戚玉柱

摘 要：機(jī)關(guān)單位是組成國(guó)家單位的重要部分，它作為國(guó)家單位中不可缺少的一部分，它的特殊性和重要性不言而喻。對(duì)于單位內(nèi)部的管理來說，規(guī)范化并且標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理有著重要的意義。在我們國(guó)家城市發(fā)展建設(shè)取得了一定發(fā)展的形勢(shì)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展也呈現(xiàn)出來比較良好的趨勢(shì)，其內(nèi)部管理持續(xù)在一個(gè)不斷完善的狀態(tài)。但是對(duì)于檔案管理工作來說，它還存在這一些不足之處，就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有很好地進(jìn)行檔案工作的管理，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式是比較落后的，已經(jīng)不再適合當(dāng)今的要求，所以要推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

隨著現(xiàn)在時(shí)代發(fā)生了巨大的變化，在時(shí)代不斷發(fā)展和進(jìn)步的情形下，人們對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作投以關(guān)注并且重視的目光，人們?cè)絹碓娇粗貦C(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理工作。但是對(duì)于這項(xiàng)工作來說，它還存在著一些不足的地方，需要去不斷完善，正是因?yàn)闄n案管理工作處于不夠完善的狀態(tài)，所以在一定程度上也給單位工作帶來影響，而且也無法很好地提高工作效率。由于檔案的數(shù)量呈現(xiàn)著上升趨勢(shì)，如果不能很好地解決問題，就會(huì)越發(fā)不利于工作展開，所以推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化是必然的要求。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

1.1 落后的檔案管理方式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式不新穎，沒有創(chuàng)新，一直在采用已經(jīng)過時(shí)的方法進(jìn)行檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，接觸的是一份份檔案，這些檔案有其專門的地方放置，在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，將這些檔案放在指定的位置，如果要使用它們的時(shí)候，就到放置的地方進(jìn)行查看，在查看的時(shí)候要花費(fèi)比較長(zhǎng)的時(shí)間，使用的時(shí)間有可能是幾個(gè)小時(shí)，有可能就要幾天的時(shí)間。顯然這種檔案管理方式的效率是不高的，雖然說在以前的工作中，它有著高地位，但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，也隨著檔案的數(shù)量增加，這樣的方式已經(jīng)不再適合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理[1]。所以在面對(duì)效率低下的傳統(tǒng)檔案管理方式的情況下，事業(yè)單位的檔案管理方式不能繼續(xù)再用這種過時(shí)的管理模式，必須要采用新的管理方式。此時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，網(wǎng)絡(luò)化管理可以有效地改變因采用傳統(tǒng)管理模式，而導(dǎo)致的工作效率低下的問題，用計(jì)算機(jī)管理檔案可以產(chǎn)生較多的好處，這是一種高效的管理方式。

1.2 對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足

通常情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位總是把一些比較實(shí)際的工作當(dāng)作是主要工作，并且將這類工作看作是重點(diǎn)，對(duì)這類工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于檔案管理的工作，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因就是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作不夠重視，在他們看來檔案管理的工作既不能展現(xiàn)出所做出的成績(jī)，也不能夠帶來利益。所以，在安排人員工作的時(shí)候，一般都將人員安排到其他的工作中，很少會(huì)精心地安排人員進(jìn)行檔案管理工作，大多數(shù)情況下，就將工作水平較差的人員安排到這份工作中。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作的重要性探討

檔案管理工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中占有舉足輕重的地位，它發(fā)揮著極大的作用，它不僅記錄著員工的個(gè)人信息，與此同時(shí)它也在一定程度上表現(xiàn)出單位的集中管理?，F(xiàn)在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理已經(jīng)成了衡量事業(yè)單位管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的水平高低也能在一定程度上展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)管理能力的高低，一般來說，檔案管理的水平越高，其領(lǐng)導(dǎo)能力也相對(duì)越強(qiáng)[2]。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的規(guī)范化管理，能夠有效地提升員工對(duì)檔案管理工作的重視程度，對(duì)提升員工的檔案管理意識(shí)具有極其重要的意義[3]。

3 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的措施

3.1 改變檔案管理的方式

從現(xiàn)在的情形來看，傳統(tǒng)的檔案管理方法是不可取的，因?yàn)檫@種低效的檔案管理不僅不會(huì)給檔案管理工作帶來積極的作用，反而會(huì)帶來一些不利的影響，為了不再使用過去的紙質(zhì)檔案管理方式，機(jī)關(guān)事業(yè)要采用其他的檔案管理方式來進(jìn)行管理工作的展開，而利用信息化保存方式便是一個(gè)好的選擇，這不僅可以減少投入過多的人力和物力，更重要的一方面是它可以有效地提高檔案管理工作的效率，這樣就會(huì)使得在資料的查閱等方面更加地方便，能夠更好地節(jié)約時(shí)間。將檔案管理的方式進(jìn)一步改善后，檔案管理人員就可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)很好地實(shí)現(xiàn)信息的查詢。這樣的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在，不僅可以對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)內(nèi)部人員的信息大概地進(jìn)行掌握，與此同時(shí)，還可以清楚地知道各項(xiàng)工作的展開情況。而且利用這樣的方式進(jìn)行檔案管理，可以保證數(shù)據(jù)不容易丟失。

3.2 進(jìn)一步完善檔案管理制度

對(duì)于檔案管理工作，要想在保證它的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，就要有一個(gè)完善的制度，制定完善的檔案管理制度，對(duì)于高效率的進(jìn)行檔案管理工作具有很大的幫助[4]。機(jī)關(guān)企業(yè)要想將檔案管理工作的重要性充分地發(fā)揮出來，就首先要明確自身的情況，根據(jù)自身情況，并在相關(guān)部門的積極配合下，將檔案工作不斷地完善，對(duì)于管理部門來說，就要要求部門里的人員做好自己的本職工作，并且在進(jìn)行檔案管理的工作中，嚴(yán)格地按照檔案管理制度進(jìn)行工作。

3.3 大力宣傳檔案管理工作的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要將檔案管理工作重視起來，同時(shí)，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，讓其他的人員也充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所占據(jù)的重要地位。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以利用公司宣傳欄，同時(shí)還可以借助會(huì)議等向全體職工宣傳檔案工作的重要作用，從而讓每個(gè)人都形成一種重視檔案的意識(shí)，這樣就可以推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4 結(jié)束語

檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，具有重要的影響，在進(jìn)行檔案工作的時(shí)候，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用，所以要將檔案管理方式進(jìn)一步改善，而采用信息化的管理方式是比較好的選擇，能夠更好地促進(jìn)管理工作的展開。

參考文獻(xiàn)

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[2]陳芳.關(guān)于推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，05：92.

[3]張理嵐.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的策略探索[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，1528：120-121.

[4]李峰.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，24：139.