傅小敬

在疫情背景下，在信息化大爆炸的時(shí)代，高校也突破固有思路，實(shí)現(xiàn)教師線上教學(xué)，把課堂從教室搬到互聯(lián)網(wǎng)；行政人員遠(yuǎn)程辦公，QQ、微信各個(gè)平臺(tái)利用起來(lái)，為教育事業(yè)服好務(wù)。高校財(cái)務(wù)部門聚焦于會(huì)計(jì)信息生產(chǎn)和使用，在會(huì)計(jì)信息的生產(chǎn)和使用過(guò)程中，需要大量面對(duì)面的線下操作和管控，包括人與人的交流溝通、物品的交換。新冠肺炎的出現(xiàn)被迫中斷了財(cái)務(wù)管控流程中的面對(duì)面線下流程，迫切要求財(cái)務(wù)部門更多地采用新思路、新技術(shù)來(lái)面對(duì)迎接疫情的挑戰(zhàn)。因此，在戰(zhàn)“疫”背景下對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化有一定的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的現(xiàn)狀-以S大學(xué)為例分析

近年來(lái)，高等學(xué)校教育經(jīng)費(fèi)呈逐年遞增趨勢(shì)，S高校2017經(jīng)費(fèi)支出37.57億元，2018是41.30億元，2019是44.68億元，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)量也隨之逐年增長(zhǎng)，S大學(xué)2017憑證量177880張，2018年是180898張，2019年是190691張。增長(zhǎng)趨勢(shì)如圖1、圖2所示：

圖1 2017—2019年S大學(xué)年經(jīng)費(fèi)支出趨勢(shì)圖(數(shù)據(jù)來(lái)源：S大學(xué)2017-2019年決算報(bào)表)

與此同時(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)銷票據(jù)種類繁多，發(fā)票無(wú)紙化帶來(lái)的電子發(fā)票報(bào)銷數(shù)量的大幅增長(zhǎng)，公務(wù)卡的全面推行，一筆報(bào)銷業(yè)務(wù)往往會(huì)有多筆公務(wù)卡刷卡信息和還款信息、多筆電子發(fā)票認(rèn)證信息、無(wú)現(xiàn)金匯款單位詳細(xì)信息以及無(wú)現(xiàn)金打卡信息等，財(cái)務(wù)工作人員在接到預(yù)約報(bào)銷單后需逐筆核對(duì)每一條信息是否準(zhǔn)確，工作量大，造成財(cái)務(wù)人力資源浪費(fèi)，影響財(cái)務(wù)管理與服務(wù)水平。另一方面，由于信息不對(duì)稱，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定及相關(guān)制度的宣傳普及不到位，信息傳遞方式有限，廣大師生對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的了解程度不能及時(shí)更新，容易使報(bào)銷業(yè)務(wù)復(fù)雜化，降低報(bào)銷效率，加大師生和財(cái)務(wù)工作人員之間的矛盾，容易引起全校師生對(duì)財(cái)務(wù)工作的不滿，不利于財(cái)務(wù)工作開(kāi)展。

圖2 2017—2019年S大學(xué)憑證量趨勢(shì)圖（數(shù)據(jù)來(lái)源：S大學(xué)2017-2019工作量統(tǒng)計(jì)）

前臺(tái)報(bào)銷工作的激增，財(cái)務(wù)人員需求量變大，但高校招錄體制無(wú)法滿足財(cái)務(wù)處所需員工數(shù)量，高?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)人員配備不到位，只得依靠外聘人員，S高校前臺(tái)報(bào)銷人員共17人，外聘職工數(shù)量占總報(bào)銷職工數(shù)量的52.94%，其中正式在編在崗職工8人，外聘招錄人員9人。見(jiàn)圖3。

圖3 外聘人員前臺(tái)審核職工占比圖(數(shù)據(jù)來(lái)源：S大學(xué)報(bào)賬大廳人員數(shù))

外聘人員的職業(yè)判斷能力相對(duì)不高，而財(cái)務(wù)工作量繁重，每天要辦理上百筆報(bào)銷業(yè)務(wù)，需要及時(shí)高效地審核各類原始憑證，對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的真實(shí)、合規(guī)和完整性做出快速、準(zhǔn)確的判斷，這就要求財(cái)務(wù)人員具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)、熟練的業(yè)務(wù)技能和良好的溝通能力。特別是隨著信息化水平的提高，財(cái)務(wù)軟件不斷更新升級(jí)，政府會(huì)計(jì)制度的改革，更需要財(cái)務(wù)人員具備較高的業(yè)務(wù)技能和綜合能力，這與現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)環(huán)境存在一定差距。

二、疫情下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的主要問(wèn)題——以S大學(xué)為例分析

疫情突襲，為做好疫情防控工作，根據(jù)學(xué)校疫情防控指揮部的通知精神，人與人之間實(shí)現(xiàn)零接觸。零接觸對(duì)高校財(cái)務(wù)傳統(tǒng)流程中諸多日常運(yùn)行工作產(chǎn)生了極大影響，S大學(xué)財(cái)務(wù)處被迫調(diào)整了寒假期間值班工作安排。

傳統(tǒng)報(bào)銷方式流程在疫情面前顯露出其突出的問(wèn)題：1.日常報(bào)銷必然面對(duì)紙質(zhì)票據(jù)：原始發(fā)票、報(bào)銷匯總表、憑證、文檔等，這些都是傳遞病毒的有效介質(zhì)；2.報(bào)賬大廳是一個(gè)流動(dòng)性強(qiáng)、往來(lái)密集頻繁的場(chǎng)所，報(bào)銷人員和審核人員面對(duì)面的密切接觸，也增加了感染風(fēng)險(xiǎn)；3.目前的報(bào)銷程序，需要大量的面對(duì)面審批：經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人、經(jīng)辦人，增加了人與人接觸的機(jī)會(huì)，不利于疫情防控，增加傳染風(fēng)險(xiǎn)。

目前報(bào)銷流程方式，面對(duì)新冠病毒的肆虐，無(wú)防范能力，中斷了S大學(xué)財(cái)務(wù)處正常工作安排，在疫情嚴(yán)重期間，師生無(wú)法實(shí)現(xiàn)正常報(bào)銷。面對(duì)緊急資金支付情況，特事特辦，黨員同志沖鋒在前，全力做好個(gè)人防護(hù)和環(huán)境消殺，確保零星現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)安全健康。全面實(shí)施“自助收退單機(jī)”，實(shí)現(xiàn)無(wú)接觸式收退報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)人員每天定時(shí)收取和退回自助收退單機(jī)的報(bào)銷單并進(jìn)行消毒處理，增加QQ、微信和電話等線上值班人員，強(qiáng)化線上咨詢服務(wù)力量，及時(shí)解決師生財(cái)務(wù)報(bào)銷問(wèn)題。但是仍有些業(yè)務(wù)只能推遲辦理，這是在一貫的操作思維下沒(méi)有遇到過(guò)的，為保證“停課不停學(xué)”和疫情防控工作的推進(jìn)，必須確保費(fèi)用報(bào)銷和收付款等財(cái)務(wù)工作正常進(jìn)行，傳統(tǒng)的報(bào)銷方式要實(shí)現(xiàn)零接觸，基本不可能。

三、優(yōu)化智能報(bào)銷流程的設(shè)想

為適應(yīng)電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展，規(guī)范各類電子會(huì)計(jì)憑證的報(bào)銷入賬歸檔，根據(jù)最新財(cái)政部、國(guó)家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），已經(jīng)給我們提供了制度規(guī)范。這一制度的出臺(tái)，為我們?nèi)ν菩袩o(wú)紙化報(bào)銷提供了有力的制度保障，即未來(lái)可以實(shí)現(xiàn)僅使用電子票據(jù)即可直接報(bào)銷，不需要將電子發(fā)票打印出來(lái)。

關(guān)于電子發(fā)票報(bào)銷的設(shè)想如下：全國(guó)電子發(fā)票完全普及化，絕大部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)開(kāi)具電子發(fā)票并進(jìn)入報(bào)銷人電子發(fā)票歸集卡包，類似現(xiàn)在已經(jīng)在用的微信和支付寶卡包發(fā)票收集功能，報(bào)銷人根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，選擇預(yù)先設(shè)定好的發(fā)票抬頭自動(dòng)進(jìn)入報(bào)銷人卡包。S大學(xué)智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可以自動(dòng)歸集報(bào)銷人發(fā)票卡包里面的S大學(xué)的發(fā)票抬頭，并進(jìn)入未報(bào)銷發(fā)票卡包，避免報(bào)銷人遺忘部分電子發(fā)票，報(bào)銷人即可根據(jù)發(fā)票選擇相應(yīng)的項(xiàng)目報(bào)銷，改變以往填報(bào)報(bào)銷系統(tǒng)模式——先項(xiàng)目，再發(fā)票。而真正實(shí)現(xiàn)以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)即票據(jù)定項(xiàng)目報(bào)銷的模式，順向思維，方便報(bào)銷人理解。同時(shí)除了選定報(bào)銷的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)外，不在額外填寫金額，智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可自動(dòng)提取發(fā)票金額，這減輕了報(bào)銷人匯總各類發(fā)票金額的負(fù)擔(dān)和出錯(cuò)的可能性。同時(shí)一旦選擇相應(yīng)電子發(fā)票進(jìn)入報(bào)銷系統(tǒng)，該電子發(fā)票則進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)識(shí)分類，進(jìn)入待報(bào)銷發(fā)票卡包。當(dāng)財(cái)務(wù)審核人員通過(guò)審核后，電子發(fā)票即報(bào)銷完成，自動(dòng)反饋到報(bào)銷人系統(tǒng)，并在報(bào)銷人發(fā)票卡包里轉(zhuǎn)移到已報(bào)銷電子發(fā)票卡包里，這樣既避免了報(bào)銷人對(duì)電子發(fā)票的無(wú)意重復(fù)報(bào)銷，同時(shí)避免了報(bào)銷人遺漏報(bào)銷事情的發(fā)生，有利于報(bào)銷人掌握自己電子發(fā)票報(bào)銷的痕跡。發(fā)票走向一目了然，如圖4：

圖4 電子發(fā)票走向圖

同時(shí)在支付方式上，若報(bào)銷人選擇對(duì)公支付，智能報(bào)銷系統(tǒng)可自動(dòng)提取發(fā)票信息，對(duì)公網(wǎng)銀則自動(dòng)提取銷售方戶名開(kāi)戶行及銀行賬號(hào)信息，減輕報(bào)銷人繁瑣的錄入銀行信息負(fù)擔(dān)，并杜絕錄入錯(cuò)誤，提高資金支付正確率，減少銀行退單數(shù)量。對(duì)私網(wǎng)銀或公務(wù)卡支付自動(dòng)對(duì)應(yīng)支付者信息。另一方面，手續(xù)完成后的報(bào)銷單自動(dòng)按時(shí)間順序進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)銷前臺(tái)審核提取系統(tǒng)，前臺(tái)審核人員則可提取到完善的電子報(bào)銷單，在熟悉的借貸金額上可以調(diào)看到關(guān)聯(lián)的電子發(fā)票，方便前臺(tái)審核人員進(jìn)行審核，這樣絕對(duì)的保證了財(cái)務(wù)報(bào)銷金額和發(fā)票金額的一致性，減輕了財(cái)務(wù)人員的人工逐一核對(duì)的工作量，同時(shí)也減少了后期裝訂及保存紙質(zhì)材料的人工消耗，更方便在查詢時(shí)可以隨時(shí)調(diào)閱電子信息。同時(shí)對(duì)公網(wǎng)銀戶名賬號(hào)的自動(dòng)提取也減輕了審核人員的核對(duì)的工作量。出納人員的工作被智能系統(tǒng)所替代。

關(guān)于電子簽名系統(tǒng)的設(shè)想如下：紙質(zhì)報(bào)銷匯總單取消，不再局限于親筆簽字，而使用電子簽名系統(tǒng)，電子簽名系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷人選擇的報(bào)銷項(xiàng)目后，完善提交報(bào)銷單后，根據(jù)報(bào)銷人的指定，涉及物品報(bào)銷的推送到指定驗(yàn)收人處（非物品報(bào)銷自動(dòng)省略此步驟），智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)可根據(jù)報(bào)銷人選擇的報(bào)銷模塊自動(dòng)加載，例如現(xiàn)在的日常報(bào)銷、酬金報(bào)銷，日常報(bào)銷模塊則自動(dòng)加載驗(yàn)收人環(huán)節(jié)，其他模塊則自動(dòng)推送到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人登錄智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，則可以按時(shí)間順序等查看推送到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處需確認(rèn)的報(bào)銷單，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以清晰查看到報(bào)銷人填報(bào)關(guān)聯(lián)的電子發(fā)票和支付方式。并對(duì)其真實(shí)性合規(guī)性進(jìn)行審核，然后確認(rèn)是否從該項(xiàng)目中開(kāi)支。當(dāng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，即可成功推送到財(cái)務(wù)處審核處。這樣自助式投遞機(jī)得以節(jié)省，并免去了老師來(lái)回跑投遞點(diǎn)的麻煩，為老師做科研爭(zhēng)取了有效時(shí)間。

等待財(cái)務(wù)處前臺(tái)審核人員審核做賬完成后，即按物流信息對(duì)負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人、報(bào)銷人（經(jīng)辦人）進(jìn)行信息反饋，包括短信反饋以及智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)物流信息的完整反饋，利于相關(guān)報(bào)銷人掌握?qǐng)?bào)銷情況。

若電子發(fā)票以及電子簽名系統(tǒng)的設(shè)想達(dá)成，財(cái)務(wù)審核人員審核后，則只需進(jìn)一步復(fù)核人員確認(rèn)后，則財(cái)務(wù)支付系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)支付，智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)測(cè)，經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、負(fù)責(zé)人、審核人、復(fù)核人的分離，避免崗位不分離，財(cái)務(wù)造假的出現(xiàn)。只有達(dá)到各個(gè)分離，智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)才會(huì)啟動(dòng)自動(dòng)支付。這樣就取消了傳統(tǒng)的審核-復(fù)核-出納模式，全新的審核-復(fù)核模式，就可把資金準(zhǔn)確無(wú)誤的支付到報(bào)銷人選擇的支付方式中去，減輕了財(cái)務(wù)人員的壓力，同時(shí)人力資源得到有效分配，更多投入到財(cái)務(wù)管理工作中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷高效運(yùn)行，工作質(zhì)量提升，為全校師生提供最滿意的報(bào)銷服務(wù)。新構(gòu)建的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程如圖5所示：

圖5 新財(cái)務(wù)報(bào)銷流程圖

通過(guò)構(gòu)建智能財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)報(bào)賬信息實(shí)時(shí)化、電子簽批、電子票據(jù)的財(cái)務(wù)報(bào)賬新模式，提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)只需要充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”打造高校財(cái)務(wù) APP平臺(tái)、引入電子簽批系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無(wú)紙化報(bào)銷，將物流式報(bào)賬系統(tǒng)建設(shè)成全方位、多途徑、真正方便快捷高效的財(cái)務(wù)平臺(tái)，使高校財(cái)務(wù)管理工作整體向信息化、智能化發(fā)展。這是現(xiàn)今新冠疫情來(lái)襲的迫切要求，也是未來(lái)的智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)展的必然趨勢(shì)，家里辦公、網(wǎng)上辦公、無(wú)接觸式辦公指日可待。