李盈

摘 要：隨著我國信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理方式也在不斷的變革。事業(yè)單位的人事檔案管理不僅要保證檔案的安全性，更要保證檔案的使用，讓檔案管理能夠變得更加便捷有效，進而達到提高檔案利用率的效果。新時期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化，既是時代發(fā)展的要求，也是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;數(shù)據(jù)化

人事檔案是事業(yè)單位對本單位相關(guān)人員具體情況的有效記錄，是本單位職員情況的重要依據(jù)。隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中需要用到人事檔案的地方越來越多。就目前的情況而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著儲存難，管理難，使用難的問題。為了解決這些問題，提高檔案的利用效率，事業(yè)單位應(yīng)當根據(jù)實際情況，結(jié)合新的時代特點，讓人事檔案管理得到數(shù)據(jù)化的發(fā)展。這樣，可以在很大程度上提高人事檔案的利用率，讓事業(yè)單位能夠獲得更好的發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化的目的和意義

事業(yè)單位相當于是國家政府機構(gòu)的一個分支，其營業(yè)具備非營利性的特點。一般而言，國家級的事業(yè)單位均屬于能夠影響國計民生的大企業(yè)，其工作人員的待遇也是非常優(yōu)厚的。因此，事業(yè)單位的人事檔案管理是非常重要的[1]。相關(guān)工作人員應(yīng)該本著為國家負責(zé)，為人民負責(zé)的原則，對事業(yè)單位的人事檔案進行正確的管理。我們需要明確：檔案管理是一個不涉及利潤再生產(chǎn)的環(huán)節(jié)，但是它又是保障一個企業(yè)運轉(zhuǎn)的不可或缺的工作方面。就目前的情況而言，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著以下幾個問題：第一、傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理方法需要大量的工作人員，工作人員素質(zhì)不高，檔案利用效率不高。第二、檔案的儲存存在困難。部分紙質(zhì)版檔案由于缺乏相應(yīng)的儲存條件，導(dǎo)致其在不同程度上存在損壞的現(xiàn)象。第三、檔案種類眾多，數(shù)量巨大，工作人員在管理的過程中存在困難。第四、事業(yè)單位的檔案一般具有保密性，只有得到相關(guān)部門的許可之后才能夠查看，查看門檻高，帶有嚴格的政治色彩。為了解決上述問題，提高檔案的利用效率，事業(yè)單位的人事檔案應(yīng)當根據(jù)實際情況，不斷地對其進行數(shù)據(jù)化的改革，讓事業(yè)單位的人事檔案管理得到更深層次的發(fā)展。

2 事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化存在的問題

2.1 檔案數(shù)字化水平不高

就目前的情況而言，我國事業(yè)單位的人事檔案管理數(shù)字化水平不高。究其原因，主要有以下幾點：第一、我國事業(yè)單位的人事檔案都具備較強的機密性，但是如果僅僅依靠目前的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)管理技術(shù)，容易造成檔案的丟失以及泄露等問題，檔案的安全性難以得到保障。第二、工作人員的水平和素質(zhì)不高，由于其不具備檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必需技能，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化很難得到推行。第三、事業(yè)單位缺乏相關(guān)的計算機人才，無法對目前具備的檔案管理數(shù)字化初級系統(tǒng)進行更新。相比于新興的數(shù)字系統(tǒng)而言，大部分工作人員還是喜歡用傳統(tǒng)的檔案記錄方式。這也在很大程度上給事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化的推行造成了阻礙。

2.2 檔案的管理方式較為落后

人事檔案管理涉及許多工作人員的生平經(jīng)歷，是一項非常具備專業(yè)性的、秘密的、政治性的工作。正是由于人事檔案管理的重要性，所以才需要專人對其進行專門負責(zé)，單獨管理，單獨存放，單獨調(diào)動。然而，就目前的情況而言，事業(yè)單位檔案管理崗位的人員流動性相對較強，且人員素質(zhì)相對較低，許多工作人員并沒有在上崗之前接受過專業(yè)的檔案學(xué)教育和培訓(xùn)，對檔案的收集、整理、歸檔、管理、裝訂等方面的工作并不熟悉。檔案收集意識淡薄，檔案管理能力落后。除此之外，檔案管理的數(shù)字化要求工作人員必須具備相關(guān)的計算機專業(yè)知識和技能。目前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員達不到此類要求，這是制約我國事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展的重要因素。

2.3 檔案的管理制度較為落后

隨著時代的發(fā)展，我國事業(yè)單位的人事制度也進行了相應(yīng)的變革。目前，我國的檔案管理依舊秉持著終身制的原則。但是，我國的人事制度改革正在不斷向縱深推進：人員競爭上崗、科室兼并重組、工作機構(gòu)得到不斷調(diào)整、單位選拔和使用人才的手續(xù)也在不斷簡化。在此基礎(chǔ)之上，我國如果依舊秉持著傳統(tǒng)的檔案管理制度的話，會在很大程度上阻礙人才的流動，不利于國家人事制度的改革與發(fā)展。除此之外，事業(yè)單位的檔案多半帶有較強的政治色彩。工作人員要想調(diào)取本單位的檔案，需要經(jīng)過層層審批，手續(xù)較為復(fù)雜，會給自身帶來很多不便。這些都是目前事業(yè)單位人事檔案在管理制度上存在的問題。

3 推動事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的有效舉措

3.1 提高檔案數(shù)字化管理的安全程度

我們需要明確：安全保障問題是檔案管理的頭等大事，如果數(shù)字化檔案管理能夠比紙質(zhì)化檔案管理的安全系數(shù)更高的話，那么數(shù)字化的人事檔案管理制度也能夠得到更加順暢的推展。因此，事業(yè)單位在進行人事檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)時，應(yīng)當積極尋找恰當?shù)姆椒▉硖岣邤?shù)字檔案管理的安全程度，讓事業(yè)單位的人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到真正的發(fā)展。

事業(yè)單位可以從以下幾個方面來提高檔案數(shù)字化管理的安全程度：第一、事業(yè)單位應(yīng)該構(gòu)建自己的內(nèi)網(wǎng)，給本單位的檔案管理提供一個絕對安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。第二、事業(yè)單位應(yīng)該著手構(gòu)建牢固的防火墻，這樣才能夠防止外部黑客的入侵。第三、事業(yè)單位應(yīng)該著手招攬更多計算機專業(yè)的優(yōu)秀人才，讓這類優(yōu)秀人才能夠?qū)ΜF(xiàn)有的事業(yè)單位數(shù)字檔案管理體系進行升級，讓檔案數(shù)據(jù)庫管理和傳輸系統(tǒng)的安全度得到切實可行的保障[2]。第四、在上述準備工作都完成后，事業(yè)單位應(yīng)該積極向大家實施檔案管理數(shù)字化的宣傳工作，讓工作人員對檔案管理的數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生正確的認識。這樣，可以在很大程度上提高檔案數(shù)字化管理的安全程度，讓檔案數(shù)字化管理的建設(shè)得到真正的落實。

3.2 加強對工作人員的選拔和素質(zhì)培訓(xùn)

針對目前部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，難以適應(yīng)目前檔案數(shù)據(jù)化的工作方式的問題，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當根據(jù)實際情況，加強對檔案管理工作人員的選拔力度，為事業(yè)單位的人事檔案管理人員進行相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)。這樣，可以在很大程度上提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，讓事業(yè)單位的檔案管理工作能夠得到更好的落實，讓事業(yè)單位的人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到更好的開展。

事業(yè)單位可以從以下幾個方面來加強對工作人員的選拔和素質(zhì)培訓(xùn)：第一、事業(yè)單位在進行工作人員的初次選拔時，應(yīng)當明確自身的選拔標準，采取簡歷核查、筆試與面試相結(jié)合的方式來進行工作人員的選拔。第二、工作人員在入職之后，事業(yè)單位應(yīng)當根據(jù)其實際工作情況，定期對工作人員的工作情況進行考察。爭取在人事檔案管理的過程當中實施權(quán)責(zé)發(fā)生制，誰在哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題就由誰負責(zé)。這樣，可以在很大程度上提高工作效率。第三、針對已經(jīng)入職很久的老工作人員，事業(yè)單位可以根據(jù)實際情況，為其定期組織專業(yè)技能的培訓(xùn)和再教育，并以考試檢測的方式來檢驗工作人員的學(xué)習(xí)成果。考試不合格者，將會影響到年終獎金的發(fā)放。第四、事業(yè)單位應(yīng)當適當提高檔案工作人員的待遇，面向整個社會，積極引入既具備檔案管理知識又具備計算機知識的復(fù)合型人才，壯大事業(yè)單位人事檔案管理隊伍的力量。這樣，可以當很大程度上提高工作人員的質(zhì)量和工作效率，為事業(yè)單位人事檔案管理工作數(shù)據(jù)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.3 建立完善的信息檔案管理制度

就目前的情況而言，我國的檔案管理制度依舊存在一些問題，這些問題會在很大程度上導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案利用困難的現(xiàn)象。因此，針對目前事業(yè)單位中存在的信息檔案管理制度落后的問題，事業(yè)單位管理人員應(yīng)當根據(jù)實際情況建立完善的信息檔案管理制度，簡政放權(quán)[3]。這樣，可以在很大程度上提高檔案的利用效率，讓人事檔案能夠得到有效的管理和應(yīng)用。

事業(yè)單位可以從以下幾個方面來建立更加完善的信息檔案管理制度：第一、事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實際情況，改變從前的終身制檔案管理制度，讓工作人員的檔案能夠根據(jù)其實際的流動情況得到及時的調(diào)動，進而提高檔案調(diào)動的效率。第二、事業(yè)單位可以向上級申請，通過使用電子信函等網(wǎng)絡(luò)申請方式，申請檔案的網(wǎng)絡(luò)調(diào)動，為檔案的查看和調(diào)動提供便利。第三、建設(shè)合理的檔案管理工作規(guī)章制度，通過制度建設(shè)來保障檔案管理人員各司其職，權(quán)責(zé)明確。第四、將權(quán)責(zé)發(fā)生制度合理應(yīng)用到人事檔案管理工作當中，要求檔案管理人員各司其職，分工明確。如果哪一方面出了問題，那么對應(yīng)的工作人員要對該問題進行負責(zé)。如果出現(xiàn)嚴重問題，可能會面臨相應(yīng)的懲罰和處分。第五、加強對工作人員的監(jiān)督和管理。在監(jiān)督上，上級領(lǐng)導(dǎo)可以通過組織檔案管理監(jiān)察小組的方式，對檔案部門的工作人員進行不定期審查。在管理方面，除制定明確的規(guī)章制度外，上級領(lǐng)導(dǎo)可以通過為員工設(shè)置季度考核和年度考核的方式，激勵在崗員工不斷學(xué)習(xí)，努力提高自身的專業(yè)知識和專業(yè)技能，從而為檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定好自身的技能基礎(chǔ)。總而言之，事業(yè)單位可以通過上述方法來建立完善的信息檔案管理制度，以此來讓信息檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)得到真正發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)該跟隨時代潮流，獲得數(shù)據(jù)化的發(fā)展。事業(yè)單位在進行人事檔案管理改革的過程當中，應(yīng)當著手通過上述方式提高數(shù)字化檔案管理的安全程度;通過加強對工作人員的選拔和素質(zhì)培訓(xùn)的方式來提高工作人員的素質(zhì);通過建立完善的信息檔案管理制度來解決現(xiàn)有檔案管理制度存在的問題，以此來讓信息檔案管理數(shù)字化建設(shè)得到真正發(fā)展。

參考文獻

[1]周慧新.新時期事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)化必要性分析[J].機電兵船檔案，2019，（3）：80-82.

[2]蘇雪飛.大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理分析[J].科學(xué)與財富，2019，（22）：235.

[3]王笑庸.淺析事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].中國高新區(qū)，2019，（17）：225.