田志興

摘 要：檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化、電子化的發(fā)展趨勢(shì)，讓檔案室管理職能逐漸轉(zhuǎn)化為檔案的封閉式保管與檔案查閱的分離，這樣的管理模式讓管理員管理檔案更加輕松，工作更專業(yè)，分工更明確，充分提高紙質(zhì)檔案的利用率和水平，又能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案獨(dú)立地保護(hù)，使其免受到人為因素毀壞，這種在信息時(shí)代逐漸發(fā)展起來(lái)的電子檔案，更適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展和檔案管理，檔案管理信息化便是對(duì)于當(dāng)今時(shí)代是必要性的選擇。

關(guān)鍵詞：科技檔案;信息化;檔案管理

檔案室管理是一項(xiàng)必須全部工作人員共同關(guān)心的任務(wù)，保存檔案問(wèn)題多數(shù)會(huì)出在查閱人和管理人身上，很多突發(fā)狀況的發(fā)生都是因?yàn)槿藶橐蛩卦斐傻模壹堎|(zhì)版檔案材料查看起來(lái)難度很大，不光要按照全宗號(hào)、序列號(hào)進(jìn)行一一查找，還要根據(jù)實(shí)際情況逐份閱讀，存在很大的查找難度，而且不易保存，復(fù)制備份一套紙質(zhì)版材料既耗費(fèi)人力，也耗費(fèi)財(cái)力。采用電子數(shù)據(jù)來(lái)保存檔案信息既方便快捷，又有利于保護(hù)紙質(zhì)原始材料不易被損壞或是涂改的諸多優(yōu)點(diǎn)，而且隨著電腦系統(tǒng)的電腦的更新?lián)Q代升級(jí)完善，電子數(shù)據(jù)檔案管理便捷的數(shù)據(jù)查詢可以解決檔案查看的難度，免去紙質(zhì)檔案被損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

1 檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.1 管理軟件和標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一規(guī)范

在檔案管理查閱實(shí)際操作中，對(duì)文字進(jìn)行搜索，很難檢測(cè)到圖片中的文字信息，而且因?yàn)槲淖痔幚淼牟煌械恼婀P字無(wú)法檢索出來(lái)，在圖片中文字信息更是查不到，這就大大降低檔案電子數(shù)據(jù)查閱的工作效率，還有可能喪失檔案電子信息化的實(shí)用性。而且不同檔案室使用的電腦系統(tǒng)和程序的不同，使各種檔案管理軟件與電腦程序和系統(tǒng)不兼容，使各檔案室之間的檔案信息資源無(wú)法匹配，不能進(jìn)行有效的信息分享，從而形成孤立的電子檔案信息，對(duì)檔案管理統(tǒng)一性、規(guī)范性造成影響。檔案文件信息管理其實(shí)就是信息性、管理性和實(shí)踐性的有機(jī)結(jié)合，檔案管理規(guī)范化的程序與標(biāo)準(zhǔn)，是原始檔案材料真實(shí)可靠安全的重要保證。但是，當(dāng)前零散、不規(guī)范地管理電子檔案信息，使檔案管理缺少統(tǒng)一的衡量和管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案電子信息孤立的存在于各個(gè)檔案室之中，在軟件信息交流的系統(tǒng)和規(guī)范統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺(tái)之間橫亙一條巨大的隔閡，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的開(kāi)發(fā)利用、發(fā)展推廣、信息共享、維護(hù)和規(guī)范。除此之外，根據(jù)不同的檔案編制規(guī)范、不同的電子檔案處理方式等原因，檔案管理軟件沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)，而且，各個(gè)檔案室電腦系統(tǒng)的不兼容，導(dǎo)致一些系統(tǒng)程序的實(shí)用性降低，逐漸拖慢了檔案管理信息化的升級(jí)和推廣。

1.2 管理不夠保密規(guī)范

在一些檔案室，進(jìn)入檔案管理信息系統(tǒng)就是需要簡(jiǎn)單地輸入一個(gè)固定的用戶名和簡(jiǎn)單的密碼就可以，有些檔案室雖然是利用不同賬戶與密碼的加密處理方式，來(lái)保證進(jìn)入軟件信息系統(tǒng)的工作人員獨(dú)立且唯一，有這樣那樣的多重密碼保護(hù)，盡管為檔案管理員進(jìn)入系統(tǒng)提供了極大便利，但密碼一旦被竊取，隨意登錄進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)，進(jìn)行改寫(xiě)、復(fù)制、刪除和備份重要的原始檔案文件數(shù)據(jù)，對(duì)檔案安全和重要文字?jǐn)?shù)據(jù)是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的威脅，直接導(dǎo)致檔案的機(jī)密文件數(shù)據(jù)失去原有的重要價(jià)值。另外，檔案數(shù)據(jù)管理的安全性低、儲(chǔ)存信息復(fù)雜巨大、檔案管理的電子系統(tǒng)簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。如果電腦系統(tǒng)和檔案管理軟件一旦被黑客惡意共計(jì)，植入木馬程序，電子檔案數(shù)據(jù)就會(huì)源源不斷地泄露，電子軟件也會(huì)變?yōu)槟抉R程序，成為一些犯罪分子獲取情報(bào)和信息的幫手，給社會(huì)和檔案管理者帶來(lái)極大的隱憂，使檔案管理工作受到多方面的損失。自出臺(tái)《中華人民共和國(guó)檔案法》以來(lái)，檔案管理相關(guān)實(shí)施細(xì)則和規(guī)定陸續(xù)出臺(tái)，讓檔案管理的發(fā)展有了遵循，但絕大多數(shù)現(xiàn)有的法律法規(guī)只是針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，實(shí)施辦法和管理細(xì)則、規(guī)定也往往是針對(duì)檔案管理員的，并沒(méi)有針對(duì)檔案管理信息化服務(wù)的規(guī)定和實(shí)施意見(jiàn)，檔案管理信息化管理規(guī)定的出臺(tái)已經(jīng)明顯滯后于檔案管理信息化服務(wù)模式的發(fā)展，這樣的趨勢(shì)，很容易發(fā)生檔案管理信息化服務(wù)違法違規(guī)的涉密信息失泄密案件，卻沒(méi)有相關(guān)法律法規(guī)去維護(hù)檔案保管人員和檔案室的權(quán)益，這就是我們所說(shuō)的檔案管理信息化服務(wù)發(fā)展缺少法律法規(guī)的保護(hù)，在實(shí)際檔案管理工作中，這會(huì)阻礙檔案管理信息化工作的開(kāi)展。

2 檔案信息化管理的對(duì)策

2.1 文件材料的鑒別預(yù)歸檔

文件材料屬性鑒別是要把科技文件材料同科技資料、政務(wù)文件分離區(qū)分，目的在于把應(yīng)歸檔的文件材料立卷進(jìn)行分檔?？萍嘉募涂萍假Y料區(qū)分主要在于它們和科技活動(dòng)的關(guān)系不同，并且二者產(chǎn)生的作用也不同，根據(jù)這兩點(diǎn)就可以區(qū)分科技文件材料和科技資料。歸檔材料密級(jí)鑒別是按照有關(guān)的規(guī)定來(lái)確定要?dú)w檔的科技材料的機(jī)密等級(jí)的，密級(jí)劃分是按照國(guó)家的技術(shù)政策、保密規(guī)定等具體的指導(dǎo)文件為依據(jù)的可分為三級(jí)，即絕密、機(jī)密和秘密。保管期限鑒別是為了確定科技文件材料的保存的價(jià)值以及保管的期限，從本質(zhì)上來(lái)看是對(duì)科技檔案形成的時(shí)期的初步鑒定過(guò)程，這需要向有關(guān)的科技人員傳授相關(guān)的具體的專業(yè)知識(shí)并提供科技檔案保管期限的表來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)。科技文件材料歸檔是關(guān)于科技文件工作的最后一個(gè)過(guò)程，是將其轉(zhuǎn)化成為科技檔案的重要關(guān)口，其中，歸檔范圍需要具體判斷，凡是直接記述反映科技活動(dòng)的，有著長(zhǎng)遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)的參考價(jià)值的科技文件檔案都應(yīng)屬于歸檔范圍。歸檔時(shí)間則是指文件材料立卷歸檔的恰當(dāng)時(shí)機(jī)大體有以下幾種：按項(xiàng)目歸檔、按階段歸檔、按子項(xiàng)歸檔、按年度歸檔、隨時(shí)歸檔這幾種劃分方法。歸檔份數(shù)是同一種的文件材料的歸檔的數(shù)量。歸檔要求和手續(xù)是指保證歸檔工作質(zhì)量的方法措施。

2.2 檔案的整理原則

檔案整理可以用來(lái)具體檢驗(yàn)收集工作的完成質(zhì)量，可以用來(lái)校驗(yàn)收集歸檔的科技檔案是否準(zhǔn)確并且系統(tǒng)，為了能有計(jì)劃、有目的性的進(jìn)行收集、補(bǔ)充等工作。整理工作是科技檔案鑒定之中的基礎(chǔ)，科技檔案必須經(jīng)過(guò)整理才能鑒定其價(jià)值，不經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，一直處于雜亂無(wú)章?tīng)顟B(tài)，那么就會(huì)不能進(jìn)行科學(xué)的保管和準(zhǔn)確的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而且科技檔案的整理是開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源的一個(gè)前提條件和基礎(chǔ)。管理科技檔案是以提供利用，并充分發(fā)揮它的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益為最終目的的，直接影響科技檔案效用的發(fā)揮，主要看科技檔案的整理程度，科學(xué)合理得整理可以保持它的自然形成規(guī)律以及相互之間的有機(jī)聯(lián)系，可以正確地揭示出其內(nèi)容和成分，有利于準(zhǔn)確且迅速地提供服務(wù)，易于了解和查找所需的科技檔案。

總之，紙質(zhì)材料檔案管理、查詢和整理工作比較緩慢，工作量和難度都很高。容易受火災(zāi)、潮濕、發(fā)霉和蟲(chóng)害影響， 必須加快檔案信息化管理步伐，嚴(yán)格遵循檔案的形成規(guī)律，保持它們之間的有機(jī)的聯(lián)系，便安全系統(tǒng)地保管和利用。