李茹

摘 要：在所有單位中，必須將檔案信息建設(shè)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行到底，制定符合本單位實(shí)際情況的管理制度，從而在根本上提升檔案信息建設(shè)的綜合水平。本文介紹了檔案信息建設(shè)的重要性，分析了其建設(shè)中存在的問(wèn)題，并且，對(duì)在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：檔案信息;數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)化;建設(shè)

1 檔案信息建設(shè)的重要性

檔案可以體現(xiàn)了一個(gè)單位的發(fā)展歷程，對(duì)單位的未來(lái)發(fā)展提供了重要參考依據(jù)，而且，對(duì)工作的效率，以及工作質(zhì)量的提高具有關(guān)鍵作用，因此，檔案建設(shè)工作還需要進(jìn)一步完善，提高重視程度。就檔案建設(shè)工作而言，其重要性可直接影響高層領(lǐng)導(dǎo)了解本單位的實(shí)際情況，影響對(duì)其全面性以及真實(shí)性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，本單位在日后的發(fā)展中，可以實(shí)現(xiàn)資源貢獻(xiàn)，給予準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。

2 檔案信息化建設(shè)思路

2.1 確定達(dá)到的預(yù)期效果和發(fā)揮的作用

正確處理好信息保密與信息公開(kāi)的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)創(chuàng)新，建立健全機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)檔案工作的組織網(wǎng)絡(luò)管理、檔案管理登記歸檔要求及驗(yàn)收工作等作出框架性的規(guī)定，進(jìn)一步規(guī)范檔案工作程序和管理要求，從源頭上提高歸檔文件的質(zhì)量;建立數(shù)字檔案庫(kù)與綜合管理信息系統(tǒng)對(duì)接并再造與之相匹配的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新;完善綜合管理信息系統(tǒng)檔案信息查詢(xún)功能，通過(guò)用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)檔案資料的使用范圍進(jìn)行安全控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)用模式和功能的創(chuàng)新;在保證安全的前提下，利用信息化手段優(yōu)化服務(wù)方式，為用戶(hù)提供高效便捷的檔案服務(wù)。對(duì)于需要查看原件或復(fù)印的檔案，經(jīng)檔案管理員授權(quán)，可以直接從查檔人員辦公處進(jìn)行查看或打印，不再通過(guò)翻閱紙質(zhì)文件查找，實(shí)現(xiàn)桌面查詢(xún)利用的創(chuàng)新。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)各個(gè)保存期限內(nèi)的檔案都能夠達(dá)到調(diào)閱、檢索的智慧智能管理。提高檔案利用效率，以此達(dá)到保護(hù)歷史紙質(zhì)原始文書(shū)檔案的目的。[1]

2.2 確定檔案信息化技術(shù)路線

檔案數(shù)字化技術(shù)路線分為兩個(gè)層次予以建設(shè)。一是檔案目錄信息的數(shù)字化，即建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄的數(shù)據(jù)庫(kù);二是采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁(yè)存儲(chǔ)為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR識(shí)別后采用文本格式存儲(chǔ)檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。支持限定條件精準(zhǔn)搜索、模糊搜索，可根據(jù)數(shù)據(jù)量設(shè)置每頁(yè)顯示的條目數(shù)，從而加快檢索速度，支持電子歸檔，加蓋電子歸檔章等技術(shù)的生成[2]。

2.3 明確檔案信息化范圍和處理要求

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理是一個(gè)繁瑣、枯燥的過(guò)程，只有解決好檔案數(shù)字化處理前、處理中、處理后的重點(diǎn)問(wèn)題，才能提高數(shù)字化處理速度，保證數(shù)字化處理質(zhì)量[3]。檔案數(shù)字化處理中掃描是數(shù)字化流程中的重中之重，是實(shí)現(xiàn)紙介質(zhì)向存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)換的重要環(huán)節(jié)。需嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31--2017）以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894--2016）對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理既要從檔案保存的安全性、永久性和存儲(chǔ)容量方面考慮，又要從本單位綜合管理系統(tǒng)所支持的文件存檔格式考慮[4]。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1 缺少規(guī)劃

我國(guó)從各單位的檔案系統(tǒng)中可以看出，信息化建設(shè)并沒(méi)有在安排上形成協(xié)調(diào)統(tǒng)籌的局面，而是各取所需的狀態(tài)，很多單位在建設(shè)信息化的時(shí)候規(guī)劃不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)，并且不明確當(dāng)前的目標(biāo)，所以形成了哪里出現(xiàn)問(wèn)題解決哪里的現(xiàn)狀;在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中沒(méi)有及時(shí)研究統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，所有的數(shù)據(jù)都出現(xiàn)了缺乏規(guī)劃性和標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)象，沒(méi)有建立出快捷并且方便的體系進(jìn)行檢索計(jì)算，所以造成在檔案管理中個(gè)人管個(gè)人的局面，阻礙了信息的接受和傳輸。

3.2 相關(guān)規(guī)章制度不夠健全

在各單位中，檔案信息的管理制度非常關(guān)鍵，但是，有的單位還未能建立一個(gè)完整的制度，所以，檔案信息建設(shè)也就不能取得較高的效率，檔案信息的職能不能被發(fā)揮出來(lái)。如果在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)中，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的管理模式，檔案信息建設(shè)工作就會(huì)過(guò)于分散，缺少集中性。此外，由于工作人員缺少明確的目標(biāo)，嚴(yán)重制約了檔案信息建設(shè)的進(jìn)程。

3.3 缺乏人才

雖然在我國(guó)，也存在一些檔案的專(zhuān)業(yè)人才，總體來(lái)講還是較為缺乏，由系統(tǒng)和地域之間的差異，檔案信息化建設(shè)就很難順利地進(jìn)行。

4 檔案信息建設(shè)的實(shí)踐

4.1 加強(qiáng)檔案信息的安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的組成包括硬件和軟件，也包含基礎(chǔ)設(shè)施，以及其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)材料，這些因素共同組成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)安全的主要任務(wù)就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各組成部分進(jìn)行保護(hù)，使其免受破壞、更改，以及泄露等現(xiàn)象，要想系統(tǒng)處于正常的運(yùn)行狀態(tài)，連續(xù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是必須給予保證的。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全來(lái)說(shuō)，防火墻，或者是數(shù)據(jù)加密，還有攻擊檢測(cè)，以及數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等都要進(jìn)行利用，從而保證檔案信息的安全性。

4.2 深化改革，提高工作人員的素質(zhì)

檔案信息建設(shè)工作有著一定的系統(tǒng)性，這與質(zhì)量管理人員的水平有直接關(guān)系，所以，在實(shí)際的建設(shè)中，必須對(duì)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)能力進(jìn)行提升。首先，調(diào)動(dòng)檔案信息建設(shè)人員的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，以及創(chuàng)造性，豐富檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。其次，引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，增加了檔案的種類(lèi)，也使載體變得多樣化，這就必須對(duì)建設(shè)方法進(jìn)行創(chuàng)新，培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)的人才，不僅會(huì)運(yùn)用新的技術(shù)，還掌握全面的信息建設(shè)知識(shí)，從而更好地完成檔案信息建設(shè)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

4.3 實(shí)現(xiàn)信息同步化與實(shí)時(shí)化

檔案的信息資源是決策咨詢(xún)委員會(huì)的核心內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行妥善的管理對(duì)決策咨詢(xún)委員會(huì)自身的發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。因此，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐，將電子信息化的管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。同時(shí)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的信息平臺(tái)，對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，而且操作簡(jiǎn)單，這對(duì)保存資料的完整性，以及快速查找都有積極作用，也提高了工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]趙錕.機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐及思考[J].檔案，2019（12）.

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[3]季平，錢(qián)惠平，葉婉英，洪月英.淺談?wù)憬庀缶治臅?shū)檔案數(shù)字化處理[J].浙江氣象，2012（1）：42-46.

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