馮麗麗

摘 要：檔案管理是關(guān)系到我國現(xiàn)代化建設(shè)的一項重要工作，對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理策略的探討具有十分重要的意義。本人對大數(shù)據(jù)的來源及重要意義進行了討論，并進一步找出了存在的問題，給出了分析，針對上述問題提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;策略

目前，檔案部門在檔案數(shù)據(jù)和信息資源管理中充分認識到大數(shù)據(jù)的特點，通過引進大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理，對推動了檔案的信息化管理工作效果十分顯著，為促進檔案信息資源的整合和交流發(fā)揮了積極作用。

1 檔案大數(shù)據(jù)的來源

檔案的大數(shù)據(jù)信息是隨著檔案管理工作與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)相結(jié)合而產(chǎn)生的，因此，檔案信息的大數(shù)據(jù)來源可以分為以下方面：

1.1 檔案本身的數(shù)據(jù)

檔案資料本身包括：檔案數(shù)字化后收集的電子文檔、視頻檔案和傳統(tǒng)檔案的所保存內(nèi)容信息資料，也有電子資料形式的檔案內(nèi)容，同時還包括檔案目錄、摘要、指南等資料信息內(nèi)容。檔案信息本身是檔案大數(shù)據(jù)文件的重要組成部分，也是檔案大數(shù)據(jù)信息所構(gòu)成的最突出的部分。

1.2 檔案部門開展業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)

這部分的信息數(shù)據(jù)是檔案部門開展業(yè)務(wù)時，所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)信息，主要由檔案部門以各種方式收集得來的信息，檔案部門將詳細的檔案資料如：概況信息、政策檔案、以及館藏內(nèi)容動態(tài)資料等。

檔案信息的大數(shù)據(jù)來源主要來自以上數(shù)據(jù)的收集，其中，只有具備有價值的信息內(nèi)容才能夠被信息系統(tǒng)收錄到大數(shù)據(jù)的檔案當(dāng)中來。

2 大數(shù)據(jù)的檔案管理創(chuàng)新的重要意義

1）大數(shù)據(jù)技術(shù)擁有存儲速度快以及海量存儲的特性，而且處理能力也十分強悍，所以它具有很高的數(shù)據(jù)挖掘和分析價值，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的形勢下，數(shù)據(jù)量在社會發(fā)展的過程中不斷增加，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理這些信息數(shù)據(jù)不僅具有很高的處理效率，而且可以對數(shù)據(jù)信息進一步挖掘利用，實現(xiàn)專業(yè)化的數(shù)據(jù)處理能力，為檔案管理創(chuàng)造更加便捷的工作條件。

2）當(dāng)前的檔案管理工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)普遍得到應(yīng)用，檔案信息得到了有效管理，并且在檔案管理工作中流程能夠進一步得到簡化，改進完善了檔案管理制度和方法，全面提高了工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)了對檔案內(nèi)容的快速檢索。檔案信息資源逐步完成電子檔案的轉(zhuǎn)化后，使檔案的歸檔和檢索更加方便，適應(yīng)了不同用戶的對檔案查詢的需求，檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量得到了顯著的提高。

3）目前，電子檔案已成為檔案信息的主要構(gòu)成部分 ，電子檔案具有海量存儲的特點及簡單的分類存儲和快速的查詢檢索。在目前的電子檔案管理中，檔案管理的工作流程是通過使用最先進的信息管理技術(shù)，利用云存儲、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和智能終端設(shè)備等，來實現(xiàn)對檔案件信息的快速存儲和查詢，極大提高了檔案管理工作的效率。

4）在目前時信息爆炸的年代里，檔案信息內(nèi)容也正在迅速增長，檔案信息所儲備內(nèi)容不斷更新，針對大量檔案信息，我們將構(gòu)建更加龐大的檔案數(shù)據(jù)庫，通過運用新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并依托云計算，以此來有效的管理檔案信息內(nèi)容，逐步提高電子數(shù)據(jù)庫的利用率，創(chuàng)新檔案管理工作。

3 目前大數(shù)據(jù)檔案管理存在的問題

3.1 管理制度缺少系統(tǒng)化

當(dāng)前國際上大力發(fā)展網(wǎng)絡(luò)及云技術(shù)的背景下，檔案信息化管理也正面臨這各種沖擊，各種數(shù)據(jù)信息內(nèi)容對檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)提出了更多更高的要求。使得檔案信息管理對網(wǎng)絡(luò)的依賴性太強，造成了大量的檔案信息安全出現(xiàn)問題。由于目前我國的檔案管理機構(gòu)還處于發(fā)展時期，在自主創(chuàng)新的能力上還有所欠缺，對新技術(shù)的應(yīng)用也有待改善，所以檔案管理工作與管理系統(tǒng)存協(xié)調(diào)性差，無法有效的保證信息安全性。

3.2 缺乏風(fēng)險預(yù)判能力

然而，檔案管理部門在對數(shù)字檔案進行管理時出現(xiàn)的問題，就十分能夠反映出安全性對檔案信息的重要，這些各種各樣的問題都危及了數(shù)字檔案的安全性。數(shù)字檔案安全問題如果得不到重視，就會因為突發(fā)事件不能及時解決，從而使更多潛在的數(shù)字安全問題逐漸顯露出來，直接影響到數(shù)字檔案資源的安全。

3.3 信息安全存儲格式不一

目前，我國國內(nèi)的數(shù)字檔案管理無論是自身和環(huán)境，都還存在著各種各樣問題，特別是檔案的長期保存更是檔案管理工作中的重點，只有專用的存儲設(shè)備和相關(guān)的存儲轉(zhuǎn)換媒介才能有效地讀取數(shù)字檔案信息，而且在一些情況下導(dǎo)致信息正常讀取失敗。

3.4 風(fēng)險評估體系不健全

我國目前的數(shù)字檔案管理中對風(fēng)險評估工作還存在一定的漏洞，由于信息安全制度的不夠完善，嚴重影響了數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的安全。正是這種對安全防范工作的忽視和防范能力的缺失，都無法完全實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息安全的保障。

3.5 人員不重視安全防范

在我國數(shù)字檔案管理從業(yè)人員中，年齡大的人員普遍學(xué)歷不高，并且缺乏專業(yè)的檔案管理人才。這也成為檔案管理人員綜合素質(zhì)無法提升的重要因素之一，這就意味著數(shù)字檔案管理無法滿足專業(yè)化工作。專業(yè)化程度的缺失，在檔案信息管理的問題上，會損害其數(shù)字檔案的安全性，進而引發(fā)諸多問題。

4 大數(shù)據(jù)的檔案管理工作的策略

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，加強檔案大數(shù)據(jù)管理能力建設(shè)

大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為目前檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的主要內(nèi)容，已經(jīng)成為檔案工作和檔案服務(wù)今后的發(fā)展趨勢，在這種形勢下，檔案工作者必須緊跟時代脈搏，加強對大檔案數(shù)據(jù)的研究投入，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案管理工作的水平，更好地促進檔案工作在今后的發(fā)展，使檔案工作能夠在未來滿足人們對檔案信息服務(wù)的要求。

4.2 做好檔案數(shù)據(jù)源基礎(chǔ)建設(shè)，制定相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前的數(shù)字檔案信息設(shè)計構(gòu)建過程中，相關(guān)應(yīng)用軟件和硬件設(shè)備的種類繁多，且相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)互不兼容，在一定程度上阻礙了數(shù)字檔案信息資源共享的實現(xiàn)，針對檔案信息資源共享內(nèi)容服務(wù)缺失現(xiàn)象的出現(xiàn)，在目前大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，就必須重視檔案管理中數(shù)據(jù)源基礎(chǔ)工作的進展，進一步協(xié)調(diào)統(tǒng)一數(shù)字檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加快實施檔案信息資源交換和共享。

4.3 加強檔案資源集群建設(shè)，打造數(shù)據(jù)資源平臺

從信息技術(shù)的角度講，云計算技術(shù)的合理應(yīng)用對我國不同檔案管理單位的整合，以及全國檔案云的構(gòu)建與實施，距離實現(xiàn)這一目標(biāo)已經(jīng)為期不遠了。因此，我國檔案部門必將全力推進數(shù)字檔案信息的構(gòu)建，為大數(shù)據(jù)時代的檔案工作創(chuàng)造堅實的工作和服務(wù)條件。

4.4 基于大數(shù)據(jù)檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用

1）物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)是基于互聯(lián)網(wǎng)信息內(nèi)容所建立的的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)建實現(xiàn)了各種數(shù)據(jù)和信息的連接和集成，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)了檔案信息的共享和互聯(lián)互通，為檔案信息的安全管理提供了良好的基礎(chǔ)以及有效地整合。

2）云存儲。云存儲的應(yīng)用主要是利用云服務(wù)器存儲空間來保存檔案信息，通過云服務(wù)的終端接收數(shù)字檔案信息內(nèi)容，收集整理后存儲在云服務(wù)器中，應(yīng)用與數(shù)字檔案的管理工作，有效解決了因檔案管理自身存儲空間不足而造成的問題，簡化了數(shù)字檔案的管理過程，為用戶共享和查索文件內(nèi)容帶來了極大的便利。

3）移動終端。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用過程中，必須以智能終端設(shè)備為基礎(chǔ)，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，無線移動終端設(shè)備在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。利用無線移動終端，管理人員可以隨時組織、管理和查詢檔案信息，有效提高檔案管理效率，進一步優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量。

4）做好檔案大數(shù)據(jù)的云服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，檔案部門通過檔案管理的云服務(wù)，實現(xiàn)了一個需要良好工作的云服務(wù)平臺，有效地滿足檔案服務(wù)不同用戶的需求，逐步提高了數(shù)字檔案信息資源的使用效率，如現(xiàn)有的檔案云平臺架構(gòu)和通過檔案云平臺的檔案信息網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)引導(dǎo)不同用戶分析以提高檔案數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足不同檔案用戶的需求。

5）加強用戶需求數(shù)據(jù)分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下的檔案管理工作的目的，是更好地滿足用戶所需要的服務(wù)，因此，在檔案信息管理中，必須用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析用戶的需求行為，并根據(jù)具體的分析結(jié)果制定有針對性的提供檔案信息服務(wù)，全面提高用戶對檔案工作人員服務(wù)的滿意度。

6）提升大數(shù)據(jù)檔案智能檢索能力。在大數(shù)據(jù)時代，要提高檔案的綜合服務(wù)能力，必須做好智能檢索的設(shè)計，對圖書館的各類檔案進行分類，提高用戶檢索的效率，為縮短檢索時間，提高自身的檢索服務(wù)能力，技術(shù)人員還應(yīng)做好可視化分析，直觀地向用戶展示更多的文件數(shù)據(jù)，以便查詢自己所需的文件信息。

7）大數(shù)據(jù)的技術(shù)檔案信息管理中運用已經(jīng)成為我國檔案系統(tǒng)今后發(fā)展的必然趨勢。在我國一些地區(qū)已經(jīng)建成了極具規(guī)模的大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，這些大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園建成后，可以進行全面的數(shù)據(jù)集中處理，進行深層次的集成分析，有效保證數(shù)據(jù)信息的利用性。

5 結(jié)束語

檔案管理的目標(biāo)是為社會和用戶提供更好的信息服務(wù)。為了加快檔案管理的創(chuàng)新，檔案管理者不僅要引進先進的管理理念，還要利用不同的新技術(shù)、新資源通過建立完善的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，擴大大數(shù)據(jù)資源的共享，加強檔案的安全保密能力，使檔案信息更好地為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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