文/王向利

人事檔案在日常工作中占據(jù)著重要的位置，干部的個人檔案數(shù)據(jù)是反映干部個人資料的基本證明，是領(lǐng)導(dǎo)工作、人事工作的關(guān)鍵資料，也是上級部門選拔任用領(lǐng)導(dǎo)干部的關(guān)鍵參考。做好人事檔案管理工作，可以更好地為領(lǐng)導(dǎo)干部管理與部門事務(wù)管理等方面工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，有利于各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)

一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案一般都是以文件或者資料等形式呈現(xiàn)給人們，隨著國家的發(fā)展以及時間的改變，人事檔案的數(shù)量及種類逐漸增多，這些人事檔案中，一部分由于采取了科學(xué)化的管理模式使得檔案能夠保存完好，而另一部分檔案則由于管理模式的缺陷而導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失。

人事檔案所包含的內(nèi)容比較廣泛，比如說公司人事任免以及人員基本情況等，這些基本資料都將作為公司員工晉升以及獎懲的判斷依據(jù)，通過提高人事檔案的管理模式將有助于提高公司的人事管理能力以及人事管理的質(zhì)量。通過對人員的人事檔案進(jìn)行分析，管理人員能夠及時客觀地掌握員工的基本情況，為公司人才選擇提供有價值的參考，確保公司人力資源對員工進(jìn)行科學(xué)合理的安排。

目前，我國人事檔案在管理過程中依然存在缺陷，比如檔案紙張褪色和老化現(xiàn)象，使得檔案字跡模糊；有些單位由于受到管理?xiàng)l件的限制，人事檔案材料出現(xiàn)被蟲蛀的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案部分信息的遺失；檔案保管室不符合實(shí)際的需求標(biāo)準(zhǔn)，檔案打印設(shè)備較為落后，無法滿足人事檔案的打印需求。

二、企業(yè)人事檔案管理過程中存在的問題

1.檔案內(nèi)容質(zhì)量較低

2.檔案利用效率低，更新速度較慢

人事檔案在管理過程中具有較嚴(yán)格的時效性，但是目前大多數(shù)單位的檔案管理部門對時效性的把控不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致人員信息更新速度太慢，最終降低了人事檔案的利用率。

3.檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)水平有待提高

企業(yè)人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣復(fù)雜的工作，并且對檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)有嚴(yán)格的要求。但是，目前我國大多數(shù)企業(yè)人事檔案管理員的專業(yè)水平較低，加之檔案管理方式較為落后、檔案管理室的設(shè)備不齊全、防蛀防潮能力無法達(dá)到規(guī)定的要求，只是將人事檔案袋保存在柜子里，因此無法最大限度地發(fā)揮人事檔案的作用。怎樣提高檔案管理人員的專業(yè)能力成為目前檔案管理工作需要解決的問題。

4.檔案管理手段落后

公司任免體制變革與部門重組的時候，一般都會發(fā)生人員流動情況，所產(chǎn)生的人員資料數(shù)據(jù)量增大，明顯加大了資料管理人員的工作任務(wù)。但由于大多數(shù)公司沒有投入專門的資金去購買檔案管理的有關(guān)設(shè)備，仍然使用人工管理的辦法，工作缺乏成效，不能滿足公司檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)狀況。與此同時，雖說一些公司使用電腦管理檔案資料，但是沒有好的工作軟件，外加檔案管理人員沒有很好地掌握電腦使用的各個程序，使得檔案管理沒有顯著地增加效率，未能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

三、人事檔案管理模式的發(fā)展方向

1.人事檔案管理內(nèi)容越來越向現(xiàn)代化發(fā)展

傳統(tǒng)人事檔案管理的內(nèi)容都是以文字的形式進(jìn)行記錄，這種記錄方法雖然很詳細(xì)，但同時也需要消耗大量的勞動力，并且這種記錄方式的效率非常低。如今檔案的管理內(nèi)容都是采用大數(shù)據(jù)的方法進(jìn)行記錄，可以快速地將需要保存的檔案資料通過簡單的計(jì)算機(jī)操作保存起來，并且還可以根據(jù)需要插入相關(guān)的圖片以及影像資料，使檔案管理方式多樣化。采取大數(shù)據(jù)的記錄方法，不但有效地將人員信息進(jìn)行保存，而且減少了檔案信息的遺失，可有效解決傳統(tǒng)文字記錄方式由于時間太長而導(dǎo)致的字跡模糊等問題。大數(shù)據(jù)的記錄方法最大的優(yōu)點(diǎn)在檢索過程中能夠有效地體現(xiàn)出來，只需要輸入關(guān)鍵詞便可以查詢到相關(guān)的信息。

2.管理機(jī)制現(xiàn)代化

使用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，通過信息共享，人員資料管理機(jī)構(gòu)能夠極大地總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)去開展機(jī)構(gòu)管理體制的建立，也能夠使用便捷的軟件，在軟件中搜索公司的有關(guān)狀況，找到適當(dāng)?shù)墓芾矸绞?，依?jù)公司的現(xiàn)實(shí)狀況，開展詳細(xì)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，在軟件提供的管理方案中加入核心要素，為公司建立出一套最為完善的管理體系。

3.人事檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)要求越來越高

針對優(yōu)秀人才的標(biāo)準(zhǔn)提升和需求的發(fā)展?fàn)顩r，公司的人員資料管理部門所要錄用的管理人才的素質(zhì)能力要求也越發(fā)嚴(yán)格。管理團(tuán)隊(duì)中的人員一定要有過硬的信息技術(shù)掌控能力，可以快速高效地解決公司內(nèi)部發(fā)生的狀況；要與時俱進(jìn)適應(yīng)時代的發(fā)展，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)處置方法；要政治思想過關(guān)，將公司的發(fā)展放在首位，積極維護(hù)公司利益。

4.人事檔案管理中越來越滲透以人為本的理念

人事檔案管理工作是為人民服務(wù)的，要注重以人為本觀念的滲透，采取以人為本的管理方式做好人事檔案管理工作。

5.加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

對歸檔資料嚴(yán)格審查。接收領(lǐng)導(dǎo)職位變動、獎懲、學(xué)歷等資料的時候，需要報(bào)送人和接收人共同對接收資料單簽字確認(rèn)，對資料不全的不予接收，對未按時報(bào)送的要及時提醒，以保證領(lǐng)導(dǎo)人事檔案的準(zhǔn)確與連續(xù)。做好檢查驗(yàn)收工作。檔案整理結(jié)束，開展自查、互查、抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時改正，實(shí)行簽字責(zé)任制，做到“誰簽名，誰負(fù)責(zé)”，做到歸整結(jié)束后的檔案能夠追溯管理。設(shè)立數(shù)字檔案系統(tǒng)。對于陳舊的紙質(zhì)檔案不便存放、不便查閱、易修改的缺點(diǎn)，有效地進(jìn)行人事檔案數(shù)字化，對干部人事資料開展信息化管理。通過架設(shè)監(jiān)控系統(tǒng)及防火墻，達(dá)到對人事檔案的安全、科學(xué)、方便的管理。