吳警

摘 要：實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，是順應(yīng)信息化技術(shù)深入發(fā)展的具體體現(xiàn)，只有不斷提高科學(xué)化水平，才能逐步提升檔案管理效率，從而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。檔案管理信息是企事業(yè)單位和國(guó)家發(fā)展的重要價(jià)值資源，提升科學(xué)化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文主要從檔案管理科學(xué)化水平提升意義出發(fā)，對(duì)目前存在的問(wèn)題和路徑選擇展開(kāi)分析，希望能夠?yàn)楹笃诠ぷ魈峁┙梃b。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化水平;路徑

檔案管理科學(xué)化，已經(jīng)成為信息管理水平優(yōu)劣的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，管理方式的不規(guī)范會(huì)大大影響到資料查詢效率和難度，是檔案管理人員需要不斷強(qiáng)化的方向。一些企事業(yè)單位不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理科學(xué)化的重要性，日常的管理時(shí)間有限，也會(huì)影響到后期信息查詢管理的價(jià)值利用。所以，文中主要就是選擇更為適宜的檔案管理科學(xué)化水平提升路徑展開(kāi)分析。

1概況

1.1檔案

檔案，與人類的生產(chǎn)生活狀況息息相關(guān)，是融合文字、圖像、數(shù)據(jù)等元素的一種原始記錄。檔案是具有一定的保存價(jià)值的資料，所以更需要采取系統(tǒng)化的管理模式。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給檔案管理水平的提升提出了具體要求，新的挑戰(zhàn)是檔案工作人員需要面對(duì)大量的檔案資料。

1.2檔案管理科學(xué)化水平提升的意義

1.2.1有利于文化軟實(shí)力的提升

社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大的發(fā)展，使人們更加關(guān)心注重軟實(shí)力。作為歷史文化的一種載體，檔案是我國(guó)的文化財(cái)富，在中華文明的進(jìn)步的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)更加注重檔案管理工作，為中華文化軟實(shí)力的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用過(guò)程，屬于綜合性的工作模式，是現(xiàn)代化管理方式下的綜合性應(yīng)用流程。檔案信息管理的科學(xué)化，是以管理方式的信息化為目標(biāo)，逐步深入到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值作用。

1.2.2檔案管理發(fā)展的需要

現(xiàn)階段，檔案管理范圍和內(nèi)容的不斷增大與檔案管理水平之間的矛盾仍然很突出。社會(huì)經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的形勢(shì)下，檔案信息數(shù)量大幅度提升，導(dǎo)致信息收集、分析、處理的工作難度極速提高。檔案管理提升科學(xué)化水平是現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)而也能為檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

1.2.3為國(guó)家文化軟實(shí)力夯實(shí)基礎(chǔ)

中華文化，是中華民族凝聚力和創(chuàng)新精神的具體體現(xiàn)，代表了中國(guó)的軟實(shí)力。增強(qiáng)文化自信，是國(guó)家提高綜合國(guó)力和國(guó)際影響力的重要舉措。檔案是對(duì)已發(fā)生事實(shí)的真實(shí)記錄，是積累國(guó)家文化、精神財(cái)富的一種重要方式，文字記載不經(jīng)過(guò)任何的裝飾和渲染，更加注重?cái)?shù)據(jù)的表達(dá)，使檔案信息更為準(zhǔn)確地反映出現(xiàn)實(shí)狀況，提升了信息內(nèi)容的科學(xué)性與可靠性。檔案，在一定程度上反映出中華文化的優(yōu)勢(shì)和民族精神的傳承，管理方式也逐漸成為人們關(guān)注的重點(diǎn)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)管理方式的信息化，可以為檔案資源服務(wù)水平的提升奠定基礎(chǔ)。

2檔案科學(xué)化管理的現(xiàn)狀

2.1管理模式不能系統(tǒng)化

檔案管理工作量大而繁瑣，如果只采用人工分類整理的方式，很容易出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)。現(xiàn)階段，信息化水平的應(yīng)用范圍較廣，許多行業(yè)領(lǐng)域逐漸用人工智能替代人工。所以，企事業(yè)單位需要順應(yīng)時(shí)代變化發(fā)展，在檔案管理中增加信息化技術(shù)的應(yīng)用。而信息化管理方式的問(wèn)題和不足也逐漸顯露出來(lái)。一是許多單位的檔案管理工作應(yīng)用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)程度偏低，手工完成收集、檢索仍然是主要方式，對(duì)于后期收集、利用和開(kāi)發(fā)檔案資源極為不利。檔案室的不規(guī)范化建設(shè)較為普遍，存在使用陳舊檔案柜、保管條件簡(jiǎn)陋等問(wèn)題。二是信息管理軟件的開(kāi)發(fā)力度小，很多軟件單位投入市場(chǎng)的軟件程序都成為淘汰對(duì)象，依照傳統(tǒng)管理模式完成軟件編程，與信息化管理方式的客觀要求之間存在很大偏差，甚至成為信息查詢的阻礙因素，不利于信息管理。在管理技術(shù)相對(duì)滯后的條件下，檔案管理仍然采用陳舊的管理軟件，違背了信息系統(tǒng)的發(fā)展需求，不利于檔案管理的信息化建設(shè);而軟、硬件設(shè)施都需要更多的資金投入來(lái)進(jìn)行更新優(yōu)化，為管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。

2.2檔案管理缺乏時(shí)效性

實(shí)效性，是信息化管理的基本要求。檔案管理信息化建設(shè)常受各種主客觀條件的制約，導(dǎo)致管理內(nèi)容與信息需求之間存在偏差。一是信息化管理模式的接受度偏低，信息管理人員不能充分重視起來(lái)，消極的工作態(tài)度嚴(yán)重阻礙到日常的檔案管理，不利于信息管理建設(shè)的推進(jìn)。二是管理負(fù)責(zé)人職責(zé)范圍的不明確，一些單位聘用一定數(shù)量的兼職人員從事檔案管理，時(shí)效性更加偏低。許多檔案信息需要花費(fèi)大量時(shí)間完成整理和歸檔，這就使得檔案管理信息化建設(shè)效率大大降低，并且單位內(nèi)部很難接受和吸收到外界的先進(jìn)有效的信息，從而影響到單位的工作效率。

3檔案管理科學(xué)化水平提升的路徑

3.1轉(zhuǎn)變檔案管理理念

檔案管理的科學(xué)化，需要管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，建立正確的管理理念。一是注重檔案管理人員的交流與學(xué)習(xí)，利用系統(tǒng)培訓(xùn)等多種方式，建立起現(xiàn)代化檔案管理的交流平臺(tái)，更新和轉(zhuǎn)變工作人員的管理理念。二是以現(xiàn)代化管理理念為宣傳內(nèi)容，指導(dǎo)基礎(chǔ)人員完成日常工作，幫助各個(gè)層次的管理人員之間快速、有效地進(jìn)行思想交流，在整個(gè)單位內(nèi)部建立起現(xiàn)代化檔案管理理念。

3.2健全檔案管理規(guī)章制度

提升檔案管理科學(xué)化水平，需要不斷建立健全規(guī)章制度，維護(hù)好相關(guān)機(jī)制的良好運(yùn)行。強(qiáng)化檔案管理的法律法規(guī)和制度規(guī)范，是需要從宏觀和微觀兩個(gè)方面進(jìn)行完善，指導(dǎo)管理科學(xué)化的落實(shí)工作，從制度體系方面約束日常管理行為。檔案事業(yè)的科學(xué)化，事關(guān)國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，也逐漸成為領(lǐng)導(dǎo)干部工作的成績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)之一;企事業(yè)單位的檔案管理，需要管理人員自身的高度重視，嚴(yán)格落實(shí)自身責(zé)任，充分發(fā)揮出檔案資源的有效利用價(jià)值，推動(dòng)檔案管理科學(xué)化的順利開(kāi)展。檔案管理部門(mén)要樹(shù)立起較高的責(zé)任意識(shí)，以收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)，構(gòu)建起一整套的管理制度體系，使日常管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)加強(qiáng)體制機(jī)制的改革工作，通過(guò)業(yè)績(jī)考核、職稱評(píng)定、獎(jiǎng)懲機(jī)制等方式，將工作人員的潛力充分激發(fā)出來(lái)，鼓勵(lì)更多的干部職工參與進(jìn)來(lái)成為檔案事業(yè)信息化建設(shè)推動(dòng)的源泉。

3.3加快檔案管理信息化

積極應(yīng)用信息化技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求。一是完善硬件系統(tǒng)，檔案管理信息化需要硬件系統(tǒng)的有力支撐。二是開(kāi)發(fā)、應(yīng)用自動(dòng)化軟件系統(tǒng)，加大數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)共享等先進(jìn)技術(shù)的研發(fā)力度，為檔案管理信息化創(chuàng)造有利條件，提升日常的管理效率。檔案管理信息化，要求增加相關(guān)部門(mén)的財(cái)政支持力度，與信息技術(shù)公司保持密切的合作關(guān)系，優(yōu)化資金的使用狀況，為所用信息技術(shù)的更新優(yōu)化奠定基礎(chǔ);本土信息技術(shù)的創(chuàng)新研發(fā)也很重要，以已有的信息化建設(shè)情況為基礎(chǔ)，設(shè)置合理的檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)，使信息技術(shù)的應(yīng)用更加深入和有效。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是保障國(guó)家和企事業(yè)單位未來(lái)科學(xué)規(guī)劃合理的重要舉措。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，單純依靠人工完成檔案的收集、存儲(chǔ)和整理，工作效率和質(zhì)量效果都很難保障，數(shù)據(jù)信息的失誤率偏高。所以，檔案管理科學(xué)化水平的提升，是信息技術(shù)大范圍推廣、文化事業(yè)快速發(fā)展的必然要求，通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理理念、健全檔案管理規(guī)章制度、加快檔案管理信息化、注重管理人才培養(yǎng)等措施，更好地適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求。

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