趙風(fēng)蓮

摘 要：水利工程施工檔案管理對(duì)工程全過(guò)程管理十分重要，這些資料和信息是工程施工的重要基礎(chǔ)，能指導(dǎo)各項(xiàng)工程的后續(xù)工作，具有特殊的價(jià)值。所以，在建立檔案時(shí)，必須確保收集到的資料是真實(shí)、可靠的，不能遺漏任何資料。應(yīng)按有關(guān)規(guī)定做好記錄工作，不能過(guò)于松散。文件中的資料應(yīng)完整，包括與工程有關(guān)的各種技術(shù)資料、圖紙、法律文件及政府批文。

關(guān)鍵詞：水利工程;施工檔案;項(xiàng)目化管理

水利工程建設(shè)檔案是工程建設(shè)過(guò)程中需要以多種方式保存的信息參考。本文將探討如何實(shí)施水利工程檔案項(xiàng)目管理，并運(yùn)用該管理方法的對(duì)工程范圍、施工人員、施工周期等進(jìn)行有效的檔案管理。這也有助于促進(jìn)項(xiàng)目各個(gè)方面的信息共享。通過(guò)管理檔案，可以查看所收集的各種數(shù)據(jù)，并及時(shí)更正、補(bǔ)漏，保證工程質(zhì)量，加快施工進(jìn)度。此外，以項(xiàng)目為基礎(chǔ)的檔案管理能夠監(jiān)督和協(xié)助其他相關(guān)環(huán)節(jié)，例如建筑工人是否充足，工作分配是否科學(xué)合理等。

1 水利工程檔案管理存在的問(wèn)題

水利工程檔案包括工程建設(shè)各方面的信息，不僅可作為重要參考，也可對(duì)建設(shè)者施加壓力，確保他們時(shí)刻關(guān)注工程質(zhì)量。當(dāng)組織施工過(guò)程時(shí)能夠進(jìn)行整體上的協(xié)調(diào)，使項(xiàng)目管理更加科學(xué)、有效，并糾正項(xiàng)目中的各種錯(cuò)誤，為后續(xù)項(xiàng)目的運(yùn)作及相關(guān)協(xié)調(diào)工作提供良好的幫助。在未來(lái)的項(xiàng)目擴(kuò)展或重組過(guò)程中，文檔將是很重要的指導(dǎo)原則。目前，我國(guó)水利工程檔案管理的實(shí)際情況不容樂觀，建設(shè)單位對(duì)檔案管理不屑一顧，認(rèn)為檔案只是一種形式，因而常常在檔案管理過(guò)程中只做些表面工作。這些現(xiàn)象都為檔案管理埋下隱患。目前，相關(guān)部門對(duì)這一問(wèn)題給予了很大關(guān)注，有人建議改革和調(diào)整當(dāng)前的檔案管理模式，并采取新的思路。舉例來(lái)說(shuō)，把檔案管理工作當(dāng)作一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目來(lái)完成。以工程為基礎(chǔ)的檔案管理，能夠有效地解決了上述不足，使檔案更真實(shí)、可靠，質(zhì)量也有很大提高。

2 檔案管理項(xiàng)目前期工作

2.1 檔案管理項(xiàng)目模式化

因?yàn)橐呀?jīng)決定以項(xiàng)目為中心來(lái)管理水利工程的施工檔案，所以對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目就需要改變自身的態(tài)度。具體的實(shí)施過(guò)程和建設(shè)的目的是完全不同的，因此這種獨(dú)特性也應(yīng)該在檔案管理中加以考慮。工作人員必須明白，在完成項(xiàng)目的過(guò)程中，每一個(gè)工程都是獨(dú)立存在的，所以檔案管理任務(wù)不能相同。不應(yīng)該在創(chuàng)建檔案期間從其他項(xiàng)目直接復(fù)制數(shù)據(jù)信息。與此同時(shí)，檔案制作工作也有著不確定性。在施工期間，不斷會(huì)有新的數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生，沒有人能夠事先預(yù)測(cè)。此外，即使已產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息在項(xiàng)目未完工之前也會(huì)有所改變，比如擴(kuò)建或重建。所以在創(chuàng)建檔案的時(shí)候必須實(shí)事求是，堅(jiān)決杜絕那種工程還沒有完工，檔案卻已經(jīng)全部制作好的現(xiàn)象發(fā)生。

當(dāng)項(xiàng)目越來(lái)越接近完工時(shí)，這種不確定因素就會(huì)不斷減少。任何一個(gè)施工項(xiàng)目都有一個(gè)完成日期，與工程匹配的檔案管理任務(wù)，只需要記錄從工程立項(xiàng)到工程完工驗(yàn)收這段時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生的各種類型的數(shù)據(jù)。在這段時(shí)間里的所有記錄都會(huì)形成一個(gè)完整的檔案。采用專業(yè)項(xiàng)目管理方法，運(yùn)用多種管理技術(shù)和理論進(jìn)行檔案管理，不但能更有效地管理檔案，而且達(dá)到了施工單位的目的，同時(shí)也為水利項(xiàng)目檔案管理發(fā)展了一種新的模式，使其能夠更科學(xué)合理地開展檔案管理工作。

2.2 明確項(xiàng)目管理范圍

建設(shè)單位必須分析項(xiàng)目的整體結(jié)構(gòu)，并根據(jù)當(dāng)?shù)刂鞴懿块T、項(xiàng)目所有人和相關(guān)監(jiān)管部門的具體建議，明確界定檔案管理范圍。這樣做避免了因交叉管理造成不必要的人力資源浪費(fèi)。在此過(guò)程中，可最大可能的收集制作檔案所需的各種資料和數(shù)據(jù)。為避免由于范圍不確定導(dǎo)致的混亂，施工單位應(yīng)該規(guī)范檔案制作的流程。有關(guān)檔案管理的資料主要包括兩方面內(nèi)容。一是與項(xiàng)目有關(guān)的各種技術(shù)文件，如與工程設(shè)計(jì)框架有關(guān)的圖片和表格。二是與工程相關(guān)的各種批文和許可證。

3 檔案管理項(xiàng)目具體實(shí)施

3.1 項(xiàng)目人力資源管理

檔案管理不只是一項(xiàng)需要管理技能和相應(yīng)專業(yè)知識(shí)的工作，它也是一種非常專業(yè)的職業(yè)，所以必須選擇畢業(yè)于相關(guān)專業(yè)并獲得相應(yīng)的資格的人員。人們通常不加區(qū)分地管理非專業(yè)雇員，從而對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響。并且這項(xiàng)工作必須團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合作才能保證其有效性，因此各參與人員應(yīng)注意保持信息分享。及時(shí)的溝通不僅能保證檔案管理的及時(shí)性，還能在提高檔案質(zhì)量方面發(fā)揮特殊作用。1）明確組織架構(gòu)。從以往的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，在工程施工過(guò)程中，一般都是由相關(guān)技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案管理，因此，在配置相關(guān)組織的不同崗位時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同層級(jí)、不同職責(zé)而定。2）責(zé)任到人。對(duì)參與項(xiàng)目的人員來(lái)說(shuō)，需要科學(xué)地分配工作，這樣每個(gè)人都能清楚地知道他們具體做什么。才可以在出現(xiàn)工作失誤的情況下及時(shí)做出調(diào)整，以避免互相推諉的情況發(fā)生。

3.2 項(xiàng)目時(shí)間管理

項(xiàng)目管理時(shí)間首先可以將每個(gè)環(huán)節(jié)所需的時(shí)間進(jìn)行估算，然后將每個(gè)人工作的重要性和可能的發(fā)生的不良情況結(jié)合起來(lái)，從而對(duì)項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)行科學(xué)合理的安排。在這過(guò)程中，必須把各種任務(wù)之間的聯(lián)系弄得清楚，以確保整個(gè)過(guò)程不會(huì)出現(xiàn)主次顛倒的環(huán)節(jié)，使所有的工作能夠按部就班的完成。在項(xiàng)目執(zhí)行期間，需要及時(shí)糾正各種錯(cuò)誤，以避免在早期階段發(fā)生的失誤產(chǎn)生的影響到后期工作的連鎖反應(yīng)，從而盡量減少損失。

3.3 項(xiàng)目質(zhì)量管理

檔案的質(zhì)量取決于相關(guān)材料是否完整，工程資料是否包括全部信息，記錄方法是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。1）質(zhì)量控制。為了控制檔案的質(zhì)量，必須從檢查數(shù)據(jù)開始，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)檢查數(shù)據(jù)的完整性，并與所有的檔案管理員共享信息，確保沒有遺漏。在此過(guò)程中，不能隨意捏造或篡改收集到的信息。若發(fā)現(xiàn)偏差，則需要立即進(jìn)行調(diào)整，以防錯(cuò)誤繼續(xù)擴(kuò)大。2）預(yù)防質(zhì)量問(wèn)題。認(rèn)真，仔細(xì)，盡最大努力在創(chuàng)建檔案的過(guò)程中減少更改和調(diào)整的次數(shù)。可建立一定的工作制度和獎(jiǎng)懲機(jī)制，并定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保項(xiàng)目質(zhì)量。3）改善項(xiàng)目質(zhì)量流程。在檔案管理中，運(yùn)用項(xiàng)目管理的思維模式去發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問(wèn)題。先根據(jù)實(shí)際情況找出異常并對(duì)其產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析，然后制定策略，立即對(duì)其進(jìn)行糾正，最后審核糾正后的檔案，以保證檔案質(zhì)量。

3.4 項(xiàng)目溝通管理

檔案管理通常涉及多個(gè)部門，因此，如果遇到質(zhì)量問(wèn)題，則需要與其他部門的人討論分析，確保在質(zhì)量改進(jìn)過(guò)程中不發(fā)生任何偏差。1）確定溝通目標(biāo)。檔案管理項(xiàng)目的早期，管理人員應(yīng)該先了解其工作范圍、待溝通的部門與人員、需要的材料和負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人。沒有正確地確定溝通目標(biāo)，可能會(huì)在項(xiàng)目中出現(xiàn)不必要的損失。2）項(xiàng)目管理溝通。在確定了溝通目標(biāo)后，還需要采取有效的溝通方式。錯(cuò)誤的溝通方式會(huì)嚴(yán)重影響溝通效果。因此，需要結(jié)合具體情況，并根據(jù)相關(guān)人員的特點(diǎn)來(lái)選擇最適合的溝通方式，從而達(dá)到最好的溝通效果。通常使用的溝通方式有書面交流、會(huì)議討論和電話交流。需要找到正確的溝通方式來(lái)獲取更多的資料以完成檔案編輯的過(guò)程。當(dāng)檔案中包含與具體某個(gè)人員相關(guān)的內(nèi)容時(shí)，最好直接以簽字的形式進(jìn)行確認(rèn)。3）控制通訊。因?yàn)槭┕み^(guò)程是有時(shí)效性的，所以溝通也必須嚴(yán)格控制時(shí)間，參與者必須相互監(jiān)督和提醒。為避免因不及時(shí)分享信息而造成檔案缺失，檔案管理的主要參與者在溝通方面需發(fā)揮帶頭作用，不斷改進(jìn)溝通方式，拓寬溝通渠道，使管理任務(wù)能夠持續(xù)、高效地開展。

4 結(jié)語(yǔ)

水利工程檔案項(xiàng)目管理是一個(gè)系統(tǒng)、全面的管理過(guò)程，每個(gè)企業(yè)都有其獨(dú)特的文化氛圍，管理人員需要靈活地對(duì)具體情況在考慮企業(yè)認(rèn)同度的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析。檔案管理工程一般由五個(gè)方面組成：覆蓋范圍、人員、時(shí)間、效率和溝通，這五個(gè)部分是相互聯(lián)系的整體。有些管理過(guò)程中，管理者不能只關(guān)注其中的某個(gè)部分，從而導(dǎo)致管理工作的失衡和錯(cuò)位。

參考文獻(xiàn)

[1]周洪平.水利工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與解決方法分析[J].卷宗，2019，9（9）：31.

[2]錢俊惠.水利工程項(xiàng)目檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018，（32）：241.

[3]趙德利.論提高水利工程檔案管理工作的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（23）：67-68.