王雨迪

【摘要】本文以核電項目工程信函全程管理為研究課題，以江蘇核電有限公司為例，分析核電工程信函在形成、流轉、歸檔、利用的每一階段的現(xiàn)狀、存在的問題及全程管理的有效措施，以此驗證全程管理思想是工程信函管理的有益的途徑，具有廣泛可行的應用前景。

【關鍵詞】核電項目;工程信函;全程管理;電子文件

核電項目工程信函是核電企業(yè)在立項選址、工程建設、生產(chǎn)運營中與各參建單位之間由正式的通信渠道，經(jīng)授權人簽發(fā)，就工程項目之間的具體事務，傳遞信息的一種重要的書面載體。為了提高工程信函管理水平，適應文檔信息化管理的需求，江蘇核電有限公司（以下簡稱“江蘇核電”）開發(fā)、完善了文檔一體化的企業(yè)內容管理系統(tǒng)（簡稱“ECM系統(tǒng)”），利用計算機技術完成從信函產(chǎn)生至歸檔、利用全程管理實現(xiàn)了從傳統(tǒng)人工文檔管理至信息化管理的過渡，提高文檔管理質量及管理效率。

一、全程管理的內涵

所謂“全程管理”是指，以文件的生命周期理論、文件連續(xù)體理論為依據(jù)，將文檔管理工作覆蓋文件的形成、傳遞、鑒定歸檔以及服務利用階段的全過程始終，形成系統(tǒng)完整的一體化管理模式。在現(xiàn)今電子文件時代，由于電子文件的易更改、易流失的特性，可能因人或其他外部因素造成電子文件的丟失或損壞，進而影響電子文件的真實性、可靠性，因此“全程管理”的思想理念顯得尤為重要。

二、工程信函管理現(xiàn)狀

隨著電子信息技術在核電工程項目中的推廣應用，大量的工程信函以電子文件的方式經(jīng)由ECM系統(tǒng)形成、傳遞。以2018年為例，江蘇核電全年接收工程信函約22000份，外發(fā)工程信函近10000份，工程信函管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)。

（一）文件形成質量難以保證。工程信函的數(shù)量巨大，源自眾多參與電站運營管理和工程建設的主管部門、供方、承包商等。不同單位的工程信函管理要求不盡相同，接收的信函質量良莠不齊，常會出現(xiàn)信函重號、漏號、簽章不齊、附件缺頁、倒置頁、信函過時等問題。

（二）流轉過程耗時耗力。江蘇核電接收到的工程信函通過ECM系統(tǒng)流轉，由信函管理員對所需元數(shù)據(jù)進行人工識別、手動著錄。信函分發(fā)人員需在ECM系統(tǒng)重復選擇主協(xié)辦、閱知的領導和處室，而因工程信函涉及1-8號機組，40多個業(yè)務部門，由于信函分發(fā)人員的主觀性，造成了相關信函的主協(xié)辦部門對負責的工作存在分歧。同時江蘇核電的工程信函有多種外發(fā)方式，其中通過電子郵件傳遞的信函約占65%。需信函管理員將信函在ECM系統(tǒng)內打印、登錄后，將文件的主附件保存至本地，通過信函收發(fā)專用郵箱打包發(fā)送外單位。重復性的工作，消耗了大量的人力成本，可能會提升人為失誤的概率。

（三）歸檔文件質量不高。與科技檔案不同的是，工程信函檔案并不能通過工程的尾款或是項目竣工驗收等相對有效的手段來控制文檔的質量，ECM系統(tǒng)中電子文件形式的工程信函的元數(shù)據(jù)會在文件辦理完成后自動轉化為檔案的基礎數(shù)據(jù)信息。但因電子文件的特點及所處信息環(huán)境的復雜多變，若無法在工程信函電子文件的形成、流轉階段把好關，將直接影響歸檔文件的質量。

（四）檢索利用難度較大。文檔管理最根本的目的是文檔的服務利用，但因工程信函數(shù)量巨大，且著錄系統(tǒng)的歷史元數(shù)據(jù)不規(guī)范、不統(tǒng)一、不詳盡，用戶在不清楚所查文件的正確的文件編碼或文件題名等相關信息時，無法精確查詢到所需的信函，不便于檢索利用。

三、做好工程信函全程管理的有效措施

要從根本上解決工程信函的管理問題，文檔部門就必須做好工程信函的全程管理，將管理工作深入信函形成、流轉、歸檔、利用的各個階段。

（一）規(guī)范管理要求，保證形成質量。1.ECM系統(tǒng)自動生成標準的板式化文件。在建立文檔管理體系初，江蘇核電明確規(guī)定通信識別碼是通信的唯一識別標志，并在ECM系統(tǒng)內預制了通信識別碼的編碼規(guī)則及信函的通用模板。由擬文人選擇對應的項目名稱、通信類型、接收單位自動生成外發(fā)信函的通信識別碼及標準的信函主義。2.規(guī)范工程信函檢查制度。江蘇核電文檔部門建立了規(guī)范的工程信函檢查制度。通過ECM系統(tǒng)設計，實現(xiàn)了接收工程信函通信識別碼的校驗功能，即當信函的通信識別碼重復時，系統(tǒng)會自動加以判斷并提醒，以此確保信函編碼的唯一性。同時，信函管理員采用自檢+他撿+抽檢相結合的模式，對工程信函的著錄信息及原始文件進行檢查，并定期對接收信函進行查漏、查重及時溝通、聯(lián)系催要，進行問題處理，保證工程信函的完整、準確。

（二）優(yōu)化ECM系統(tǒng)，提高流轉效率。對于工程信函的全程管理來說，最為行之有效的方法就是將全程管理思想以信息化手段在信函流轉過程中進行落實。1.“一鍵式”智能外發(fā)。針對需通過電子郵件外發(fā)的工程信函，江蘇核電自主開發(fā)了工程信函“一鍵式”智能外發(fā)功能，由ECM系統(tǒng)自主將信函主附件進行分卷壓縮，從ECM系統(tǒng)“外單位地址簿”中自動獲取接收單位的電子郵件地址，由系統(tǒng)代碼經(jīng)電子郵件分別發(fā)送。在開發(fā)完成投入使用后，有近65%的工程信函可實現(xiàn)“一鍵式”智能外發(fā)，降本增效，保證信函外發(fā)的規(guī)范性，實現(xiàn)點對點的無時差傳遞。2.系統(tǒng)接口自動傳遞、著錄。江蘇核電5、6號機組采用的是EPC總承包模式，業(yè)主與總包商中國核電工程有限公司（以下簡稱“工程公司”）間往來信函占比較高。以2018年全年工程信函收發(fā)量為例，5、6號機組全年收發(fā)量約為15500份，其中與工程公司田灣項目部的往來信函就已達到了7350份，約占5、6號機組全年往來工程信函的48%。為提高工程信函傳遞的時效性及準確性，減少重復勞動，江蘇核電文檔部門聯(lián)系工程公司田灣項目部通過ECM系統(tǒng)與工程公司施工管理系統(tǒng)（簡稱“IFS系統(tǒng)”）接口實現(xiàn)雙方工程信函的自動傳遞、自動著錄功能，完成從人工收發(fā)、著錄向智能化自動傳遞、著錄的飛躍。3.智能分發(fā)與人工判斷相結合。江蘇核電采用大數(shù)據(jù)和機器學習相結合的理念，實現(xiàn)信函的智能分發(fā)。在工程信函著錄到ECM系統(tǒng)后，由系統(tǒng)自動對信函的題名、參考文號等元數(shù)據(jù)進行分析，與事先設置的信函分發(fā)矩陣進行匹配。通過矩陣匹配及大數(shù)據(jù)機器學習計算，給定分發(fā)建議。目前智能分發(fā)系統(tǒng)已投入使用，可涵蓋近80%的信函。但由于較多英文信函的題名無法準確描述來函事宜，且3、4號機組的相關業(yè)務處室正處于職責調整階段，導致智能分發(fā)給定的建議仍有不足，需人工結合實際工作情況確定分發(fā)結果。智能分發(fā)與人工判斷相結合的模式提高了工程信函分發(fā)的準確率和信函流轉的效率。

（三）規(guī)范歸檔體系，保證歸檔質量。經(jīng)初步統(tǒng)計，目前江蘇核電ECM系統(tǒng)中有40余萬條工程信函電子文件記錄，工程信函數(shù)量龐大，但并非所有的信函均有歸檔價值。因此，江蘇核電文檔部門明確日常收發(fā)的所有上級單位往來信函均需進行電子組卷和紙質組卷，上級單位包括但不僅限于國家核安全局、華北核與輻射安全監(jiān)督站、WANO等核安全監(jiān)管部門，保管期限為永久，其他信函在ECM系統(tǒng)電子保存即可，以便用戶查閱利用。

（四）完善著錄數(shù)據(jù)，提高利用效率。為有效解決工程信函利用面臨的檢索查閱困難的問題，對接收的工程信函題名不規(guī)范、不明確的情況，信函管理員對信函內容進行歸納概括，補充著錄;對接收到的英文信函，使用中英文雙語著錄，方便業(yè)務人員閱讀和理解。同時，將涉及同一主題的信函進行系統(tǒng)關聯(lián)，以此提高信函檢索利用效率，為用戶提供文檔增值服務。

四、結語

通過研究發(fā)現(xiàn)，在核電工程項目中，核電企業(yè)文檔部門運用全程管理的思想，在工程信函的形成、流轉、歸檔、利用等所有環(huán)節(jié)進行規(guī)范化、系統(tǒng)化、標準化的合理有效的全過程管理，確保工程信函及檔案的安全真實、完整可靠，提升文檔管理水平，具有廣泛可行的應用前景。

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