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        基于檔案精細化管理視角下提升檔案管理人員素質(zhì)的路徑探索

        2020-07-13 09:40:28崔淑花
        卷宗 2020年12期
        關(guān)鍵詞:管理人員

        崔淑花

        摘 要:現(xiàn)如今,人們正處于一個數(shù)據(jù)大爆炸的時代,無論人們的日常生活、工作,還是企業(yè)管理等,每一天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),這也就帶來了檔案資料數(shù)量的飛速增長,為了更好的管理及有效利用數(shù)量龐大的檔案資料,就需要實施檔案的精細化管理工作,但檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)卻沒有很好的適應(yīng)精細化管理的要求,導(dǎo)致檔案精細化管理工作頻繁出現(xiàn)問題,本文圍繞檔案精細化管理下的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升展開了相應(yīng)的討論。

        關(guān)鍵詞:檔案精細化管理;管理人員;專業(yè)素質(zhì)提升

        1 檔案精細化管理的內(nèi)涵及特點分析

        1.1 檔案精細化管理內(nèi)涵

        檔案管理是促進社會建設(shè)及發(fā)展水平進一步提升的重要環(huán)節(jié)之一,檔案精細化管理,也是一種順應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展及社會分工精細化程度進一步提升的一種表現(xiàn),檔案精細化管理的核心原則就是精、準(zhǔn)、細、嚴(yán)。其中的“精”就是要求檔案管理需要做到精益求精,追求檔案管理效果的最大化。其中的“準(zhǔn)”就是要求檔案管理的精準(zhǔn)無誤,并且需要嚴(yán)格遵循工作流程及具體時長。而“細”這一原則就要做檔案管理工作及工作流程細致化,并以此為基礎(chǔ)提升檔案管理工作的效果及效率。最后的“嚴(yán)”,就是需要通過制定嚴(yán)格的管理監(jiān)督制度實現(xiàn)嚴(yán)格控制檔案管理工作的目標(biāo)。

        1.2 檔案精細化管理特點

        在檔案精細化管理的過程中,需要重點關(guān)注的問題就是細節(jié)問題的處理及控制管理過程,并且這些問題帶有較為強烈的規(guī)范性及復(fù)雜性的特點。在具體的檔案管理工作中,為了確保檔案精細化管理工作水平的不斷提升,需要以檔案管理各個環(huán)節(jié)需求的精準(zhǔn)分析作為基礎(chǔ),并對其中的細節(jié)問題處理給予重視,重點關(guān)注各項事務(wù)的完成效果,同時,還需要針對整個檔案管理的過程做到精準(zhǔn)把關(guān),盡最大可能實現(xiàn)檔案管理工作的精益求精,從而真正達成檔案精細化管理工作水平不斷提升的目標(biāo)。檔案精細化管理工作的開展,需要更高水平的管理方法及技術(shù),并且對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及能力也提出了更高的要求,換言之,就是需要管理人員協(xié)調(diào)檔案精細化管理工作中的各個環(huán)節(jié),做到定量化、流程化處理各項檔案的精細化管理工作,進一步促進檔案管理工作效率及其信息化建設(shè)水平提升,以便不斷的提升檔案精細化管理水平。

        2 檔案精細化管理的意義所在

        實施檔案精細化管理具備如下的幾層意義:第一,檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。之前的檔案管理方式基本上都是以人工管理為主,并且檔案也都是紙質(zhì)的形式進行儲存,再加之檔案的數(shù)量較為龐大,在管理工作中難免會出現(xiàn)疏漏,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失,或者錄入錯誤等問題。并且紙質(zhì)的檔案存儲及人工的管理方式,在當(dāng)前這個信息大爆炸的時代下,工作效率較為低下,完全不符合當(dāng)前檔案管理工作的實際需求。而在實施檔案的精細化管理模式之后,檔案的儲存形式就會逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案為主,紙質(zhì)檔案為輔,并且還會在檔案管理工作中引入全新的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等高新技術(shù),使得檔案管理工作逐步向著信息化方向發(fā)展,這對于檔案精細化管理工作的效率及質(zhì)量提升有著十分顯著的幫助。第二,檔案管理人員職責(zé)的明確。之前傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案管理人員往往需要身兼數(shù)職,這就導(dǎo)致其工作職責(zé)劃分較為混亂,這對其工作的有效開展而言會帶來顯著的影響。而在實行檔案精細化管理工作之后,在具體工作原則的指導(dǎo)下,就可以將檔案管理工作人員的職責(zé)做出明確的劃分,進一步提升檔案管理人員的責(zé)任心,有助于檔案精細化管理各項工作的有序順利開展。

        3 檔案精細化管理視角下檔案管理人員素質(zhì)提升的措施

        3.1 檔案管理人員培訓(xùn)工作力度強化

        對于檔案管理工作來說,精細化管理仍舊是一個新型的管理概念,對于大部分檔案管理工作人員來說,這是一種較為陌生的管理模式。為此,需要通過檔案管理人員培訓(xùn)工作力度的強化,來幫助檔案管理人員建立相應(yīng)的檔案精細化管理意識、并不斷提升其理論及專業(yè)技術(shù)知識水平。與此同時,還需要根據(jù)檔案精細化管理工作的具體需求,建立并逐步完善與檔案精細化管理相關(guān)的規(guī)章制度,將檔案管理的各項工作的進行合理細化,從檔案資料的歸檔、保存等各個工作環(huán)節(jié)入手,強化檔案精細化管理工作力度,在全面調(diào)動工作人員工作積極性的同時提升其服務(wù)意識水平。各個企業(yè)及單位需要以檔案精細化管理的具體需求為基礎(chǔ),通過定期組織內(nèi)部培訓(xùn)、外派學(xué)習(xí)及專家講座等方式,培訓(xùn)檔案精細化管理所需的諸如計算機、數(shù)據(jù)庫等全新技術(shù),并借此逐步建立一個完善的檔案信息管理系統(tǒng),從而促進檔案管理工作中的信息搜集、檢索、保存等工作環(huán)節(jié)的自動化水平,同時通過檔案管理人員培訓(xùn)工作力度的強化,可以同步促進檔案管理人員在責(zé)任意識、計算機為代表的新興技術(shù)的實際水平。

        3.2 監(jiān)督考核機制健全

        即便是針對檔案管理人員開展了相應(yīng)的培訓(xùn)工作,但其在實際工作中的專業(yè)素質(zhì)也未必會有著顯著的提升,主要是缺少一個健全的監(jiān)督考核機制作為保障。一個合理完善的監(jiān)督考核的機制,可以在幫助檔案管理人員嚴(yán)格按照工作流程及規(guī)范開展各項工作的基礎(chǔ)上,將自己在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)到專業(yè)技術(shù)及理論知識應(yīng)用其中,從而很好的防止檔案管理工作的形式化問題,并促進檔案價值的全面發(fā)揮。之前管理量化力度不足,使得檔案資料的搜集及整理工作受到阻礙,導(dǎo)致檔案資源出現(xiàn)嚴(yán)重的流失問題。針對這些問題,在健全監(jiān)督考核機制的過程中,需要以細化之后的檔案管理工作內(nèi)容作為基礎(chǔ),將各項工作負責(zé)人員的實際職責(zé)明確的在監(jiān)督管理制度中做出說明,并根據(jù)各個崗位的工作職責(zé)量化一個個工作指標(biāo),以便為接下來的監(jiān)督管理工作開展提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ),在發(fā)現(xiàn)任何管理人員的工作失誤之后及時指出,并針對屢教不改者做出相應(yīng)的懲罰。同時,檔案管理人員的薪資水平也需要和其工作指標(biāo)完成度掛鉤,而在考核的過程中,需要嚴(yán)格遵循客觀公正的原則,對其工作指標(biāo)完成程度做出評價。

        3.3 檔案管理工作流程的優(yōu)化

        在當(dāng)前各個企業(yè)及單位生產(chǎn)模式的逐漸出現(xiàn)轉(zhuǎn)變的情況下,檔案管理工作中的服務(wù)對象、具體工作任務(wù)及工作模式都出現(xiàn)了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變,較之傳統(tǒng)人工性質(zhì)檔案管理模式,檔案精細化管理的實施,因為諸多現(xiàn)代信息技術(shù)的加入,使得檔案管理的流程出現(xiàn)了一定的優(yōu)化。在這種情形下,為了將檔案的價值最大化,就需要強化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),合理控制文件歸檔的有效性。以檔案精細化管理工作中各個環(huán)節(jié)的具體要求作為基礎(chǔ),進一步提升檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)化水平,如此一來,檔案管理工作的質(zhì)量必然會得到更進一步的提升。

        4 總結(jié)

        對于任何單位及企業(yè)的健康長遠發(fā)展而言,檔案資料所具備的作用是毋庸置疑的,之前傳統(tǒng)的人工性質(zhì)的檔案管理在現(xiàn)如今的信息爆炸時代下,完全無法滿足檔案管理工作的全新要求,為此,檔案精細化管理理念得以在檔案管理工作中得以應(yīng)用,檔案精細化管理的實行,對于檔案管理方式的改進及檔案管理人員職責(zé)的明確而言,有著顯著的作用,通過培訓(xùn)工作力度強化、管理工作流程的優(yōu)化以及監(jiān)督考核機制健全就可以在提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上,提升檔案精細化管理的工作質(zhì)量。

        參考文獻

        [1]黃河.新時期高校檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)策略[J].城建檔案,2020(03):88-89.

        [2]萬諾諾,劉娟.新時期企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(02):154.

        [3]王洪英.提升檔案管理人員素質(zhì)推進檔案管理科學(xué)化[J].國際公關(guān),2019(08):200.

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