌生，檔案管理工作中使用了云共享，就可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案的實(shí)時(shí)共享，使檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樵乒芾淼姆绞?。因此，在全?guó)范圍內(nèi)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也不再是難題。有了云終端的支撐，不同的事業(yè)單位之間可以實(shí)現(xiàn)信息的下載和上傳。這樣使得各事業(yè)單位之間加強(qiáng)了溝通和交流，更有利于管理。本地政府部門要做好信息維護(hù)工作，確保檔案信息安全可靠，避免外泄。事業(yè)單位檔案管理中云終端的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了當(dāng)今實(shí)現(xiàn)所說的“互聯(lián)網(wǎng)+”，使得事業(yè)單位檔案管理工作極大地實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，非常有利于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理整體水平的提升。

三、改善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加大資金投入?，F(xiàn)實(shí)工作中，不論是工程項(xiàng)目還是企業(yè)管理，只要是項(xiàng)目建設(shè)，就少不了人力物力的投入，這樣才能確保項(xiàng)目順利完成。事業(yè)單位的檔案管理工作要用到很多設(shè)備，這些設(shè)備的替換需要資金的投入。有關(guān)部門應(yīng)該對(duì)檔案管理工作做到足夠的重視，將過于陳舊的設(shè)備替換掉，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。在進(jìn)行設(shè)備替換時(shí)，一定要注意新舊設(shè)備之間信息的及時(shí)轉(zhuǎn)換。事業(yè)單位的管理工作對(duì)保密性要求極高，所有檔案不能被泄露或盜取，因此需要一個(gè)非常安全的系統(tǒng)才能保證信息不外泄。

（二）加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要的做法就是對(duì)檔案進(jìn)行登記、備案，然后進(jìn)行歸檔。時(shí)代在不斷地發(fā)展變化，人們?cè)絹碓皆敢馐褂眯畔⒓夹g(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行管理，因?yàn)檫@極大地提高了工作的效率和便利性。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具體體現(xiàn)為將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子的信息化檔案，使檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，極大地方便了檔案管理，對(duì)于檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，信息化處理之前要先將紙質(zhì)檔案進(jìn)行正確的分類，這樣做是為了避免信息漏洞的發(fā)生，也避免疑難問題的發(fā)生，對(duì)于一些需要永久性保存的文件，要先整理再實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，防止信息漏洞現(xiàn)象的發(fā)生，因此要對(duì)需永久保存的文件及時(shí)進(jìn)行處理才能使檔案更加完整。

（三）加大事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，管理的人員在時(shí)間和精力上的花費(fèi)是非常大的，檔案管理涉及單位每個(gè)部門，對(duì)單位的影響也非同小可。要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，使檔案管理更好地實(shí)現(xiàn)信息化管理，就要求事業(yè)單位將更多的資金放在對(duì)相關(guān)專業(yè)人員的培訓(xùn)工作上。而事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)單位內(nèi)部的管理工作，這就要求對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)也應(yīng)由自己內(nèi)部的人員來進(jìn)行，隨后在知識(shí)教育上加強(qiáng)培訓(xùn)，激發(fā)工作人員對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情。相關(guān)部門也可以針對(duì)培訓(xùn)制定合理的獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)成績(jī)的好壞來進(jìn)行賞罰。如此做法在提高工作人員掌握能力的同時(shí)激發(fā)了學(xué)習(xí)興趣，使他們能更加適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的要求。

四、結(jié)語

綜上所述，我們看到信息技術(shù)的發(fā)展確實(shí)給很多領(lǐng)域都帶來了新的希望和新的機(jī)會(huì)，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是非常重要的。在日常管理工作中，要讓信息技術(shù)充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)有效管理。我們要將信息技術(shù)與事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，使信息技術(shù)不斷推動(dòng)檔案管理工作的運(yùn)行，并且在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)同發(fā)展，共提升，使信息技術(shù)不斷發(fā)揮其優(yōu)良作用。

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