胡建軍

摘 要：隨著事業(yè)單位檔案工作日趨復雜，檔案數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)管理方式已無法滿足當前需要，檔案工作中引入大數(shù)據(jù)管理思維，就能提高工作速度，降低工作難度，提升整體的工作效率。本文通過對當前檔案管理面臨的挑戰(zhàn)以及當前管理的困境進行分析，提出了大數(shù)據(jù)應用事業(yè)單位檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理

當前互聯(lián)網(wǎng)普及速度加快，大數(shù)據(jù)、云計算等科學技術(shù)得到廣泛運用，人們工作生活越來越便捷。然而，一些工作管理中的新科技滲透還不全面。事業(yè)單位檔案管理，仍然運用傳統(tǒng)手段，紙質(zhì)存檔的傳統(tǒng)管理方式比較普遍，雖然word等電子文本處理已被廣泛運用，但這種方法查尋功能滯后，使用也不方便。而將大數(shù)據(jù)運用在檔案管理上，就能夠利用網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)平臺快速查找到所需檔案和數(shù)據(jù)。從未來發(fā)展來看，檔案功能開發(fā)日益深度，數(shù)據(jù)和內(nèi)容也將呈指數(shù)級增加，這一切需要人們在工作中運用大數(shù)據(jù)思維和技術(shù)，以提升工作效率和管理精準。

一、當前事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)對傳統(tǒng)檔案管理產(chǎn)生新沖擊。目前而言，我國大多數(shù)事業(yè)單位都還沿用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，其中主要方式為依靠紙質(zhì)存檔或者是利用word等簡單工具進行存檔。這種方式已顯得落伍。其主要問題為：一是對于紙質(zhì)來說容易遺失，而且查找起來耗時耗力。二是由于空間不足，有可能無法對以前的檔案進行保存。三是不能實現(xiàn)共享。由于沒有建立在網(wǎng)絡平臺上，使得事業(yè)單位檔案很容易因電腦的損壞而丟失或損壞所有文件。同時，當前事業(yè)單位很多檔案資料都是需要共享的，但是不同單位之間因受傳統(tǒng)管理方式的限制，導致在共享上十分不便，往往需要多部門協(xié)調(diào)配合、來回不停奔波才能實現(xiàn)。大數(shù)據(jù)管理理念的出現(xiàn)，給傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作帶來了很大沖擊，這種網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)的存儲平臺以及其快速的操作性，滿足了當前社會對檔案管理工作的需求。繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理方式，已經(jīng)不能適應形勢發(fā)展的需要。

2.大數(shù)據(jù)給檔案存儲帶來新變化。大數(shù)據(jù)的引入，對當前事業(yè)單位檔案存儲管理帶來了全新變化，推動傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理變得越來越智能化。大數(shù)據(jù)滲入檔案管理能夠?qū)Ξ斍暗亩喾N檔案，諸如文字、圖像與視頻等信息進行存儲，實現(xiàn)其數(shù)字化存儲管理。從整體工作上來看，這種大數(shù)據(jù)引入的方式對當前的整體管理工作進行了優(yōu)化，大大節(jié)省了查找過程、管理過程的時間，也提升了工作效率。

3.大數(shù)據(jù)對檔案管理人員提出新要求。大數(shù)據(jù)是基于網(wǎng)絡信息科技技術(shù)上的，不僅需要管理人員具有一定的技術(shù)知識儲備，更需要掌握當前復雜、交叉性的問題處理思維。如果工作人員在當前的管理工作中不具備相應的素質(zhì)要求，就會影響整體工作的有效推進，甚至造成不可挽回的損失。因此，為確保檔案管理工作的有序開展，確實提升工作效率，就需要對工作人員進行相應的技能培訓，進一步強化他們的專業(yè)知識技能，從而保障大數(shù)據(jù)運用的準確性、規(guī)范性和及時性，確保工作質(zhì)量得到提升。

二、當前事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.檔案資源開發(fā)利用不盡合理。從目前事業(yè)單位的檔案管理情況看，大多數(shù)單位沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)很好地運用在管理檔案之中，阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展，特別是在檔案資源的開發(fā)利用上，還有很多不合理的地方。從當前國家檔案資源分析看，如果整個管理工作沒有信息化，就無法做到檔案管理的全面化，從而導致出現(xiàn)這樣那樣的問題，對今后檔案事業(yè)的發(fā)展也會造成一定的影響。因此，事業(yè)單位在自身發(fā)展的過程中，必須高度重視檔案管理工作，特別是要做好與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，努力做到合理開發(fā)檔案資源，高效利用檔案資源。大量研究表明，檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)交互融合，能夠促使單位之間實現(xiàn)信息共享，簡化辦理程序，方便數(shù)據(jù)查詢，從而實現(xiàn)工作質(zhì)量與效率的提升。

2.檔案管理缺乏安全措施。檔案信息大多涉及密級管理，也在很大程度上涉及群眾的個人隱私。從目前的檔案管理工作來看，整個檔案管理工作缺乏安全性，很多工作人員對群眾檔案的私密性重視程度不夠，工作中時常出現(xiàn)信息泄露的情況，這不僅會造成很大的經(jīng)濟損失，也有可能給群眾帶來諸多危險。另一方面，目前有些事業(yè)單位即使意識到在檔案管理工作中需要采取必要的安全措施，但因未能認真仔細分析整個管理過程中的安全漏洞，導致制定的安全措施不系統(tǒng)、不全面、不到位，也不具有針對性，使得安全措施形同虛設(shè)，未能起到應有的作用。特別是在向大數(shù)據(jù)檔案管理的轉(zhuǎn)化過程中，由于受多種因素的影響，造成許多檔案信息不全或者丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來不可估量的損失。與此同時，由于大數(shù)據(jù)檔案管理是基于網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)的，極易受到來自全球各類互聯(lián)網(wǎng)黑客的威脅，給檔案管理工作帶來一定的風險。因此，事業(yè)單位在檔案管理過程中，必須充分認識檔案信息安全的極端重要性，進一步強化安全措施，落實安全責任，確保檔案信息的安全完整。

三、大數(shù)據(jù)在當前事業(yè)單位檔案管理中的應用

1.實現(xiàn)信息化管理與傳統(tǒng)管理的有機結(jié)合。大數(shù)據(jù)的引入是當前工作改革的重大機遇。因此，在對當前事業(yè)單位檔案管理工作進行改革時，一定要將傳統(tǒng)的管理工作與大數(shù)據(jù)信息化管理工作進行有機結(jié)合，從而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和系統(tǒng)化。與此同時，要強化檔案管理工作人員的思想意識，不僅要通過開展專業(yè)技術(shù)培訓，讓他們掌握必備的專業(yè)技術(shù)知識，更要一以貫之地注重檔案管理工作人員整體素質(zhì)的教育和培養(yǎng)，讓他們在日常工作始終堅持把兩種管理方式有效結(jié)合的理念，以保持工作整體具有可持續(xù)發(fā)展的潛力和效率。

2.解決信息化管理中的安全問題。大數(shù)據(jù)時代安全問題很容易發(fā)生。因此，在推動事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，需要注意對當前檔案信息資源進行安全管理工作。目前來看，檔案工作已經(jīng)逐步向電子化系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化，但是在轉(zhuǎn)化過程還是容易發(fā)生問題，比如紙質(zhì)文件的丟失，信息被偷看等等，因此，在推進檔案管理信息工作前，首先需要對傳統(tǒng)管理工作中采用的紙質(zhì)檔案進行全面保護;其次，對其中的重要檔案信息要做好加密處理，從而保障轉(zhuǎn)化過程中的檔案信息安全;再次，在檔案完成整體的轉(zhuǎn)化工作后，還需要重視留下來的全部紙質(zhì)檔案，保障其安全性，確保在后期的網(wǎng)絡查找中能提供有效的依據(jù);最后，為了防止網(wǎng)絡黑客的出現(xiàn)，工作人員還需要在電腦上安裝相關(guān)系統(tǒng)，以抵御攻擊，嚴防信息泄露。

3.利用信息化管理優(yōu)勢挖掘檔案資源。當前事業(yè)單位檔案管理另一個重要內(nèi)容是挖掘檔案信息中各個資源的使用情況，以提高整體的管理質(zhì)量。大數(shù)據(jù)信息化管理模式的出現(xiàn)，使得整個管理工作變得十分高效，特別是單位之間網(wǎng)絡的信息共享，還能夠更加便捷地服務群眾需求 。這種方式在一定程度上對檔案的資源進行了有效開發(fā)，防止了信息資源的浪費，比如關(guān)鍵詞查找這一功能，就能夠迅速地查找到相似的文章類型，大大提高了工作效率。因此，在傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)換之后，事業(yè)單位檔案管理人員應充分利用信息化管理方式的優(yōu)勢，挖掘各種檔案信息資源，最大化地發(fā)揮好檔案信息資源的應有作用，為事業(yè)單位的發(fā)展提供強有力的支撐和保障。

4.打造專業(yè)化的檔案管理隊伍。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，傳統(tǒng)的管理人員已經(jīng)無法滿足當前檔案管理工作的需要，為了跟上時代發(fā)展的步伐，需要不斷加強對當前檔案管理人才的專業(yè)化培養(yǎng)，充實調(diào)整檔案管理隊伍的人才結(jié)構(gòu)，具體可以從以下三個方面進行。首先，需要對當前的管理系統(tǒng)進行科學設(shè)計，使其更規(guī)范、更合理，更貼合工作實際，從而更加符合當前工作人員從事日常檔案管理的實際需要。其次，要制定相應的培訓計劃，加強對現(xiàn)有檔案工作人員的教育培訓，不斷提檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使他們不僅具備一定的管理知識和管理能力，更要熟悉大數(shù)據(jù)的有關(guān)知識結(jié)構(gòu)，并將兩者有機結(jié)合起來，靈活地應用于工作之中，才能滿足當下對檔案管理人才的素質(zhì)要求。再次，除了有計劃地對內(nèi)部管理人才進行培訓外，還需要不斷補充新鮮血液，引進新的技術(shù)人才充實到現(xiàn)有檔案管理人才隊伍之中，這樣不僅能快速改善人才隊伍結(jié)構(gòu)，提升工作效能，而且也能大大減少培訓費用，降低運行成本。只有合理使用專業(yè)化的人才，對大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行合理的管理，才能使事業(yè)單位檔案管理工作更加符合事業(yè)發(fā)展的需要。

四、結(jié)語

近十年來，隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ钪兴鶑氖碌母鞣N活動都變得十分便捷，特別是當前大數(shù)據(jù)的運用，給各個行業(yè)的工作與生活帶來了極大的便利。大數(shù)據(jù)與當前事業(yè)單位檔案管理工作的結(jié)合，大大降低了工作難度，提升了工作效率，有利于促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的發(fā)展方向快速前行，從而提升事業(yè)單位檔案管理水平。

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（作者單位：中國電子科技集團公司第二十八研究所）