何偉光

摘要：檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展中具有重要的作用，在經(jīng)濟體制全面改革的背景下，事業(yè)單位應該強化對檔案管理的重視，并通過利用新的檔案管理模式，有效的開發(fā)和利用檔案信息，提升檔案管理的質(zhì)量。本文分析了目前事業(yè)單位在檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出了相關的解決思路。

關鍵詞：事業(yè)單位;問題;檔案管理;思路

在新時期隨著事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位的檔案管理迎來了更高的要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的管理方式很容易導致檔案的丟失和破損，不利于檔案的長期保存與開發(fā)利用，因此事業(yè)單位應該充分的使用信息技術，構(gòu)建出集歸檔、整理、保管、統(tǒng)計以及檢索為一體的檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的管理與查詢，同時也能夠確保檔案管理的穩(wěn)定性與安全性。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題

目前很多事業(yè)單位對檔案管理的關注程度并不高，沒有認識到檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展以及改革中的重要性，由于事業(yè)單位具有一定的特殊性，本身就缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理的流程不合理，加上部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升，大多數(shù)年齡比較偏長，對新技術以及新方式的使用效率不強，在檔案管理中缺少創(chuàng)新能力，仍然會使用比較傳統(tǒng)的管理方式，進而影響了檔案管理質(zhì)量的提升。其次，雖然很多事業(yè)單位都在嘗試構(gòu)建信息化的管理方式，但是在實際的工作中，并沒有結(jié)合本單位檔案管理的特色來構(gòu)建適合的數(shù)據(jù)庫，具有很大的盲目性，數(shù)據(jù)庫的建立不合理，同時數(shù)據(jù)庫的安全性比較弱，管理人員缺少安全意識，很容易導致數(shù)據(jù)的丟失，反而會影響到檔案管理的進一步發(fā)展。同時很多事業(yè)單位對檔案管理人員的培訓不夠重視，相關的制度體系不夠完善，不利于檔案管理水平的提升。

二、事業(yè)單位檔案管理工作問題的解決措施

隨著信息技術的高速發(fā)展，在檔案管理中也應該充分的借鑒信息技術的便利性和廣泛性，構(gòu)建出數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合檔案管理的特征以及實際的情況，對檔案的類型有清晰的梳理和劃分，這樣更有助于檔案的索引和保存。檔案管理是一項比較繁瑣和細致的工作，需要將事業(yè)單位在運行中的各種檔案進行歸檔和儲存，并有效的開發(fā)檔案信息，為后期的發(fā)展提供科學的參考，因此這就需要開展分層次的管理方案，將檔案的原件使用掃描的方式上傳到檔案庫中，在管理數(shù)據(jù)庫的同時，還要將紙質(zhì)檔案完整的保存下來;同時要對具有保密性質(zhì)的檔案特殊管理，設置管理員權(quán)限、防火墻、身份驗證等方式，防止檔案遭到破壞，確保檔案的可靠性。對紙質(zhì)檔案管理的環(huán)境也應該有全面的控制，除了要分類防止之外，還需要防火、防水以及防盜，確保檔案信息的安全，避免帶來巨大的損失。

事業(yè)單位的檔案管理涉及很多方面的內(nèi)容，同時涵蓋的領域也比較廣，包含了個人信息，業(yè)務發(fā)展，人事信息，工作情況以及獎懲情況等，因此在檔案管理中還需要有完備的制度加以保證，讓管理人員能夠有據(jù)可依，檔案管理的主要程序是整理和搜集資料、建立檔案并保存檔案，在每個環(huán)節(jié)中都需要有清晰的工作流程，采用精細化以及統(tǒng)一化的方法進行管理，節(jié)約檔案管理的資源并減低管理成本，讓檔案管理的效率最大化，同時檔案管理人員應該緊跟時代的步伐，及時更新在檔案管理中比較陳舊的方式和理念，嚴格按照《檔案法》的規(guī)定和要求，開展檔案管理事務，對自身的職責要有清晰的界定和認識。此外，事業(yè)單位還應該構(gòu)建監(jiān)督機制，對檔案管理中的各個環(huán)節(jié)加以監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的不足，并通過績效考核、獎勵等方式，調(diào)動檔案管理人員的積極性;同時事業(yè)單位還應該滿足在新時期下，檔案管理在軟件以及硬件等方面的投入，購置掃描儀、計算機等設備，確定檔案管理的目標。

三、事業(yè)單位檔案管理工作中提升對檔案人員的重視

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力會在很大的程度上影響到檔案管理的效率，事業(yè)單位應該加強對管理人員素質(zhì)的提升，通過組織檔案管理的研討會以及交流會等，增強管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在培訓中還應該融入新的管理技術以及新的模式，鼓勵管理人員積極學習新技術，優(yōu)化檔案管理的各個流程;或者事業(yè)單位還可以派遣管理人員到高校或者企業(yè)學習先進的管理方法，并結(jié)合事業(yè)單位的特殊性，構(gòu)建出針對性的管理措施。此外，還應該增強檔案管理人員的責任感，引導管理人員銳意進取，加強對信息化檔案管理的理解、應用以及相關的技術技能等。同時還應該對檔案管理人員加以考核，如：數(shù)據(jù)庫的操作、歸檔、查詢、檔案開發(fā)和利用等，同時檔案管理的審核機制還應該滲透到日常管理的各個層面中，進一步規(guī)范檔案管理人員的行為。

新時期下，事業(yè)單位要優(yōu)化檔案管理的各項制度，首先應該全面的分析檔案管理中遇到的問題，然后從檔案管理的特征出發(fā)，借助信息化的管理模式，構(gòu)建出完整的檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息涵蓋其中，并依據(jù)檔案的類型將其分類管理和保存，為后期的查詢與開發(fā)奠定基礎;同時還需要定期對數(shù)據(jù)庫進行升級，修補數(shù)據(jù)庫的漏洞，設置相應的權(quán)限，讓檔案管理更加安全。其次，在檔案管理中還應該加強對人員的教育工作，增強管理人員的綜合素質(zhì)，并引進具備創(chuàng)新能力的人才，為檔案管理注入新活力，同時還應該加強對檔案管理的監(jiān)督，提升管理質(zhì)量，營造良好的檔案管理氛圍。