張麗君

摘 要：隨著社會大眾生活質(zhì)量的穩(wěn)步提升，養(yǎng)老保險事業(yè)在這一進(jìn)程中取得了快速的發(fā)展，并且覆蓋范圍也有了明顯的擴大，參與保險的單位與職工越來越多，如何做好檔案方面的管理就成為各單位要重點思考的問題。本文主要對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的現(xiàn)狀及工作措施進(jìn)行探究，希望能通過檔案管理工作促進(jìn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險事業(yè)的有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);職工;養(yǎng)老保險;檔案管理

企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中不僅要注重對經(jīng)濟效益的獲取，也要重視加強對養(yǎng)老保險檔案的實際管理，在具體工作環(huán)節(jié)應(yīng)針對不認(rèn)真歸檔、人員工作存在隨意性等現(xiàn)象，按照規(guī)定給予處罰，從而發(fā)揮對檔案人員的警示作用，讓檔案管理者能夠增強自身的責(zé)任感，明確其本職工作，最終提升企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量。

1 企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀

就目前企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的具體情況來看，其問題主要在于：第一，檔案管理信息來源相對復(fù)雜。從對目前養(yǎng)老制度的分析發(fā)現(xiàn)其自上世紀(jì)80年代開始就存在，但是當(dāng)時覆蓋面積小、資金少，不過隨著其不斷的發(fā)展，保障范圍得到明顯的擴大，并且各種保障形式出現(xiàn)了較大的變化，在這一過程中形成了各式各樣、五花八門的檔案材料，使得企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的難度有了進(jìn)一步的提升。第二，未能實現(xiàn)系統(tǒng)化管理。由于養(yǎng)老保險檔案管理起步相對較晚，企業(yè)職工養(yǎng)老保險的檔案管理工作中依舊面臨資料殘缺不全的問題。第三，未能配備相應(yīng)的檔案管理人員。就目前的實際情況來看，企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還達(dá)不到新時代對于檔案管理工作提出的要求，部分檔案人員沒有接受系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)，引發(fā)職工養(yǎng)老保險檔案管理效率降低、檔案丟失、質(zhì)量較差等問題[1]。

2 企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作

基于上述對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，在當(dāng)前的企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作中就需要繼續(xù)完善檔案管理制度，做好檔案的分類與整理，明確養(yǎng)老保險檔案的組織管理，再落實其信息化建設(shè)，配合人才培養(yǎng)計劃更好地促進(jìn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理的有序?qū)嵤?/p>

2.1 完善檔案管理制度

開展企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理時要強調(diào)檔案管理制度建設(shè)。按照《檔案法》中的詳細(xì)規(guī)定和有關(guān)部門提出的要求，企業(yè)應(yīng)基于《文件歸檔管理細(xì)則》、《關(guān)于加強社會保險檔案工作的意見》等使自身檔案管理制度越來越完善，確保做到養(yǎng)老保險檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)整建制。同時，將相應(yīng)的崗位責(zé)任制落到實處，明確檔案管理人員的基本責(zé)任、劃分歸檔的范圍、提出具體的任務(wù)，讓工作人員在收集、整理、查詢職工養(yǎng)老保險檔案的時候真正做到嚴(yán)格管理、依法辦事、合理使用，進(jìn)而防范檔案的丟失、空缺、損毀等情況。同時，企業(yè)要大膽使用新人，努力探尋全新的檔案管理辦法和途徑，確保在職工養(yǎng)老保險檔案管理方法上能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新。第一，實現(xiàn)管理手段的創(chuàng)新，保障檔案管理條件的現(xiàn)代化以及檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、載體材料的新型化、第二，規(guī)范管理模式。改革傳統(tǒng)模式下的手工操作管理方式，通過使用新設(shè)備、新技術(shù)等實現(xiàn)檔案信息載體與實物載體之間的相互分離，順利達(dá)到“深化檢索、簡化立卷”的目標(biāo)，讓檔案管理可以實現(xiàn)簡易組合，最終取得方便統(tǒng)計、優(yōu)化管理、快捷檢索的功效。第三，強調(diào)服務(wù)效能。企業(yè)要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)模式下的檔案服務(wù)利用模式，積極建立涵蓋網(wǎng)絡(luò)檢索、電話咨詢、上門服務(wù)等業(yè)務(wù)的職工養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)體系，讓職工享受到對應(yīng)的服務(wù)，實現(xiàn)對所需檔案資料的查詢[2]。

2.2 完善檔案的分類和整理

在企業(yè)開展職工養(yǎng)老保險檔案管理工作之前要聘用具有較強工作能力和專業(yè)素質(zhì)的管理人員，杜絕在管理操作過程中出現(xiàn)各種違規(guī)現(xiàn)象，同時推動養(yǎng)老保險檔案管理的可持續(xù)實施。在管理進(jìn)程中要求檔案人員認(rèn)真分類，與不同的檔案相互結(jié)合起來，將養(yǎng)老保險檔案保存在不同的文檔之中，實現(xiàn)資料與文件的針對性整理與保存，以便日后能夠查詢到對應(yīng)的檔案，避免出現(xiàn)找不到檔案的尷尬局面。所以，企業(yè)要按照規(guī)定開展檔案的分類與整理，確保養(yǎng)老保險檔案歸類的正確性，可以實現(xiàn)高效的檔案整理，以此來提高檔案管理工作效率，在節(jié)約時間的同時更好地開展養(yǎng)老金發(fā)放、業(yè)務(wù)辦理等工作。簡單而言，企業(yè)做好職工養(yǎng)老保險檔案的分類與整理是非常關(guān)鍵的，務(wù)必要按照文件類型與檔案內(nèi)容來實現(xiàn)合理的歸檔，達(dá)到全面提升職工養(yǎng)老保險檔案完整性的目的。

2.3 健全組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)

對于檔案管理之中面臨的問題，企業(yè)要建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，完善對職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)?？梢灾苯訉n案管理納入企業(yè)的年度目標(biāo)責(zé)任制考核中去，并且與清理回收企業(yè)欠費、社會保險擴面征繳、養(yǎng)老金社會化發(fā)放等硬性指標(biāo)一同進(jìn)行考核，強調(diào)管理責(zé)任的落實。同時，專門成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期開展經(jīng)驗交流會、管理培訓(xùn)會等，研究并解決養(yǎng)老保險檔案管理工作過程中可能出現(xiàn)的新情況，解決新問題，做好下一步工作的部署;定期開展檔案工作的指導(dǎo)和檢查，將檢查的結(jié)果錄入到檔案管理人員和責(zé)任人的年終考核檔案之中，將其當(dāng)作給予考核獎勵、評選先進(jìn)的依據(jù)。

2.4 完善信息化管理工作

對于企業(yè)而言，想要推動傳統(tǒng)檔案管理工作朝著信息化方向順利轉(zhuǎn)型，就需要積極轉(zhuǎn)變職工養(yǎng)老保險檔案的傳統(tǒng)管理模式，有針對性地進(jìn)行信息資源的開發(fā)，并且創(chuàng)新職工養(yǎng)老保險檔案信息資源的服務(wù)模式。對于已經(jīng)開展信息化管理的檔案管理部門，就應(yīng)該朝著統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的方向轉(zhuǎn)變，避免出現(xiàn)信息資源重復(fù)開發(fā)和資源浪費的情況;通過存儲服務(wù)、縮微技術(shù)服務(wù)，就可以實現(xiàn)對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案信息的存儲，并且使其發(fā)揮較為明顯的價值和效益;促進(jìn)企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的建立和完善，通過電話、電腦網(wǎng)絡(luò)等公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為企業(yè)職工提供便捷的、優(yōu)質(zhì)化的檔案服務(wù)，從而實現(xiàn)對養(yǎng)老保險檔案資源的有效管理[3]。

2.5 合理制定培訓(xùn)計劃，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

為了推動職工養(yǎng)老保險檔案管理工作不斷改革和進(jìn)步，企業(yè)要考慮專職檔案管理人員的配置，加大培訓(xùn)力度。針對企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理人員的培訓(xùn)需要做到：第一，盡可能聘請檔案管理方面的專家、教授來開展理論層次的培訓(xùn)，確保檔案管理人員可以掌握先進(jìn)的理論知識和匹配實際工作的管理理念。第二，引導(dǎo)企業(yè)檔案管理人員參與檔案局組織的專業(yè)培訓(xùn)會，確保其工作信息、工作能力都能與時俱進(jìn)地提升，以此來實現(xiàn)自我管理理念與知識結(jié)構(gòu)的更新。第三，結(jié)合企業(yè)實際情況合理制定培訓(xùn)計劃，確保培訓(xùn)成果能夠直接匹配企業(yè)職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的開展。

3 結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前市場經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展的時代背景下，企業(yè)要進(jìn)一步明確檔案管理工作對自身運轉(zhuǎn)及發(fā)展的重要推動作用。目前，職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的重要性不斷凸顯，并且也面臨全新的發(fā)展形勢和發(fā)展機遇，企業(yè)想要提升職工養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量，就應(yīng)該充分認(rèn)識其現(xiàn)狀，懂得努力改進(jìn)，探尋職工養(yǎng)老保險檔案管理工作的基本路徑，以推動自身的健康與和諧發(fā)展，為企業(yè)職工提供保障性服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]尹敏聰.養(yǎng)老保險檔案的精細(xì)化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2019（21）：59.

[2]章朝云.養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的具體方式與實踐意義研究[J].中國管理信息化，2019（14）：178-179.

[3]張斌.初探新時期社會養(yǎng)老保險檔案管理的問題與對策[J].農(nóng)民致富之友，2019（06）：215.