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        高值耗材內部控制優(yōu)化探討

        2020-07-12 12:14:33鮑衛(wèi)東
        消費導刊 2020年19期
        關鍵詞:高值耗材科室

        鮑衛(wèi)東

        1.浙江義烏港有限公司義烏蘇溪樞紐港籌備處; 2.浙江義迪通供應鏈服務有限公司

        一、企業(yè)高值耗材內部控制存在的問題

        (一)缺乏信息化共享平臺。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展,各行各業(yè)都已經(jīng)開始普遍使用信息化共享平臺,使得企業(yè)整體能夠信息共享,并能夠提升工作效率及工作質量。企業(yè)同樣使用信息化系統(tǒng),但大多數(shù)集中在財務管理等方面,并沒有針對高值耗材進行信息化共享平臺的搭建,而高值耗材是按照科室需求量進行采購,部分科室之間沒有信息共享,造成高值耗材過量采購或者采購量不能滿足科室使用。另外,由于高值耗材沒有信息化共享平臺,且高值耗材數(shù)量較大、類別繁雜,一旦找不常用的高值耗材,將耗費較大的人力及時間成本,無法為各科室及時提供,降低企業(yè)美譽度的同時,不利于企業(yè)長期發(fā)展。

        (二)缺乏有效的高值耗材儲存制度。近幾年我國發(fā)展態(tài)勢良好,市場經(jīng)濟不斷發(fā)展,居民生活水平持續(xù)提升,但企業(yè)的發(fā)展更多的是集中在技術及設備設施的提升上,對于高值耗材的存儲不僅缺乏專業(yè)人才管理,同時以往的耗材儲存制度也不在適用于當下的企業(yè)規(guī)模。另外,企業(yè)部分高值耗材都是零庫存管理,各科室使用時僅是按照需求量進行當下采購,一旦供應商無貨,將耽誤作業(yè)。長此以往,將導致高值耗材的混亂。

        (三)缺乏有效的預算管理。企業(yè)中各科室也在不斷細分,新的高值耗材不斷增多,使得高值耗材種類繁多,且數(shù)量較大。這就使得采購高值耗材數(shù)量較大,占用企業(yè)流動資金較多,而缺乏預算管理,就造成企業(yè)的資金利用率降低,使企業(yè)無法有效利用資金進行技術改革、人才引進、先進設備儀器購買,阻礙了企業(yè)進一步發(fā)展。而采購高值耗材的同時,缺乏有效的預算管理,往往是各科室提報就供應,導致了高值耗材的濫用及浪費,預算管理的缺失造成高值耗材使用的隨意性,缺乏約束力。另外,部分企業(yè)為了盈利考慮,將性價比較高的高值耗材替換為高價格高值耗材。

        二、企業(yè)高值耗材內部控制的優(yōu)化策略

        (一)建立信息化共享平臺。企業(yè)高值耗材需要建立有效的信息化共享平臺,結合企業(yè)當下的自身特性以及高值耗材的實際情況,搭建符合當下及未來發(fā)展的信息化共享平臺。首先,形成信息登記制度,對領用人、科室、耗材數(shù)量、領用時間等內容做出詳細記錄,可在線填寫,填寫完成后經(jīng)所屬科室領導及耗材管理部門審批后,進行領用,形成先申報后領用的制度,避免事后登記遺漏。而后,每日上傳高值耗材信息,對高值耗材賬目進行日清日結,定期進行庫存盤點,與高值耗材信息進行核對,一旦發(fā)生問題也能夠按每日信息進行核查,確保高值耗材庫存的有效管理。再者,利用信息化共享平臺,各科室可以第一時間查詢剩余高值耗材數(shù)量信息,一旦數(shù)量不足也可第一時間告知耗材管理人員,同時管理人員也針對高值耗材進行定期采購,做到高值耗材充足。最后,利用信息共享平臺,對所有高值耗材存放地點進行登記,一旦需使用不常用高值耗材,也能夠第一時間找到,提升企業(yè)整體效能。

        (二)建立完善的高值耗材儲存制度。制度的有效建立,是高值耗材儲存的基礎,也使得高值耗材管理有據(jù)可依,同時確保內部控制的管理優(yōu)勢。首先,統(tǒng)一高值耗材儲存地點,并建立相應的領用制度,各科室不能圖方便一次領用過多,造成單一科室高值耗材長期堆積,而其它科室無高值耗材使用,可以按一定周期領用,沒有特殊情況下,按固定周期平均領用數(shù)量領取。而后,對高值耗材采取最低庫存制度,此部分庫存僅是應急使用,而應急使用期間就是與供應商采購時間,同時供應商的選取也很重要,需要建立供應商檔案庫,從中挑選長期合作且供應量穩(wěn)定的供應商,避免臨時采購無貨,確保高值耗材的充足。最后,對長期使用的高值耗材按照科室進行統(tǒng)計,計算使用量周期,按照周期進行采購,避免零星采購價格高品質低。

        (三)建立全面預算制度。全面預算制度的建立,能夠有效對高值耗材使用形成約束力,提升企業(yè)資金流動性及利用率。首先,企業(yè)利用往年數(shù)據(jù)及未來預計增幅,制定全面預算,并進行全體科室決議,形成全年預算金額。而后,分配至各科室,各科室根據(jù)預算制定每月預算,并將每月預算下發(fā)至小組或個人,形成單位預算。再者,小組或個人根據(jù)每月預算,按照預算額度制定高值耗材每周或固定周期的使用量。最后,由小組或個人將預算反饋科室,科室在匯總后反饋企業(yè),企業(yè)對比全年預算指標,對比差異并進行相應調整后,全體執(zhí)行。

        企業(yè)對管理部門內部人員定期考核,確保管理部門整體的工作質量及專業(yè)度。定期安排管理人員學習各科室流程,對企業(yè)各科室醫(yī)務流程有所了解,只有這樣才能在高值耗材管理工作中及時發(fā)現(xiàn)問題,快速解決問題。定期對管理部門人員進行培訓,學習最新的高值耗材管理方法,其中包含高值耗材的材料、質量、儲存方法,并在采購時對市場價格做到心中有數(shù),并采取三方比價的方式進行采購,使得管理人員能夠不斷的提升專業(yè)度,并在實際工作中,不斷將理論與實踐相結合,逐步強化自身專業(yè)素質,確保高值耗材管理工作的質量。

        三、結語

        綜上所述,隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,高值耗材管理規(guī)模及數(shù)量不斷擴大,內部控制下高值耗材的有效管理,科學性的解決當中所存在問題,使高值耗材內部控制能夠有效幫助企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展,形成良性循環(huán),確保企業(yè)的管理效能。高值耗材使用融入績效考核。將高值耗材使用情況融入績效考核當中,利用全面預算管理,形成高值耗材使用系數(shù),如無特殊情況,對于超出系數(shù)的進行相應處罰,對于低于系數(shù)的進行相應獎勵。使企業(yè)內部人員自覺的對高值耗材使用形成節(jié)約習慣,提升員工的主觀能動性,提升內部控制下高值耗材管理效能,確保企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。

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