謝 怡,鄭 曉,高 婷,王尊新,叢魯麗

隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的不斷興起與快速發(fā)展，數(shù)據(jù)正在以一種超乎想象的速度增長，人類已不可逆轉(zhuǎn)地進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。它的到來，沖擊著整個(gè)世界，變革著人們的生活、工作和思維方式，作為理論和科研前沿陣地的高校，更是首當(dāng)其沖地接受著大數(shù)據(jù)的洗禮。從20世紀(jì)末開始，高校陸續(xù)開展了數(shù)字校園建設(shè)，教學(xué)、科研、學(xué)生等各項(xiàng)管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上運(yùn)行，由此產(chǎn)生了電子公文、數(shù)據(jù)庫文件、網(wǎng)頁文件、電子郵件、平臺(tái)信息等結(jié)構(gòu)各異、數(shù)量龐大的數(shù)字資源，檔案管理對象的尺度相應(yīng)從“文件”降維到“數(shù)據(jù)”。根據(jù)文件生命周期理論，前端變化會(huì)影響后端管理，管理對象的變化將導(dǎo)致高校檔案管理出現(xiàn)概念失真、技術(shù)失效、方法失靈等問題，對高校檔案管理模式的變革與重構(gòu)是檔案機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代順勢而為、尋求突破的必由之路[1]。

一、研究現(xiàn)狀與意義

關(guān)于大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理的相關(guān)學(xué)術(shù)研究起源于2015年，學(xué)術(shù)界主要就大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應(yīng)用、大數(shù)據(jù)給高校檔案帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理存在的問題及對策等方面進(jìn)行了學(xué)術(shù)探討。學(xué)者們認(rèn)為大數(shù)據(jù)給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)主要來自檔案管理觀念、檔案管理技術(shù)、檔案數(shù)據(jù)安全、檔案數(shù)據(jù)使用和檔案人才等方面[2]，高校應(yīng)構(gòu)建“大檔案”體制，拓展“大數(shù)據(jù)”資源，建設(shè)“大技術(shù)”平臺(tái)，貫穿“大服務(wù)”理念，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境[3]；應(yīng)對高校檔案管理進(jìn)行理念再造、流程再造和機(jī)構(gòu)再造，通過再造，形成數(shù)據(jù)服務(wù)、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)安全理念，統(tǒng)一高校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化高校檔案管理與服務(wù)流程[4]。

關(guān)于高校檔案管理模式的研究，從維度來看，多集中在理論層面、宏觀層面，深度有待拓展；從內(nèi)容來看，涉及面較廣，但少有成體系者；從方法來看，多為文獻(xiàn)分析法，鮮有問卷調(diào)查法。高校檔案管理工作既包含著對高校檔案資源的管理，又包含著對高校檔案組織機(jī)構(gòu)的管理。鑒于此，本研究將高校檔案管理分成檔案數(shù)據(jù)資源體系、檔案利用服務(wù)體系、檔案安全保密體系和檔案行政管理體系，以山東高校為例，運(yùn)用文獻(xiàn)分析法、問卷調(diào)查法、比較分析法等研究方法，遵循用數(shù)據(jù)說話的原則，力求客觀反映山東高校檔案管理現(xiàn)狀，準(zhǔn)確找出存在的問題與不足，在此基礎(chǔ)上，提出高校檔案管理模式的變革與重構(gòu)方案，以構(gòu)建更加科學(xué)、合理、有序的高校檔案管理體系。

二、山東高校檔案管理調(diào)查與分析

(一)調(diào)查對象與內(nèi)容

本次調(diào)研采取抽樣調(diào)查方式，分層隨機(jī)抽取了80所山東高校檔案管理機(jī)構(gòu)，在問卷星平臺(tái)開展網(wǎng)絡(luò)調(diào)研。調(diào)查問卷設(shè)置檔案資源體系建設(shè)、檔案利用服務(wù)體系建設(shè)、檔案安全保密體系建設(shè)、檔案行政管理體系建設(shè)4個(gè)專題，共38問。調(diào)研采用無記名方式，調(diào)研時(shí)間為2019年11月18日至2019年12月8日。調(diào)查共收到答卷51份，通過數(shù)據(jù)篩查，篩選出有效答卷49份，無效答卷2份。有效調(diào)查對象中，公辦本科高校19個(gè)，民辦本科高校2個(gè)，公辦?？聘咝?5個(gè)，民辦?？聘咝?個(gè)，獨(dú)立學(xué)院1個(gè)。目前，山東省共有公辦本科高校48所，民辦本科高校14所，公辦專科高校68所，民辦?？聘咝?4所，獨(dú)立學(xué)院11所。調(diào)查對象所在院校與山東省普通高校分布情況基本一致，調(diào)查數(shù)據(jù)具有一定的代表性。使用SPSS軟件分析，信度系數(shù)值為0.910，數(shù)據(jù)可信度高。因此，本研究以49所高校的調(diào)研數(shù)據(jù)為樣本分析山東高校檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題。

(二)山東高校檔案管理

1.檔案資源體系建設(shè)

2000年，國家檔案局發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-2000)，推行以件為單位整理檔案。2008年，教育部令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出，高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。調(diào)查中，71.42%的高校實(shí)行了以件為單位整理檔案，僅有28.57%的高校仍沿用以卷為單位的方法；57.14%的高校實(shí)現(xiàn)了由各立卷單位自行整理歸檔，34.69%的高校由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一整理，8.16%的高校采用統(tǒng)一與自行整理相結(jié)合的方式。被調(diào)查高校檔案內(nèi)容豐富，除了教育部規(guī)定的檔案類別外，部分高校根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，增加了對實(shí)物檔案、名人檔案、口述檔案、聲像檔案等的收集。檔案載體多樣，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，91.84%的高校收集了電子檔案，87.76%的高校收集了實(shí)物檔案，91.84%的高校收集了照片，79.59%的高校收集了錄像錄音檔案。檔案數(shù)量巨大，上萬卷(件)的高校占81.63%，10萬卷(件)以上的占30.61%；近三年平均每年歸檔數(shù)量在1000～3000卷(件)的占42.86%，5000卷(件)以上的占18.36%。這些高校普遍重視豐富館藏資源，73.47%的高校開展了檔案征集工作，61.22%的高校鼓勵(lì)檔案捐贈(zèng)，61.22%的高校拓展了電子檔案收集范圍。值得一提的是，有34.69%的高校開始重視前端控制，嘗試對電子文件的全過程管理。

被調(diào)查高校數(shù)字化普及程度高，81.63%的高校開展存量檔案數(shù)字化工作，其中64.29%的高校的檔案工作人員參與數(shù)字化，40.48%的高校采取外包方式，16.67%的高校的兼職檔案員參與數(shù)字化。數(shù)字化形成檔案類型主要為電子文件和數(shù)碼照片(如圖1所示)。83.67%的高校開展電子文件收集工作，4.08%的高校完全實(shí)現(xiàn)了線上收集(如圖2所示)。收集的電子檔案主要存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤、光盤和服務(wù)器中。有79.59%的高校使用檔案管理信息系統(tǒng)，其中有14所高校的檔案管理系統(tǒng)已與OA系統(tǒng)對接,1所已與教學(xué)系統(tǒng)對接。

圖1 數(shù)字化形成檔案類型

圖2 電子檔案收集方式

2.檔案利用服務(wù)體系建設(shè)

檔案服務(wù)對象以學(xué)校各部門、在校生、畢業(yè)生為主，服務(wù)內(nèi)容以檔案查借閱、復(fù)制、咨詢?yōu)橹?，服?wù)方式主要有現(xiàn)場查詢、電話查詢和預(yù)約查詢。被調(diào)查高校檔案年度利用總?cè)舜螢?2717人次，總卷次為152068卷次；單個(gè)高校年度利用人次最多的7500人次，利用卷次最多的10000卷次。用戶利用目的以工作查考、學(xué)歷核實(shí)、基本建設(shè)為主(如圖3所示)，檢索主要依靠人工檢索和數(shù)據(jù)庫目錄檢索實(shí)現(xiàn)。

圖3 檔案利用目的

檔案宣傳渠道較廣，主要以檔案培訓(xùn)、網(wǎng)站宣傳、檔案展覽、舉辦講座為主，另外對傳統(tǒng)媒體和新媒體均有所涉獵(如圖4所示)。被調(diào)查高校均開展了編研工作，其中87.76%的高校匯編檔案文件，67.35%的高校編制參考資料，69.39%的高校編史修志，61.22%的高校撰寫論文專著。

圖4 檔案宣傳途徑

3.檔案安全保密體系建設(shè)

被調(diào)查學(xué)校檔案安全管理制度較健全，設(shè)施較完備。87.76%的高校建立了檔案安全管理制度，79.59%的高校配備了溫濕度控制系統(tǒng)，59.18%的高校配備了消毒滅菌系統(tǒng)，57.14%的高校安裝了視頻監(jiān)控系統(tǒng)，40.82%的高校安裝了自動(dòng)滅火系統(tǒng)。絕大多數(shù)高校能落實(shí)庫房“九防”措施，并能定期檢查館藏檔案。在電子檔案安全防護(hù)中，有83.67%的高校定期備份，51.02%的高校及時(shí)更新軟硬件(如圖5所示)。

圖5 電子檔案安全防護(hù)措施

4.檔案行政管理體系建設(shè)

被調(diào)查高校均設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，其中設(shè)立正處級獨(dú)立建制檔案館的9所，副處級獨(dú)立建制檔案館的2所，掛靠學(xué)校辦公室或其他部門的21所，作為學(xué)校辦公室或其他部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的17所。77.55%的高校成立了檔案工作委員會(huì)，69.39%的高校將檔案工作納入了立卷單位年度目標(biāo)考核。

被調(diào)查高校均設(shè)有專職檔案工作人員，共221人。從業(yè)人員職稱、學(xué)歷層次較高，副高以上共87人，占總數(shù)的39.37%；研究生學(xué)歷共84人，占總數(shù)的38.01%。人員流動(dòng)頻率較低，67.35%的人員相對穩(wěn)定，20.41%的較穩(wěn)定，12.24%的不穩(wěn)定。83.67%的高校開展了檔案信息技術(shù)知識與技能培訓(xùn)。

被調(diào)查高校制度建設(shè)相對完善，95.92%的高校制定了學(xué)校檔案管理辦法，73.47%的高校建立了檔案管理統(tǒng)計(jì)制度(如圖6所示)。

圖6 檔案管理制度建設(shè)情況

被調(diào)查高校均設(shè)立檔案年度經(jīng)費(fèi)，合計(jì)578.55萬元，其中最多的80萬元，最少的0.3萬元。有22所高校設(shè)立檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)，合計(jì)277萬元，其中最多的32萬元，最少的0.5萬元。

(三)山東高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.對檔案資源體系的挑戰(zhàn)

雖然許多高校開展了檔案數(shù)字化工作，但是對數(shù)字檔案的認(rèn)識卻非常淺顯，僅把數(shù)字檔案看作是紙質(zhì)檔案的另一種存在形式，卻忽略了將其數(shù)據(jù)化后潛在的巨大價(jià)值。檔案數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)的諸多功能，例如，借助數(shù)據(jù)分類、聚類和數(shù)據(jù)挖掘等手段，可以形成專題數(shù)據(jù)庫、檔案知識庫，有利于提高檔案查詢速度和準(zhǔn)確率。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案來源趨向于網(wǎng)絡(luò)化、電子化，數(shù)量日益增大，類型日益增多，內(nèi)容日益豐富。面對新的變化，高校檔案機(jī)構(gòu)并未做出相應(yīng)的調(diào)整，而是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行收集與整理，收集重點(diǎn)仍然放在紙質(zhì)檔案材料上，所謂的雙套制，只是將新增紙質(zhì)檔案的電子版同時(shí)歸檔，或?qū)⒋媪考堎|(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，究其實(shí)質(zhì)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成了與其內(nèi)容一致的掃描圖片，并沒有進(jìn)一步進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理[5]。歸檔范圍沒有擴(kuò)大，伴隨電子文件產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，檔案宣傳形成的新媒體數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，檔案管理形成的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)等大量的新生數(shù)據(jù)沒有得到有效收集。69.39%的高校因館藏資源的齊全完整性不夠，造成用戶不滿意。館藏檔案數(shù)字化率較低，僅有4所高校的館藏檔案完成率在70%以上，23所在40%以下。電子檔案收集方式落后，64.10%的高校檔案管理系統(tǒng)沒有和其他系統(tǒng)對接，只有2所高校完全實(shí)現(xiàn)線上收集，27所高校線上、線下相結(jié)合，尚有12所高校完全依靠線下收集，甚至有8所高校沒有開展收集。這種為了數(shù)字化而數(shù)字化的行為，并沒有給檔案工作帶來太多的紅利，反而增加了檔案工作量。

因此，如何將高校各項(xiàng)活動(dòng)中生成的結(jié)構(gòu)各異、類型繁多、數(shù)量巨大的有價(jià)值的電子文件材料快速、有效、齊全、完整地歸檔，如何將館藏的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成可以智能檢索、實(shí)時(shí)利用、高度關(guān)聯(lián)的電子檔案數(shù)據(jù)，是高校檔案人面臨的巨大挑戰(zhàn)。

2.對檔案利用服務(wù)體系的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的檔案管理模式注重對檔案材料的收集和保管，認(rèn)為只要收集齊全、保管安全就萬事大吉，卻忽略了“藏是為了用”這一根本目的。這種重藏輕用的思想，在山東高校檔案機(jī)構(gòu)中仍有延續(xù)。多數(shù)高校檔案機(jī)構(gòu)沒有關(guān)注到服務(wù)對象從校內(nèi)擴(kuò)展到校外、從線下延伸到線上的新趨勢，更沒有緊跟用戶需求變化的腳步，實(shí)時(shí)調(diào)整工作重心，造成了無法滿足用戶個(gè)性化、精準(zhǔn)化、多元化、全天候查檔的需求。調(diào)研表明，年度檔案利用人次最少的僅20人次，利用卷次最少的僅20卷次；造成用戶不滿意的原因中，55.1%的高校是因?yàn)椴闄n檢索方式不夠智能化，40.82%的高校是因?yàn)闄n案信息資源挖掘產(chǎn)品不足，32.65%的高校是因?yàn)槿狈€(gè)性化服務(wù)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，山東高校檔案利用服務(wù)工作面臨著被動(dòng)、封閉等問題。從廣度上看，服務(wù)對象具有一定的封閉性，以學(xué)校各部門、畢業(yè)生、在校生為主，雖然有71.43%的高校開展了對社會(huì)組織的利用服務(wù)，但服務(wù)數(shù)量總體占比偏少；從深度上看，服務(wù)內(nèi)容單一，提供查借閱、制作復(fù)制件等傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目仍占據(jù)著主導(dǎo)地位，為用戶提供的資料多以館藏檔案原始形態(tài)呈現(xiàn)，缺乏對檔案的有效整合和深層加工，更談不上檔案增值服務(wù)；從精度上看，服務(wù)方式以現(xiàn)場查詢、電話查詢、預(yù)約查詢等被動(dòng)服務(wù)為主，雖然有77.5%的高校主動(dòng)進(jìn)行了檔案編研，但編研內(nèi)容多為檔案文件匯編、參考資料、校史、年鑒等傳統(tǒng)項(xiàng)目，網(wǎng)絡(luò)智能查檔、個(gè)性化定制、精準(zhǔn)自動(dòng)推送等新型服務(wù)方式幾乎沒有開展。

檔案宣傳多采用培訓(xùn)、講座等傳統(tǒng)方式，宣傳面窄，效果欠佳。雖然有30個(gè)高校開通了檔案網(wǎng)站宣傳，但內(nèi)容多以傳統(tǒng)的文字、圖片形式展示，點(diǎn)擊量小，達(dá)不到預(yù)期效果。具有良好宣傳效果的微信、微博等新媒體平臺(tái)，在山東高校檔案宣傳中并沒有引起廣泛的關(guān)注和利用。檔案宣傳工作不到位，造成用戶既不了解高校檔案包含的內(nèi)容，也不清楚如何利用高校檔案，更缺乏主動(dòng)參與檔案建設(shè)的意識。

因此，如何精準(zhǔn)、全面、及時(shí)地了解高校檔案用戶需求，針對需求開展主動(dòng)、開放、個(gè)性化的智慧服務(wù)，是高校檔案人面臨的重要課題。

3.對檔案安全保密體系的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)正面臨著來自內(nèi)部和外部的兩大挑戰(zhàn)。一方面，與實(shí)體檔案相比，電子檔案具有信息易變、系統(tǒng)依賴、比特腐化等弱點(diǎn)，這些脆弱性導(dǎo)致了其與傳統(tǒng)檔案信息相比更易受到?jīng)_擊和破壞；另一方面，電子檔案面臨不可抗拒的自然災(zāi)害、人為破壞、經(jīng)濟(jì)危機(jī)、組織消亡等外部的威脅。

山東高校檔案機(jī)構(gòu)對安全工作的關(guān)注點(diǎn)多集中在對實(shí)體檔案的保管，但對于無形電子檔案的安全防護(hù)卻效果甚微，83.67%的高校開展了電子文件收集工作，卻只有63.27%的高校制定了電子文件檔案管理辦法。雖然有83.67%的高校能夠進(jìn)行定期備份，但實(shí)現(xiàn)異質(zhì)異地備份的僅占30.61%。對于黑客、木馬等的侵襲，僅有32.65%的高校構(gòu)建了防火墻，30.61%的高校實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，28.57%的高校建立了數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)。由此可見，被調(diào)查高校安全防范意識薄弱，技術(shù)手段應(yīng)用不足。

因此，如何提高自身的安全意識和防范技術(shù)，如何確保檔案數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)、機(jī)密、可用，是高校檔案人責(zé)無旁貸的重要使命。

4.對檔案行政管理體系的挑戰(zhàn)

雖然近年來山東省教育廳和山東省檔案局聯(lián)合開展了一系列針對高校檔案管理的測評工作，但由于缺乏剛性約束，檔案工作并未引起領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，42.86%的高校檔案機(jī)構(gòu)掛靠學(xué)校辦公室或其他部門,34.69%的檔案機(jī)構(gòu)為學(xué)校辦公室或其他部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。22.45%的高校沒有成立學(xué)校檔案工作委員會(huì)，30.61%的高校沒有將檔案工作納入立卷單位年度目標(biāo)考核，42.86%的高校沒有實(shí)行檔案管理考核制度。

《山東省關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實(shí)施意見》規(guī)定，檔案維護(hù)費(fèi)用按照每卷檔案每年不低于3元的標(biāo)準(zhǔn)核定。以此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn)，本次調(diào)查中館藏1萬卷(件)以下的高校有9所，但相應(yīng)的年度經(jīng)費(fèi)3萬元以下的高校卻高達(dá)18所，其中最少的只有0.3萬元，另有22所高校沒有開列年度數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足。

檔案工作人員男女比例失調(diào)，被調(diào)查高校檔案機(jī)構(gòu)中男性44人，女性177人，比例達(dá)1:4；老齡化嚴(yán)重，50歲以上的人員占37.10%，35歲以下的僅占16.29%；專業(yè)性不強(qiáng)，僅有18.10%的是檔案專業(yè)人才，8.60%的是計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。

因此，如何提高高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)意識，如何從機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理體制、人員配置、資金投入等方面為檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序開展保駕護(hù)航，是高校檔案人肩負(fù)的重要職責(zé)。

三、高校檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理面臨著檔案信息實(shí)時(shí)生成與信息加工處理能力有限、檔案信息多樣性與檔案有序化、資源內(nèi)容分散與用戶多樣化、需求檢索途徑單一與用戶利用便捷等矛盾。要積極運(yùn)用各種先進(jìn)且成熟的信息技術(shù)，構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提升檔案管理工作水平[6]。高校檔案數(shù)據(jù)具有數(shù)量龐大、結(jié)構(gòu)多樣、生成快速、來源廣泛等大數(shù)據(jù)特征，因此，可以利用大數(shù)據(jù)理論和技術(shù)對其進(jìn)行管理。大數(shù)據(jù)的生命周期中包含著采集、預(yù)處理、存儲(chǔ)、分析等核心技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)也相應(yīng)可以分為收集、處理、分析和利用等階段(如圖7所示)。

(一)檔案數(shù)據(jù)的主動(dòng)收集

電子文件前端控制理論要求檔案工作應(yīng)融入到高校的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，反映到檔案數(shù)據(jù)管理中。這就需要將生成電子文件的OA系統(tǒng)、教務(wù)科研系統(tǒng)等管理系統(tǒng)、網(wǎng)站、新媒體技術(shù)平臺(tái)與檔案管理信息系統(tǒng)對接，按照事先預(yù)定的檔案數(shù)據(jù)收集規(guī)則，對各管理系統(tǒng)、平臺(tái)的應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行主動(dòng)捕獲、智能抓取，并將獲取的數(shù)據(jù)存放在檔案信息資源臨時(shí)庫中。

圖7 檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)體系結(jié)構(gòu)

(二)檔案數(shù)據(jù)的智慧處理

對存儲(chǔ)在臨時(shí)庫中的資源，需經(jīng)過數(shù)據(jù)清理、轉(zhuǎn)換、集成等步驟，實(shí)現(xiàn)對遺漏數(shù)據(jù)的補(bǔ)充，對錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的修正，對重復(fù)數(shù)據(jù)的刪除，對異構(gòu)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，最終將來源不同的數(shù)據(jù)集成在檔案信息資源庫中。

數(shù)字化后的館藏檔案與紙質(zhì)檔案相比，只是存在形式的不同，并沒有發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變。為了方便利用，還需將數(shù)字檔案通過語音識別、OCR識別等技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)化，使其轉(zhuǎn)變成可以檢索、分析、利用的數(shù)據(jù)化文本，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值從簡單利用到深度挖掘的飛躍。

(三)檔案數(shù)據(jù)的智能分析

根據(jù)不同的用戶需求，可以將館藏檔案進(jìn)行語義分析，從數(shù)據(jù)中主動(dòng)獲取相應(yīng)的信息，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案信息檢索技術(shù)的不足，提高文獻(xiàn)的查全率和查準(zhǔn)率；進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、檢索與挖掘，發(fā)現(xiàn)館藏檔案數(shù)據(jù)之間存在的關(guān)系，預(yù)測未來發(fā)展趨勢，為高校各項(xiàng)管理工作提供決策方案，并形成專題數(shù)據(jù)庫和檔案知識庫[7]。例如，在建立名人電子檔案時(shí)，可運(yùn)用語義分析技術(shù)對館藏?cái)?shù)據(jù)按照人名進(jìn)行語義智能搜索，從資源庫中快速、便捷地匹配與該人名相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，智能去除重復(fù)數(shù)據(jù)，形成名人檔案數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)聚類技術(shù)，可以進(jìn)一步將名人數(shù)據(jù)庫中電子文檔進(jìn)行梳理，把內(nèi)容相近的數(shù)據(jù)歸為一類，并自動(dòng)生成標(biāo)題和主題詞。

(四)檔案數(shù)據(jù)的多渠道利用

移動(dòng)信息技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，使擺脫了固定載體束縛的檔案數(shù)據(jù)得以多渠道利用。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)PC客戶端檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程查詢、利用；運(yùn)用APP、微信、微博等平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)客戶端檔案數(shù)據(jù)的個(gè)性化精準(zhǔn)推送；借助自助查詢打印一體機(jī)，可以實(shí)現(xiàn)無接觸現(xiàn)場利用服務(wù)。

(五)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)共享

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作正在經(jīng)歷一個(gè)從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化、智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程[8]。高校在發(fā)展歷史、業(yè)務(wù)管理等方面有著諸多天然的、密不可分的聯(lián)系，因此，在做好本校檔案管理工作的同時(shí)，還應(yīng)主動(dòng)運(yùn)用云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)，促進(jìn)全省高校檔案數(shù)據(jù)共享共建。

四、高校檔案管理模式的重構(gòu)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的高校檔案管理模式重構(gòu)應(yīng)擺脫傳統(tǒng)檔案思維的束縛，以檔案數(shù)據(jù)管理為主線，進(jìn)行徹底地變革和優(yōu)化。

(一)高校檔案資源體系的重構(gòu)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子文件生成迅速、數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)多樣、良莠不齊，這就要求高校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源體系建設(shè)時(shí)“虛實(shí)并重”，在注重實(shí)體檔案的同時(shí)，做好檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)。

1.牢固樹立數(shù)據(jù)意識

充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)在開展檔案管理中的巨大作用，樹立數(shù)據(jù)價(jià)值觀念，從數(shù)據(jù)的角度發(fā)現(xiàn)問題[9]。在實(shí)際工作中，把檔案管理對象從文件顆?；綌?shù)據(jù)，注重對數(shù)據(jù)的采集、分類與聚合。

2.積極開展前端控制

根據(jù)電子文件生命周期理論，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)將電子文件管理活動(dòng)向前延伸到學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、新媒體平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等電子文件生成平臺(tái)。在文件設(shè)計(jì)階段，制定相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從檔案收集源頭保障材料的齊全、完整、真實(shí)、可用。

3.合理制定歸檔范圍

遵循價(jià)值決定原則，適度放寬歸檔范圍，將獨(dú)立在網(wǎng)上運(yùn)行的多媒體文件、電子郵件、網(wǎng)頁文件、社交媒體文件、用戶數(shù)據(jù)庫文件等一并歸檔。應(yīng)歸檔電子材料既應(yīng)包含著與紙質(zhì)檔案歸檔范圍相一致的電子文件，又應(yīng)包含著能保證電子文件真實(shí)、完整、可用的元數(shù)據(jù)及相關(guān)軟件說明等材料，還應(yīng)包含著新型電子業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)等生成的網(wǎng)頁文件、多媒體文件、超鏈接文件、用戶數(shù)據(jù)庫等材料。

4.科學(xué)確定歸檔時(shí)間

高校應(yīng)按照電子文件的形成規(guī)律，選擇合理的歸檔時(shí)間。對日常管理中形成的電子公文和收到的上級來文采取實(shí)時(shí)歸檔，以保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性；對于教學(xué)、科研、基建等周期性形成的檔案材料，可采用定期歸檔的方法。

5.規(guī)范編制分類方案

在進(jìn)行組織運(yùn)行環(huán)境調(diào)查、業(yè)務(wù)活動(dòng)分析的基礎(chǔ)上，確定電子文件分類方案。高校組織機(jī)構(gòu)以職能結(jié)構(gòu)為主，不同的組織機(jī)構(gòu)行使不同的職能。因此，對其分類宜采用職能分類法。可借助構(gòu)建關(guān)系模型等方法，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分類，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。

6.創(chuàng)新鑒定電子檔案

以用戶需求為標(biāo)準(zhǔn)開展電子文件鑒定，既要根據(jù)高校的職能來分析其對電子檔案保存的需求，又要通過對有關(guān)規(guī)范的執(zhí)行來體現(xiàn)對社會(huì)應(yīng)用需求的尊重。借助先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)批量鑒定、自動(dòng)鑒定，減輕人員的工作負(fù)擔(dān)。

7.努力擴(kuò)大建設(shè)主體

除學(xué)校外，高校檔案還產(chǎn)生于校外的政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人。高校檔案機(jī)構(gòu)在與校內(nèi)各部門合作的同時(shí)，要加強(qiáng)與校外機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人的合作，加強(qiáng)與其他高校檔案機(jī)構(gòu)的合作，逐步擴(kuò)大檔案信息資源建設(shè)主體，確保校內(nèi)檔案材料的及時(shí)、完整歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享。

(二)高校檔案利用服務(wù)體系的重構(gòu)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理主體與需求客體均發(fā)生了本質(zhì)改變，高校檔案工作人員應(yīng)樹立以用戶為中心的理念，開展多形式、多渠道的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。

1.深入調(diào)研用戶需求

實(shí)現(xiàn)檔案增值的根本點(diǎn)在于滿足用戶需求，應(yīng)以用戶需求為突破口，建立用戶數(shù)據(jù)庫和信息反饋平臺(tái)，通過線上、線下開展用戶需求調(diào)研。了解用戶的職業(yè)、習(xí)慣和興趣，為用戶精準(zhǔn)畫像，找到潛在用戶，提供個(gè)性化服務(wù)；發(fā)現(xiàn)用戶關(guān)注度較高的共性問題，建立專題數(shù)據(jù)庫，形成特色創(chuàng)新產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)增值服務(wù)；對照用戶需求，分析檔案信息資源構(gòu)成，及時(shí)補(bǔ)充檔案數(shù)據(jù)，科學(xué)調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。

2.深層挖掘檔案價(jià)值

服務(wù)意識和服務(wù)活動(dòng)的滯后，造成用戶日益增長的利用需求與檔案利用服務(wù)停滯不前之間的矛盾。提高用戶的滿意度，僅僅依靠豐富的館藏資源是不夠的，還應(yīng)重視挖掘隱藏在資源背后的價(jià)值，對檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行深層次加工、整理和編研。例如，通過分析元數(shù)據(jù)，將資料庫中的照片檔案進(jìn)行聚類，方便開展專題展覽，進(jìn)而將照片元數(shù)據(jù)與電子文檔相關(guān)聯(lián)，挖掘照片背后的故事。

3.深度開展檔案宣傳

高校具有封閉性，加之檔案的神秘色彩，造成社會(huì)組織和個(gè)人對高校能形成什么檔案、提供什么檔案知之甚少。因此，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)采用多種渠道做好檔案宣傳工作，尤其要積極利用微信、微博、短視頻APP等現(xiàn)階段公眾訪問量大、影響力廣的新媒體平臺(tái)，宣傳自己的特色檔案、優(yōu)勢檔案，使更多的社會(huì)組織和個(gè)人了解高校檔案、利用高校檔案，進(jìn)而使他們能積極參與到高校檔案資源建設(shè)和利用服務(wù)中，成為檔案數(shù)據(jù)提供者和檔案服務(wù)評價(jià)者。

(三)高校檔案安全保密體系的重構(gòu)

電子文件的易篡改性和網(wǎng)絡(luò)的開放性使檔案信息比以往任何時(shí)期更容易受到安全威脅，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識，在做好實(shí)體檔案安全工作的同時(shí)，積極采取有效措施，防止數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)等檔案信息安全事故的發(fā)生。

1.推行檔案安全全過程管理

基于電子文件生命周期理論，檔案信息在每一個(gè)階段都將面臨著安全威脅，保障檔案安全不僅是檔案機(jī)構(gòu)的責(zé)任，也是所有檔案生成者不可推卸的責(zé)任。因此應(yīng)積極推行檔案安全全程責(zé)任制，構(gòu)建人防、物防、技防、聯(lián)防“四位一體”的檔案安全防范體系。首先，增強(qiáng)人員的安全意識，加強(qiáng)檔案安全知識與技術(shù)的教育與培訓(xùn)，充分認(rèn)識檔案安全的重要性與迫切性，熟練掌握相關(guān)的安全技術(shù)和方法。其次，對處于各階段的電子文件進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，根據(jù)評估結(jié)果，制定高校檔案管理制度與規(guī)范，包括安全管理制度和應(yīng)對突發(fā)事件的檔案應(yīng)急預(yù)案、備份恢復(fù)制度等，并將制度落實(shí)到人。最后，采用數(shù)據(jù)遷移、定期備份、數(shù)字簽名、權(quán)限控制等安全技術(shù)措施，做好檔案信息的整體防御。

2.做到數(shù)據(jù)開放與保密的平衡

處理好開放與保密之間的關(guān)系，對可以開放的檔案，在做好鑒定工作的基礎(chǔ)上，積極主動(dòng)地開放；對帶有密級和暫未達(dá)到開放年限的檔案，認(rèn)真做好保密工作，防止信息泄露。在實(shí)際操作中，要注重堅(jiān)守檔案數(shù)據(jù)倫理底線，制定數(shù)據(jù)隱私權(quán)、開放權(quán)等相關(guān)規(guī)范，達(dá)到數(shù)據(jù)開放與保密之間的平衡。

(四)高校檔案行政管理體系的重構(gòu)

鑒于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作邊界拓寬、檔案環(huán)節(jié)屏障破除的趨勢，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)摒棄粗放式的管理，建立扁平化、一體化管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)構(gòu)與其他部門和組織的互通互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案全過程精細(xì)化管理。

1.增強(qiáng)檔案意識，完善頂層設(shè)計(jì)

高校檔案在提供憑證、維護(hù)權(quán)益、提高決策水平、傳承校園文化等方面發(fā)揮著巨大的作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)著眼于校園文化的弘揚(yáng)和大學(xué)協(xié)調(diào)發(fā)展的全局，真正把檔案工作看成是全領(lǐng)域、全過程、同步驟服務(wù)學(xué)校改革發(fā)展的重要載體，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作重點(diǎn)[10]，納入立卷單位年度目標(biāo)考核，設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，制定健全的規(guī)章制度。

2.健全配置機(jī)制，加大資金投入

完善檔案工作與高校各項(xiàng)事業(yè)統(tǒng)籌發(fā)展的資金投入機(jī)制，將檔案信息化經(jīng)費(fèi)納入學(xué)?？傮w預(yù)算，并逐步加大投入，配置齊全的軟硬件設(shè)施設(shè)備，盡快完成檔案數(shù)字化工作。逐步開展數(shù)據(jù)化工作，使高校檔案更快速地響應(yīng)用戶多元化、個(gè)性化、全天候的利用需求，更好地為用戶服務(wù)。

3.優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，打造專業(yè)隊(duì)伍

高校檔案工作專業(yè)化、復(fù)合化、研究化的趨勢，對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)、技術(shù)水平、服務(wù)能力均提出了更高的要求。首先，應(yīng)促進(jìn)隊(duì)伍年輕化，加大對青年人才的引進(jìn)力度，增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的創(chuàng)造力和時(shí)代感；其次，應(yīng)推動(dòng)人才差異化，將高校檔案工作領(lǐng)域進(jìn)行專業(yè)細(xì)分，專業(yè)領(lǐng)域配備專門人才，構(gòu)建復(fù)合型檔案隊(duì)伍；再次，應(yīng)建立檔案職業(yè)準(zhǔn)入制度，明確從業(yè)人員的學(xué)歷、專業(yè)、技能條件和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格把控人員入職；最后，要加強(qiáng)對在職人員的培訓(xùn)，定期開展相關(guān)業(yè)務(wù)訓(xùn)練，填補(bǔ)知識空白，提高職業(yè)技能。

4.完善激勵(lì)機(jī)制，提高工作效率

高校檔案工作的不受重視，造成從業(yè)人員缺乏革新動(dòng)力，習(xí)慣按部就班。應(yīng)建立、健全檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，提高人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作熱情和服務(wù)質(zhì)量。完善業(yè)務(wù)考評機(jī)制，定期對人員的專業(yè)知識、科研成果進(jìn)行定性、定量考核，對不合格人員實(shí)行待崗甚至淘汰制度；建立用戶考核機(jī)制，對用戶投訴和打分較低的人員，及時(shí)進(jìn)行批評教育并限期整改；實(shí)行綜合評價(jià)機(jī)制，按崗制定工作指標(biāo)及量化標(biāo)準(zhǔn)，年終進(jìn)行綜合考評，并將得分與人員績效掛鉤，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)罰分明。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)以滿足用戶需求為目的，以檔案數(shù)據(jù)管理為主線，主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，積極重構(gòu)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)增量檔案的智能采集和存量檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的安全存儲(chǔ)和智慧利用，最大限度地滿足用戶需求，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。