摘 要：在現(xiàn)代化的形勢下，企業(yè)的發(fā)展需要依靠大量的準(zhǔn)確信息資料來作為穩(wěn)定發(fā)展的條件。企業(yè)檔案資料的管理與利用，對于企業(yè)制定長期發(fā)展目標(biāo)，實(shí)施戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)，對于企業(yè)而言，對檔案資料進(jìn)行高效的管理與利用，能夠提升企業(yè)的運(yùn)行水平，從而為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。本文將對企業(yè)檔案資料管理與利用的重要性、管理與利用進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案資料;管理;利用

隨著經(jīng)濟(jì)體系處于變化的關(guān)鍵階段，企業(yè)長期發(fā)展，需要內(nèi)外兼顧。對外而言，需要樹立良好的品牌形象，提升產(chǎn)品或者是服務(wù)的質(zhì)量，從而提升企業(yè)競爭力。對內(nèi)需要不斷加強(qiáng)管理，可以通過對檔案資料加強(qiáng)管理與利用，從而保證企業(yè)的良好運(yùn)作，為樹立良好的企業(yè)文化做好基礎(chǔ)，提升企業(yè)的軟實(shí)力與硬實(shí)力，使企業(yè)在激烈的競爭市場中能夠保持良好的地位。

1 企業(yè)檔案管理與利用的重要性

1.1 企業(yè)檔案管理與利用是企業(yè)人事管理，維持內(nèi)部穩(wěn)定的保障

企業(yè)檔案的內(nèi)容主要分為三個(gè)部分：人事檔案、科研成果資料、日常決策資料等。這三個(gè)部分是企業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)，企業(yè)通過對檔案進(jìn)行管理與利用能夠了解企業(yè)內(nèi)部人員的實(shí)際情況，對于組織人事工作起到良好的輔助作用。在許多決策上，檔案資料能夠給予經(jīng)驗(yàn)，提供一個(gè)較為明確的方向。企業(yè)高層管理人員，可以通過檔案管理與利用，對企業(yè)的運(yùn)行情況進(jìn)行充分的了解，為后續(xù)制定戰(zhàn)略目標(biāo)以及實(shí)施方案，能夠有檔案資料作為依據(jù)。

1.2 現(xiàn)代化的檔案管理與利用可以為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)與社會效益

隨著信息化的發(fā)展，對于企業(yè)而言檔案的管理不再只是起到記錄企業(yè)重大事件的作用，涉及到的內(nèi)容更為的廣泛，具有時(shí)效性，這也是其突破了傳統(tǒng)的記錄功能。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，檔案管理與利用，通過信息技術(shù)對企業(yè)的資源實(shí)施監(jiān)控的作用，為合理分配資源起到良好的促進(jìn)作用?，F(xiàn)代化的檔案管理與利用體現(xiàn)在同行業(yè)不同企業(yè)的交流間，通過檔案的交流，為行業(yè)間的資源合理分配起到優(yōu)化作用，企業(yè)間的交流增加，產(chǎn)業(yè)鏈的形成難度下降。檔案記錄通過對企業(yè)資產(chǎn)、稅務(wù)得核查，起到良好的監(jiān)督作用。除了起到監(jiān)督作用外，檔案管理與利用，還能起到企業(yè)保護(hù)作用，通過企業(yè)科研成果的記錄，避免企業(yè)的專利技術(shù)以及財(cái)產(chǎn)受到侵害。

2 企業(yè)積極實(shí)施檔案管理工作的措施

2.1 制定與企業(yè)相符的檔案管理工作

隨著檔案給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，對于企業(yè)而言，檔案的安全性需要依靠嚴(yán)格的制度來保證。為提升檔案管理的效率，企業(yè)需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況，基于《中國人民共和國檔案法》，制定具有特色的制度，相關(guān)的制度在法律的基礎(chǔ)上，充分考慮企業(yè)的規(guī)模、科研成果、人事管理等因素。制定符合企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理制度，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的基本保障。

2.2 規(guī)范檔案的記錄

不用行業(yè)間對于檔案記錄有著不同的標(biāo)準(zhǔn)，同一行業(yè)之間也可能會有不一樣的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中，需要以行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，要求檔案的記錄與編寫規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過對檔案記錄與編寫得規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求能夠有效避免發(fā)生等數(shù)據(jù)災(zāi)難的現(xiàn)象出現(xiàn)。企業(yè)在長期發(fā)展過程中，檔案管理人員的更換是無法避免的，如果沒有制定一套清晰的檔案標(biāo)準(zhǔn)，極易導(dǎo)致出現(xiàn)不同樣式的編寫，導(dǎo)致企業(yè)后續(xù)查詢相關(guān)資料出現(xiàn)問題。特別是，我國屬于制造大國，在制造技術(shù)上有著許多標(biāo)準(zhǔn)，在進(jìn)行檔案記錄與編寫過程中，不注重格式的規(guī)范，企業(yè)難以對外進(jìn)行交流，企業(yè)的發(fā)展極易受到限制。所以對檔案的記錄與編寫形成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化格式，是企業(yè)高效存取檔案資料的基礎(chǔ)。

2.3 注重紙質(zhì)檔案以及聲像檔案的管理

制度的制定是基于檔案的保密性、完整性出發(fā)，對紙質(zhì)檔案以及聲像檔案進(jìn)行保管工作是從檔案的質(zhì)量考慮?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理有紙質(zhì)以及電子檔案兩種類型，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管工作中，注重紙質(zhì)檔案的防火、防潮、防霉變。對于電子檔案，如果使用移動式存儲設(shè)備，需要避免存儲設(shè)備磁化、損壞等問題。在進(jìn)行檔案的保管工作中，嚴(yán)禁非管理人員隨意進(jìn)出，同時(shí)需要注重管理室的防火，防盜措施的建立。

3 企業(yè)檔案的利用

3.1 加強(qiáng)檔案管理利用信息化的建立

現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展離不開信息化技術(shù)，對于一檔案利用而言，信息化平臺的建立能夠有效提升檔案管理的效率，為高效利用檔案資料提供技術(shù)支持。通過對檔案的數(shù)字化歸檔，讓檔案的貢獻(xiàn)以及服務(wù)的效率大幅度提高。在建立檔案的信息化平臺時(shí)，查詢、搜索、歸類等是重點(diǎn)內(nèi)容，所構(gòu)建的平臺要結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況以及企業(yè)文化。為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用性與信息化平臺高效結(jié)合，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)也是檔案利用的重要內(nèi)容，通過培養(yǎng)一支具高水平、責(zé)任感強(qiáng)的檔案管理人員，是企業(yè)檔案高效服務(wù)以及高安全性的保障。

3.2 開發(fā)主動服務(wù)型的檔案平臺

對于檔案管理與利用，為了實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，構(gòu)建信息化平臺，不僅是針對于企業(yè)內(nèi)部，對于企業(yè)外部的用戶進(jìn)行服務(wù)也是提升企業(yè)競爭力的重要手段。企業(yè)應(yīng)開發(fā)具有主動型服務(wù)的檔案信息化平臺，主要面向與行業(yè)以及用戶，對于不是保密型的檔案可以進(jìn)行信息的開放，讓企業(yè)更具有透明度，為用戶提供具有針對性的查詢、反饋、歸類等基本服務(wù)，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

3.3 優(yōu)化整合檔案信息

企業(yè)在進(jìn)行檔案記錄與編寫過程中，優(yōu)化整合是重要的環(huán)節(jié)。通過優(yōu)化整合，將檔案信息中的重要部分進(jìn)行提煉，為利用者節(jié)省時(shí)間，可以有效提升檔案的利用效率。隨著檔案信息的不斷上升，不同類型，不同內(nèi)容的檔案，如果沒有經(jīng)過優(yōu)化整合，檔案在進(jìn)行管理上難度大，相關(guān)用戶以及利用人員在進(jìn)行檔案查閱過程中，體驗(yàn)差得不到保障。通過檔案信息的優(yōu)化整合也能夠良好的反映出企業(yè)的發(fā)展情況以及良好形象。

3.4 嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律

在開展企業(yè)檔案資料管理工作過程中，嚴(yán)肅其工作紀(jì)律有著非常積極的意義。首先，禁止有檔案資料丟失以及泄密的情況出現(xiàn)。檔案管理人員禁止將檔案內(nèi)容，包括企業(yè)重大決策、重要問題處理意見、董事會決定等檔案資料透露給舞團(tuán)人員，沒有經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，禁止將企業(yè)檔案資料對外摘抄、借閱以及拍照。將“企業(yè)檔案材料專用章”蓋在企業(yè)留存的檔案中。且對于電子檔案需要采取設(shè)定權(quán)限、數(shù)據(jù)加密等方式來確保其數(shù)據(jù)的安全。其次，禁止工作人員擅自對檔案信息進(jìn)行更改，而且禁止私自涂改或覆蓋留存檔案，如若發(fā)現(xiàn)該類行為，則需要追究相應(yīng)負(fù)責(zé)人員的責(zé)任。如若項(xiàng)目出現(xiàn)變更，就要求提出申請，通過領(lǐng)導(dǎo)審批且蓋上檔案修改專用章后方可準(zhǔn)予修改。再者，禁止裝入虛假材料，對于企業(yè)檔案資料中的工作人員相關(guān)信息資料需要開展仔細(xì)的鑒別工作，同時(shí)做好集中辦理，存檔人員不得參與，防止有虛假檔案存入企業(yè)檔案庫，一旦出現(xiàn)弄虛作假的行為，需要對其進(jìn)行相應(yīng)處罰。

結(jié)論

企業(yè)檔案管理與利用，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要作用，為了適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，企業(yè)需要對檔案管理與利用進(jìn)行改革，利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案信息化平臺，檔案管理也應(yīng)從單一，低效的狀態(tài)，轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸?、高效的服?wù)類型，充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值，為企業(yè)的良好發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介：

董秀麗（1984—），女，漢族，貴州盤縣，本科，主要從事檔案管理。

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