黃丹

摘要：目的：通過具體分析Microsoft Office等一系列辦公軟件在辦公自動化中的實(shí)際應(yīng)用技巧，學(xué)習(xí)并掌握這些技巧，可以來幫助解決在日常辦公中的難題，從而使辦公軟件可以方便快捷的應(yīng)用于日常辦公之中，提升辦公的效率。方法：分析介紹MicrosoftOffice辦公軟件在日常辦公過程中的具體應(yīng)用方法，分析其辦公應(yīng)用的具體技巧，了解應(yīng)用這些辦公軟件在辦公自動化中的應(yīng)用效率。結(jié)果：MicrosoftOffice軟件辦公軟件功能的強(qiáng)大，操作之簡單、快捷、方便、應(yīng)用性強(qiáng)還有其性價(jià)比是大家有目共睹，軟件的實(shí)際應(yīng)用技巧，對于辦公人員來實(shí)行辦公自動化來說也是必不可缺的。結(jié)論：在日常辦公中，學(xué)習(xí)掌握一些必用MicrosoftOffice軟件應(yīng)用技巧，可以大大提高了日常辦公速度，改善辦公的一些不良習(xí)慣，MicrosoftOf-rice辦公軟件在辦公自動化中，也可以服務(wù)于復(fù)雜的管理，參與決定重點(diǎn)決策，最終提升工作的效率。

關(guān)鍵詞：Microsoftomce辦公軟件;辦公自動化;應(yīng)用技巧

中圖分類號：TP37 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）15-0220-02

1背景和分析意義

1.1選題背景

隨著社會科技技術(shù)的不斷創(chuàng)新，辦公自動化的模式開始層出不窮，辦公方式的自動化不僅提高了工作效率，而且辦公的自動化也是數(shù)據(jù)化信息管理技術(shù)至關(guān)重要的保證。微軟的Mi-crosoft Office辦公軟件在這一系列辦公軟件的競爭中嶄露頭角，因?yàn)槠鋸?qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和文字編輯以及多媒體技術(shù)的應(yīng)用技術(shù)，得到了辦公人員的青睞。Microsoft Office辦公軟件也使我們工作效率的提升。

1.2分析意義

Microsoft Office軟件在辦公自動化中是一個(gè)必不可缺的存在，因?yàn)檗k公自動化其自身就是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，Micro-soft Office軟件尤其是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將電腦軟件在自動化辦公中不斷普及，使其現(xiàn)今的Microsoft Office軟件深受大家的喜愛和推崇。掌握一些必備的辦公技巧，成為現(xiàn)今辦公人員必不可缺的品質(zhì)，因此學(xué)習(xí)和掌握MicrosoftOffice辦公軟件在辦公自動化中的應(yīng)用技巧尤為重要。

2文獻(xiàn)資料與研究對象

2.1文獻(xiàn)資料

辦公自動化指的是一種新型的辦公形式，它借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)并與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的模式，通過這種模式可以實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的自動化處理，最終影響個(gè)人或者群體辦公事務(wù)的工作效率，最終為企業(yè)或部門機(jī)關(guān)的管理與決策提供科學(xué)的依據(jù)。而在辦公領(lǐng)域的軟件主要由Microsoft Office軟件占領(lǐng)市場主導(dǎo)地位，其中微軟的.Net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)，正應(yīng)用于Mi-CrOSOft Office軟件之中，使其軟件有強(qiáng)大的辦公功能，使Micro-soft Office軟件為廣大辦公人員所接受。

2.2研究對象

Word的文字處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用：今天要求我們辦公自動化，word其錄入效率高、編輯方便等特點(diǎn)，被應(yīng)用于現(xiàn)今文字編輯的主要方法，還可以對文章進(jìn)行排版操作美化文章閱讀感受，并且可以以多種方式輸出各種版本的文章，大大簡化了職工編寫文字的壓力，使辦公更加自動化。

Excel的數(shù)據(jù)處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用：我們正處于一個(gè)大數(shù)據(jù)的年代，在日常辦公過程中面對各種各樣子的數(shù)據(jù)進(jìn)行定性和定量的研究，從而掌握更多的有效信息。要依賴于我們的excel軟件進(jìn)行，因?yàn)樗呛唵问?、傻瓜化的操作，對于大部分非?jì)算機(jī)專業(yè)的職工來說更加容易上手使用excel對有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、分析、比較和儲存，通過excel數(shù)據(jù)可以直觀的圖表的展現(xiàn)，更有利于我們對于信息的處理。

PowerPoint的多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用：其展示文字可以結(jié)合聲音、圖像對文字進(jìn)行組合表達(dá)，使文字更加生動形象，簡化了信息。將其應(yīng)用于辦公自動化，可以拓寬自動化信息處理方式，比如在進(jìn)行一項(xiàng)工作匯報(bào)時(shí)，可以通過充分PowerPoint的多媒體技術(shù)，將展示的內(nèi)容結(jié)合圖像和聲音生動形象地表達(dá)出來，使工作內(nèi)容更加有助于理解，提高了辦公效率。

3應(yīng)用軟件與技巧

3.1應(yīng)用軟件

現(xiàn)今占領(lǐng)辦公軟件桌面市場的主要有Microsoft Office的其中主要幾個(gè)軟件，其中以Word、Excel、PowerPoint類軟件，為辦公主要應(yīng)用產(chǎn)品，這些產(chǎn)品涵蓋了文字處理、數(shù)據(jù)處理以及多媒體應(yīng)用技術(shù)，從而解決了日常辦公中所遇到的大部分難題。

3.2實(shí)用技巧

3.2.1 Word實(shí)用技巧

1.高級查找與替換。在辦公時(shí)遇到大量需要修改的文字，可以借助此功能，首先打開需要查找替換的文檔，然后鍵盤按下ctrl+H。會彈出一個(gè)對話框。在對話框做相應(yīng)的設(shè)置即可。如果有特殊符號或者需要識別大小寫等?？梢渣c(diǎn)開“更多”進(jìn)行設(shè)置。2.word還提供幫助文檔，可以幫助我們解決排除故障，用法是打開幫助文檔有兩種方式：第一種是按F1，第二種是點(diǎn)擊頁面右上方關(guān)閉操作旁邊的問號打開。3.world有時(shí)處理特殊文件進(jìn)行雙行標(biāo)題的制作，可以先錄入我們所需要修改的文字內(nèi)容，然后選中分為兩行的標(biāo)題文字，進(jìn)入開始，然后進(jìn)入段落，在進(jìn)入中文版式，最后雙行合一，在彈出的雙行合一框中，這樣就可以為分為雙行的標(biāo)題添加括弧樣式，也可據(jù)自己需求來進(jìn)行選擇。

3.2.2 Excel實(shí)用技巧

1）我們經(jīng)常會在excel中添加一些圖片，可以讓添加的這些圖片固定在單元格中，這樣我們后期調(diào)整表格大小，圖片也能夠自動適應(yīng)單元格的大小，具體方式如下：首先插入圖片，然后將單元格與圖片大小調(diào)整到一致大小，通過ALT鍵，然后再用鼠標(biāo)左鍵拖動圖片，圖片就可以自動吸附之單元格邊框線上，然后右擊圖片，在“大小和屬性”中的“屬性”，勾選“大小和位置隨單元格而變”。2）excel還有雙擊向下填充的功能，可以將光標(biāo)定位到選中單元格邊框的右下角，當(dāng)光標(biāo)變成黑色十字后，左鍵雙擊一下，就可以填充。3）Excel還有一鍵求和功能，在辦公中如果需要快速的求出行或者列的和，可以先選中該列或該行數(shù)據(jù)，然后使用“ah+=”，就能一鍵求和，大大縮短了輸人公式計(jì)算的時(shí)間。

3.2.3 PowerPoint實(shí)用技巧

1）我們平常工作中做好的PPT如何快速轉(zhuǎn)換成JPGWNG＼GIF等圖片格式，方法很簡單通過“另存為”，選擇“保存類型”為“JPGWNG＼GIF”，最后選擇應(yīng)用于“所有幻燈片”即可。2）PPT用于美化表格首先“插入表格”，錄入內(nèi)容以后，進(jìn)入“設(shè)計(jì)”在進(jìn)入“變體”選擇“顏色”中將表格主題顏色設(shè)為“灰度”。然后進(jìn)入“表格工具”選擇“設(shè)計(jì)”，“表格樣式”可以選擇自己想要的樣式。3）PPT中SmartArt這項(xiàng)功能就為提供很多圖片排版版式，這個(gè)鍵可以對圖片的版式排版，首先將圖片插入PPT中，然后進(jìn)入“格式”，選擇“圖片樣式”，挑選“圖片版式”，例如可以選擇“螺旋圖”的樣式效果，再右鍵將選擇好排版處的螺旋圖邊緣處，選擇“轉(zhuǎn)換為形狀”，再進(jìn)行右擊，將整個(gè)圖片“取消組合”。

4討論與分析其現(xiàn)實(shí)意義

隨著信息時(shí)代的悄然而至，導(dǎo)致了人們的辦公形式發(fā)生了翻天覆地的變化，辦公自動化技術(shù)日益成熟，熟練地掌握辦公軟件當(dāng)中的技巧，可以以提高辦公效率，人們對于Microsoft Of-fice辦公軟件越來越熟悉，導(dǎo)致現(xiàn)今有很大一部分的人現(xiàn)在日常辦公中離不開，這也正是Microsoft Office辦公軟件的強(qiáng)大功能受到認(rèn)可的表現(xiàn)。

由于其在辦公自動化領(lǐng)域內(nèi)的廣泛使用，而且現(xiàn)代化的辦公設(shè)備與這些辦公軟件高度融合，實(shí)現(xiàn)了由實(shí)際操作人員與設(shè)備一起共同構(gòu)建的“人機(jī)合一”信息操作理念，繼而完成我們辦公想達(dá)到的信息自動化管理目標(biāo)，最終使公司經(jīng)濟(jì)效益趨向良好發(fā)展。

隨著市場環(huán)境對于辦公自動化要求的不斷提高，給這些工作人員提出了挑戰(zhàn)，就業(yè)者現(xiàn)今只有不斷地加強(qiáng)對于辦公軟件技巧的學(xué)習(xí)，才能更好地駕馭辦公軟件，充分發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值，使Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中為我們工作提供更大的幫助，從而提高工作效率。

5結(jié)論

隨著近年來科學(xué)技術(shù)和勞動生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，日常使用的工作軟件也在不斷地更新?lián)Q代之中，因?yàn)槿粘Ｋ枰幚淼氖聞?wù)越來越多，所需要搜集的資料也越來越多，這要求我們更好地學(xué)習(xí)并掌握使用一些在日常辦公中必用的一些技巧，提高自身的市場競爭力，從而提高辦公效率，以適應(yīng)辦公自動化的發(fā)展。正由于現(xiàn)在處于一個(gè)大數(shù)據(jù)的時(shí)代，更加應(yīng)該緊隨社會發(fā)展的步伐，掌握Microsoft Office辦公軟件在辦公自動化中的應(yīng)用技巧，就尤為重要，這樣才能夠促進(jìn)自身和社會的共同發(fā)展。