李沅蔓

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用改變了各行各業(yè)，也讓單位人事檔案管理模式、思路有了較大轉(zhuǎn)變，本文聯(lián)系實(shí)際。就單位如何應(yīng)用信息技術(shù)推進(jìn)人事檔案管理創(chuàng)新等相關(guān)問題展開探究，希望能為相關(guān)工作的開展提供些許幫助。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);人事檔案;管理對策

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)都深受信息技術(shù)影響。如就單位人事檔案管理工作而言，在信息技術(shù)的支持與推動(dòng)下，單位能在短時(shí)間內(nèi)從海量數(shù)據(jù)中提取出有價(jià)值信息，并對其進(jìn)行處理、保存、傳輸與應(yīng)用，讓人事檔案管理水平與效率得到提高，管理效益得到增強(qiáng)。下面結(jié)合實(shí)際，首先就當(dāng)前單位人事檔案管理中對于信息技術(shù)的應(yīng)用做簡要分析。

1 信息技術(shù)在單位人事檔案管理中的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用

1.1 數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用

近年來，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，在社會(huì)各領(lǐng)域、各行業(yè)都有了廣泛應(yīng)用，尤其是給單位人事檔案管理工作的開展帶來了很大便利。如單位基于大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建起一個(gè)人力資源檔案庫，將單位人事信息分類存入該檔案庫中，有效避免了信息數(shù)據(jù)的丟失，并給后續(xù)的查詢以及應(yīng)用等提供了便利。目前，數(shù)據(jù)庫技術(shù)在信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展下已經(jīng)逐步形成了一個(gè)巨大集合體，而該信息結(jié)合體的時(shí)空內(nèi)部蘊(yùn)藏著各種各樣的數(shù)據(jù)信息，且這些信息數(shù)據(jù)呈次方式的爆炸態(tài)勢增長。因此單位若能充分應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫技術(shù)與單位人事檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，那么單位人事檔案管理工作將更易開展。但值得注意的是，數(shù)據(jù)庫技術(shù)在給單位人事檔案管理工作帶來了便利的同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。如讓人事檔案信息的安全性遭受到威脅，單位人事檔案信息被竊取、盜用的風(fēng)險(xiǎn)增大。因此，要想讓數(shù)據(jù)庫技術(shù)更好地服務(wù)于人事檔案管理工作，單位就要重視數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合。單位對于數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，不能僅是簡單在桌面上建立數(shù)據(jù)庫，而是要將數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，給予單位人事檔案信息更大的安全保障[1]。

1.2 壓縮技術(shù)的應(yīng)用

近年來單位嘗試將壓縮技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中。這一技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理模式的不足，減少了人事檔案管理成本，提高了人事檔案管理水平與效率。具體如，將壓縮技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中后，便能對各項(xiàng)重要信息進(jìn)行備份，這樣既避免了的丟失，也減少了工作人員的任務(wù)量，提高了工作效率。在將壓縮技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中后，檔案管理只需要將備份的檔案信息輸入到電腦系統(tǒng)中，即可完成存儲(chǔ)。整個(gè)操作流程被大大簡化，管理效率也得以提高。更為重要的是，利用壓縮技術(shù)不僅能完成對文字、數(shù)據(jù)等一般信息的處理，還能對圖片、音頻等較難管理的信息進(jìn)行處理與保存，有效保證了單位人事檔案信息的完整性[2]。

1.3 音頻視頻處理技術(shù)的應(yīng)用

在傳統(tǒng)技術(shù)模式下，對于部分音頻資料的存儲(chǔ)主要是利用磁帶光盤或錄音筆來完成。但實(shí)踐表明，錄音筆以及光盤等載體在保存過程中會(huì)受到物理性因素影響而出現(xiàn)磨損等問題，導(dǎo)致信息內(nèi)容質(zhì)量受到影響。因而近年來已經(jīng)有不少單位引進(jìn)了更為先進(jìn)的音頻視頻處理技術(shù)來開展檔案管理工作。具體如，將錄制中的聲音信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，這樣就可規(guī)避物理因素對信息質(zhì)量的影響，保證了信息的真實(shí)性、完整性。

2 信息化背景下單位人事檔案發(fā)展策略

2.1 更新人事檔案管理信息化管理設(shè)備

計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備是單位開展人事檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是單位人事檔案管理信息化建設(shè)的基本保障。在新時(shí)期背景下，單位管理層必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，正確認(rèn)識到人事檔案管理朝信息化方向發(fā)展的必要性與重要性，在此基礎(chǔ)上科學(xué)規(guī)劃單位資金，適當(dāng)增大人事檔案管理方面的資金投入，采購一批先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，并對單位內(nèi)部人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改造升級。通過這一系列舉措為人事檔案管理工作創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，從而促進(jìn)人事檔案管理效率與質(zhì)量提升[3]。

2.2 充分利用計(jì)算機(jī)設(shè)備

對于當(dāng)前的人事檔案管理工作，單位必須要充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的輔助作用，要充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展管理工作，讓計(jì)算機(jī)的功能作用得到真正發(fā)揮。具體而言，單位需要利用計(jì)算機(jī)來編制檔案檢索工具，根據(jù)具體的信息內(nèi)容對數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)行分類歸檔，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的有序化管理。具體如，管理人員可將單位人事檔案信息系統(tǒng)編制出分類目錄、專題目錄、案卷目錄等多個(gè)科目，并將各項(xiàng)紙質(zhì)信息全部按照新管理部門的要求以及響應(yīng)文件格式進(jìn)行操作，以此保證單位人事檔案信息的可靠性與通用性。除做好以上工作外，單位也需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的服務(wù)功能做進(jìn)一步強(qiáng)化，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與單位人事檔案管理工作的適應(yīng)性，讓人事檔案管理工作更好地開展。具體如，檔案管理人員在利用計(jì)算機(jī)來檢索檔案信息時(shí)，計(jì)算機(jī)要能最大限度以及最迅速地滿足檢索人員的閱覽需求。如以最直觀的形式讓檔案管理人員了解本部分檔案信息的內(nèi)容特征、形式特征等。最后，單位還可根據(jù)日常工作需求建立起專門的檔案室網(wǎng)頁，以便檔案管理工作能更好、更快速的開展[4]。如下圖是某單位基于RFID 技術(shù)創(chuàng)建的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，只通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口就可以將原有的通過手工操作的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到自動(dòng)化系統(tǒng)上來，從而大大提升檔案管理效率。

2.3 做好數(shù)據(jù)庫安全防范

前文已經(jīng)提及，信息技術(shù)的應(yīng)用雖給單位人事檔案管理工作帶來了極大便利，在很大程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理模式的缺陷與不足，提高了人事檔案管理水平與效率，但也給單位人事檔案信息帶來了一些安全方面的威脅。因此，在日后工作中，單位要能結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)采用一系列防護(hù)手段消除安全隱患，提高人事檔案存儲(chǔ)的安全性。具體如，單位應(yīng)建立起相應(yīng)的安全防控機(jī)制，對單位內(nèi)部人事檔案管理制度進(jìn)行完善優(yōu)化，在單位內(nèi)部做好有關(guān)人事檔案信息安全的宣傳教育，提高工作人員的安全防護(hù)意識，保證工作人員能做到檔案信息備份工作，能合理利用計(jì)算機(jī)壓縮技術(shù)建立檔案恢復(fù)機(jī)制等。單位要認(rèn)真落實(shí)以上每一項(xiàng)防護(hù)措施，將信息安全防護(hù)工作滲透到單位日常經(jīng)營發(fā)展的每一環(huán)節(jié)。

2.4 提高檔案管理人員能力素質(zhì)

檔案管理員是一切工作的落實(shí)者，檔案管理人員的能力素質(zhì)將對人事檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生直接性影響。為此，單位應(yīng)高度重視對檔案管理員的培訓(xùn)與再教育。在單位內(nèi)部建立起科學(xué)長效的人才培養(yǎng)機(jī)制，定期組織工作人員參加專業(yè)技能培訓(xùn)與職業(yè)素養(yǎng)教育，定期組織工作人員參與技能考核。通過這一系列再教育措施提上檔案管理員的業(yè)務(wù)水平、操作技能，增強(qiáng)其服務(wù)意識與職業(yè)道德，提高管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識，為單位人事檔案管理工作的開展提供保障[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是單位一項(xiàng)重要工作，加強(qiáng)人事檔案管理對于單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。在當(dāng)前的信息化背景下，人事檔案管理信息化已然成為該項(xiàng)工作的主要發(fā)展方向。為此，單位要結(jié)合自身業(yè)務(wù)性質(zhì)、人事檔案管理工作的特征特點(diǎn)采取有效手段進(jìn)一步促進(jìn)信息化技術(shù)與人事檔案管理的深度融合，推進(jìn)單位人事檔案管理信息化建設(shè)朝著縱深方向持續(xù)推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐紅.信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化研究[J].中國管理信息化，2019，22（24）：159-160.

[2]付亞萍，劉廷利，趙亞.信息化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的優(yōu)化策略探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（29）：67-68.

[3]張瑤.信息化背景下人事檔案管理的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）：122-123.

[4]楊秀春.信息化背景下單位人事檔案管理研究[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)，2018（11）：104-106.

[5]陳興龍.關(guān)于信息化背景下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].才智，2018（23）：219.