房蘭蘭
摘 要:新時(shí)代背景下,我國(guó)計(jì)算機(jī)行業(yè)獲得了快速的發(fā)展,且開始積極應(yīng)用在各大領(lǐng)域中,應(yīng)用范圍在不斷的擴(kuò)展。為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)工作,提升檔案管理的工作效率,機(jī)關(guān)單位就需要積極應(yīng)用信息化手段,進(jìn)而努力提升機(jī)關(guān)單位提升辦公水平以及工作效率。文章針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析,并詳細(xì)闡述信息化建設(shè)過(guò)程中的具體應(yīng)對(duì)措施,以期能夠?yàn)樘嵘龣C(jī)關(guān)單位的工作效率提供一定借鑒。
關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)
近年來(lái),市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及網(wǎng)絡(luò)信息化在不斷發(fā)展進(jìn)步,事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理過(guò)程中引入計(jì)算機(jī)科技是發(fā)展的必然趨勢(shì)。基于此,為了更好的適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化的需求,就需要在機(jī)關(guān)單位檔案管理中積極應(yīng)用信息化技術(shù),從而全面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享性特點(diǎn),為各機(jī)關(guān)單位工作開展提供一定便利,同時(shí),機(jī)關(guān)單位的辦公效率以及運(yùn)作效率也能夠獲得全面提升[1]。
1 機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化優(yōu)勢(shì)
1.1 存儲(chǔ)環(huán)境
傳統(tǒng)檔案管理上均采用紙質(zhì)作為主要手段,記錄上也主要采用人工錄入方式,不僅工作效率較低,且容易出現(xiàn)工作失誤,同時(shí)長(zhǎng)期儲(chǔ)存的紙張就會(huì)變得薄且脆,不利于對(duì)信息資源的進(jìn)一步管理以及采集。應(yīng)用信息化管理手段,管理人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、電子平臺(tái)等方式錄入檔案信息,從本質(zhì)上改變了檔案信息的管理途徑,管理效率也會(huì)有大幅度提升。檔案信息可以直接電子磁盤中,需要使用時(shí)直接查詢即可,且檔案資源所占空間較小,更有利于管理工作的開展。電子檔案對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境也沒(méi)有較高的要求,有效避免了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的不便性,更有利于存儲(chǔ)工作的開展[2]。由此可見,利用信息化手段存儲(chǔ)檔案,更有利于檔案的保存以及其他工作的開展。
1.2 便于使用以及查詢
檔案信息化建設(shè)工作是機(jī)關(guān)單位當(dāng)前需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。為了提升檔案管理以及存儲(chǔ)、查詢效率,同時(shí)加強(qiáng)資源共享性,就需要積極利用信息化管理方式進(jìn)行建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理上,均采用紙質(zhì)版,工作人員在整理以及查詢時(shí)就會(huì)較為困難,且紙質(zhì)檔案不易長(zhǎng)期保存,會(huì)出現(xiàn)紙張老化以及腐爛的現(xiàn)象,且查詢手續(xù)較為復(fù)雜。基于此,為了有效提升檔案資源的利用效率,同時(shí)對(duì)檔案的使用流程進(jìn)行簡(jiǎn)化,就需要使用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理,提升管理效率。
2 深化事業(yè)單位檔案信息化管理工作方法
2.1 全面提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作要求管理人員具備較強(qiáng)的工作能力,從而更好的勝任檔案信息化建設(shè)工作。在此方面,為了提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平,需要針對(duì)其功能技能以及綜合素質(zhì)展開針對(duì)性的培訓(xùn)工作,從而保證培訓(xùn)的人才能夠滿足檔案管理工作的需要。同時(shí),需要強(qiáng)化檔案管理工作人員對(duì)工作的重視程度,并注意工作中所需注意事項(xiàng),培訓(xùn)結(jié)束后,還需要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核,從而有效保證所培養(yǎng)的人才符合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的需求。
2.2 提升檔案管理硬件建設(shè)工作效率
為有效保證檔案資料保存的完整性以及穩(wěn)定性,同時(shí)不會(huì)受到外界的破壞,就需要積極加大資金投入力度,完善硬件設(shè)施建設(shè),從而方便機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的開展。在檔案信息化建設(shè)中,要求積極投入高水平技術(shù),發(fā)揮電子存儲(chǔ)的作用,提升存儲(chǔ)以及管理的效率。但是為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ),還需要保證儲(chǔ)存容量足夠大,這就需要使用儲(chǔ)存以及錄入較為便捷的備份硬件進(jìn)行管理,從而提升檔案管理硬件建設(shè)的工作效率[3]。
2.3 積極實(shí)施軟件開發(fā)工作
為了促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化水平得到全面提升,就需要全面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)工作,同時(shí)對(duì)檔案管理所需硬件設(shè)施進(jìn)行大力開發(fā),將管理工作與軟件開發(fā)工作同時(shí)進(jìn)行,二者相互配合,從而更好的完成檔案管理工作。
2.4 制定好總體規(guī)劃
為促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作能夠獲得協(xié)調(diào)發(fā)展,就需要對(duì)檔案信息化的靈活性以及可擴(kuò)展性特點(diǎn)進(jìn)行重視,并根據(jù)此特點(diǎn)制定出較為合理的總體規(guī)劃。同時(shí),機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要充分考慮人才信息需求,將適合的網(wǎng)絡(luò)管理模式積極建設(shè)出來(lái),保證能夠與經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求相符,從而適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求。
2.5 積極建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站
當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門需要在網(wǎng)站上建立檔案信息站點(diǎn),從而更好的完成檔案管理工作。在網(wǎng)站中,機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員可以利用網(wǎng)頁(yè)的形式為使用者提供信息服務(wù),包括網(wǎng)上咨詢、文件歸檔、查找、下載以及瀏覽等,這也是檔案信息化管理的重要方法。為了有效建立檔案信息網(wǎng)站,共享檔案信息資源,就需要在選擇檔案信息管理操作系統(tǒng)時(shí),注重選擇具有升級(jí)功能的系統(tǒng),保證檔案網(wǎng)絡(luò)管理能夠與時(shí)俱進(jìn),實(shí)時(shí)更新,更好的適應(yīng)發(fā)展的需求,促使檔案信息化建設(shè)工作想著更好的方向發(fā)展。
此外,作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo),還需要積極實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略,與其他政府監(jiān)管或者企事業(yè)單位建立一個(gè)檔案管理局域網(wǎng),保證資源共享,實(shí)現(xiàn)檔案的透明化管理,提升檔案管理水平,切實(shí)維護(hù)黨和人民的根本利益。
3 結(jié)語(yǔ)
綜合上述分析,當(dāng)時(shí)階段,機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作能夠順利開展,離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的支持,這對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理都具有積極影響。對(duì)于機(jī)關(guān)單位組織建設(shè)來(lái)說(shuō),需要全面提升工作質(zhì)量,并增強(qiáng)科研力量,如此才能夠全面提升機(jī)關(guān)單位的工作質(zhì)量。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì),能夠在一定程度上推進(jìn)社會(huì)發(fā)展,為了順應(yīng)這一潮流,就需要機(jī)關(guān)單位在單位內(nèi)部以及外部都要貫徹落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作。文章針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)工作開展提出了一些可行性措施,希望能夠有效提升機(jī)關(guān)單位的工作效率,為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作提供一定參考。
參考文獻(xiàn)
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