高恒

摘 要：目前，各地檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)基本完成，辦公室管檔水平得到大幅度提升，徹底告別了以往效率低、管理粗的模式，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案合二為一互為補(bǔ)充的管理形式，避免了由于紙質(zhì)檔案唯一性而可能出現(xiàn)的管理漏洞，確保了檔案管理的嚴(yán)密和安全度，可以極大提高檔案利用的效率。這些變化，也給檔案事業(yè)帶來了新的轉(zhuǎn)機(jī)，研究辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)課題也順勢而生。面對這種挑戰(zhàn)，辦公室的檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對，要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)，為檔案工作服務(wù)，為進(jìn)一步推動(dòng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)盡到微薄之力。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案;數(shù)字化建設(shè)

1 辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化產(chǎn)生了，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)通用的解釋是，檔案數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行 計(jì)算機(jī)檢索、閱讀 電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，因此建設(shè)辦公室檔案數(shù)字化任務(wù)非常緊迫。

目前，辦公室檔案的保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這個(gè)重大損失值得深思。

另外，現(xiàn)代人的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確;調(diào)閱檔案工作查考要求快速及時(shí);社會(huì)廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加。如個(gè)人調(diào)換單位比較頻繁的檔案，要查閱此類檔案十分不便，來回跑各個(gè)單位要花費(fèi)許多時(shí)間，這樣就迫切要求信息共享。還有一些金融部門，想了解單位某人的信用情況，才敢于放貸和辦信用卡，那么要了解的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)辦法，查閱信息檔案以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施為主，檔案信息就能及時(shí)、方便地提供給需求者。

總之，只有實(shí)現(xiàn)辦公室檔案數(shù)字化，才能使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為辦公室人員個(gè)體和組織提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)的整體水平

目前，辦公室檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。我們要鼓勵(lì)和支持辦公室進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個(gè)系統(tǒng)是有利的。

要提高檔案數(shù)字化建設(shè)的整體水平，需有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐，筆者認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的是需要領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;需要建立應(yīng)用“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

3 辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)需要打造人才隊(duì)伍

檔案工作是黨和國家事業(yè)的重要組成部分。要以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指引，加強(qiáng)人才培養(yǎng)和數(shù)字化建設(shè)，真正承擔(dān)起為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的職責(zé)。要充分挖掘檔案價(jià)值，提供更加精準(zhǔn)、精細(xì)的檔案支持服務(wù)，不斷提升檔案工作公共服務(wù)能力。要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，用現(xiàn)代智能手段管檔用檔，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

辦公室檔案數(shù)字化人才要注重專業(yè)特殊人才培養(yǎng)，現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識(shí)的人員，也同樣需要計(jì)算機(jī)類、管理類人才。目前機(jī)關(guān)辦公室的檔案隊(duì)伍存在的普遍問題是人才知識(shí)結(jié)構(gòu)老化、現(xiàn)代管理人才和計(jì)算機(jī)管理專業(yè)人才缺乏，導(dǎo)致檔案工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)相脫節(jié)，所以說，抓好檔案管理的現(xiàn)代化人才隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案數(shù)字化，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是奠定檔案事業(yè)長足進(jìn)步的根基。要加強(qiáng)人才專業(yè)培訓(xùn)，吸收各方面人才，善于發(fā)現(xiàn)人才，推進(jìn)智能升級，壯大充實(shí)檔案人才隊(duì)伍，不斷提高公共文化服務(wù)水平，更好滿足大眾需求，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。