范運英

摘要：檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要內容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業(yè)單位在新時期下得到穩(wěn)定的發(fā)展。本文就新時期事業(yè)單位檔案管理工作的相關問題進行了分析，并提出了有效的解決對策。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;對策

隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位不斷創(chuàng)新和改進檔案管理工作思路與模式，有利于促進其穩(wěn)定發(fā)展。然而，目前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在一些問題，影響和制約著事業(yè)單位檔案管理工作的全面開展。為此，我們應當對事業(yè)單位加強檔案管理工作創(chuàng)新，以提高檔案管理工作水平。

一、新時期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.事業(yè)單位檔案管理管理制度不完善。

檔案保管及使用管理制度不系統(tǒng)，管理方式雜亂無章缺少合理的可執(zhí)行性強的管理制度，相應的章程和制度不夠細化，檔案審核環(huán)節(jié)不夠嚴格，檔案管理流于表面，檔案破損嚴重，難以發(fā)揮檔案應有的利用價值，嚴重影響到檔案管理質量。

2.檔案管理人員的專業(yè)能力和素質不足。

多數的事業(yè)單位在檔案管理工作人才的招聘以及選拔的工作中，由于其要求不夠嚴格、招收檔案專業(yè)人員少、兼職情況多等原因，對檔案崗位人員自身的專業(yè)能力和素質缺乏明確的規(guī)定，導致上崗人員的工作能力和素養(yǎng)不足，而阻礙了檔案管理工作的有效開展。加之缺乏定期的培訓工作，這些工作人員的業(yè)務能力和綜合素質得不到提升，此外，由于該崗位薪資和待遇相對較低、職務職級晉升困難，也難以吸引高素質的專業(yè)人才。

3.對檔案管理缺乏科學認知。

檔案存在的價值是為管理者提供過去時期內單位經營的整體情況和數據，并為數據提供真實性和完整性的保障，使其成為指導未來實踐和探索的待查資料。而在當前我國事業(yè)單位檔案管理的現狀來看，主要存在管理人員認識模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業(yè)單位的領導者自身缺乏檔案管理認識指派一些文化素質不高的臨時工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業(yè)方案，無法對文件和疑難資料進行合理分類編排，使得單位的檔案處于長期混亂的狀態(tài)，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認知的缺失影響了員工的認知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡單的后勤工作，沒有積極學習檔案管理和相關法律知識的自覺，讓檔案管理處于長期被忽視的地位。

4.檔案信息化建設滯后。

由于事業(yè)單位對于檔案管理缺乏充分的重視，因此事業(yè)單位檔案管理的方式較為陳舊，諸多管理人員的管理思路和理念也較為傳統(tǒng)，對于檔案管理工作的經費投入不足，導致檔案管理所用的各種設施與工具較為陳舊，硬件條件無法達到目前的客觀要求，缺乏專業(yè)能力較強的現代化檔案管理人才。因此在檔案管理工作中，部分工作人員仍舊沿用陳舊的管理模式，僅僅是搜集與歸納內部的各種檔案數據，大多數工作是手動完成的。此種管理方式存在著諸多的制約因素，嚴重降低了檔案管理工作的效率與效果。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理工作有效對策

1.構建完善的檔案管理制度。

對事業(yè)單位而言，要想切實提升檔案管理工作的效率，首先必須建立健全檔案管理機制，從而確保各項管理工作符合事業(yè)單位發(fā)展的新要求。因此對事業(yè)單位來說，首先必須深入認識和掌握檔案管理工作的固有特質，結合目前的客觀工作需要，建立起適用于單位發(fā)展的、健全且科學的檔案管理機制，確定檔案管理改革和發(fā)展的路線。在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，首先應該對相關的人員以及管理者給予適當的監(jiān)督和約束，從而確保檔案管理工作的規(guī)范展開，并且充分確保其獨立性。檔案管理的相關管理制度，必須包含合理的獎懲制度，給予成績較為突出的檔案管理人員適當的獎勵，對于出于私利或其他動機擅自變更檔案信息的人員，給予相應地懲罰，從而確保檔案管理工作有序且穩(wěn)步地推進。

2.提高檔案管理人員的綜合素質。

在新時期下，要重點的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質，積極開展員工的培訓工作，完善人才的招聘機制，積極引導員工參與培訓工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質，使其掌握新時期下新方法的應用能力和實踐能力，積極學習和掌握先進信息技術和數字技術等內容，有效利用新方法和新設備進行檔案管理;同時，也要對這些工作人員進行業(yè)績考核，制定合理的獎罰制度，來充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

3.更新檔案管理認知與創(chuàng)新管理體制。

意識決定行為，要提升事業(yè)單位檔案管理質量，首先要從意識出發(fā)，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對于檔案管理的認知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實現檔案人才的結構化、層次化管理。單位領導和檔案專管員要時刻關注文件管理方法，通過集中學習和員工交流的方式來強化自身的管理能力。此外，檔案管理應與事業(yè)單位的機構保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來，逐步強化其在事業(yè)單位日常工作中的地位。另外，還有必要對現有的檔案進行信息整理和全面歸檔，根據屬性建立一套全新的檔案整理、啟用制度，運用創(chuàng)新方法建立網絡管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案的存與用，確保檔案整理工作的有效運行。

4.創(chuàng)新管理模式，重視檔案管理信息化建設。

事業(yè)單位要積極引進先進的管理理念及檔案管理技術，順應分散式管理向集中化管理方向的轉變;重視檔案管理信息化建設，擴展管理內容，深度應用信息技術和網絡技術手段，轉變檔案管理模式，創(chuàng)設檔案共享平臺，促進檔案信息的存儲、管理、收集信息化，并強化檔案安全保障措施;在日常培訓中著力教授和引導管理人員借助計算機及信息化系統(tǒng)及時更新檔案信息，提高檔案收集、整理和利用的效率。

三、結語

總而言之，事業(yè)單位要在殘酷的社會競爭中保持長久的發(fā)展，要善于利用檔案資料總結管理經驗。事業(yè)單位檔案管理工作者要不斷總結檔案管理的問題，從上而下的改變認識，從管理制度、檔案管理方案、人員培訓上著手，促進現代檔案管理方法的改革創(chuàng)新，促進制度的發(fā)展和社會的進步。

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