劉麗梅
摘 要:本文從信息技術(shù)入手,針對現(xiàn)階段信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用問題進行了研究與分析,以優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作,保證檔案管理工作的順利開展,充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用,實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的檔案管理,推動事業(yè)單位檔案管理不斷優(yōu)化與發(fā)展,并以此提升整體管理水平。
關(guān)鍵詞:信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理
我國社會的發(fā)展與進步,網(wǎng)絡信息技術(shù)在我國各行各業(yè)中逐漸得到了廣泛的推廣與應用,并為行業(yè)的發(fā)展提供了強有力的推動力,帶動了經(jīng)濟的進步。言而我們在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些事業(yè)單位的檔案管理工作,還存在著一些問題與弊端,為了保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展,推動事業(yè)單位的改革,事業(yè)單位要做到與時俱進,筆者認為要加強對網(wǎng)絡信息技術(shù)的研究,以此提高檔案管理工作的質(zhì)量效率,減少檔案管理的錯誤與問題,減少人力和物力的不必要支出等,全面提升事業(yè)單位管理水平。
1 我國現(xiàn)階段信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理應用中出現(xiàn)的問題
1.1 缺乏科學的管理制度
目前在事業(yè)單位檔案管理工作中,即便是應用了信息技術(shù),也缺乏對信息技術(shù)檔案管理工作的相關(guān)制度規(guī)定,無法實現(xiàn)對檔案管理工作的全面監(jiān)督。通過對信息技術(shù)的應用,檔案管理工作逐漸變得更加高效率化和高質(zhì)量化,但是缺乏成熟完善的管理制度,使得很多的檔案無法在短時間內(nèi)實現(xiàn)對信息技術(shù)的應用,整體的工作職責較為分散,也缺乏規(guī)范化和標準化的工作原則,嚴重降低了事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。另外,還有部分的工作人員缺乏相應的能力與信息操作技術(shù),無法進行正確的操作與工作,甚至還存在文件歸檔不及時,出現(xiàn)錯誤等問題,也缺乏對正確的信息技術(shù)的認識,專業(yè)人才相對短缺,更加導致了事業(yè)單位檔案管理工作無法順利開展。
1.2 缺乏安全性
雖然在事業(yè)單位的當管理工作中,應用信息技術(shù)能夠有效地提高管理工作的質(zhì)量與效率,但是信息技術(shù)也是一把雙刃劍,信息技術(shù)是以網(wǎng)絡為依托,開展工作大都是以計算機來進行,但是計算機的安全系數(shù)較低,在應用過程中,很容易受到黑客病毒的侵襲,而檔案管理的電子文件和檔案等等存儲在計算機中,很容易會出現(xiàn)脫機管理等問題,受到病毒的入侵,導致事業(yè)單位的檔案出現(xiàn)泄漏。并且,現(xiàn)階段對于計算機網(wǎng)絡的管理制度和法律等較為稀少,無法實現(xiàn)對計算機的全面管理,進而很容易出現(xiàn)不良問題的發(fā)生。不僅對事業(yè)單位造成嚴重的危害與影響,更對社會產(chǎn)生嚴重安全隱患。
2 信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的具體應用
2.1 加強對信息技術(shù)應用的重視
為了保證事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展,實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進行,事業(yè)單位要加強對信息技術(shù)的重視,順應時代的腳步,把檔案管理工作與信息技術(shù)相互融合,充分發(fā)揮信息技術(shù)的管理優(yōu)勢,提高檔案管理的工作質(zhì)量與工作效率。不僅能夠減少錯誤問題的發(fā)生,更能夠使得檔案管理工作更加快捷化和方便化。另外,通過電子檔案管理的引入與應用,不僅符合了時代的發(fā)展要求,更有效的減少了不必要的成本支出,實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的智能化和現(xiàn)代化工作模式,有效地實現(xiàn)了檔案管理工作的改革與優(yōu)化,為傳統(tǒng)的事業(yè)單位當管理工作注入了新鮮的活力,提高了事業(yè)單位檔案管理的工作水平,推動了事業(yè)單位的進一步發(fā)展。
2.2 建立科學的檔案信息平臺
在事業(yè)單位檔案管理工作中應用信息技術(shù)時,事業(yè)單位可以利用信息技術(shù)的優(yōu)勢,建立科學有效的檔案信息管理平臺,實現(xiàn)檔案管理工作的順利開展。事業(yè)單位可以對全部的信息檔案進行統(tǒng)一的整理與劃分,分門別類劃分完成之后,把檔案中的數(shù)據(jù)信息錄入到檔案信息平臺中,對平臺進行加密管理,定期查看,有效地保證了信息資料的安全性。另外,通過檔案信息管理平臺,能夠有效地提高工作效率,在需要調(diào)出相應的文件信息時,能夠通過計算機準確及時的進行傳輸,實現(xiàn)資源的共享與傳遞,減少了復雜的工作流程,實現(xiàn)了更加高效化的工作。不僅如此,通過把紙質(zhì)的打信息資料傳輸?shù)綑n案信息管理平臺中,能夠延長檔案資料的保存時間,減少紙質(zhì)檔案破損,導致資料丟失和損壞的問題發(fā)生,保證了檔案管理資料的準確性和完善性[1]。
2.3 構(gòu)建科學合理的單位檔案管理制度
在單位檔案管理工作中應用信息技術(shù)時,為了保證信息技術(shù)的應用效果,事業(yè)單位要根據(jù)不同類型的檔案管理來構(gòu)建科學合理的管理制度,使檔案管理的制度符合信息技術(shù)的應用。在單位檔案管理制度中,事業(yè)單位要針對每一個信息化的工作環(huán)節(jié)進行明確規(guī)定,保證信息技術(shù)在他管理全過程工作中的應用,避免數(shù)據(jù)錯誤問題的發(fā)生,提高工作質(zhì)量與工作效率。另外,事業(yè)單位還要根據(jù)內(nèi)部的工作人員情況,制定工作人員的管理制度,實現(xiàn)對每一個工作人員的監(jiān)督與管理,把每一項單位檔案管理工作環(huán)節(jié)通過信息化技術(shù)科學準確的完成,減少錯誤管理問題的發(fā)生,實現(xiàn)信息技術(shù)在單位檔案管理中的合理應用,充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用[2]。
2.4 加強對信息技術(shù)的管理與監(jiān)督
為了保證事業(yè)單位檔案管理工作中信息與資料的安全性,要加強對信息技術(shù)應用過程中的監(jiān)督與管理,避免資料與信息的泄露,防止病毒的入侵。首先,在應用計算機進行檔案管理時,應該聘請專業(yè)人員對計算機進行重組及檢查,保證計算機系統(tǒng)的安全性,在應用計算機時,還應該安裝相應的安全軟件等等,抵擋病毒和黑客的入侵,實現(xiàn)對檔案文件的永久性保存與管理,保證事業(yè)單位檔案資料的安全性。另外,國家有關(guān)部門和政府也應該針對檔案管理工作中信息技術(shù)應用方面的安全問題進行研究,必要時可以制定相關(guān)的法律法規(guī),對網(wǎng)絡進行約束與管理,還可以提供一定的技術(shù)支持,保證事業(yè)單位檔案管理工作對信息技術(shù)的科學應用,實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。
3 結(jié)語
信息技術(shù)的應用對于我國事業(yè)單位檔案管理工作有著重要的意義與作用,不僅符合了時代的發(fā)展與進步,更提高了管理工作的質(zhì)量與效率。事業(yè)單位可以借助信息技術(shù)的優(yōu)勢,構(gòu)建檔案管理平臺,制定科學的管理制度,提高工作人員的信息技術(shù)水平,進而滿足社會的發(fā)展趨勢,推動社會的發(fā)展進步。
參考文獻
[1]張麗.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2020,(1):46-47.
[2]魏東奎.信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應用分析[J].企業(yè)文化(下旬刊),2019,(11) :170.