胡愛蘭

摘 要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。在城市建設(shè)活動中產(chǎn)生的聲像檔案能生動具體地再現(xiàn)城市建設(shè)管理、規(guī)劃等各方面的工作，真實(shí)記錄項(xiàng)目建設(shè)及城市建設(shè)各個(gè)時(shí)期發(fā)展的面貌，應(yīng)收集好聲像檔案，服務(wù)城市建設(shè)。

關(guān)鍵詞：城建;聲像檔案;歸檔管理;利用

聲像檔案具有客觀、形象和真實(shí)的特點(diǎn)，能生動具體地再現(xiàn)城市建設(shè)管理、規(guī)劃等各方面的工作，真實(shí)記錄項(xiàng)目建設(shè)及城市建設(shè)各個(gè)時(shí)期發(fā)展的面貌。聲像檔案忠實(shí)地記載著建設(shè)過程中的真實(shí)情景。如工程開工前的原址、原貌;施工過程的一系列活動，施工采用的新工藝;領(lǐng)導(dǎo)視察、關(guān)注等。這些影像記錄都是不可重現(xiàn)的歷史畫面，錯(cuò)過就沒有。一份完整的城建檔案，除了文字記載外，聲像檔案也是必不可少的一部分。

1 城建聲像檔案管理的難點(diǎn)

1）拍攝難。一方面，對城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，對正在建設(shè)的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。

2）收集難。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門，也是很不完整。另外，由于聲像檔案載體材料成本較高，許多城建聲像檔案形成部門，不愿將其無償交給檔案部門管理。

3）管理難。主要體現(xiàn)在保管上的分散性和管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。

2 加強(qiáng)聲像檔案集中管理的建議

1）加強(qiáng)宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實(shí)。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。結(jié)合實(shí)際，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

5）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道。要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實(shí)際，采取多種形式收集。（1）通過正常提交接收。（2）重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)工程要重點(diǎn)收集。對本地重點(diǎn)項(xiàng)目、重點(diǎn)工程產(chǎn)生的聲像檔案，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。（3）廣泛的社會征集。對散存的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式廣泛征集。

6）加大城建聲像檔案編研力度。一是提高認(rèn)識，開拓思路。加強(qiáng)館室之間的交流，進(jìn)行資源整合，徹底改變關(guān)門編研、閉館自守的工作局面;面向社會拓寬編研思路改變單一的紙質(zhì)載體編研產(chǎn)品格局，向聲、形、影等多種載體并存的深層次研發(fā)延伸，使編研工作從低層次摘編逐步向多元化、深層次開發(fā)發(fā)展。二是更新技術(shù)，運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加快城建檔案編研工作的進(jìn)程。采用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、光盤技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)及電子通訊等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行城建檔案編研工作，推進(jìn)檔案編研產(chǎn)品電子化，并通過網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)檔案信息開發(fā)、傳播、利用到反饋的全過程。

7）注重庫房建設(shè)，購置先進(jìn)的聲像設(shè)備。聲像檔案的保存，首先要爭取資金，加強(qiáng)聲像檔案庫房的建設(shè)和改造，添置必要的檔案裝具和聲像設(shè)備，為聲像檔案提供一個(gè)恒溫、恒濕、避光、防塵等良好的保存環(huán)境，延緩聲像載體的自身老化，減慢載體上所存信息的自然衰減。保證城建聲像檔案的完好無損、便于利用。

8）提高檔案管理人員素質(zhì)。首先，要強(qiáng)化聲像工作人員的大局意識和責(zé)任意識，確保城建聲像檔案齊全、完整和高質(zhì)量，要突出重點(diǎn)，攻克難點(diǎn)，務(wù)求出實(shí)效、出精品。其次，城建聲像檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)新知識，掌握新技術(shù)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，不斷提高自身的科學(xué)文化水平、業(yè)務(wù)水平、理論水平，從而建立一支素質(zhì)高、技術(shù)硬和務(wù)實(shí)精干的復(fù)合型的城建聲像檔案管理人員隊(duì)伍。

3 結(jié)語

隨著不斷發(fā)展的城市建設(shè)進(jìn)程，反映城市建設(shè)情況和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時(shí)解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門和有關(guān)人員應(yīng)給予高度重視，采取有效措施，加強(qiáng)城建聲像檔案的管理工作。

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