王艷敏

摘 要：軍糧供應(yīng)單位對(duì)保障軍隊(duì)建設(shè)水平、穩(wěn)定國(guó)防建設(shè)、提高社會(huì)穩(wěn)定性、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)等方面有著十分重要的作用。軍糧供應(yīng)單位在日常進(jìn)行工作過(guò)程中都設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)相關(guān)信息材料的收集與整理，對(duì)軍糧供應(yīng)工作高效開(kāi)展有良好推動(dòng)作用。但隨著時(shí)代進(jìn)步，原有的管理措施并不利于且不滿足現(xiàn)有的社會(huì)發(fā)展需求，需要相關(guān)人員能夠明確軍糧供應(yīng)單位檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要性及重要性，結(jié)合單位自身情況選擇最佳的實(shí)施路徑。本文就如何實(shí)現(xiàn)軍糧供應(yīng)單位檔案管理現(xiàn)代化作出分析，提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：軍糧供應(yīng)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

軍糧供應(yīng)單位主要以管理為主，負(fù)責(zé)糧票等事項(xiàng)的領(lǐng)取發(fā)放、收集儲(chǔ)存等工作，高效開(kāi)展軍糧供應(yīng)檔案管理工作能夠提高軍糧管理的有效性、全面性和科學(xué)性，還能加強(qiáng)軍糧供應(yīng)單位整體運(yùn)營(yíng)的規(guī)范性、穩(wěn)定性和合理性，有利于促進(jìn)軍糧供應(yīng)單位更好地為國(guó)家和人民服務(wù)。所以為了最大化體現(xiàn)軍糧供應(yīng)單位檔案管理的應(yīng)用價(jià)值，需要相關(guān)人員針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行全面分析，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求和單位實(shí)際情況制定合理的改善措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)。

1 實(shí)現(xiàn)軍糧供應(yīng)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要性

1）實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性。軍糧供應(yīng)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，不同類(lèi)型的檔案所涵蓋的內(nèi)容不同，且部分檔案內(nèi)容較為復(fù)雜繁瑣，這種情況下工作人員想要將所有信息全面記錄下來(lái)存在一定的困難，且容易發(fā)生遺漏或記錄偏差等問(wèn)題[1]。而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以利用電子版檔案替代原有的紙質(zhì)版檔案，并將所有的檔案按照編號(hào)和類(lèi)型輸入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化歸檔分類(lèi)。這樣不僅能夠避免檔案管理時(shí)出現(xiàn)的誤差，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的完整性。2）提升檔案信息的更新效率。軍糧供應(yīng)單位檔案管理的工作質(zhì)量對(duì)軍糧供應(yīng)單位整體發(fā)展水平有著較大影響，所以為了穩(wěn)定軍糧供應(yīng)單位的運(yùn)營(yíng)水平，必然需要確保檔案信息的準(zhǔn)確性[2]。而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實(shí)時(shí)觀察檔案信息的變化情況，也利于對(duì)出現(xiàn)變動(dòng)的信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的更新管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量，避免因更新不及時(shí)出現(xiàn)不必要的誤會(huì)和工作難題。3）加強(qiáng)檔案信息提取便捷性。軍糧供應(yīng)單位開(kāi)展檔案管理工作，不僅為了將重要的信息進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存，更為了在進(jìn)行相關(guān)工作需要查看檔案信息時(shí)能夠直接提供。若實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理，可以為檔案信息建立對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，既能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理和信息共享，還能保證檔案信息的完整性，在需調(diào)取時(shí)可直接通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查找，有利于節(jié)省工作時(shí)間、提高工作效率。

2 軍糧供應(yīng)單位檔案管理存在問(wèn)題

檔案信息具有歷史性、真實(shí)性和客觀性，其能夠?yàn)楹罄m(xù)相關(guān)性研究提供可借鑒的參考資料，所以軍糧供應(yīng)檔案信息具有十分重要的價(jià)值和意義。但目前在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，以下就此作出分析。1）檔案儲(chǔ)存。以往的檔案信息主要以紙質(zhì)版為主，而紙質(zhì)檔案在潮濕陰暗密閉的環(huán)境下容易發(fā)霉，使得資料信息發(fā)生字跡模糊、字跡缺損等情況[3]。雖然紙質(zhì)檔案的特殊性很多管理人員都清楚，但在實(shí)際管理過(guò)程中還是容易忽視，使得紙質(zhì)檔案資料室缺乏通風(fēng)、采光等條件。2）管理不合理。軍糧供應(yīng)單位的檔案類(lèi)型較多，應(yīng)將其按照編號(hào)、種類(lèi)等合理科學(xué)的歸類(lèi)方式進(jìn)行管理存儲(chǔ)，但目前很多檔案信息管理室存在極不合理的管理方式，導(dǎo)致很多檔案信息在需要提取時(shí)難以在短時(shí)間內(nèi)找到，甚至出現(xiàn)檔案信息與名稱(chēng)不符、內(nèi)容混亂等情況。3）專(zhuān)業(yè)能力較低。很多檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力較低，一方面其對(duì)檔案信息管理不予重視，難以正確意識(shí)到檔案信息管理工作的重要性;另一方面在管理過(guò)程中缺乏有效的管理方式，大多數(shù)管理人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)不了解且運(yùn)用程度較低，這種情況下實(shí)現(xiàn)軍糧供應(yīng)單位檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)就顯得更為困難。4）缺乏管理制度。任何一項(xiàng)工作的進(jìn)行都需要對(duì)應(yīng)的制度對(duì)其進(jìn)行約束和管理，目前針對(duì)檔案管理工作雖有相關(guān)制度，但該制度并不適應(yīng)于軍糧供應(yīng)單位檔案管理工作的實(shí)際情況和發(fā)展需求，導(dǎo)致管理制度未能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

3 實(shí)現(xiàn)軍糧供應(yīng)單位檔案管理現(xiàn)代化的有效路徑

1）更新管理觀念，制定合理管理制度。首先軍糧供應(yīng)單位管理人員及檔案管理工作人員應(yīng)了解現(xiàn)有檔案管理工作存在的不足和問(wèn)題，明確意識(shí)到提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的必要性和重要意義，進(jìn)一步更新管理觀念，樹(shù)立正確的檔案管理發(fā)展目標(biāo)，才能為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作做好充足準(zhǔn)備。其次對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化完善，充分考慮軍糧供應(yīng)單位的實(shí)際情況和特殊性，結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容、我國(guó)發(fā)展目標(biāo)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定適應(yīng)于軍糧供應(yīng)單位穩(wěn)定發(fā)展的檔案管理制度[4]。同時(shí)加強(qiáng)管理制度的落實(shí)效果，實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，保證相關(guān)工作人員在日常管理過(guò)程中能夠有效約束自身，做好任何一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，促使檔案管理工作具有更強(qiáng)的合理科學(xué)性和全面性。

2）加強(qiáng)開(kāi)展培訓(xùn)，提升人員信息技術(shù)應(yīng)用水平。軍糧供應(yīng)單位檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)，必然需要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，促使工作人員在檔案管理過(guò)程中更具專(zhuān)業(yè)性[5]。（1）綜合評(píng)估。先對(duì)檔案管理工作人員的各項(xiàng)情況進(jìn)行綜合評(píng)估，按照工作能力等方面進(jìn)行合理劃分，為后續(xù)開(kāi)展培訓(xùn)工作提供數(shù)據(jù)條件。（2）制定培訓(xùn)計(jì)劃。軍糧供應(yīng)單位管理人員應(yīng)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)人員，結(jié)合了解的工作人員信息制定培訓(xùn)計(jì)劃和考核指標(biāo)，以保證培訓(xùn)工作開(kāi)展的實(shí)效性和可行性。（3）培訓(xùn)內(nèi)容。首先應(yīng)對(duì)工作人員講解基礎(chǔ)的檔案管理內(nèi)容和開(kāi)展檔案管理的重要性，進(jìn)而幫助工作人員形成正確的工作意識(shí)，其次介紹和指導(dǎo)工作人員了解和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，在不斷模擬操作過(guò)程中學(xué)會(huì)和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用技巧，這樣才能進(jìn)一步提高檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。（4）考核評(píng)價(jià)。檔案管理工作人員在培訓(xùn)結(jié)束后需要進(jìn)行相應(yīng)的考核和評(píng)價(jià)，并根據(jù)其考核結(jié)果加以日常評(píng)分為其分配適應(yīng)的工作崗位，以最大化發(fā)揮其自身的價(jià)值。另外，在日常檔案管理工作過(guò)程中還應(yīng)定期進(jìn)行考察，對(duì)不足之處進(jìn)行優(yōu)化，以促進(jìn)檔案信息管理工作盡早實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

3）優(yōu)化管理內(nèi)容，建立檔案信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，需要軍糧供應(yīng)單位管理人員聯(lián)同技術(shù)人員建立與單位檔案管理工作對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)。一方面檔案管理工作人員能夠?qū)n案信息內(nèi)容直接錄入管理系統(tǒng)，并按照相關(guān)編號(hào)類(lèi)型進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，針對(duì)具有保密性的檔案信息可以在管理系統(tǒng)中設(shè)置安全密鑰或使用其他安全技術(shù)，以保障檔案信息的完整性、真實(shí)性和安全性。另一方面單位管理人員進(jìn)行相關(guān)研究或工作時(shí)需要調(diào)取檔案信息就可直接通過(guò)工作人員在管理系統(tǒng)中進(jìn)行查找調(diào)取，大幅度節(jié)省了原有的人工查找時(shí)間[6]。另外，管理人員需注意檔案管理系統(tǒng)也存在一定的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，需要定期安排技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，同時(shí)對(duì)系統(tǒng)存在的不合理問(wèn)題或可改進(jìn)之處及時(shí)處理更新，以提高檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平。

4）加強(qiáng)檔案信息交流，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。軍糧供應(yīng)單位的檔案管理工作不僅涉及糧食供應(yīng)問(wèn)題，還包含了軍隊(duì)人員的各方面信息[7]。所以為了保證所收集和存儲(chǔ)的檔案信息能夠完整、安全和真實(shí)，應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息交流平臺(tái)，利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各部門(mén)進(jìn)行有效連接，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的交流程度，在檔案的交接、發(fā)放和管理環(huán)節(jié)都能夠?qū)崿F(xiàn)透明化。這樣在出現(xiàn)相關(guān)檔案管理問(wèn)題后就能夠及時(shí)找到對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，有利于加快問(wèn)題解決效率，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)提供有利條件。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在軍糧供應(yīng)單位檔案管理工作過(guò)程中其自身的工作質(zhì)量、工作效率都會(huì)對(duì)軍糧供應(yīng)單位整體發(fā)展水平產(chǎn)生一定的影響，所以為了實(shí)現(xiàn)軍糧供應(yīng)單位自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，為國(guó)家和人民提供更高的服務(wù)水平，需要相關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化改革。管理人員需更新檔案管理觀念、明確意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理模式的重要性，通過(guò)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善、開(kāi)展人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、建立檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案信息交流等方式逐漸達(dá)成檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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