謝靈明

摘 要：本文通過(guò)樹(shù)立檔案管理意識(shí)、規(guī)范材料收集、建設(shè)一體化檔案系統(tǒng)和提升管理人員業(yè)務(wù)水平四個(gè)方面對(duì)學(xué)校干部人事檔案的管理與利用進(jìn)行了研究，為增強(qiáng)檔案管理，提升檔案利用效率提供參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;檔案管理;信息化檔案

學(xué)校干部人事檔案的管理形式是通過(guò)干部的個(gè)人姓名作為管理單位，進(jìn)行集中保管，以便能夠方便利用的一種整體的形式。為以人事為主的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行選拔培養(yǎng)和任用干部的工作時(shí)，提供符合黨的政策標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)人員的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作績(jī)效等文件材料。

1 樹(shù)立干部人事檔案意識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的干部人事檔案管理意識(shí)是一個(gè)學(xué)校能否做好相關(guān)的檔案管理工作的關(guān)鍵。要從校長(zhǎng)層面重視起干部人事檔案的管理建設(shè)工作，要學(xué)會(huì)利用干部人事檔案進(jìn)行干部的培養(yǎng)和選拔工作。只有校長(zhǎng)重視了干部人事檔案的建設(shè)，下面的各教職工才會(huì)逐漸培養(yǎng)起建立干部人事檔案的意識(shí)，為干部人事檔案的建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

干部人事檔案的內(nèi)容包括各教職工在任以來(lái)的個(gè)人經(jīng)歷、政治層面、思想水準(zhǔn)、品德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平、工作績(jī)效和教學(xué)表現(xiàn)，這些內(nèi)容包含了教職工在從業(yè)生涯的方方面面。而且針對(duì)干部人事檔案內(nèi)容的填寫(xiě)要本著盡職盡責(zé)的原則，不能胡亂填寫(xiě)，所以要在教學(xué)工作中就樹(shù)立起收集資料的意識(shí)，以免相關(guān)重要的評(píng)選資料遺失或者損壞，影響人事的晉升和任用，甚至出現(xiàn)檔案丟失，無(wú)法入檔的情況產(chǎn)生。

除了要建立相關(guān)的人事檔案意識(shí)，還要依照意識(shí)標(biāo)準(zhǔn)，建立相關(guān)的檔案管理制度，以外部力量促進(jìn)干部人事檔案的建設(shè)和使用，提升干部人事檔案的管理和利用效率。

2 規(guī)范材料的收集和整理

對(duì)于學(xué)校干部人事檔案管理，除了要收集像是工資、退休、獎(jiǎng)勵(lì)這種由上級(jí)教育部門(mén)下發(fā)的不定時(shí)入檔的資料之外，還要對(duì)學(xué)校里的材料以學(xué)年為單位，每一學(xué)年都要進(jìn)行一次整理。入檔干部人事檔案的材料必須要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查，要保證材料的真實(shí)性和完整性。在認(rèn)真整理之后才能歸入檔案。對(duì)于入檔材料不僅要鑒別其連續(xù)性和系統(tǒng)性，對(duì)于材料的價(jià)值也應(yīng)該有所考量。干部人事檔案中所入檔的材料應(yīng)該是具有代表性的，有極高參考價(jià)值的檔案，不能加入一些無(wú)意義的檔案內(nèi)容，對(duì)于那些繁瑣的，細(xì)小的檔案材料，要進(jìn)行簡(jiǎn)化和篩選，剔除無(wú)意義的內(nèi)容，提升材料的實(shí)用性。

對(duì)于每個(gè)學(xué)年教職工所發(fā)生的重大事件，都要按照時(shí)間線排列整齊。如果說(shuō)出現(xiàn)像是年度考核這種周期較長(zhǎng)，反映時(shí)間與發(fā)生時(shí)間有較大間隔的事件，要更加注重材料的關(guān)聯(lián)和連續(xù);在學(xué)校進(jìn)行人員選任的時(shí)候，一定要檢查調(diào)入檔案內(nèi)的材料是否齊全，像是入職檔案中的履歷材料和鑒定考核材料等，都要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審查，防治遺漏[1]。還要對(duì)員工的學(xué)歷學(xué)位在線認(rèn)證，確保相關(guān)證件的真實(shí)性，對(duì)政審黨團(tuán)材料也要進(jìn)行檢查，防治缺失，對(duì)以后的晉升工作造成不必要的影響;對(duì)人事檔案管理同樣要進(jìn)行分類(lèi)立卷，要做到符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，分享要科學(xué)系統(tǒng)，以便能夠迅速的查找到所需要的資料，充分發(fā)揮干部人事檔案管理在學(xué)校教學(xué)服務(wù)工作中的指導(dǎo)作用。

3 實(shí)施一體化的管理模式

3.1 干部人事檔案一體化應(yīng)用趨勢(shì)

要想提升干部人事檔案管理和利用效率，就要積極建設(shè)干部人事檔案信息資源渠道，用高質(zhì)量的資源服務(wù)去促進(jìn)干部人事檔案的管理和利用。在現(xiàn)代化檔案管理普及的當(dāng)下，學(xué)校檔案信息管理基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，因此要建立健全的檔案網(wǎng)絡(luò)。可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接調(diào)取相關(guān)的干部人事檔案，做到檔案信息的一體化，增強(qiáng)檔案的使用效率。為此要不斷加強(qiáng)檔案室的服務(wù)器建設(shè)，提升服務(wù)功能，以便能夠讓干部人事檔案的管理能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷為學(xué)校選拔優(yōu)秀人才提供助力。

3.2 干部人事檔案信息化管理的成型

對(duì)于現(xiàn)在學(xué)校的信息化水平來(lái)說(shuō)，在檔案的管理方面已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍。隨著科技水平的提高，辦公室自動(dòng)化的水平也越來(lái)越高，相關(guān)的硬件和軟件已經(jīng)可以滿足檔案無(wú)紙化操作的要求。近些年來(lái)，各學(xué)校已經(jīng)相繼建立了檔案局域網(wǎng)，利用校內(nèi)資源互通而實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案與辦公室自動(dòng)化相結(jié)合，做到了一體化管理。通過(guò)信息化建設(shè)促進(jìn)干部人事檔案管理的一體化，能夠更好的協(xié)調(diào)學(xué)校在干部人事任用方面的工作。目前來(lái)說(shuō)，隨著人事改革的發(fā)展，學(xué)校對(duì)于干部人事檔案管理工作已經(jīng)變得越來(lái)越重視，通過(guò)校內(nèi)的人事檔案網(wǎng)絡(luò)連接教育局所建立的有關(guān)教師個(gè)人基本信息庫(kù)的局域網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教職工在線查看和更新自己的個(gè)人資料，不受時(shí)間和空間的限制[2]。極大的提升了檔案管理的業(yè)務(wù)效率，增加了干部人事檔案的利用率，為干部人事檔案的管理工作提供了更加方便、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。

信息化建設(shè)另一體現(xiàn)就是對(duì)干部人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的抽取和調(diào)用，能夠最大限度的避免紙質(zhì)檔案的損壞和丟失，延長(zhǎng)檔案的保存時(shí)間。而且隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案會(huì)逐漸替代紙質(zhì)檔案，成為檔案記錄的主要形式，方便檔案資料隨時(shí)進(jìn)行更新，有主力提升干部人事檔案在使用時(shí)的時(shí)效性。

3.3 干部人事檔案信息資源的一體化

干部人事檔案應(yīng)該作為提升學(xué)校管理服務(wù)的工具而存在，而不是只在有需要的時(shí)候往里面添加資料。所以干部人事檔案必須要具備實(shí)用性。干部人事檔案建立之初的作用就是為了利用，如果不能好好的利用檔案，只是將干部人事檔案束之高閣，那么該項(xiàng)檔案的建立也就失去了意義。想要提升干部人事檔案的利用率，就要做到信息資源的一體化，要將干部人事檔案與學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)以及教育局的人員信息網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，建立搜索工具、介紹指南之類(lèi)的功能，方便信息的查找。將一些繁雜的，沒(méi)有中心的材料進(jìn)行歸類(lèi)整理，再加工成專題材料，方便查閱，讓檔案應(yīng)用能夠更有重點(diǎn)。在整理的過(guò)程中，也會(huì)對(duì)一些材料當(dāng)中所蘊(yùn)含的有用信息進(jìn)行再次挖掘，有利于提升干部人事檔案的管理質(zhì)量。

可以通過(guò)專業(yè)的檔案軟件進(jìn)行檔案管理，如果應(yīng)用的是第三方軟件，必須要確保軟件的安全性和保密性，防止教職員工個(gè)人信息的泄露。使用檔案軟件進(jìn)行管理的時(shí)候，要將學(xué)校已有的相關(guān)干部人事檔案全部錄入到軟件當(dāng)中，不要出現(xiàn)一邊使用軟件一邊還采取傳統(tǒng)的管理模式，雙渠道下不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)增加管理的成本。而且對(duì)于在檔案管理中的投入也遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到最大的收益。檔案軟件能夠起到快捷查找、關(guān)鍵字檢索等有用功能，是信息化檔案管理的重要應(yīng)用舉措之一。

4 不斷提高干部人事檔案管理工作的業(yè)務(wù)水平

干部人事檔案的管理工作需要有相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行專職管理，在信息化檔案管理的情況下，一個(gè)學(xué)校的檔案管理人員數(shù)量不會(huì)太多，所以對(duì)檔案管理員的業(yè)務(wù)水平就要提出較高的要求，檔案的管理員不僅要了解相關(guān)的檔案管理工作，還要對(duì)檔案的編研工作具有一定的了解，以便能夠收集整理干部人事檔案的重要信息，提升檔案管理的實(shí)用性和利用率。

5 結(jié)論

學(xué)校要加大力度進(jìn)行干部人事檔案的建設(shè)，通過(guò)樹(shù)立意識(shí)、規(guī)范材料、進(jìn)行一體化建設(shè)和提升人員管理水平四個(gè)方式，提升干部人事檔案的管理水平，增加檔案的利用效率和使用價(jià)值，為學(xué)校的人事晉升和任用提供有價(jià)值的參考信息，從而促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]馮巧峰.淺析檔案管理人員素質(zhì)能力現(xiàn)狀及提升對(duì)策——以干部人事檔案管理為例[J].國(guó)際公關(guān)，2019（12）：207.

[2]陸燕華.從干部人事檔案專項(xiàng)審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價(jià)值工程，2019，38（35）：37-38.