摘 要：對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，檔案是宣傳教育的重要素材，是工作查考的主要依據(jù)，無論對于個(gè)人、單位還是社會(huì)來說，它的憑證和參考的作用都無可替代，因此，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是提高檔案利用、發(fā)揮檔案最大價(jià)值的基礎(chǔ)。文章以日常檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，深入分析現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題，進(jìn)而提出有效的解決措施，為廣大檔案管理者提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;問題;措施

2018年10月11日，國家檔案局發(fā)布第13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》?！兑?guī)定》指出機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。近年來，隨著國家和社會(huì)對檔案的重視，社會(huì)、單位或個(gè)人對檔案的利用需求日益增大，在全面提高檔案管理水平的大環(huán)境下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛推進(jìn)檔案管理建設(shè)，逐步完善檔案體系，在很大程度上提高了檔案管理質(zhì)量。但是，在檔案管理實(shí)際工作中，仍然存在不少的問題制約了檔案管理水平的快速提升，比如檔案意識不夠，檔案人員流動(dòng)性較大，歸檔不主動(dòng)不及時(shí)等等，這些客觀存在問題和矛盾在一定程度上弱化了檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要性[1]。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1）檔案意識不夠。從近年來單位歸檔文件材料的齊全性以及歸檔的主動(dòng)性來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體檔案意識還是較薄弱。究其原因，是因?yàn)閷n案工作不夠重視。據(jù)了解，機(jī)關(guān)大部分部門未將檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作列入年度工作計(jì)劃中，認(rèn)為檔案歸檔與否并不影響日常工作的開展，或是認(rèn)為檔案工作沒有太大的時(shí)效性，在有更重要的工作時(shí)，檔案工作是可以暫時(shí)為其他工作“讓路”的工作。檔案意識不夠，導(dǎo)致了在日常工作中不注重及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，影響單位整體檔案管理工作的順利開展。2）檔案制度缺失或不完善。目前，很多機(jī)關(guān)單位存在檔案制度缺失或不完善的情況，從檔案的收集、整理、移交、鑒定、利用等方面缺乏規(guī)范有效的管理制度。比如：對收集范圍和移交歸檔的時(shí)間沒有嚴(yán)格的規(guī)定，什么時(shí)候想起來什么時(shí)候交，部門交什么，檔案管理部門收什么;對文件的留與存沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致“有文必檔”或者“是檔不歸”的現(xiàn)象嚴(yán)重;檔案的利用手續(xù)不完善，造成被借閱的檔案遺失的情況也時(shí)有發(fā)生;有些單位進(jìn)行了多次機(jī)構(gòu)改革，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和主要職能已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，現(xiàn)有的檔案制度已經(jīng)無法滿足機(jī)構(gòu)改革后檔案管理工作的需要，應(yīng)根據(jù)職能的轉(zhuǎn)變對檔案制度進(jìn)行重新修訂，但是很多單位多年不修訂陳舊的檔案制度，這也是制約檔案管理工作停滯不前的主要原因。3）兼職檔案員流動(dòng)性較大。檔案管理工作需要有一定的檔案理論和業(yè)務(wù)知識支撐，從收集、整理、歸檔都有嚴(yán)格的要求，但因客觀上的一些原因，大部分機(jī)關(guān)單位的兼職檔案員更換頻繁，于是部門的檔案工作也就像“擊鼓傳花”，在一個(gè)人手里還沒有捂熱又傳到他人手中[2]。據(jù)了解，很多部門將檔案工作交給剛參加工作的新人，新人在對本單位的業(yè)務(wù)工作還不熟悉、對檔案工作完全陌生的情況下接管檔案工作，導(dǎo)致部門檔案工作無法按時(shí)按要求完成，直接影響單位的整體檔案工作。因此，頻繁地更換檔案人員是檔案管理水平難以提高的重要因素。

2 解決現(xiàn)狀的有效對策

針對現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方向開展檔案管理工作，從而使檔案收集渠道更順暢，檔案整理更規(guī)范，檔案利用更便捷，建立更加健全和科學(xué)的檔案管理體系，進(jìn)一步提高檔案管理水平，提升檔案服務(wù)能力，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。

1）全面提高檔案意識。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是需要全民參與的一項(xiàng)重要工作，而檔案意識一直以來深深影響著檔案工作的順利開展。要做好檔案管理工作，離不開每一個(gè)職工的參與，每個(gè)職工在日常工作中都會(huì)產(chǎn)生有價(jià)值的檔案，因此必須全面提高檔案意識。加強(qiáng)檔案宣傳是全面提高檔案意識最有力也是最有效的措施，是促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)、快速發(fā)展的重要手段[3]。例如，利用“國際檔案日”、歷史重大事件紀(jì)念日、單位周年紀(jì)念日等有特殊意義的時(shí)機(jī)舉辦檔案展覽活動(dòng)，或通過單位內(nèi)部網(wǎng)站，傳播檔案“留史、鑒今、資政、育人”的價(jià)值，宣傳檔案工作“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想”的神圣使命，讓更多的人了解檔案、重視檔案，從而提高全民檔案意識[3]。2）加強(qiáng)檔案制度建設(shè)。建立和完善檔案規(guī)章制度是規(guī)范和推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)和前提，也是保障檔案工作順利開展的有效手段。近年來，筆者工作的自然資源部南海局（原國家海洋局南海分局）先后出臺了《檔案管理辦法》、《機(jī)關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定》、《科技檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定》、《特殊載體歸檔意見》等相關(guān)檔案制度，內(nèi)容涵概了各門類檔案收集范圍、整理流程、利用借閱流程、庫房安全管理、培訓(xùn)監(jiān)督檢查、宣傳和教育、檔案獎(jiǎng)懲等方面。制度的實(shí)施，讓部門兼職檔案員在開展收集和整理檔案工作中有據(jù)可依、有章可循，大大提高了檔案歸檔率和利用率。特別是檔案的獎(jiǎng)懲制度，通過在重要會(huì)議或在內(nèi)部局域網(wǎng)上，對積極主動(dòng)歸檔移交、文件材料收集齊全、整理規(guī)范的部門給予通報(bào)表揚(yáng);對多次督促仍不按時(shí)移交或移交文件材料明顯不齊全的部門進(jìn)行通報(bào)批評等方式，提高全體職工對檔案工作的主動(dòng)性和積極性。此外，通過經(jīng)常性地宣貫檔案制度，全體職工從思想上對檔案工作有了很大的轉(zhuǎn)變，從以住的“要我交”轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)在的“我要交”，積極主動(dòng)配合檔案管理部門的工作。制度的制定和實(shí)施大大提高了檔案工作效率，檔案管理水平也提到了快速提升。3）穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍。檔案管理水平的高低，不僅取決于專職檔案員的工作能力和工作態(tài)度，兼職檔案員對檔案工作的態(tài)度也是決定性的因素。因此，要做好檔案工作，穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍尤其重要。一是避免隨意更換檔案人員，有些部門的兼職檔案員頻繁更換，誰有空誰暫時(shí)負(fù)責(zé)檔案工作的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致因不了解、不熟悉檔案工作而無法順利完成檔案工作，檔案質(zhì)量也無從保證。因此，在沒有特殊情況下，不應(yīng)隨意更換兼職檔案人員，同時(shí)，還要保證他們的檔案工作時(shí)間。二是要提高檔案人員地位，檔案工作在眾多業(yè)務(wù)工作中是較容易被大家忽視的工作，同樣，檔案人員被重視程度也相對較低，因此應(yīng)采取切實(shí)可行的激勵(lì)機(jī)制提高檔案人員的積極性。比如，可以通過適當(dāng)?shù)靥岣咚麄兊拇?、職稱評審時(shí)在政策上有所傾斜、在重要會(huì)議上多強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性、及時(shí)解決他們在工作中遇到的困難和問題等措施，增強(qiáng)檔案人員的榮譽(yù)感和使命感，激發(fā)他們對檔案工作的熱情，從而自覺地提升檔案管理水平。4）加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平。檔案人員的檔案業(yè)務(wù)能力決定了檔案的數(shù)量和質(zhì)量，因此定期對檔案人員進(jìn)行精細(xì)化的檔案培訓(xùn)很有必要，是提高檔案人員業(yè)務(wù)水平的重要途徑，也是檔案管理工作順利開展的技術(shù)保障。近年來，為了提高檔案員的檔案業(yè)務(wù)水平，大部份單位會(huì)定期或不定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但效果總是不佳。主要原因：一是參加培訓(xùn)的人員與實(shí)際負(fù)責(zé)檔案工作的人員不一致。有些部門兼職檔案人員更換太頻繁，歷次接受檔案培訓(xùn)的人員不固定，或是參與培訓(xùn)人員平時(shí)不負(fù)責(zé)檔案工作，導(dǎo)致檔案人員的業(yè)務(wù)水平得不到提高，嚴(yán)重影響檔案工作的正常開展。二是培訓(xùn)的形式較單一。據(jù)了解，大多數(shù)單位對檔案的培訓(xùn)只是停留在理論知識的培訓(xùn)，參與人員對枯燥無味的培訓(xùn)方式和內(nèi)容興趣不高，以致無法達(dá)到較好的培訓(xùn)效果。因此，培訓(xùn)方式應(yīng)多元化，可采取理論知識和檔案實(shí)操相結(jié)合，集中培訓(xùn)與個(gè)人培訓(xùn)相結(jié)合，現(xiàn)場觀摩制作檔案模版、現(xiàn)場講解等形式進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案人員最直觀、最快速地掌握檔案整理技能，提高參加人員的興趣，繼而提升檔案人員業(yè)務(wù)水平。

3 結(jié)束語

筆者從實(shí)際工作出發(fā)，通過分析機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了解決存在問題的有效措施，從而提高檔案意識和檔案管理水平，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作是檔案利用的基礎(chǔ)和前提，因此，只有做好檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，才能使之順應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展需要，更有效地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，為社會(huì)為個(gè)人提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)[4]。

參考文獻(xiàn)

[1]杜姝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性分析[J].新商務(wù)周刊，2019，（21）：75.

[2]陳德華.機(jī)關(guān)檔案管理中的幾個(gè)問題及對策[J].檔案天地，2017（12）：46-47.

[3]方恒慧.檔案宣傳工作的創(chuàng)新實(shí)踐探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，（4）：70.

[4]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2011（3）：117-119.

作者簡介

楊會(huì)，國家海洋局南海信息中心（南海檔案館），海洋科學(xué)工程師，研究方向：檔案管理。