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        城市檔案工作中如何有效歸納策略研究

        2020-07-04 03:09:36張彩連
        卷宗 2020年10期
        關(guān)鍵詞:檔案管理策略

        摘 要:城市檔案管理是城市未來發(fā)展頗為重要的參考依據(jù),要提高城市檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在整理城市檔案信息化進(jìn)程中,如何歸納整理的信息對于檔案管理工作具有重要意義。本文對城市檔案的歸納進(jìn)行了深入細(xì)致的分析,并且做出相應(yīng)的實施策略,展現(xiàn)了城市檔案的實際價值。

        關(guān)鍵詞:城市檔案;檔案管理;有效歸納;策略

        城市檔案管理主要是指城市在發(fā)展和建設(shè)過程中留下來的具有研究意義的文字、圖片、影像等相關(guān)資料。城市檔案詳實記錄了城市的發(fā)展變遷,對于城市的發(fā)展具有重要意義。要想提高管理的效率和質(zhì)量,在實際的管理工作中,針對其歸納工作需要制定科學(xué)合理的策略,使其更好的為城市發(fā)展提供參考。

        1 城市檔案管理的重要性

        1.1 為城市管理提供重要依據(jù)

        隨著我國城市化進(jìn)程的不斷加快,社會生產(chǎn)力的進(jìn)一步提高,城市居民的生活水平在不斷改善,城市居民的法律及其相關(guān)意識在不斷提升,城市檔案成為后期案件處理的重要依據(jù),這樣的背景下需進(jìn)一步提高對于城市檔案的重視程度。相關(guān)部門和工作人員需要深入研究城市檔案管理的價值,并且深入挖掘城市檔案所存在的信息,為城市的建設(shè)和后期發(fā)展提供重要的依據(jù),這樣的轉(zhuǎn)變將進(jìn)一步促進(jìn)城市檔案管理的發(fā)展。

        1.2 為城市未來發(fā)展提供方向

        城市檔案是城市管理水平和發(fā)展水平的真實體現(xiàn),對于城市發(fā)展過程中具有歷史意義的信息有著原始的記錄和保存,這是一個城市發(fā)展歷史的積淀。一些極具歷史意義的城市檔案,正在逐漸成為歷史發(fā)展的寶庫,通過城市檔案反映的內(nèi)容,能夠更加深刻地認(rèn)識到城市的發(fā)展現(xiàn)狀,使城市的未來發(fā)展變的可以預(yù)見。

        1.3 為城市建設(shè)管理提供依據(jù)

        城市在不斷發(fā)展的過程中需要進(jìn)行擴(kuò)建或市政設(shè)施建設(shè),這需要各種經(jīng)驗和數(shù)據(jù)做支撐,以便于城市建設(shè)更加科學(xué)合理,更好的方便城市居民的生活,進(jìn)一步促進(jìn)城市的發(fā)展。城市檔案中留存了大量的城市發(fā)展數(shù)據(jù),這些信息為城市的建設(shè)提供了良好的規(guī)劃指導(dǎo)和建設(shè)指導(dǎo),促進(jìn)了城市發(fā)展決策的科學(xué)性和合理性。

        2 城市檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

        2.1 管理制度需要提高

        城市管理檔案對于城市的發(fā)展具有重要意義,做好檔案的歸納工作能夠更好的總結(jié)城市在發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯誤,或者是借鑒其成功的經(jīng)驗,這對于城市的發(fā)展是具有實際意義的。但在實際的城市檔案管理工作中,由于管理制度的不完善,導(dǎo)致部分城市檔案管理信息沒有做到科學(xué)合理的分類,并且沒有建立文檔歸納的長期機(jī)制,沒有體現(xiàn)城市檔案工作的實際價值。因此,相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)提高思想認(rèn)識,正確認(rèn)識檔案管理的價值,營造良好的檔案管理氛圍,在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,檔案管理制度才能真正發(fā)揮效果。

        2.2 缺少完整的歸檔信息

        信息收集是檔案管理工作的重要部分,檔案信息收集的完整性直接決定了檔案管理水平的高低,是做好檔案管理工作的關(guān)鍵,如果信息收集不全則會影響檔案管理的質(zhì)量和效率。在實際的收集歸檔過程中,如果信息收集時間過長則會失去時效性,如果信息收集不全面對于城市的建設(shè)和發(fā)展也不具備參考性。在此過程中,由于檔案管理的人員調(diào)動,也有可能導(dǎo)致檔案信息丟失,進(jìn)一步阻礙了檔案信息的價值發(fā)揮。

        2.3 檔案管理人才缺失

        檔案管理是一項專業(yè)的工作,需要檔案管理人員擁有較強(qiáng)的綜合能力和敏銳的決策能力,在檔案信息收集和歸納的過程中完整的將檔案信息進(jìn)行忠實記錄。但實際工作中,一些檔案管理人員都是臨時指派或者兼職工作,本身不具備專業(yè)性,這樣的現(xiàn)狀導(dǎo)致檔案信息收集歸納工作的效果會進(jìn)一步降低。

        3 針對當(dāng)前城市檔案歸納工作問題的對策

        3.1 建立健全檔案管理制度

        建立健全檔案管理制度需要相關(guān)部門提高對檔案管理工作的正確認(rèn)識,認(rèn)識到檔案管理工作對于城市發(fā)展的重要意義,這樣才能根據(jù)本城市的實際情況,建立切合實際的檔案管理制度。在這樣的制度影響下,檔案管理人員才會在日常工作中將工作細(xì)則落到實處,在處理檔案信息歸納工作中,才能充分認(rèn)識檔案信息歸納的重要性,進(jìn)一步保證檔案信息完整收取、分類歸納。建立管理制度,還需要針對檔案管理人員建立切合實際情況的績效考核管理制度,并且將檔案的歸納作為績效考核的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn),通過考核制度激勵檔案管理人員在工作中不斷的提高工作效率,提高對于檔案工作有效歸納的認(rèn)知,從而將相關(guān)工作落實。

        3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化

        隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及和現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展,各個領(lǐng)域都在不斷利用互聯(lián)網(wǎng)提高工作效率,在城市檔案管理工作中利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù),能夠促使檔案管理不斷向信息化發(fā)展。在實際的工作中,相關(guān)部門首先要加大資金投入,為檔案管理的信息化做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),購買專業(yè)的檔案管理設(shè)備和數(shù)據(jù)收集設(shè)備,這樣才能使現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的全面收集和歸納,在運用現(xiàn)代信息技術(shù)的過程中,可以將現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化,在進(jìn)行數(shù)字化管理和保存,這樣能夠克服紙質(zhì)檔案不易保存的缺點,并且運用數(shù)字化的方式進(jìn)行歸納,能夠節(jié)約更多的空間,通過信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行分類,能夠更好的實現(xiàn)檔案信息的高效利用,進(jìn)一步提高了歸納效率,在需要查閱檔案信息時,運用現(xiàn)代信息技術(shù)能夠第一時間查閱所需信息,并且避免了紙質(zhì)檔案在長期的借閱查詢過程中出現(xiàn)損壞的問題。

        3.3 提高管理人員的素養(yǎng)

        首先要提高管理人員對檔案工作的歸納意識,通過培訓(xùn)會、座談會、交流會等形式提高其思想認(rèn)知,使其認(rèn)識到檔案管理工作中對檔案進(jìn)行歸納的重要性。在提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,培養(yǎng)其歸納能力,這需要定期進(jìn)行專業(yè)而系統(tǒng)的培訓(xùn),不斷提高其工作能力和職業(yè)素養(yǎng),才能在檔案管理工作中針對檔案進(jìn)行更好的歸納,在進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)的過程中,也要建立相應(yīng)的管理制度,對于積極參加檔案管理的管理人員進(jìn)行相應(yīng)的鼓勵。并且,相關(guān)部門還要組織管理人員與其他檔案管理部門進(jìn)行友好交流,在交流的過程中不斷發(fā)現(xiàn)自身存在的問題,吸取對方的長處和經(jīng)驗,不斷優(yōu)化自身的工作方式,和歸納管理模式。除此之外,還應(yīng)當(dāng)提高人才準(zhǔn)入門檻,通過提高準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的方式,確保加入檔案管理的人員擁有良好的思想意識,并且具備一定的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),這樣才能使其又快又好投入工作,進(jìn)一步提高城市檔案管理歸納的工作效率,也能夠節(jié)省人力資源培訓(xùn)成本。

        4 結(jié)語

        提高城市檔案工作的有效歸納,首先需要領(lǐng)導(dǎo)層提高認(rèn)識,重視其工作價值,這樣才能創(chuàng)造良好的工作氛圍,在此基礎(chǔ)上認(rèn)識到當(dāng)前檔案管理工作存在的不足。其次,在檔案管理工作中要建立完善的管理制度,加強(qiáng)檔案管理的信息化發(fā)展,并且提高管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),這樣才能展現(xiàn)城市檔案工作中有效歸納的價值,通過城市檔案信息資源為城市健康長遠(yuǎn)發(fā)展提供科學(xué)有效的決策,使得城市化進(jìn)程又快又好發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]葉飛飛.關(guān)于城市規(guī)劃檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新問題的思考[J].青年時代,2018,(26):293-294.

        [3]武曉強(qiáng).信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外,2017,(4):68.

        [4]韓世華.關(guān)于城市規(guī)劃檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新問題的思考[J].決策與信息,2015,(11):255-255.

        作者簡介

        張彩連,女,河南省西華縣人,助理館員,從事檔案管理工作。

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