艾林

摘要：目前，各大高校都已普遍使用辦公自動化系統(tǒng)（OA），但在實(shí)際應(yīng)用中也存在不少問題（存在如兼容性不高、缺乏個性化管理等問題）。該文針對辦公自動化系統(tǒng)在高校二級學(xué)院的使用現(xiàn)狀和日常溝通協(xié)作中存在的問題，設(shè)計了基于OA+釘釘軟件的二級學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)，并將其應(yīng)用到對二級學(xué)院教職工、黨務(wù)和學(xué)生日常管理中。結(jié)果證明，該設(shè)計方案具有操作流程簡單、易實(shí)現(xiàn)、成本低廉等優(yōu)勢，可廣泛應(yīng)用于高校二級學(xué)院的管理工作中。

關(guān)鍵詞：辦公自動化系統(tǒng)（OA）;釘釘;管理信息化;黨務(wù)管理;二級學(xué)院

中圖分類號：Tp317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）15-0089-02

1引言

2015年7月4日，國務(wù)院印發(fā)《國務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》，指導(dǎo)各行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)深度融合。經(jīng)過幾年的發(fā)展，各高校已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動化，但在實(shí)際應(yīng)用中還存在不少問題需要解決。

2辦公自動化系統(tǒng)在某高校使用現(xiàn)狀

2.1系統(tǒng)支撐速度慢

高校規(guī)模迅速擴(kuò)大和管理方式快速升級，傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)需要二次升級才能支撐，需要花費(fèi)大量的費(fèi)用和人力，且無法快速響應(yīng)管理方式的轉(zhuǎn)變。

2.2移動辦公支撐較低

隨著我國4G網(wǎng)絡(luò)的深度覆蓋和高性能智能終端的普及，人們更傾向于隨時隨地的移動辦公，而傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)對智能終端的移動辦公兼容性并不高。

2.3個性化功能少

高校成立了二級學(xué)院，將管理權(quán)限下放，但全校統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)不完全適用二級學(xué)院的個性化管理，重新購買或者開發(fā)一套辦公自動化系統(tǒng)成本較高。

2.4黨務(wù)工作需要

新時代“互聯(lián)網(wǎng)+黨建”對高校黨務(wù)工作和黨員學(xué)習(xí)提出了新的要求，二級學(xué)院黨委組織也希望通過使用便捷的黨務(wù)管理系統(tǒng)，對學(xué)校黨員進(jìn)行管理嘲。

3日常管理溝通存在的問題

高校的教職工和學(xué)生除了使用辦公自動化系統(tǒng)以外，通常使用QQ或者微信這一類普及率較高的社交軟件進(jìn)行日常管理和溝通。但使用這類軟件存在以下局限性。

3.1降低工作專注度

使用這兩款軟件進(jìn)行工作會降低人們對工作的專注度。例如：在QQ群里討論開會，親朋好友的一句消息，公號里推送的一篇文章，朋友圈里一則有趣的動態(tài)，都有可能分散人的注意力。

3.2溝通協(xié)作支撐低

這兩款軟件除了基本的溝通和圖片文件的共享，并沒有一些適用于協(xié)作的功能，也沒有審批和流程管理功能，無法滿足日常管理的信息化需求。

3.3存在信息安全隱患

高校信息安全員認(rèn)為這兩款軟件的群管理過于簡單，用戶能夠隨意的加入和退出，存在信息安全隱患，會出現(xiàn)離職人員沒有退群導(dǎo)致原單位的信息泄露等情況。

3.4日常辦公自動化管理功能缺失

這類軟件沒有日常的審批、考勤、簽到、會務(wù)管理等功能，不方便二級學(xué)院管理人員管理職工和學(xué)生，也沒有數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總功能。

4使用釘釘軟件的優(yōu)勢

作為一款專注于企業(yè)內(nèi)部溝通和管理軟件，釘釘?shù)玫搅烁餍袠I(yè)的認(rèn)可，在部分擁有自主研發(fā)OA能力的企業(yè)中（如中國聯(lián)通，中國鐵塔），日常也使用釘釘進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的溝通、協(xié)作。釘釘軟件簡單易學(xué)，有使用智能手機(jī)習(xí)慣的人群10分鐘就可以掌握使用方法，有計算機(jī)操作基礎(chǔ)的人群均可通過1-3小時的學(xué)習(xí)快速掌握后臺設(shè)置和管理功能。釘釘主要功能見表1。50A+釘釘實(shí)現(xiàn)辦公自動化

通過根據(jù)實(shí)際需求分析，設(shè)計基于OA+釘釘軟件的二級學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)，將其應(yīng)用到二級學(xué)院教職工和學(xué)生日常的溝通和活動中?，F(xiàn)以某二級學(xué)院為例，介紹如何通過OA+釘釘?shù)姆绞皆O(shè)計與實(shí)現(xiàn)二級學(xué)院辦公系統(tǒng)自動化管理。

5.1系統(tǒng)框架搭建

1）明確辦公自動化系統(tǒng)與釘釘之間的工作界面。通過劃分工作界面的劃分，劃分兩套系統(tǒng)的職能，具體工作界面劃分如表2所示：

2）根據(jù)所在二級學(xué)院建立一個釘釘群組，并在群組下設(shè)置二級院級管理、學(xué)生管理、黨建管理三個一級部門，分別服務(wù)三類人群的管理需求，組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

3）設(shè)置三個子管理員對三個一級部門進(jìn)行個性化管理，并建立一級部門的群組。并設(shè)置各個一級部門成員的管理權(quán)限和可見權(quán)限，對三個一級部門進(jìn)行分隔，避免出現(xiàn)三個一級部門之間的管理功能出現(xiàn)重復(fù)。

4）考慮到一個人在多個部門任職的情況，管理者在執(zhí)行不同部門的管理職能前，需要先選擇管理職能所對應(yīng)的部門。

5.2釘釘應(yīng)用實(shí)現(xiàn)

根據(jù)二級學(xué)院的管理組織架構(gòu)搭建好釘釘?shù)慕M織框架后，本研究者利用釘釘?shù)奈宕蠊δ軐?shí)現(xiàn)相關(guān)管理工作：

1）使用企業(yè)通訊實(shí)現(xiàn)人員的統(tǒng)一管理，企業(yè)群內(nèi)信息共享，同時能減少信息泄露：從通訊錄刪除人員，相關(guān)內(nèi)部群組自動刪除;新人員加入自動加入部門群組;設(shè)置部門通訊錄可見權(quán)限限制人員可查看通訊錄的范圍。

2）使用“ding”功能實(shí)現(xiàn)通知百分之百送達(dá)，“ding”會議功能實(shí)現(xiàn)會議通知、會前提醒、開會簽到，并可以批量導(dǎo)出，減少會務(wù)組織者的工作量。

3）靈活的自定義審批功能實(shí)現(xiàn)二級院系行政審批、學(xué)生和老師請假審批管理的電子化，并支持審批單據(jù)導(dǎo)出和打印。

4）簽到功能方便使用者快速簽到，并支持簽到表導(dǎo)出打印，學(xué)生出勤和行政人員考勤更透明，日志管理功能能夠進(jìn)行日常的工作匯總并支持導(dǎo)出。釘釘?shù)囊曨l會議、電話會議、直播功能突破了空間的局限，使得會議和講座通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時傳遞到每一位老師的手機(jī)上。

5）留言信息已讀、未讀查看功能：發(fā)言者的發(fā)言在群內(nèi)有多少人已讀，單獨(dú)留言對方是否已讀一目了然。

6）釘盤功能實(shí)現(xiàn)各群組，用戶之間的文件共享，也能夠?qū)崿F(xiàn)QQ和釘釘之間的相互轉(zhuǎn)發(fā)。

7）通過釘釘注冊的手機(jī)號碼，可以直接登錄學(xué)習(xí)強(qiáng)國App，黨員在學(xué)習(xí)強(qiáng)國的學(xué)習(xí)情況公告可以通過學(xué)習(xí)強(qiáng)國推送到釘釘黨員群內(nèi)。通過學(xué)習(xí)強(qiáng)國布置黨員學(xué)習(xí)任務(wù)，在黨務(wù)群內(nèi)上傳資料，充分利用黨員碎片時間通過手機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)用。

在開展黨支部選舉推薦工作中，線上完成投票推選、結(jié)果上報，線上線下結(jié)果公布相結(jié)合，提高選舉工作的透明性、科學(xué)性與高效性，匿名投票功能也能保證投票工作更加公平公正公開。

8）釘釘可以通過微應(yīng)用的接人通達(dá)OA，通過調(diào)用釘釘相關(guān)公共接口，通達(dá)OA的消息提醒都集中在一個特定的待辦模塊（該待辦包括發(fā)文、收文、內(nèi)部文件等各類文件及請假、蓋章、會議室申請、公車申請等流程的各個階段的審批處理），可以實(shí)現(xiàn)在釘釘上處理OA的工作。同時釘釘還有豐富的第三方應(yīng)用市場，提供豐富的應(yīng)用程序供用戶選擇。

6結(jié)論

本研究采用OA+釘釘?shù)姆绞浇鉀Q了高校管理系統(tǒng)中存在的信息孤島問題。對于需要協(xié)同辦公管理的高校二級學(xué)院而言，釘釘完全可以滿足需求，實(shí)現(xiàn)OA和釘釘兩個管理系統(tǒng)的優(yōu)勢互補(bǔ)，同時釘釘也是高校黨建工作和學(xué)生管理工作多元化的重要的補(bǔ)充。這種模式的運(yùn)用并不是全盤否定其他模式，也不是意味著它能夠完全取代原先的管理模式，而是在原有模式基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸和完善。隨著信息化進(jìn)一步的推進(jìn)以及5G網(wǎng)絡(luò)的全面覆蓋，以及釘釘軟件的升級優(yōu)化，管理系統(tǒng)也會進(jìn)一步的升級，給管理信息化的建設(shè)提供了無限可能。