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        大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化建設(shè)思考

        2020-07-13 09:40:28曹瑩
        卷宗 2020年12期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        曹瑩

        摘 要:本文以大數(shù)據(jù)時代作為研究背景,探索企業(yè)在發(fā)展期間,檔案信息化建設(shè)存在的問題,分別從企業(yè)發(fā)展不均衡、管理觀念的陳舊性、信息化建設(shè)的運行能力不佳、管理人員專業(yè)性不足四個角度加以闡述,并且提出了大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)應(yīng)采取檔案信息化建設(shè)方案,試圖提升企業(yè)檔案信息化管理的整體運行能力。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化制度;信息審計

        大數(shù)據(jù)環(huán)境中,信息技術(shù)包羅萬象,包括:物聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)、云計算等技術(shù)。大量的智能信息化技術(shù),融合在人們生活與工作環(huán)境中,形成了數(shù)據(jù)信息較為豐富的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。與此同時,企業(yè)發(fā)展中數(shù)據(jù)信息體現(xiàn)出管理的重要性。為此,以檔案管理為落腳點,研究企業(yè)數(shù)據(jù)信息管理的運行與發(fā)展,具有重要意義。

        1 檔案信息化建設(shè)面臨的問題

        1.1 企業(yè)檔案管理工作發(fā)展不均衡

        在數(shù)據(jù)庫環(huán)境中,企業(yè)的綜合實力,直接影響著企業(yè)的檔案信息化建設(shè)程度。企業(yè)檔案管理中,引入信息化技術(shù)期間,應(yīng)引入相關(guān)技術(shù)與人才,配套適用的計算機終端、服務(wù)器等設(shè)備,嘗試為檔案信息化運行提供平臺。與此同時,科學(xué)建立檔案信息應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理,改革原有的檔案工作流程。由此可知,檔案管理信息化建設(shè)的配套設(shè)備、數(shù)據(jù)庫搭建、人才配置等,均需企業(yè)給予一定的資金支持,如若企業(yè)資金來源渠道較少,將會在一定程度上影響著企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)的發(fā)展[1]。

        1.2 檔案管理觀念滯后性

        大多數(shù)企業(yè)管理人員,尚未全面認(rèn)知檔案信息管理工作的重要性,對其建設(shè)保持漠視狀態(tài),認(rèn)為引進(jìn)檔案信息管理的應(yīng)用系統(tǒng),即達(dá)成了檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。然而,檔案管理信息系統(tǒng)作為運行工具,屬于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的其中一個版塊,尚不能代表檔案信息化建設(shè)的全部內(nèi)容。為此,企業(yè)管理人員應(yīng)改善自身的檔案管理觀念,為企業(yè)建立完善的檔案管理工作運行制度,提升企業(yè)檔案信息建設(shè)的能力,增強企業(yè)的整體運行效能。

        企業(yè)存在的檔案工作問題為:企業(yè)管理人員將檔案管理工作認(rèn)作是一般性資料整理工作,尚未認(rèn)知檔案信息的價值,對傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案存在較高依賴,認(rèn)為檔案信息存在不安全問題。企業(yè)檔案信息化建設(shè)的此類問題,嚴(yán)重削弱了檔案信息化建設(shè)的服務(wù)性,造成檔案管理工作難以發(fā)揮其職能。

        1.3 檔案信息化建設(shè)的運行能力不足

        企業(yè)如若在初期開展檔案信息化建設(shè)時,尚未開展良好的統(tǒng)籌規(guī)劃,盲目選擇檔案管理信息的應(yīng)用型系統(tǒng),造成信息系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展的不適用問題,造成引入的檔案管理系統(tǒng)處于荒廢狀態(tài),難以發(fā)揮檔案管理信息的應(yīng)用價值,削弱了企業(yè)信息資源的整合與應(yīng)用效能,失去了檔案信息管理應(yīng)用的市場價值。由此發(fā)現(xiàn),如若檔案信息化建設(shè)尚未開展科學(xué)的規(guī)劃與管理,極易造成系統(tǒng)的不適用問題,削弱了企業(yè)信息化建設(shè)的運行能力,造成企業(yè)內(nèi)部運行系統(tǒng)不兼容等連鎖反應(yīng),不利于企業(yè)良好發(fā)展[1]。

        1.4 檔案管理人員信息化專業(yè)性不佳

        檔案管理人員存在專業(yè)性不佳的問題,在一定程度上削弱了企業(yè)檔案信息工作的運行能力,不利于企業(yè)有序發(fā)展。此外,企業(yè)在開展檔案信息化建設(shè)期間,缺乏標(biāo)準(zhǔn)的安全保障措施,造成企業(yè)檔案信息的不安全問題。產(chǎn)生檔案信息安全措施不完善的原因在于:一方面檔案管理人員尚未形成良好的安全意識,在工作操作中造成信息丟失,另一方面在不法人士采取病毒、黑客等技術(shù)時,企業(yè)尚未安裝有效防范的措施,給予不法人士可乘之機。

        2 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)應(yīng)采取檔案信息化建設(shè)方案

        2.1 借助大數(shù)據(jù)技術(shù),均衡企業(yè)檔案工作發(fā)展

        企業(yè)在開展信息化建設(shè)期間,涉及檔案信息相關(guān)工作時,應(yīng)配以適宜的相關(guān)技術(shù)予以支撐。在硬件建設(shè)中,企業(yè)應(yīng)采取基礎(chǔ)設(shè)施的完善,為企業(yè)各部門配置相應(yīng)的信息化設(shè)備,比如計算機、路由器、交換機等。在軟件建設(shè)中,企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的發(fā)展需求,搭建企業(yè)檔案工作的應(yīng)用平臺,為企業(yè)引入檔案管理工作系統(tǒng),發(fā)展檔案信息的數(shù)字化建設(shè)[1]。

        2.2 建立系統(tǒng)的檔案信息化制度,革新檔案工作觀念

        在信息化高速發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)逐漸普及的今天,大量的電子文件涌現(xiàn)。電子檔案如何能更好的管理成為企業(yè)面臨的問題。要實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè),需要建立完善的企業(yè)檔案管理系統(tǒng),確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范,才能做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)。由于企業(yè)實際情況不同,推進(jìn)信息化落實建設(shè)的過程中,需要結(jié)合企業(yè)自身特點,制定適合企業(yè)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)。由于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范的缺失,一些企業(yè)對原有的檔案管理信息系統(tǒng)升級時會發(fā)生一些變故。比如,原先的軟件開發(fā)公司出現(xiàn)狀況,雙方合作出現(xiàn)問題,企業(yè)只能尋求新的軟件開發(fā)公司,引進(jìn)新檔案管理系統(tǒng),導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入新系統(tǒng)中,使用時出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤。還有的企業(yè)管理系統(tǒng)只能單項連接,無法實現(xiàn)信息資源共享。企業(yè)只能在遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理體系的基礎(chǔ)上,建立全新的檔案信息化管理體系。

        2.3 建設(shè)檔案信息良好的防護(hù)體系,提升其運行能力

        1)信息保障。在信息時代的背景下,企業(yè)需要在技術(shù)上加強對病毒和黑客等不法分子入侵的防范力度。還要建立和完善機密信息管理、資源共享管理、信息安全保障等制度,從根本上解決商業(yè)機密和核心商業(yè)數(shù)據(jù)被竊取的風(fēng)險。信息保護(hù)制度是,企業(yè)對機密信息進(jìn)行算法加密的行為。通過簽訂保密協(xié)議,防止使用者為追求利益對商業(yè)機密進(jìn)行交易。建立機密信息識別和監(jiān)控機制,識別瀏覽機密信息人員的目的,制定機密信息使用權(quán)限,以減少機密信息的接觸者。對于失效機密進(jìn)行清理,減少占用的空間。

        2)信息共享。資源共享是企業(yè)信息化的主要目標(biāo),要制定企業(yè)檔案信息查詢、復(fù)制傳播等操作的相關(guān)規(guī)定,將檔案信息進(jìn)行分級管理,明確各級別檔案信息的傳播范圍。對于公司內(nèi)部人員也要進(jìn)行分級控制,以免無關(guān)人員接觸到企業(yè)核心機密。

        3)信息審計。建立信息審計與監(jiān)控的小組,規(guī)定統(tǒng)一的安全審計流程。由高層領(lǐng)導(dǎo)建立下設(shè)審計辦公室,在管理人員中推選出管理小組的組長,全權(quán)負(fù)責(zé)整個企業(yè)信息的監(jiān)控與審計,將監(jiān)督審計工作落實到個人,確保人人有責(zé),人人負(fù)責(zé)。提前預(yù)防信息泄露風(fēng)險,做到及時發(fā)現(xiàn),迅速處理,保證針對措施的有效性[2]。

        2.4 建設(shè)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

        高素質(zhì)企業(yè)信息化管理人才作為將企業(yè)檔案信息管理,轉(zhuǎn)化為重要情報資源的重要環(huán)節(jié),在企業(yè)檔案信息化管理中是不可或缺的部分。在原始信息收集到情報轉(zhuǎn)化的過程中,信息之間的關(guān)聯(lián)并非技術(shù)可以解決的問題。許多生產(chǎn)信息只有財務(wù)、銷售等相關(guān)的專業(yè)的知識只有專業(yè)人員才能識別,因此企業(yè)檔案管理需要既懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才。這種人才需要熟練掌握辦公自動化和管理軟件,具有較強的檔案信息處理能力,企業(yè)招聘這種復(fù)合型人才,可以適當(dāng)提高從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和從業(yè)人員的福利待遇。

        3 結(jié)論

        綜上所述,信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理建設(shè)中是一項復(fù)雜的工程,是對企業(yè)信息資源的深度開發(fā)和再利用。本文通過論述了企業(yè)檔案信息化幾個基本要素,分析其間的關(guān)系,旨在創(chuàng)新檔案管理方式,提高管理效率,為我國經(jīng)濟發(fā)展建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]周向玲.大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化建設(shè)思考[J].資源信息與工程,2019,34(01):203-204.

        [2]唐戈彥.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)內(nèi)部審計信息化建設(shè)的思考[J].中國新通信,2018,20(21):219-220.

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